Kfz.-Gutachten mit dem ATARI

In einem mittelständischen Büro im Großraum Frankfurt entstand die Idee, ein Datenbankprogramm zu konzipieren, das die täglich anfallenden Schreibarbeiten in einem Kfz.-Sachverständigenbüro weitgehend automatisiert. Dieser Gedanke wurde im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Maxon TWIST in die Tat umgesetzt.

Mit dieser Datenbank sollten immer wiederkehrende Schreibvorgänge automatisiert und vereinfacht werden, der Aufwand bei der Erstellung eines Auftragsbuches, der Karteikartenerstellung, der Prüfungsberichte, der Schätzungen, der Rechnungen und des diversen Briefwechsels sollte durch eine optimierte Datenbank auf ein Minimum an Eingabedaten beschränkt werden. Als Hardware-Voraussetzung dienten im Testbüro R. Wagner ein Atari TT mit 4 MB und eine Festplatte von 240 MB mit dem Originalmonitor PTC 1426. Besagter TT verrichtet in einem geräuschreduzierten Eickmann-Tower mit Overscan-TT-Grafikerweiterung seinen Dienst. Als Drucker fungiert ein Panasonic-KX-P2124i-Nadeldrucker, der aufgrund seiner niedrigen Geräuschkulisse und vielfältigen Einzugsmöglichkeiten sowie einer gut anzusteuernden Epson-Emulation für das Büro ausgewählt wurde. Die Bedienung der meisten Formulare wird über einen halbautomatischen Einzelblatteinzug gesteuert. So sind vom C6-Umschlag bis zum Überweisungsträger einfache Vorgehensweisen sichergestellt und keine lange Einarbeitung bzw. Dokumentation notwendig.

Erste Programmierversuche

Nach einer kurzen Einarbeitungszeit und aufgrund des gut beschriebenen Handbuches konnten Grundgedanken in erste Bildschirmmasken umgesetzt werden. Entscheidende Punkte für die Auswahl von TWIST waren die vorbildliche GEM-Einarbeitung, der integrierte Editor - wir kommen später noch auf diesen Vorteil zurück - und die einfache Zuordnung auf Tastaturmakros.

Es wurde eine mittlere TT-Auflösung gewählt, um durch farbige Textpassagen auf die wichtigsten Dinge in der Datenbank aufmerksam zu machen. Im Tagesbetrieb hat sich diese Kombination sehr bewährt.

Bei der Aufteilung der Datenbank wurden folgende bürospezifischen Kriterien berücksichtigt. Es sind im wesentlichen die Daten von Unfallgeschädigten, Unfallverursachern, Versicherungen und manuelle Adressen für Rechtsanwaltskonversation bzw. Zweitanschrift des Geschädigten zu verwalten. Zu diesen Positionen kamen diverse Felder wie Gutachtennummer Eingangs- und Ausgangsdaten sowie firmeninterne Daten hinzu.

Bild 1 zeigt uns den Listenmodus von Twist, der, wie zu erkennen ist, durch farbige Unterlegung und Font-Auswahl schnell und übersichtlich die wichtigsten Gutachtendaten auf einer Zeile beinhaltet.

Für die Eingabe der Gutachtendaten steht, wie auf Bild 2 zu sehen ist. der sogenannte Reportmodus zur Verfügung. Hier wurde die Datenbank durch optische Hintergrundfelder in ihre Kerngebiete aufgespalten. Die Verwendung von Pull-Down-Menüs wurde der Zweckmäßigkeit der Datenbank angepaßt. Im übrigen kann in Twist auch mit Schaltern und Radiobuttons gearbeitet werden.

Diverse Felder wurden fest definiert und errechnen, wie im Falle der Gutachtergebühren, automatisch die fällige Umsatzsteuer und den Endbetrag. Felder, wie z.B. das Ausgangsdatum, können direkt über kleine Formeln errechnet und vorbelegt werden. Im Falle unseres Datenfeldes „Fahrzeugkennzeichen“ wurden die Felder als „Uppers“ gekennzeichnet, so daß nach Verlassen dieses Feldes evtl. auftretende Kleinbuchstaben automatisch in Großbuchstaben gewandelt werden.

Wer suchet, der findet

Die Volltextsuche war ein entscheidender Punkt für den Einsatz von Twist, da diese durch wenige Tastenkombinationen zu erreichen und auszuführen ist. Der größte Vorteil für die Anwendung ist, daß Suchbegriffe und Teilbegriffe in allen Sparten der Datenbank, ob Schädiger, Geschädigter oder Versicherung, schnell und sicher herausgefiltert werden können. So besteht die Möglichkeit, z.B. einen Herrn Mustermann durch eine Eingabe/Abfrage in allen Datenbankteilbereichen zu finden, gleich, ob er der Schadenverursacher, der Geschädigte oder ob es der Name des Rechtsanwaltes ist. Weiterhin ist bei der Volltextsuche auch der Einsatz von Jokern interessant, wenn z.B. einmal ein Herr „Riner Meer“ schnell gesucht werden soll und die genaue Schreibweise des Namens nicht bekannt ist. Des weiteren kann nach Textbruchstücken gesucht werden, wenn z.B. sämtliche Fahrzeugkennzeichen angezeigt werden sollen, in denen die Buchstaben „MX“ Vorkommen. Um Suchoptionen zu vereinfachen, kann in Twist mit abzuspeichernden, vordefinierten Formeln gearbeitet werden.

Im unserem Falle werden, wie in Bild 1 zu erkennen ist, am Anfang jeder Zeile die Datenfelder „K“ und „T“ teilweise mit einem „X“ belegt. Dies ist ein optischer Hinweis, ob die Gutachten schon als Tagebuch (T) oder als Karteikarte (K) gedruckt und abgelegt wurden. Für die Ermittlung, ob einzelne Gutachten schon diese oben genannten Kriterien erfüllen, ist eine kleine Formel abgespeichert, die die gesamte Datenbank nach der Kennung „X“ zum einen in Bezug auf das Tagebuch und zum anderen in Bezug auf ausgedruckte Karteikarten abfragt. Diese Kennungen werden automatisch nach Ausdruck gesetzt. So werden nicht erfaßte Gutachten schnellstens selektiert und können dann weiterbearbeitet werden.

Den schnellsten Zugriff auf die Daten ergibt der oben genannte Listenmodus. Die Daten können hier nach verschiedenen Indizes, einfach bzw. mehrfach vorhanden, auf- oder absteigend, sortiert werden. Da Twist mit einem Cache arbeitet und seine Daten im RAM verwaltet, ist ein äußerst schneller Datenzugriff gewährleistet. Auch die Möglichkeit, über den Scroll-Balken nach Daten zu suchen, geht sehr schnell und erinnert uns an Geschwindigkeiten, wie sie bislang nur von Tempus erreicht wurden.

Drucken

Der größte Vorteil von Twist in Bezug auf die Nutzung im Sachverständigenbüro war die relativ einfache Erstellung von Druck-Reports, die dann auf Tastaturmakros gelegt werden konnten. Im sogenannten Report-Generator wählt man einfach die Felder mit einem Mausklick im Felder-Button an und verschiebt diese an die Zeilen-/Spaltenposition auf dem Formular. Die Auswahl, welche Datensätze angesprochen bzw. gedruckt werden sollen, ist für jeden Report einzeln festzulegen. So können alle markierten, durch Formeln berechneten oder beispielsweise nur der aktuelle Datensatz diesem Report zugewiesen werden. Diese Reports können als Datei, in ein Fenster -wir kommen gleich auf diesen Vorteil zu sprechen - und auf den Drucker ausgegeben werden. Zur Anpassung an evtl, vorhandene Formulare kann man über eingebundene Text-/Rechenfelder Druckercodes senden, die Schriftarten oder z.B. Papiervor- und -rückschübe steuern können.

Die auch hier zu verwendenden Formeln lassen einen schnell das aktuelle Datum oder das auszurechnende Felder ermitteln und drucken.

Die Möglichkeit, einen Report in ein Fenster zu übergeben, hat in unserem Falle den großen Vorteil, daß ausgefüllte Briefköpfe mit Schädiger- oder Geschädigtendaten per Makro zu Verfügung stehen und so das Grundgerüst für einen Brief bilden. Diese ins Fenster ausgegebenen Reports können mit dem integrierten Editor zu Ende verarbeitet und als Textdatei im ASCII-Format gespeichert und jederzeit aus Twist heraus über den Editor wieder aufgerufen werden. Durch die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von Reports können so Überweisungträger, fest vordefinierte Formulare, Aufkleber, Umschläge und Briefe gedruckt werden. So können automatisch beim Versenden der Gutachten anfallende Teilkosten fürden Empfänger, wie z.B. die Tatsache, daß der Kunde vorsteuerabzugsberechtigt ist, mit berücksichtigt werden. Über zwei Makros werden so zum einen ein Begleitbrief mit Mehrwertsteuerbetrag und zum anderen der passende Überweisungbeleg mit ausgedruckt und an den Kunden versandt. Gleiches gilt für den postalischen Akt der Nachnahme, wo der Rechnungsbetrag, die Nachnahmegebühren. der Versand und die Annahmekosten zwischen Beleg und Briefumschlag differieren und so im Report kurz berechnet und gedruckt werden.

Updates/Import/Export

In unserem Fall soll nun eine Fahrzeugschätzung erstellt und gedruckt werden. Hierzu öffnen wir eine zweite Datenbank und können über eine voreingestellte Verknüpfung, bei uns die 5 letzten Stellen der Gutachtennummer, eine Verbindung zur ersten Datenbank herstellen und aus dieser Felder in unsere Schätzungsdatenbank durch ein Update übernehmen. Auch in diesem Fall liegt die Update-Ausführung auf einem Makro, so daß durch die Übernahme aus der ersten Datenbank keine Doppeleingaben anfallen.

Über die Import und Exportfunktionen ist auch eine leichte Übernahme von Daten aus anderen Datenbanken oder Listen möglich. Twist sucht beim Import automatisch nach Trennfeldern und Datensatzende. Wir nutzen in unserem Büro bislang ausschließlich die Exportfunktion (ebenfalls Tastaturmakro), um mit einem Tastendruck die komplette Datenbank als ASCII File zu sichern. Schneller und einfacher ist wohl keine Datenbanksicherung möglich, obgleich dieses Backup noch nie benötigt wurde, da Twist seinen Dienst ohne Probleme erledigt. Die komplette Umstellung auf dieses System war nach Erstellung aller Reports und Updates schnell ermöglicht. Kleine Hilfstexte und eine Liste der belegten Makros (Funktionstasten) ließen auch das Personal erkennen, wie gering die Einarbeitungszeit mit Twist war. Twist ist ein mustergültiges Beispiel dafür, daß ein professioneller Einsatz im alltäglichen Bürobetrieb nicht ausschließlich von IBM-kompatiblen Rechnern, Windows und teuerer Software bestimmt werden muß.

Abbildung 1: Übersichtlich und schneller Zugriff auf die Dateien: Der Listenmodus
Abbildung 2: In dieser Eingabemaske werden die Daten erfaßt.
Abbildung 3: Serienbriefe erleichtern den Briefverkehr


Roger Blenskens


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