Kurs: Buchführung nicht nur für den Privatgebrauch (Teil 3)

Gut gebucht ist schon gespart

Finanzbuchhaltung ist eine Grundlage des erfolgreichen Geschäfts. Nachdem in der letzten Ausgabe die Privatleute angesprochen waren, finden Sie diesmal vor allem Hinweise für die geschäftsmäßige Nutzung einer Buchhaltung und hilfreiche Tips im Umgang mit fibuMAN. Denn besonders bei Geschäften lohnt sich der Computereinsatz.

Für den Privatmann ist die Finanzbuchhaltung nützlich, weil er damit seine Ausgaben kontrolliert oder, wie in der letzten Ausgabe gezeigt, seine Steuererklärung einfacher in den Griff bekommt. Im Gegensatz dazu sind Unternehmer, Selbständige und Gewerbetreibende auf eine Fibu geradezu angewiesen, denn das Finanzamt verlangt von ihnen einen genauen und lückenlosen Nachweis aller Geschäftsvorfälle.

Nun gibt es Finanzbuchhaltungen in unterschiedlicher Ausstattung, von der einfachen Einnahme-Überschuß-Rechnung bis zur mandantenfähigen Fibu. Was der Unternehmer benötigt, hängt von der Form seines Geschäfts und dem Jahresumsatz ab, den er erzielt. Eine einfache Einnahme-Überschuß-Rechnung genügt Freiberuflern und allen, die nicht zu einer extra Bilanzierung verpflichtet sind. Darunter fallen beispielsweise Geschäfte mit einem Jahresumsatz von unter 500000 Mark. Firmen, die beim Finanzamt eine Bilanz vorlegen müssen, und alle Gesellschaften, die laut Bilanzrichtliniengesetz zur Buchführung verpflichtet sind, benötigen eine bilanzfähige Fibu wie »fibuMAN f«. Mandantenfähige Versionen sind hauptsächlich für Steuerberater und Buchhaltungsabteilungen interessant, die verschiedene Buchhaltungen, z.B. für mehrere Abteilungen einer großen Firma, parallel führen müssen.

Haben Sie Ihre passende Fibu-Version gefunden, geht es wieder um das Einrichten des Kontenrahmens und aller notwendigen Konten. Nehmen wir als Beispiel einen dynamischen Jungunternehmer, der sich im Kioskgeschäft engagieren möchte (einen entsprechenden Kontenrahmen finden Sie auf der TOS-Diskette).

Er muß einen Kiosk kaufen oder mieten und Waren besorgen. Dazu ist vielleicht ein Kredit nötig. Kosten entstehen auch durch Personal. Nach der Geschäftseröffnung verkauft er die Waren normalerweise direkt, die Einnahmen gehen in die Kasse und später auf die Bank. Begleicht ein Stammkunde seine monatliche Rechnung per Überweisung, geht das Geld direkt auf das Bankkonto. Verbraucht der Besitzer selbst etwas aus dem Kiosk, dann muß er das ebenfalls gesondert verbuchen. Beim Verbuchen der Wareneingänge und -ausgänge beachten Sie unbedingt die unterschiedlichen Steuersätze. Zeitschriften unterliegen zur Zeit z.B. nur 7 Prozent Mehrwertsteuer. Anhand des abgebildeten Kontenrahmens können Sie die meisten dieser Punkte leicht eintragen. Für den Wareneinkauf verwenden Sie z.B. die Kontengruppe 3000 bis 3799. Auch die Lohnkosten, getrennt nach Lohn- und Lohnnebenkosten, haben einen eigenen Bereich. Interessant wird es, wenn Sie z.B. einen Wagen und das Telefon für den privaten Bereich mitbenutzen können. Solche Dinge verbuchen Sie in dem Bereich »Entnommene Leistungen«, Bereich 8870 bis 8899. Auch wenn Sie Waren aus Ihrem Kiosk für sich selbst verbrauchen, muß das verbucht sein, und zwar als Privatentnahme, z.B. in dem Bereich 8830 bis 8869 »Entnommene Gegenstände«.

Immer wieder fällt im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung der Begriff »Datev-Kontenrahmen«. Es handelt sich hierbei um einen standardisierten Kontenrahmen, der von der Datev aufgestellt wurde. Stark vereinfacht gesagt ist die Datev ein Unternehmen, das Ihre Bilanzen prüft und meistens mit den Steuerberatern zusammenarbeitet.

Die von der Datev kontrollierten Aufstellungen erkennt das Finanzamt normalerweise ohne Schwierigkeiten an. Außerdem liefert die Datev Angaben, ob beispielsweise ihre Umsätze und Bilanzen den durchschnittlichen Entwicklungen Ihrer Branche entsprechen oder wo sie davon überdurchschnittlich abweichen. Dies ist besonders in der Aufbauphase eines Betriebs von großem Interesse. Allerdings ist die Inanspruchnahme dieser Leistungen nicht billig. Für jede Buchung, welche die Datev prüft, berechnet sie Ihnen einen Betrag. Das ist im Einzelfall nicht viel, im Laufe eines Jahres kommt allerdings eine ganze Menge zusammen. Wenn Sie sich für den Einsatz einer Fibu entscheiden, dann zeigen Sie Ihrem Steuerberater einmal die Aufstellungen und Auswertungsmöglichkeiten von fibuMAN und besprechen Sie, ob die Kontrolle durch die Datev überhaupt noch nötig ist. Normalerweise können Sie sich die nämlich sparen. Der Kontenrahmen auf der TOS-Disk entspricht übrigens weitgehen dem Datev-Rahmen, und einzelne Abweichungen sind jederzeit machbar.

Zum Schluß noch einige Tips für den Einsteiger in die Computer-Fibu. Achten Sie unbedingt darauf, daß das angezeigte Tagesdatum tatsächlich aktuell ist. Sie geraten sonst eventuell mit dem Monatsabschluß in Konflikt. Handeln Sie mit Waren, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, dann ordnen Sie gleich die passenden Prozente den jeweiligen Konten zu. Das schafft erheblich mehr Übersicht. Sparen Sie auch nicht mit den verschiedenen Auswertungsformen. Sie behalten dadurch gerade in der ersten Zeit einen besseren Überblick über den Stand des Geschäftes. Falls Sie übrigens einmal versehentlich in einen langwierigen Ausdruck geraten sind, genügt ein Druck auf die Escape-Taste. Nach wenigen Sekunden stoppt fibuMAN den Ausdruck. Und wer mit einem erfolgreichen Jahresabschluß glänzen möchte, schreibt die Auswertung auf eine Diskette und verarbeitet sie als Textdatei z.B. in einem DTP-Programm.

So, wir sind am Ende unseres Kurses angelangt und ich hoffe, Sie sind ein wenig neugierig geworden auf die Finanzbuchhaltung mit dem Computer. Wollen Sie sich weiter mit diesem Thema beschäftigen, dann schauen Sie doch einmal in Ihrer Stadtbibliothek nach Einführungsliteratur oder fragen bei der Volkshochschule nach entsprechenden Kursen. Gerade für Jungunternehmer und solche, die es werden wollen, gibt es immer ein gutes Angebot. Und mit dem ST haben Sie auch das passende Handwerkszeug für den erfolgreichen Start ins Geschäftsleben.

Kursübersicht

Teil 1: Allgemeine Grundbegriffe □ ein erster Kontenrahmen für einfache Buchungen

Teil 2: Der genaue Kontenrahmen zur Vorbereitung der Steuererklärung

Teil 3: Erste professionelle Anwendungen für Kleinunternehmer und Selbständige