Komfortable Büro-Organisation: Reprok — Jetzt kommt Schwung ins Büro
Unscheinbar kommt es daher: »Reprok international«, das Büroorganisationsprogramm für den Atari ST. Eine Plastikhülle mit der Programmdiskette und dem 188seitigen Handbuch. Auspacken und schnell mal in die Diskette hineinschauen, das geht nicht.
Der erste Schritt ist also: Installation aufrufen, die gewünschte Festplattenpartition angeben und sechs Minuten gewartet: Schon findet sich auf der Festplatte ein Ordner mit dem Namen Reprok, und die Arbeit beginnt.
Die Arbeit?! Reprok soll doch Arbeit abnehmen? Genau das macht das Programm und dazu mustergültig. Reprok verwaltet drei Dateien: Adressen für Kunden bzw. Lieferanten, Produkte und Warengruppen.
Warengruppen bieten die Möglichkeit, mehrere Produkte zusammenzuschließen, oder auch ein Produkt mehreren Warengruppen zuzuordnen oder jedem Produkt eine eigene Warengruppe zuzuweisen. In Warengruppen lassen sich stückzahlabhängige Rabatte eingeben, verschiedene Mehrwertsteuersätze verwalten oder besondere Buchungswege festlegen.
Dem Programm liegen noch drei weitere Disketten mit 2500 Kundenadressen bei, die mit einem Backup-Programm eingelesen werden. Mit diesen Daten lassen sich reale Arbeitsabläufe gut simulieren.
Die Adressen lassen sich leicht wie in einer Datenbank mit grafischer Benutzeroberfläche verwalten (Bild 1). Dabei bietet Reprok die Möglichkeit, schon hier für Kunden besondere Rabattsätze cinzugeben. Auch Zuschläge können durch Eingabe negativer Prozentwerte vorgesehen werden. Auch können Sie schon hier die Währung wählen, denn nichts freut den Kunden mehr, wenn die Rechnung gleich in der Landeswährung ausgestellt wurde, wobei Reprok übrigens gleich Besonderheiten beim Zoll mit berechnen kann. Gibt es in einer Firma mehrere Ansprechpartner, so kann man bis zu drei Ansprechpartner mit deren unterschiedlichen Anredeformeln speichern.
Die Daten für die Produkte und Warengruppen lassen sich ebenso eingeben. Alles geschieht auf durchdachten grafischen Masken, deren Bedienung über die Maus oder die Tastatur vorbildlich gelungen ist. Zwar wird in den Masken eine Vielzahl von Features angeboten, aber man überblickt all diese Möglichkeiten auf einer Maske.
So findet man einen Eingabebereich Blätterfenster, Buttons für die Merkmalswahl, maskenintegrierte Rollmenüfenster, Funktionstastenfelder für das schnelle Arbeiten mit der Tastatur und eine Infozeile. Bei dem hohen Bedienungskomfort schlägt ein Testerherz wirklich schneller. Lediglich stört das langsame Bildschirmaufbauen des Firmenemblems von Stage Microsystems, nachdem man eine Maske verlassen hat. Diese Werbung bräuchte das Programm nicht, denn es wirbt mit seiner Leistung für sich.
Also schnell eine Firma gegründet, (Bild 2), d.h. im Briefkopf die Anschrift eintragen, und los geht’s.
Aus den Kundendaten suchen wir einen Kunden heraus, dabei können wir bei den Suchfunktionen auf »Wildcards« ^ wie »?« für einen Buchstaben oder »*« für eine Buchstabenfolge zurückgreifen. Dieser Kunde bestellt nun eine Drehbank »Multi« bei uns. Also unter dem Menüpunkt »Vorgang« den Eintrag »Ausgang« aufrufen, die Kundennummer eintragen, schon bietet Reprok die aktuelle Rechnungsnummer an. Nächster Schritt: die Produktpalette aufrufen und mit der Maus die gewünschten Produkte auswählen (Bild 3)! Dies geschieht mit wenigen Mausbewegungen, nur die Menge der gewünschten Artikel muß noch von Hand eingegeben werden.
Mit einer HELP-Funktion können Rollmenüfenster aufgerufen werden oder es wird je nach Cursorstand das aktuelle Datum eingefügt. Dann wird die Rechnung nach allen Vorgaben von Reprok ausgerechnet und kann ausgegeben werden. Je nach eingestellter Anzahl werden vom Drucker entsprechend viele Ausdrucke ausgegeben. Bei den Ausdrucken lassen sich noch erläuternde Texte wie »Beachten Sie bitte unsere Betriebsferien vom 02.02.2001 bis 02.02.2002« einbringen.
Die Ausdrucke erfolgen in optisch aufwendig gemachter Form unter .Ausnutzung aller Druckermöglichkeiten. Dafür liegen dem Programm viele gängige Druckertreiber bei, die per Mausklick zu installieren sind. Der Lieferschein wird natürlich auch gleich mit ausgedruckt, werden Etiketten benötigt, ist Reprok auch hier behilflich.
Fast selbstverständlich verwaltet Reprok die geschriebenen Rechnungen. Offene Rechnungen kann man sich als Mahnungen ausgeben lassen. Das Kassenjournal erlaubt einen Überblick über einen bestimmten Zeitraum. Einzig störend empfindet man die ständigen Sicherheitsabfragen, wer jedoch schon einmal diese Meldungen ignoriert und dabei Daten verloren hat, wird diesen Service gerne in Anspruch nehmen.
Bei allen Datenzugriffen arbeitet Reprok sehr schnell. Wenn man sich alle Daten der 2500 Kunden ansehen will, braucht Reprok nur zwei Minuten und zehn Sekunden zum Lesen. Sucht man einen bestimmten Kunden, so hat das Programm diesen aus 2500 Daten nach fünf Sekunden gefunden. Diese Werte wurden übrigens unter TOS 1.4 und einer Vortex Festplatte HDplus 30 ermittelt.
Alle Aktionen mit Reprok sind so klar auf dem Bildschirm dargestellt, daß sich meist der Blick in das Handbuch erübrigt. Doch auch beim Handbuch hat Stage Microsystems ganze Arbeit geleistet. Auf allen 188 Seiten sind die Reprok-Funktionen klar beschrieben. Auch ein absoluter Computerlaie kann sich mit dem Handbuch in das Programm einarbeiten. Positiv im praktischen Handling ist die Spiralheftung. Sollte das Handbuch über besondere Probleme keine Auskunft geben, so besteht die Möglichkeit, sich direkt über eine Hotline Rat zu holen.
Nach der Installation findet man in dem Ordner Reprok zwei Ordner: »Data« für die Daten und »Print« für die Druckertreiber. Außer dem Programm Reprok (349568 KByte) gibt es noch das Programm »Backup« für die Sicherungskopien und »Rebuild« für die Datenpflege. Datenbankanwender kennen diese Programme, die man von Zeit zu Zeit über seine Daten laufen läßt, um Löcher zu stopfen und um die Zugriffsgeschwindigkeit zu optimieren. Dies leistet auch »Rebuild«, wobei es von Reprok intelligent verwaltet wird.
Beim Starten von Reprok kontrolliert Reprok den Zustand der Daten, ist eine Datenpflege notwendig, wird »Rebuild« automatisch gestartet. Ist die Datenmenge allerdings groß, so kann sich die Datenpflege schon einmal, wie bei den Testdaten mit 2500 Einträgen, 50 Minuten hinziehen. Um trotzdem flüssig arbeiten zu können, empfehlen wir, doch besser gelegentlich in der Mittagspause »Rebuild« arbeiten zu lassen.
Beim Beenden des Programms schlägt auch Reprok gelegentlich das Anfertigen von Sicherheitskopien vor und startet das Programm »Backup«.
Mustergültige Zusammenarbeit leistet Reprok übrigens nicht nur mit dem Drucker. Es besteht auch die Möglichkeit, Daten von Reprok an die Finanzbuchhaltung T.LM. zur Fakturierung zu übergeben.
Fazit
Jedem, der sich mit dem Gedanken der Anschaffung eines solchen Programmes trägt, sei dringend empfohlen, sich Reprok genau anzusehen. Eine Demoversion mit Handbuch gibt es für 39 Mark. Das Programm kostet 598 Mark, ein sicher akzeptabler Preis. (mb)
Wertung
Name: Reprok-Büroorganisation
Preis: 598 Mark
Hersteller: STAGE Microsystems
Stärken: durchdachtes Programm, das durch großartige Ergonomie bei der Arbeit glänzt, durchaus angemessener Preis, gutes Handbuch
Schwächen: Handbuchseiten glänzen; da die Reorganisation vom Programm selbständig aufgerufen wird, kann es zu Arbeitsverzögerungen kommen, wenn man nicht gelegentlich »von Hand reorganisiert«
Fazit: ein hervorragend gemachtes Programm für die Büroorganisation
STAGE Microsystems, Lohmüller Berg 30. 9620 Velbert 15
Christian Opel