Daily Mail: Briefeschreiben leichtgemacht
Daily Mail, Textverarbeitung und Adressenverwaltung für die schnelle Post zwischendurch
Das Briefeschreiben gehört seit eh und je zu den unangenehmen Pflichtübungen, um die man sich immer wieder herumdrückt. Viele Computerbesitzer erledigen diese lästige Arbeit mit der guten alten Schreibmaschine, weil es viel zu lange dauert, bis der Brief mit dem »großen« Textprogramm den Weg auf das Papier gefunden hat. Zudem ist es ausgesprochen schwierig, einen Computerbrief passend für das Format der genormten Fensterbriefumschläge zu entwerfen. Abhilfe verspricht nun ein Programm von Application Systems, mit dem das Briefeschreiben erheblich einfacher und schneller vonstatten gehen soll. Es heißt — nomen est omen —»Daily Mail« und ist ausschließlich dafür gedacht, ein- und mehrseitige Einzel- und Serienbriefe zu verfassen. Der besondere Clou dabei: Daily Mail enthält nicht nur den dafür erforderlichen Texteditor, sondern auch eine integrierte Adreßverwaltung. Zusammen ergibt das ein professionelles System für die Korrespondenz.
Daily Mail erscheint nach dem Start mit einer GEM-Oberfläche und insgesamt sechs Pull-Down-Menüs. Der Bildschirmzeichensatz entspricht fast exakt dem STAD-Format und kann mit Hilfe eines beigelegten Fonteditors frei gestaltet werden. Nach der Abfrage des Tagesdatums, die man sich mit einer Echtzeituhr erspart, liest Daily Mail einen unter festem Namen auf Diskette oder Festplatte gespeicherten Briefkopf. So finden Sie zu Beginn jeder Arbeitssitzung automatisch den am häufigsten verwendeten Briefkopf bereits im Brief. Dieser Kopf bildet den Anfang des neuen Briefes, den Sie in einem Fenster auf der linken Seite des Bildschirms schreiben.
Ganz rechts zeigt ein Karteikasten die bereits aufgenommenen Adressen an. So weit, so gut.
Probeweise wollen wir den typischen Arbeitsgang für einen einfachen Brief Schritt für Schritt nachvollziehen. Der nach dem Start geladene Briefkopf sei der gewünschte, die Adresse bereits erfaßt. Was gibt es dann noch zu tun? Ein Klick auf das Menü »Briefadresse einsetzen« hebt alle Adressen in dem rechten Karteikasten fett hervor. Ein weiterer Mausklick auf den Nachnamen setzt die ausgewählte Anschrift korrekt in das Briefformular ein. Mit einem Druck auf Funktionstaste F2 springen wir an den Textanfang. Alternativ steht auch eine »Betreff«-Zeile zur Verfügung, die allerdings aus der Mode gekommen ist. Nun steht dem Schreiben des eigentlichen Brieftextes mit dem Editor nichts mehr entgegen. Nach wenigen Minuten ist der Brief fertig und wird mit einem weiteren Mausklick an den Drucker geschickt. Das gefaltete Papier paßt nach dem Ausdruck in einen handelsüblichen Fensterbriefumschlag. Schneller, praktischer und bequemer geht es wohl kaum. Was will man mehr?
Doch nun zu den Details. Was bei Daily Mail immer wieder besonders hervorsticht, ist die gut durchdachte Konzeption mit vielen kleinen »Schmankerln«, die darauf hinweisen, daß dieses Programm aus der Praxis für die Praxis geschrieben wurde. So erlaubt Daily Mail, zum Beispiel für die Gestaltung des Briefkopfes, alle Zeichensätze des Atari-Laserdruckers und zudem beliebige grafische Elemente wie Bilder, Linien, Rechtecke einzubinden. Damit erspart man sich im geschäftlichen Bereich das Einlegen des Firmenbriefbogens für die erste Briefseite — den druckt Daily Mail komplett mit dem Laserdrucker. Für diejenigen, die nicht mit dem Atari-Laserdrucker, sondern mit einem 24- oder 9-Nadel-Drucker arbeiten, sind die Gestaltungsvarianten nicht ganz so reichhaltig, aber dennoch ausreichend.
Ein weiterer Pluspunkt ist ohne Zweifel die integrierte Adreßverwaltung, quasi ein großer Karteikasten. Jede Karteikarte enthält sechs Felder für die Anschrift sowie drei weitere Zeilen für Telefon, Suchbegriffe und Anrede. Die Adreßdatei steht als »Random-Access-Datei« auf Diskette oder Festplatte. Dies gestattet, so viele Adressen zu verwalten, wie der verwendete Massenspeicher Platz bietet. Wenn Sie nur mit einem Diskettenlaufwerk arbeiten, sollten Sie der Empfehlung des Handbuchs folgen und die Diskette nach dem Programmstart nicht aus dem Laufwerk nehmen. Dies führt unter Umständen, wie bei dBase und anderen Datenbanken auch, zum Verlust der gespeicherten Anschriften.
Daily Mail importiert auch Adressen im Format von Adimens ST, dBase oder 1st Address. Daneben sieht das Programm den Ausdruck der Adressen in Listenform oder als Etiketten und Karteikarten vor. Besonders interessant für Firmen: Die Auswahl bestimmter Adressen für Serienbriefe nach einem bestimmten Suchkriterium. Sie tragen dazu in eine Maske die erforderlichen Auswahlkriterien ein, die Sie bei Bedarf mit den logischen Und- und Oder-Verknüpfungen versehen. Damit ist es ein leichtes, zum Beispiel alle Kunden anzuschreiben, die im Postleitzahlgebiet 4000 bis 5000 wohnen und Lehrer von Beruf sind. Darüber hinaus lassen sich mit Daily Mail Serienbriefe anfertigen, die im Brieftext selbst unterschiedliche Textbausteine verwenden. Dies ist etwa bei Anfragen oder Angeboten sinnvoll.
Die ausgeklügelten Ausgabeformen von Daily Mail sind ebenfalls bemerkenswert. Bevor der fertige Brief an den Drucker geschickt wird, entscheidet man sich, den Text sofort oder später auszudrucken. Wählen Sie den zeitverzögerten Ausdruck, so ordnet das Programm den kompletten Brief erst in eine »Warteschlange« ein und druckt ihn zusammen mit allen anderen am Arbeitsende oder während Ihrer Mittagspause.
Auch Ihre Unterschrift übernimmt Daily Mail. Wie das geht? Sie lesen Ihre Unterschrift mit einem Scanner ein und speichern sie als Grafikdatei im Doodle-Format. Das mitgelieferte Programm »Signatur« bereitet die Unterschrift speziell für 9- oder 24-Nadeldrucker beziehungsweise für den Laserdrucker noch einmal auf und speichert sie im Daily Mail-Grafikformat. Im Brieftext reicht die Eingabe eines Platzhalters, um die täuschend echte Faksimile-Unterschrift in Zukunft ohne den Griff zum Kugelschreiber zu erhalten.
Last not least ein Wort zum Editor, mit dem Sie den Brieftext schreiben. Er bietet im großen und ganzen den üblichen Funktionsumfang kleinerer Textsysteme. Hervorzuheben ist insbesondere die komfortable Verwaltung von Textbausteinen. Daneben fiel als Besonderheit eine schnelle Scrollroutine ins Auge, die flüssiges Bewegen auch durch sehr lange Briefe erlaubt. Es gibt eine halbautomatische Trennhilfe, der allerdings ein Trennalgorithmus gut täte. Als Textattribute stehen Fettschrift und Unterstreichung zur Verfügung, aber nicht beide zugleich. Gewöhnungsbedürftig erscheint uns der ständig eingeschaltete Überschreib-Modus. Zum Einfügen einzelner Zeichen drücken Sie zunächst die Insert-Taste, zum Weiterarbeiten verlangt das Programm, daß der Überschreib-Modus wiederhergestellt wird. Ein weiterer Kritikpunkt: Obwohl der Texteditor das Einrücken von Absätzen vorsieht, ist es dennoch nicht machbar, einen bereits geschriebenen Absatz nachträglich einzurücken, oder einen eingerückten wieder auszurücken. Schließlich haben wir eine Einstellung für den anderthalbfachen Zeilenabstand vermißt. Der Autor des Programms, Lutz Hoffmann, ist jedoch bemüht, diese Ungereimtheiten schnell zu beseitigen.
Positiv fielen wiederum einige Details auf. Zum einen zeigt Daily Mail nach Betätigung der Help-Taste den gesamten Brieftext im »Ein-Pixel-Format«. Jedes geschriebene Zeichen wird in der Übersichtsdarstellung durch einen schwarzen Punkt wiedergegeben. Damit entsteht ein erster Eindruck vom späteren Aussehen des Briefes. Zum anderen gibt es einen Blickschutz für neugierige Kollegen, die vielleicht nicht unbedingt sehen sollen, was Sie gerade schreiben. Drückt man auf die Undo-Taste, so erscheint blitzschnell anstelle des Textes das Titelbild. Diese Sperre läßt sich nur mit einem besonderen Password aufheben.
Schließlich spricht Daily Mail bei Bedarf über die serielle Schnittstelle einen Akustikkoppler an, mit dem Sie via Telefon Briefe empfangen und versenden. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sender und Empfänger das Programm Daily Mail benutzen.
Abschließend sei gesagt, daß uns Daily Mail vor allem wegen seiner durchdachten Konzeption ausgesprochen gut gefallen hat. Das Programm ist ein Musterbeispiel dafür, wie sich einfache Bedienung mit hoher Leistungsfähigkeit vereinbaren läßt. Es ist sowohl auf den privaten als auch auf den geschäftlichen Einsatz zugeschnitten und vereinfacht die Erledigung der täglichen Korrespondenz ungemein. (wk)
Vertrieb: Application Systems, Englerstraße 3, 6900 Heidelberg
Wertung
Name: Daily Mail
Preis: 179 Mark
Hersteller: Lutz Hoffmann
Stärken:
□ reich an Funktionen und pfiffigen Details □ macht das Briefeschreiben zum Kinderspiel □ Kapazität der Adreßverwaltung nur vom Massenspeicher abhängig
Schwächen:
□ gewöhnungsbedürftiger Editor
Fazit:
Daily Mail ist als Briefschreiber bestens geeignet für alle, die ihre schnelle Post zwischendurch erledigen wollen.
Michael Spehr