SE-Fakt! - Die norddeutsche Art der Rechnungsstellung
Mitten aus der Landeshauptstadt Kiel in Schleswig-Holstein stößt eine neue Fakturierung zu uns, die das Erstellen von Quittungen, Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Bestellungen beherrscht und sich durch eine sauber gestaltete GEM-Oberfläche auszeichnet. Grund genug, dieses Programm einem ausführlichen Test zu unterziehen.
Dabei wurde bei der Entwicklung von SE-Fakt! besonderer Wert auf eine einfache Bedienung gelegt, so daß ein Blick in das Handbuch (mittels ST-GUIDE) in den meisten Fällen nicht notwendig ist. Die Funktionen und Bedeutungen der einzelnen Fenster und Menüs werden zwar ausführlich erklärt, doch habe ich allgemeine Erläuterungen zum Thema Fakturierung vermißt, so daß der Anwender bereits über profunde Kenntnisse im kaufmännischen Sektor verfügen sollte. Trotzdem ist es eitreulich, daß mit der Entwicklung von SE-Fakt! dem Atari-Markt neue belebende Impulse vermittelt werden.
Zum Programm
Zum Test lag mir SE-Fakt! in der Version 1.4.5 vom 28.01.1994 vor. Buchstäblich in letzter Minute vor dem Redaktionsschluß erreichte mich dann noch die brandaktuelle Version 1.51 Pro, auf die ich dann gegen Ende des Artikels näher eingehen werde. Die Installation gestaltet sich recht einfach: Alle Ordner und Dateien der nicht kopiergeschützten Diskette werden auf die entsprechende Partition der Festplatte kopiert. SE-Fakt! läßt sich sowohl als Programm als auch als Accessory installieren. Zur Nutzung als Accessory muß das Programm SE_FAKT.APP. die Ressource SE_FAKT.RSC und SE_FAKT.COD auf Laufwerk C:\ der Festplatte kopiert und die Datei SE.FAKT.APP in SE_FAKT.ACC umbenannt werden. Nach dem nächsten Neustart des Rechners ist das Accessory geladen und steht zur Verfügung. Nach dem Starten des Programms Fällt recht schnell die gelungene GEM-Oberfläche auf, die sich dadurch auszeichnet, daß die Dialoge nichtmodal in Fenstern arbeiten und somit insbesondere auf einem Großbildschirm die Dialogboxen sauber nebeneinander offengehalten werden können. Fast überflüssig zu erwähnen, daß die Accessories und andere Programme unter MultiTOS immer erreichbar sind. Positiv sei angemerkt, daß einige Kinderkrankheiten in der Version 1.51 beseitigt wurden. Das spricht für den Entwicklungseifer und die Innovationsfreudigkeit der Entwickler. Ebenfalls positiv fällt auf, daß die neuen Features unter MultiTOS oder WINX 2.1. angesprochen werden. Beispielsweise kann man die Vorgangsliste als Toolbox anmelden, so daß man Einträge anklicken kann, ohne das Fenster nach oben zu bringen. Auch das GEM-Klemmbrett wird unterstützt, damit Daten mit einer Text Verarbeitung weiterverarbeitet werden können.
Die Preisliste
Aus der Preisliste (Bild 3) wählen Sie die Artikel aus, die in den aktuellen Vorgang aufgenommen werden sollen. Auf der linken Hälfte der fallen einige Symbole auf, über die man einige grundlegende Operationen tätigt. So kann unter anderem eine neue Preisliste geladen oder eine aktuelle Preisliste gesichert werden. Ferner kann man selektierte Artikel auf das GEM-Klemmbrett kopieren. Über das Druckersymbol wird eine Preisliste mit der aktuellen Preisspalte entweder gedruckt oder als Datei auf der Festplatte abgelegt. Die Übernahme von Artikeln in das Eingabefenster gestaltet sich problemlos: durch Doppelklick auf einen Artikel oder Selektieren mehrerer Artikel gleichzeitig durch Anklicken und gleichzeitiges Halten einer SHIFT-Taste. Ein Artikel kann im Artikeleditor mit 5 Zeilen mit je 24 Zeichen beschrieben werden. Über den Knopf GRUPPE läßt sich der Warengruppeneditor erreichen, in dem die Namen der vorhandenen Warengruppen mit individuellen Mengenrabatten erfaßt werden. Im Artikeleditor stehen vier verschieden Preise zur Verfügung: Verkaufspreis 1 .Verkaufspreis 2, Einkaufspreis und Händlerpreis. Angabegemäß sollen in späteren ProgrammVersionen von SE-Fakt! die einzelnen Preise weitere Verwendung finden. Bei der Eingabe von Preisen genügt es, den Netto- oder den Bruttopreis einzutragen. Mit dem Knopf RECHNE wird dann der fehlende Preis eingetragen.
Über die Preisliste wird ein Artikel in den aktuellen Vorgang aufgenommen.
Das Eingabefenster
Über das Eingabefenster (Bild 4) erstellen Sie einen Vorgang. Analog der Preisliste fällt hier ebenfalls eine Symbolleiste auf der linken Seite des Dialogs auf. Unter anderem kann man hier einen Vorgang laden, sichern, die Preisliste und Adreßliste öffnen und ein Fenster mit Zusatztexten öffnen. In dem Fenster mit den Zusatztexten können Sie maximal sechs Kopfzeilen und sechs Fußzeilen eintragen. Diese kann man aus vier möglichen Texten auswählen. In den Kopfzeilen können Sie ferner Platzhalter eintragen, die beim Drucken durch die Daten der aktuellen Adresse ersetzt werden.
Wie wird aber ein Vorgang im einzelnen erstellt? Zunächst sollte man über einen Cyclebutton die Art des Vorgangs auswählen (Quittung, Rechnung, Angebot usw.). Anschließend schlägt SE-Fakt! im Feld neben der Vorgangsart die Nummer des aktuellen Vorgangs vor. Diese läßt sich von Hand ändern, sollte aber eigentlich beibehalten werden, da jeder Vorgang eine individuelle Nummer erhält. Nächster Schritt ist die Auswahl einer Adresse. Hinter dem Feld AN wird der Name des Kunden eingetragen. Entweder gibt man einige Buchstaben des Kundennamens ein und klickt AN einfach an. Oder man öffnet mit einem Doppelklick auf AN den Adreßeditor. Im letzten Schritt muß man in den Feldern unter BEZEICHNUNG die gewünschten Artikel eintragen. Mögliche Vorgehensweise ist, daß man einige Zeichen aus dem Namen des Artikels einträgt und die HELP-Taste betätigt. Daraufhin öffnet sich die Preisliste, und der erste passende Eintrag wird selektiert. Mit RETURN wird er in die Eingabe übernommen. Ergänzend kann man auch eine Auftragsnummer des Kunden eintragen, die dann auf der Rechnung gedruckt wird. Ebenfalls können das Auftragsdatum des Kunden, das Ausstellungsdatum des Vorgangs und Skonto erfaßt werden. Außerdem kann man über den Schalter KURA spezielle Kundenrabatte vergeben, die jeweils aus der aktuellen Adresse übernommen werden. Abschließend kann man den Vorgang über das Symbol DRUCKER ausdrucken, in eine Datei schreiben oder über die Funktion PREVIEW kontrollieren.
Das Preview-Fenster
Dieses Fenster (Bild 5) dient zum Darstellen des aktuellen Vorgangs. So lassen sich vor dem eigentlichen Ausdruck alle Einträge kontrollieren. Über ein Menü können verschiedene Schriftgrößen eingestellt werden. So paßt bei einer kleinen Schrift der komplette Vorgang auf den Bildschirm. Allerdings sollte man diese Funktion besser unter einem Großbildschirm nutzen. Positiv ist, daß für dieses Fenster GDOS-oder Speedo-GDOS-Zeichensätze ausgewählt werden können. Eine neue Toolbar im Preview läßt nun auch zu, daß zusätzlich die Art des Vorgangs geändert oder der aktuelle Vorgang gelöscht wird. Falls ein Angebot dargestellt wird, kann man über einen dann sichtbaren Schalter wählen, ob alle Einzelpreise oder nur der Endpreis sichtbar sein soll.
Export und Import
Selbstverständlich verfugt SE-Fakt! über leistungsfähige Export- und Importroutinen. In einem separaten Fenster legt man das Format von Adressen für das Erstellen von Adreßlisten oder für die Ausgabe auf das GEM-Klemmbrett fest. Mit der Exportfunktion kann man Adreßdateien praktisch beliebigen Formats erstellen. Anwendungen dafür sind beispielsweise die Weiterverarbeitung der Adressen in Datenbanken, das Erstellen von Adreßlisten für Serienbriefe oder das Erstellen einer Gruppendatei für QFax. Mehrere Beispiele von Exportformaten werden im Ordner FORMATE mitgeliefert.
Der Vorgangsmanager
Der Vorgangsmanager zeigt alle wichtigen Daten eines Vorgangs, ermöglicht die Angabe von Zahlungseingängen, das vollständige Löschen von Vorgängen und das Erstellen von Mahnungen. Erfolgt für eine Rechnung ein Zahlungseingang, wird durch Eintrag eines Datums der Vorgang nicht mehr unter den offenen Rechnungen geführt. Natürlich kann ein Zahlungseingang auch wieder storniert werden. Falls das Zahlungsziel überschritten wurde, kann eine Mahnung erstellt werden. Beim Ausdruck einer Erinnerung oder Mahnung wird automatisch ein neues Zahlungsziel gesetzt, entsprechend der Einstellung der Zahlungsziele im Dialog BELEGE. Um überhaupt einen Vorgang schnell zu finden, bedient man sich der Vorgangsliste, in der alle Vorgänge aufgelistet werden. Das Fenster VORGANGSLISTE kann unter MultiTOS oder WINX 2.1 als Toolbox angemeldet werden. Das bedeutet, daß das Fenster vollständig bedient werden kann, ohne daß es vorher zum obersten Fenster gemacht werden muß. Das Fenster kann somit von anderen Fenstern überlagert sein. Der Dialog VORGANGSLISTENPARAMETER bestimmt die Sortierung in der Vorgangsliste und die Auswahl der angezeigten Vorgänge. Somit kann man sich zum Beispiel wahlweise alle Vorgänge, alle überschrittenen Zahlungsziele, alle offenen Rechnungen oder alle offenen Angebote anzeigen lassen.
Sonstiges
Selbstverständlich verfügt SE-Fakt! über weitaus mehr Funktionen, die ich leider nicht alle in der gebotenen Länge beschreiben kann. Trotzdem noch ein paar interessante Features, die den Reiz des Programms erhöhen. Über einen Umsatzdialog kann der Umsatz eines bestimmten Tages ermittelt werden. Es wird angezeigt, wieviel Geld in bar oder als Scheck vorhanden sein muß. Am Tagesbeginn sollte man das Wechselgeld eintragen, welches SE-Fakt! verwaltet. Im Druckertreiberdialog kann man eigene Steuerzeichen eingeben oder auf vorhandene Treiber zurückgreifen. Unterstützt werden 1st_Word-Druckertreiber im CFG-Format. Leider ist mit diesen CFG-Druckertreibern kein Druck in Großschrift möglich, so daß statt dessen in Fett gedruckt wird. Über ein Hilfsfenster können die wichtigsten Tastenkombinationen nachgesehen werden, die bestimmte Fenster oder Aktionen aufrufen. Nur kurz anschneiden möchte ich die Adressenverwaltung. die auch als eigenständiges Programm namens SE-ADRESS erhältlich ist, welches wir in einer der kommenden Ausgaben vorstellen werden. Ein interessantes Feature ist der Dialer, ein Telefonwähler. Mit ihm kann man über ein Modem die gewünschte Nummer anwählten.
Last Minute
Die aktuelle Version 1.51 Pro, die mich kurz vor Abschluß meines Testberichts erreichte, bringt einige bedeutende Änderungen. Durch Einbindung von ST-GUIDE in SE-Fakt! ist das gedruckte Handbuch entfallen, so daß alle wesentlichen Informationen jederzeit im Programm verfügbar sind. Ferner wurde jetzt eine Schnittstelle für nachladbare Module implementiert. Damit ist eine wesentlich größere Flexibilität bei der Programmentwicklung gegeben. Erwähnenswert ist hierbei die Preiskalkulation, die für alle Artikel aus den Einkaufspreisen den prozentualen Rohgewinn für Verkaufspreis 1, Verkaufspreis 2 und Händlerpreis ermittelt und die im Preview angezeigt, gedruckt oder gespeichert werden kann. Zwischenzeitlich liegt auch eine Version von SE-Fakt! vor, die insbesondere an die Gegebenheiten von Vereinen angepaßt wurde.
Fazit
Ein Fazit kann schnell gezogen werden. In der mir vorliegenden Version erweist sich SE_FAKT! als professionell konzipiertes Programm, das über eine hervorragende GEM-Einbindung verfügt und auch unter MultiTOS zufriedenstellend läuft. Zum Preis: 298,- DM kann man getrost als günstig bezeichnen. Hierfür ersteht man ein äußerst gelungenes Programm, das einige Fakturierungen der oberen Preisklasse das Fürchten lehren wird. Wünschenswert wäre zwar trotzdem noch ein gedrucktes Handbuch, doch tritt dieses Manko aufgrund der einfachen Bedienung und der Einbindung von ST-GUIDE schnell in den Hintergrund. Daß mich während meiner Testphase Updates erreichten, spricht für den Entwicklungseifer der Programmierer. In der jetzt vorliegenden Version kann SE-Fakt! somit bedenkenlos empfohlen werden. Zum Schluß sei noch ein Hinweis erlaubt: SE-Fakt! kann während der Elmshorner Computertage vom 29. bis 30. Oktober 1994 in Augenschein genommen werden.
Bezugsquelle: Layout-Sevice -Kiel Eckernförder Str. 83 24116 Kiel
SE-FAKT!
Positiv:
leicht und intuitiv zu bedienen
hervorragende GEM-Einbindung
günstiger Preis
als Programm und als Accessory nutzbar
Einbindung von ST-GUIDE als Handbuch
Negativ:
kein gedrucktes Handbuch
Rainer Wolff