FirstMillion: Die erste Million

Mit der aktuellen Version 4.50 bietet die Firma Softbär aus Berlin Gewerbetreibenden und kleinen bis mittleren Betrieben eine preisgünstige Alternative zu kostspieligen Profipaketen. Wir haben uns einmal angesehen, ob FIRST MILLION diesem Anspruch gerecht wird.

Wie die Versionsnummer vermuten lässt, blickt FIRST_MILLION bereits auf eine mehrjährige Entwicklungsgeschichte zurück. Ursprünglich in verschiedenen Ausbaustufen erhältlich, gibt es mittlerweile nur noch die seinerzeit als MAGNUM bezeichnete umfangreichste Version. Anregungen und Wünsche der Anwender werden bis heute - soweit möglich - in das Programm integriert. Auf diese Weise ist eine Software entstanden, die den Anforderungen der täglichen Praxis besonders entgegen kommt. Im Zuge der abnehmenden Verbreitung von Atari-Computern wurde das Programm inzwischen auch auf den Mac portiert. Die Atari-Version wird nach Aussage des Programmierers Herrn Hartmann, nach wie vor weiter entwickelt.

Zum Programm

Die Funktionen von FIRST_MILLION gehen über den Rahmen einer reinen Buchhaltung weit hinaus. Integriert ist ebenso eine Kunden- und Artikelverwaltung wie Lager- und Bestellwesen und eine Serienbrieffunktion. Der programminterne Texteditor bietet die Möglichkeit Briefe zu verfassen oder die Layouts für den Ausdruck zu erstellen bzw. anzupassen. Für die Buchungen lassen sich eine Vielzahl von Geld- und Gegenkonten einrichten, die nicht nur die Übersichtlichkeit der Geschäftsvorgänge erhöhen, sondern auch für die doppelte Buchführung unerlässlich sind.

Die Programmteile sind optimal aufeinander abgestimmt. FIRST_MILLION versteht sich deshalb eher als Komplettlösung, deren Möglichkeiten die einer reinen Datenbankapplikation deutlich übersteigen. Dabei ist FIRST_MILLION sehr einfach und intuitiv bedienbar, und auch weniger erfahrene Anwender finden sich schnell zurecht. Die meisten Funktionen lassen sich bequem per Tastatur erreichen, kontextsensitive Popup-Menüs zaubert man mit der rechten Maustaste auf den Bildschirm.

Hardwareanforderungen

Für ein vernünftiges Arbeiten ist auch bei FIRST_MILLION etwas mehr als ein 520 ST mit einseitigem Diskettenlaufwerk nötig. Die Mindestanforderungen an die Hardware hängen im wesentlichen vom Einsatzbereich, sprich vom Umfang der zu bewältigenden Aufgaben, ab. Für Kleingewerbe sollte ein ST mit 1 MB RAM bereits ausreichend sein.

Da FIRST_MILLION die Daten permanent im Arbeitsspeicher hält, ist auch auf dem 68000er basierten Systemen ein flüssiges Arbeiten möglich. Kehrseite der Medaille ist, dass dadurch die Anzahl der verwaltbaren Datensätze durch die Grösse des Arbeitsspeichers begrenzt ist. Angesichts der möglichen Datensätze bei einem Atari mit 1 MB Ram erscheint dies jedoch nicht als nennenswerte Einschränkung des Programms. FIRST_MILLION lässt beispielsweise in einem Standard-1040er noch Raum für 1100 Kunden- oder Lieferantendaten, 4400 Artikel, 8800 Buchungssätze und 2200 Einträge in der Fakturierung. Nach oben hin sind bezüglich RAM-Ausbau und Grafikerweiterung keine Grenzen gesetzt. FIRST_MILLION läuft auf ST/STE/TT/Falcon und Kompatiblen, auch unter MagiC, MagiC PC und MagiC Mac in beliebigen Farbtiefen. Die Mindestauflösung beträgt 640 x 400 Punkte in zwei Farben. Eine höhere Auflösung erhöht dabei auch hier die Übersichtlichkeit, für Systeme ab 16 Farben bietet FIRST_MILLION die Möglichkeit einer Darstellung der Oberfläche im 3D-Look.

Bild 1: Auch die Eingabe von Passworten ist möglich.

Die Installation

Atari-typisch wirft die Installation keine besonderen Probleme auf. Die Programmdiskette wird einfach auf die Festplatte kopiert. Wenn die Daten gepackt vorliegen, wird beim Entpacken automatisch ein entsprechendes Verzeichnis erzeugt.

Der erste Start

Mit einem Doppelklick auf MAGNUM.PRG wird das Programm gestartet. Zunächst erscheint eine Meldung, die auf eine fehlende Inf-Datei hinweist. Mit Klick auf den OK-Button wird diese erzeugt und eine weitere Box fordert zur Registrierung des Programms auf. Wer noch keinen Registrierungsschlüssel hat und das Programm nur einmal testen möchte, hat ab jetzt genau 20 Stunden Zeit die Eignung von FIRST_ MILLION für seine Zwecke zu überprüfen. Danach ist entweder die Registrierung durchzuführen oder das Programm verweigert die Mitarbeit.

In jedem Fall sollten zunächst einige wichtige Parameter eingestellt werden. Bei Computern ohne Echtzeituhr wird der Anwender aufgefordert die richtige Systemzeit einzugeben, unabdinglich für eine ordentliche Buchführung (Bild 1).

Weitere wichtige Einstellungen lassen sich in den Dialogboxen für die allgemeinen Parameter und die Druckparameter vornehmen. Hier geht es unter anderem um die Vergabe der Kunden- und Artikelnummern und der Hauptwährung bzw. um die Auswahl des Druckers, der zu druckende Zeilenzahl und die Ausgabe als Brutto- oder Nettopreis. Bei Verwendung eines Atari-Lasers oder eines HP-kompatiblen Druckers hat man die Möglichkeit ein als schwarzweiße IMG-Datei abgelegtes Logo als Briefkopf gleich mitzudrucken (Bild 2). FIRST_MILLION erlaubt Buchungen wahlweise nach dem Prinzip der vereinbarten Zahlung oder der vereinnahmten Zahlung. Der Unterschied besteht darin, dass im ersten Fall der Kaufpreis sofort -in der Regel auf ein Debitoren- oder Kreditorenkonto - verbucht wird, im zweiten Fall erst nach erfolgter Bezahlung.

Die Konten

Bevor FIRST_MILLON im Geschäftsbetrieb eingesetzt werden kann, sollten die Konten an die eigenen Erfordernisse angepasst werden. Es stehen insgesamt 2B3 Geld- und Gegenkonten zur Verfügung. Die mitgelieferten Beispielkonten genügen bereits einfachen Anforderungen und müssen lediglich an die eigenen Erfordernisse angepasst werden (Bild 3). Wer's genauer braucht oder haben möchte, kann sich bei seinem Steuerberater den für ihn relevanten Kontenrahmen beschaffen und die benötigten Konten mitsamt der richtigen Datev-Nummer in die Kontenliste eintragen. Am Monatsende lassen sich dann die Buchungslisten mitsamt Datev-Nummer ausdrucken.

Kunden und Lieferanten

Die Eingabe der Kunden- und Lieferantendaten erfolgt über eine Dialogbox (Bild 4). Zum schnellen Auffinden eines eingegebenen Datensatzes lassen sich die Einträge in bis zu 16 Gruppen einteilen, Mehrfachbelegungen sind hierbei möglich. Außer den Vorgabeeinstellungen wie Kunde oder Lieferant lassen sich auch eigene Kriterien eingeben, die den Datensatz näher spezifizieren. Der eingebaute Autolocator ermöglicht durch Eintippen der Anfangsbuchstaben einen schnellen Zugriff auf einen bestimmten Eintrag. Raum für Bemerkungen und Infotexte ist genügend vorhanden, ebenso eine Anzeige des Gesamtumsatzes und die Möglichkeit jedem Eintrag eine bestimmte Preisgruppe, sowie Rabatt und Skonto einzuräumen.

Bild 2: Wichtige Einstellungen für Nummernvergabe und Erscheinungsbild von Formularen.
Bild 3: Für jedes Konto lässt sich der richtige Mehrwertsteuersatz einstellen.
Bild 4: Alle relevanten Kundendaten auf einen Blick.

Artikelverwaltung

Artikel, bzw. Dienstleistungen lassen sich ebenso bequem über eine Dialogbox eingeben wie Kunden und Lieferanten. Mittlerweile besonders wichtig: FIRST_MILLION bietet dem Anwender die Wahl zwischen einer Preisauszeichnung in Euro oder in DM, bzw. Franken oder Schilling. Die Unterscheidung zwischen Artikeln mit unterschiedlicher Währungsbasis erfolgt durch die Darstellung in verschiedenen Zeichensätzen im Artikelfenster (Bild 5). Staffelpreise und Mehrwertsteuersatz lassen sich für jeden Artikel einzeln erfassen, ein optionaler Infotext ermöglicht Erläuterungen zu Produkten oder Dienstleistungen.

Die Position eingegebener Artikel lässt sich im Artikelfenster frei wählen. Einzelne Warenbereiche lassen sich durch Trennfelder voneinander absetzen, dies erhöht die Übersichtlichkeit. Beliebige Artikel lassen sich zu „Bundle-Angeboten" zusammenfassen und mit einem entsprechenden Komplettpreis versehen. Auf Wunsch werden die Einzelposten dann ohne separate Preisangabe in der Rechnung mit aufgeführt.

Warenwirtschaft

Warenein- und Warenausgänge werden von FIRST_MILLION protokolliert, der Lagerbestand ist somit jederzeit abrufbar. Voraussetzung dafür ist, dass Bestellungen und Warenausgänge fakturiert werden.

FIRST_MILLION räumt dem Anwender die Möglichkeit ein den Lagerbestand nicht oder erst später zu aktualisieren. Dies ist z. B. dann von Vorteil, wenn man mit der Buchhaltung ein wenig hinterher hinkt und das laufende Geschäft keinen Einfluss auf einen noch nicht durchgeführten Quartalsabschluss haben soll. Erfreulicherweise erlaubt FlRST_MILLION auch negative Lagerbestände. Dadurch können auch noch nicht verfügbare Waren einem Kunden ggf. in Rechnung gestellt werden.

Fakturierung

Die Bearbeitung von Aufträgen gestaltet sich denkbar einfach: In der Kundenliste den entsprechenden Eintrag anklicken und in der Artikelliste die bestellten Artikel auswählen. Die Übertragung der Daten in das Rechnungs- oder Bestellformular erfolgt prompt. Die Übernahme in die Fakturierung und - falls gewünscht - der Ausdruck des fertigen Formulars erfolgt per Mausklick durch Auswahl der entsprechenden Funktion im aufpoppenden Menü. Bei Bedarf kann an dieser Stelle auch noch die Art des Formulars geändert werden (Bild 6).

Der Buchungsdialog

Wird in der Fakturierung ein Eintrag als erledigt markiert, öffnet sich der Buchungsdialog, in dem der Vorgang durch Auswahl der entsprechenden Konten gebucht wird (Bild 7). Soweit „Einnahmen sofort bei Rechnungserstellung buchen" im Parameterdialog aktiviert ist, erscheint der Buchungsdialog sofort nach Ausdruck bzw. Übernahme der Rechnung in die Fakturierung. Erst nach Buchung des Vorganges werden die Daten in der Steuer- und Gewinnberechnung berücksichtigt.

Getätigte Buchungen bleiben bei FIRST_MILLION weiterhin editierbar. Dies entspricht nicht den Anforderungen deutscher Finanzämter an eine EDV-unterstützte Buchhaltung, soweit sie als alleiniger Nachweis für eine ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll. Da aber bei einer Buchprüfung in jedem Falle alle Buchungsbelege und Kontenblätter vorgelegt werden müssen, sind diese Unterlagen ohnehin aufzubewahren. Die Möglichkeit Buchungssätze nachträglich ändern zu können ist demnach vor allem für ungeübte „Buchhalter" als wichtiger Pluspunkt zu sehen. Durch Aufruf der Buchungsdialogbox können Geschäftsvorgänge auch direkt ohne den Weg über die Fakturierung, erledigt werden.

Für regelmäßig wiederkehrende Buchungen bietet FIRST_MILLION die Möglichkeit diese zu automatisieren. Bei der automatischen Buchhaltung werden lediglich der Betrag, Geld- und Gegenkonto, sowie das Buchungsintervall angegeben, den Rest erledigt FIRST_MILLION von selbst.

Bild 5: Artikelliste und Eingabemaske des Programms
Bild 6: Eine Änderung des Formulartyps ist jederzeit möglich.
Bild 7 zeigt eine Auswahl der möglichen Buchungskonten.
Bild 8: Erfolgskontrolle und Umsatzsteuer

Steuer- und Gewinnberechnung

Die Erfolgskontrolle der Geschäftstätigkeit und die zu entrichtende oder rückzuerstattende Umsatzsteuer ist von besonderer Bedeutung. Hier gibt FIRST_MILLION auf Knopfdruck bereitwillig Auskunft (Bild 8). Der Ausdruck der Einnahme-Überschussberechnung ist zeitlich definiert möglich, genauso Geld-, Gegen-und Privatkonten. Bei der Ausgabe in eine Datei unterdrückt FIRST_MILLION die Druckersteuerzeichen, sodass die Daten in diesem Fall als reine ASCII-Datei vorliegen und ggf. in anderen Programmen weiterverarbeitet werden können.

Faxen mit CoMa

Aus dem gleichen Hause wie FIRST_MILLION stammt die Fax-Software CoMa. Eigentlich handelt es sich hier um ein ausgereiftes Kommunikations-Management System, für das Zusammenspiel mit FIRST_MILLION steht aber an dieser Stelle die Fax-Option im Vordergrund. Mit CoMa als ACC ist FIRST_MILLION in der Lage sämtlichen in der Buchhaltung anfallenden Schriftverkehr direkt an den Empfänger zu faxen. Insbesondere bei Bestellungen erspart das eine Menge Zeit, Porto oder Telefonkosten.

Zum Abschluss

Auf alle Funktionen von FIRST_MILLION einzugehen ist an dieser Stelle nicht möglich und die eine oder andere wichtige Programmfunktion wurde hier sicherlich nicht angesprochen. Wer auf der Suche nach einer brauchbaren und preisgünstigen Software im Buchhaltungsbereich ist, sollte sich FIRST_MILLION in jedem Falle einmal ansehen. a

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Ulrich Skulimma
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