Formulardruck - Komplettsysteme

Firmendaten wandern von einer Abteilung in die nächste. Um dabei die Kompatibilität zu sichern, entschließen sich die meisten Unternehmen zu modularen Komplettlösungen.

Im ST-Bereich bieten rund ein halbes Dutzend Anbieter Komplettlösungen zur Firmenadministration. Die preiswerte Produktpalette von GMa-Soft — Einstiegsmodell bereits ab 158 Mark — wurde unter fachlicher Leitung eines Betriebswirts programmiert und darf sich als praxisorientiert bezeichnen. Das Paket richtet sich hauptsächlich an kleine bis mittelgroße Betriebe.

Manager-Shell verwaltet Modele

Das GMa-Soft Paket läuft unter einer eigenen mandantenfähigen Shell, dem Managerprogramm, das jedem einzelnen Programm beiliegt. Je nach Ausbaustufe lassen sich folgende Module von der Shell aufrufen: Fakturierung, Textprogramm mit Serienbrieffunktion, Mahnwesen, Lagerverwaltung, Kasse, Finanzbuchhaltung, Inventarverwaltung und ST-Giro, ein Programm zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Außerdem erledigt das Managerprogramm organisatorische Aufgaben wie Anlegen oder Löschen von Ordnern, Kopieren von Dateien oder Formatieren von Disketten.

In der Praxis hat sich besonders das Modul zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs ST-Giro bewährt. Eine neue, verbesserte Version 1.16 arbeitet nun auch auf dem Großbildschirm in den Auflösungen ST-hoch und TT-hoch. ST-Giro druckt auf jedes Bankformular, wobei allerdings wegen der nötigen Durchschläge ein Nadel-bzw. Typenraddrucker erforderlich ist. Diverse Standardformulare sind bereits vordefiniert — sollten Sie ein spezielles Format benötigen, können Sie mit einem einfachen Texteditor vorhandene editieren oder vollkommen neu zusammenstellen. Besonders einfach ist dabei das Anlegen eines Druck-Templates mit der internen Textverarbeitung. Dort liegen die benötigten Platzhalter in der korrekten Länge für die Eintragungen nämlich bereits auf den Funktionstasten. Wie viele Verwendungszweckzeilen einzugeben sind, richtet sich nach dem Originalformular. Die Eingabemaske für die einzelnen Überweisungen richtet sich automatisch nach dem definierten Druck-Template. Die Länge der Felder ist durch die Richtlinien der Banken festgelegt.

In der obersten Zeile eines Druck-Templates finden Sie zwei Kennzahlen. Diese werden nicht ausgedruckt, sie dienen vielmehr zur Festlegung des Zeilenabstands und der Seitenlänge in Zeilen.

Ist zugleich die Finanzbuchhaltung ST-Fibu installiert, werden die Stammdaten direkt aus der Fibu.DAT-Datei gelesen — ansonsten gibt man die persönlichen Angaben manuell ein. Die Einstellungen im Steuerdatensatz legen fest, ob gleichzeitig ein Buchungssatz an die Fibu ausgegeben wird und wenn ja, welche Konten davon betroffen sind. Über den Menüpunkt »Überweisungen von Fibu einlesen« importiert das Programm die Offene-Posten-Liste der Fibu. Wichtig ist dabei, daß zur Lieferantennummer eine Adresse mit Bankverbindung in der Fibu erfaßt wurde. Im ST-Giro-Steuerdatensatz wird festgelegt, ab welchem Konto Überweisungen zu erfassen sind. Ein Grenzdatum stellt sicher, daß Rechnungen nicht zu früh bezahlt werden. Dadurch läßt sich das Zahlungsziel voll ausschöpfen.

Electronic Banking

Überweisungen lassen sich auch direkt eingeben oder in einer Liste sammeln. ST-Giro »druckt« die Formulare — z.B. für Electronic Banking — auch auf MS-DOS-Disketten. Die Zahl der Transfers ist variabel. Sind alle Abfragen und Einstellungen erledigt, erscheint die bereits ausgefüllte Überweisungsmaske. Bei Direktüberweisungen ist der Zahlungsempfänger manuell einzutragen. Dabei merkt sich ST-Giro jeden einmal eingetippten Namen und speichert ihn in einer Empfängerliste. Dort genügt ein Doppelklick und der selektierte Eintrag wird in die Überweisungsmaske übertragen. Alternativ dazu läßt sich der Empfänger auch aus der Fibu-Adressenliste aufrufen. Bei manueller Eingabe wird die Postleitzahl nach einem integrierten PLZ-Verzeichnung überprüft. Korrekte PLZ werden an das Verzeichnis angehängt.

Alle Menüs auf einen Blick: Eine schnelle Bedienung wird durch Tastaturkürzel gewährleistet.
Steuerdaten und Einbindung der Fibu: Die entsprechenden Konten werden automatisch gebucht.
Formulare für jeden Fall: Ein reichliches Sortiment ist bereits im Lieferumfang enthalten.

Bis zu vier verschiedene Bankverbindungen lassen sich in ST-Giro verwalten. Für jede Bank sind Bankleitzahl, Kontonummer und der Typ des Formulars anzugeben. Werden für die Überweisungen Datenträger benutzt, definiert ein Textschlüssel die Art der Überweisung bzw. Lastschrift:

  1. Überweisung bzw. Gutschrift z.B. für Materialeinkauf;
  2. Lohn, Gehalt, Rentengutschrift
  3. Vermögenswirksame Leistungen ohne Sparzulage
  4. Vermögenswirksame Leistungen mit Sparzulage
  5. Lastschriften im Abbuchungsverfahren
  6. Lastschriften im Einzugsermächtigungsverfahren

Eintragungen im Feld Verwendungszweck werden in den Buchungstext für die Fibu übernommen. Überweisungen auf Datenträger lassen sich sammeln und z.B. am Ende eines Monats an die Bank weitergeben. Für Banken werden außerdem Überweisungssammellisten gedruckt, jeweils eine für Buchungen aus der Fibu sowie für alle Direktbuchungen.

Bekanntlich verwenden Banken IBM-Format. Wer über TOS 1.4 verfügt, braucht sich hier keine weiteren Gedanken zu machen: TOS 1.4 erzeugt MS-DOS-Format automatisch.

Findet ST-Giro z.B. beim Programmstart die Datei GIRO.ÜBD, sucht das Programm dort nach fälligen Überweisungen. Durch ein Grenzdatum gibt der Anwender an, wann die letzte Überweisung tatsächlich ausgeführt wurde. Bereits bezahlte Posten werden dabei aus der Datei automatisch gelöscht und eventuell neue Positionen hinzugefügt.

Viele Überweisungen fallen immer wieder regelmäßig am Ende eines Monats an. Deshalb bietet ST-Giro die Möglichkeit, eine Vorschlagsliste zu definieren. Dadurch läßt sich der Überweisungsvorgang weitgehend automatisieren. Diese Möglichkeit ist vor allem für Einzelunternehmen mit festen Zahlungen interessant. Zum Versenden bedruckt ST-Giro dazu gleich die Etiketten.

Das Programm ist gut durchdacht und erfüllt eine Menge praktischer Aufgaben. Die Verarbeitung könnte allerdings in manchen Programmteilen ruhig etwas flotter vonstatten gehen.

WERTUNG

ST-Giro

Hersteller: GMa-Soft
Preis: 99 Mark

Vorteile: druckt alle Bankformulare, übernimmt Daten aus Fibu, Vorschlagslisten für regelmäßige Überweisungen, Electronic Banking, eigene Shell

Einschränkungen: Verarbeitung könnte schneller sein

GMa-Soft, Gerd Mattäus, Bergstr. 18, 6050 Offenbach

GMa Soft-Angebot

ST-Fibu-Mini (maximal 150 Buchungen pro Monat)

     
Version 2.5 Einnahme-Überschuß-Rechnung 158 Mark
Version 2.6 Bilanz und GuV 258 Mark

ST-Fibu (Maximal 7000 Buchungen pro Monat)

     
Version 3.0 Einnahme-Überschuß-Rechnung 388 Mark
Version 3.1 Bilanz und GuV 488 Mark
Version 3.1 Bilanz und GuV (mandantenfähig) 588 Mark
Version 3.2 Bilanz und GuV sowie EÜR (mandantenfähig) 658 Mark
     
ST-Text Textverarbeitung mit Serienbrief 158 Mark
ST-Fakt Fakturierung 248 Mark
ST-Fakt Fakturierung (mandantenfähig) 298 Mark
ST-Kasse Bildschirmkasse 198 Mark
ST-Kasse-Lager Bildschirmkasse mit Lagerverwaltung 298 Mark
ST-Fakt-Lager Fakturierung mit Lagerverwaltung 348 Mark
ST-Inven Inventar-Verwaltung 079 Mark
ST-Inven Inventar-Verwaltung (mandantenfähig) 099 Mark
ST-Giro Überweisungsprogramm 099 Mark
ST-Giro Überweisungsprogramm (mandantenfähig) 139 Mark
Demos werden beim Kauf angerechnet 060 Mark

Manfred Neumayer
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