Comptable - Buchhaltung leicht gemacht
Mit einem Kaufmann verbindet man üblicherweise auch die Zahlenklauberei hinter betrieblichen Auswertungen und Controlling-Maßnahmen. Derlei Tätigkeiten werden im allgemeinen von Steuerberatern wahrgenommen, die auch die Buchhaltung als solche übernehmen. Bei der Buchhaltung handelt es sich letztlich um die Eingaben der einzelnen Zahlungsnachweise - seien es Einnahmen oder Ausgaben. Hierbei wird jede einzelne Geldbewegung aufgezeichnet, um sie, in Gruppen sortiert, einer Auswertung zugrundezulegen.
Man kann anhand der Darstellung der jeweiligen Gruppen (Konten) die einzelnen Geldbewegungen nachvollziehen, um diese dem Finanzamt (oder sich selbst) transparent zu machen. Wer dieser Arbeit nichts abgewinnen kann, überläßt jedoch seine gesamte Buchhaltung einem Steuerberater oder gar direkt der DATEV, um auch die damit verbundene Wirtschaft anzukurbeln.
Allerdings besitzt der geneigte Leser dieser Zeitschrift auch einen Computer und damit auch eine „Rechenmaschine“. Es liegt daher nahe, einem Computer den Zahlenberg anzuvertrauen und die Auswertung dieser Zahlen dort zugleich vornehmen zu lassen. Dadurch läßt sich (je nach Fähigkeit der Mitarbeiter zur kontinuierlichen Buchhaltung) eine Menge Geld sparen; und wenn man sich mit Buchhaltung ein wenig auskennt oder das entsprechende Personal dafür besitzt, spart man auch viel Zeit.
Sicherlich kann man seine Buchhaltung auch jeder besseren Tabellenkalkulation überlassen. Allerdings ist deren Einrichtung für eine Buchhaltung, die den gleichen Komfort bieten soll wie ein darauf zugeschnittenes Programm, sehr mühselig und für den Laien praktisch unmöglich. Hier bieten sich daher spezielle Buchhaltungsprogramme auf dem Markt an, die nicht nur die Erfassung der einzelnen Daten (wie beim Steuerberater), sondern auch deren Auswertung (wie bei DATEV) ermöglichen. Es ist daher unsinnig, sich ein Programm zuzulegen, daß zwar die Eingabe der Buchungsdaten, nicht aber deren Auswertung zuläßt. Um solche handelt es sich nämlich bei den DATEV- oder datev-kompatiblen Programmen. Wenn ein Programm Dateneingabe verträgt, bedarf es nur noch unerheblichen Mehraufwands, um diesen Daten auch die notwendige Auswertung in Form von Journalen, Saldenlisten, GuV oder Bilanzen zukommen zu lassen.
Lange Zeit von der Öffentlichkeit unbeachtet, hat sich mit diesen Fähigkeiten jedoch ein Produkt gemausert, welches bislang nur in einigen Werbeanzeigen das Licht der Öffentlichkeit erblickt hat. Die Firma TK-COMPUTERTECHNIK hat nämlich neben ihrem in dieser Ausgabe getesteten Fakturierungssystem auch schon seit längerer Zeit die Buchhaltungsprogramme COMPTABLE ST und COMPTABLE ST PLUS im Angebot, um den ATARI-Markt zu beglücken. Der Unterschied beider Versionen liegt hierbei im wesentlichen in der Bilanzierungsfähigkeit der „Plus-Version“. Diese Version liegt dem hiesigen Test zugrunde.
Gemäß den obigen Ausführungen soll festgehalten werden, daß COMPTABLE ST PLUS keine DATEV-lesbaren Buchungen erstellt. Auf diese Funktion wurde seitens des Autors bewußt verzichtet, da das Programm die Berechnung und Ausgabe von Auswertungen zuläßt und damit nicht einer zusätzlichen Ausgabe über die Firma DATEV bedarf. Allerdings können die DATEV-Kontenrahmen hinsichtlich der Bezeichnung der einzelnen Konten benutzt werden, soweit ein Prefix für laufende Konten (Prefix 0), Einnahmekonten (Prefix 1) und Ausgabekonten (Prefix 2) der DATEV-Kontennummer vorangestellt wird. Diese drei Kontenunterschiede werden im folgenden noch näher erläutert. Grundsätzlich wurde jedoch auf hohe Flexibilität Wert gelegt. Der Anwender kann daher die Konten im Rahmen des dazugehörenden Prefix’ völlig frei bezeichnen. Ein Beispielskontenrahmen liegt dem Programm anbei.
Generell sei hierzu auch angemerkt, daß die Zielgruppe, die mit COMPTABLE ST PLUS angesprochen werden soll, keinesfalls das Groß- oder auch nur mittelständische Unternehmen sein soll. Dafür fehlt es noch an vielen Funktionen. Vielmehr soll der Kleinunternehmer oder Freiberufler angesprochen werden, der mit den „großen“ Programmen überfordert ist und aufgrund deren Vielfalt zumeist vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. COMPTABLE ST PLUS beschränkt sich daher auf das Wesentliche - und dies auf angenehme Weise.
COMPTABLE ST bietet sich auf einer Diskette und mit DIN-A5-Ringordner an. Die Dokumentation ist mit fast 80 Seiten kurz und knapp gehalten - jedoch ist das sehr einfach zu bedienende Programm ausreichend ausführlich beschrieben und bebildert. Auch ein Stichwortverzeichnis und Beispielausdrucke der verschiedenen Auswertungen liegen bei und bieten dem Anfänger die notwendige Hilfestellung, um ihm diese abstrakte Materie (Buchhaltung) schmackhaft zu machen.
Die Installation des Programmes ist denkbar einfach: Der gesamte Inhalt der Diskette wird auf die Festplatte kopiert; der gewünschte Druckertreiber wird als COMPTABL.CFG in das Programm Verzeichnis gelegt - und schon geht’s los. Selbstverständlich kann das Programm auch mit nur einem Diskettenlaufwerk betrieben werden. Im Zeitalter billiger Festplatten sollte dies aber die Ausnahme sein, zumal man davon ausgehen kann, daß derjenige, der ein für professionelle Anwendungen gedachtes Progamm benutzt, auch die liquiden Mittel für einen Massenspeicher besitzt (schließlich lassen sich die Kosten hierfür auch abschreiben).
Das Programm selbst ist eine typische GEM-Anwendung. So wurden die ersten beiden Menüs mit „Datei“ und „Bearbeiten“ benannt und die für GEM-Programme typischen Befehle (Ctrl. O, S, Q, F) an den dafür vorgeschriebenen Stellen implementiert. Ansonsten sind praktisch alle Funktionen auch über die Tastatur an wählbar, wobei es allerdings etwas schade ist, daß in den Listen nicht per Cursor gescrollt werden kann. Darüber hinaus lief das Programm in der uns vorliegenden Beta-Version schon in einem GEM-Fenster, so daß die Voraussetzungen für die Lauffähigkeit unter Multi-TOS gegeben sind. Allerdings wurden die Dialogboxen nur als Flydial mit der typischen Xerox-Ecke und nicht als nichtmodale Dialoge programmiert. Dies kann mitunter sehr praktisch sein, wenn man beispielsweise aus der Buchungsmaske in die Datenbank wechseln muß, um nach der Rechnungsnummer des Vorgangs zu suchen, oder bei Rechnungsschreiben in der Textverarbeitung die Daten zugleich in die OPOS-Liste der Buchhaltung übertragen möchte (natürlich nur unter MultiTOS oder MultiGEM). Ein Wechsel aus einem Dialog in ein anderes Programm ist somit noch nicht möglich -der Autor versprach jedoch Änderung in einem der nächsten Updates.
Das Programm läuft in allen Auflösungen größer als 640*400 Bildpunkte und damit auch auf TT-Mittel und allen Pixelwonder-/Overscan-Erweiterungen. Allerdings gibt es hierbei einen kleinen Wermutstropfen: die Listendarstellungen passen sich nicht den aktuellen Auflösungen an, so daß deren Größe nicht die eines SM 124 überschreitet. Das sieht auf einem Großbildschirm etwas verloren aus. Hier versprach der Autor ebenfalls Abhilfe, sobald die Änderungen in den eigenen Programmressourcen vorgenommen wurden.
Schließlich ist COMPTABLE ST PLUS auch im TT-RAM lauffähig, so daß auch Multitasking im virtuellen RAM mit dem Programm möglich ist, wenn der Speicher ansonsten nicht reicht.
Los geht’s
Nach Eingabe der Firmendaten und der Buchungsperiode und dem Anlegen der Konten kann schon mit der Buchhaltung begonnen werden. In COMPTABLE ST PLUS erinnert die Eingabemaske stark an das Programm TIM der Firma C.A.S.H. Das macht jedoch nichts, da gerade die Produkte der Firma C.A.S.H. aufgrund der Ähnlichkeit mit Mac-Programmen einen klaren Vorsprung in puncto Bedienungskomfort gegenüber Konkurrenzprodukten aufweisen konnten. Aus diesem Grund macht sich die konsequente Anwenderoberfläche (neudeutsch: User-Interface) sehr positiv bemerkbar.
Zunächst sollte daraufhingewiesen werden, daß durch die Fähigkeit von COMPTABLE ST PLUS zum Laden von Buchungsdateien das Programm als mandantenfähig gilt. Gerade in Verbindung mit dem Menüeintrag „Löschen“, welcher das Löschen der gesamten Buchungsdaten, Kontenrahmen usw. betrifft, können beliebig viele Mandanten mit ähnlichem oder unterschiedlichen Konten bearbeitet werden. COMPTABLE ST PLUS bietet sich daher auch für Steuerberater an. Sehr interessant erscheint in diesem Zusammenhang die Paßwortfähigkeit des Programms, wobei das Paßwort in der Buchungsdatei abgelegt wird. Dadurch kann jedem Mandanten ein eigenes Paßwort zugeteilt werden - und wenn man die verschiedenen Paßwörter behalten kann, ist das eine sinn-volle Möglichkeit der Datensicherheit. Schließlich gibt der Menüeintrag „Periode“ dem Anwender die Möglichkeit, die aktuelle Buchungsperiode als Monat, Quartal, Jahr oder als Umbuchungsperiode zu deklarieren, um das Programm zur notwendigen Berechnung der entsprechenden Steuerdaten zu veranlassen.
Die wesentliche Philosophie des Programmes ergibt sich allerdings aus dem Menüeintrag „Kontenrahmen“. Im Gegensatz zu vielen Konkurrenzprodukten unterscheidet COMPTABLESTPLUS nämlich nicht zwischen Konten und Kontenrahmen. Diese haben für ein Programm letztlich sowieso nur den Zweck, dem Programm mitzuteilen, daß die sich in den Kontenrahmen befindenden Konten hinsichtlich der Auswertungen entweder als Ausgaben bzw. Einnahmen oder als laufende Konten zu bewerten sind. Aus diesem Grund kann man die Zuordnung von Einnahme-, Ausgabe- und laufenden Konten bei COMPTABLE ST PLUS beim Errichten der Konten vornehmen und auch gleich neben den Mehrwertsteuerdaten den Privatanteil der einzelnen Konten angeben. Letzteres hat hierbei den Zweck, eventuelle Privatanteile an Kostenstellen (z.B. Kfz-Nutzung) aus den Firmendaten herauszufiltern, um die Kostenangaben des Betriebs nicht zu verfälschen. Wer allerdings doch lieber eine individuelle Privatkostenberechnung vornehmen möchte, kann dies selbstverständlich innerhalb der jährlichen Steuererklärung nachholen. Das bleibt jedem Anwender von COMPTABLE ST PLUS selbst überlassen.
Angenehm ist außerdem die eigene Erstellung und Auswahl der Bilanz und GuV-Daten, die es dem Buchhalter ermöglichen, seine Daten völlig individuell präsentiert zu bekommen. Dies wurde bei COMPTABLE ST PLUS dadurch erreicht, daß die für die Bilanz oder GuV notwendige Kontenzusammenstellung durch die individuelle Bildung von Haupt- und Untergruppen durch den Anwender erfolgt. Allerdings hat das auch einen Haken. Wer sich in Sachen Buchhaltung wenig oder unter Umständen gar nicht auskennt, ist damit überfordert. Das Handbuch bietet diesbezüglich auch keine sehr große Hilfe, da die Technik zur Erstellung einer Bilanz nur auf einer knappen halben Seite und mit viel Fachvokabular erläutert wird. Man sollte daher schon mit ein wenig Kenntnissen an die Bilanzerstellung herantreten oder sich durch einen Kundigen beraten lassen.
Da sämtliche Ausgaben wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker oder eine Datei erfolgen können, kann gerade bei letzterer neben der Auswahl der einzelnen Daten die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend repräsentativ mit der hauseigenen Textverarbeitung zu Papier gebracht werden.
Die Eingabe
Die Buchungsmaske selbst kann als ausgesprochen gelungen bezeichnet werden. Sehr bedienerfreundlich ist, daß die be-buchbaren Konten ständig angezeigt werden und per Mausklick in den entsprechenden Dialog übernommen werden können. So findet sich selbst der Laie schnell in den Konten zurecht. Entsprechend der Philosophie des Programmes, wird eine Buchung hierbei dergestalt vorgenommen, daß das sich ermäßigende Konto als „KONTO“ und das sich erhöhende als „GEGENKONTO“ bezeichnet wird. Das ist zwar buchhalterisch ungewöhnlich; hat man sich jedoch erst daran gewöhnt, möchte man es nicht mehr missen, da gerade dem „Nichtbuchhalter“ dadurch eine wichtige Gedankenstütze gegeben wird. Allerdings hat dies auf den ersten Blick den Nachteil, daß aufgrund der starren Kontenführung Rück- oder Stornobuchungen nur über ein Rückbuchungskonto erfolgen können. COMPTABLE ST PLUS ermöglicht jedoch die Eingabe von Negativbeträgen, die, mit der im Buchungstext vermerkten Angabe zu Storno oder Rückbuchung, den gleichen Effekt bietet wie eine Kontenumkehrung und gleichzeitig den Vorsteuerbetrag rückbucht. Der Umweg über ein eigenes Rückbuchungskonto entfällt somit.
Selbstverständlich wird in der Buchungsmaske der aktuelle Saldo der Konten angezeigt, der sich sofort nach Eingabe eines Betrages aktualisiert. Ebenfalls läßt sich jederzeit der Steuersatz ändern, und mit dem Button „letzte Buchung“ können problemlos gleichartige Buchungen schnell eingegeben werden. Eine sehr hilfreiche Buchungsunterstützung bietet der Eintrag „Buchungsmemo“. Häufig wiederkehrende Buchungsvorgänge können hierin für die Ewigkeit festgehalten und jederzeit abgerufen werden. Auch das ist eine große Hilfe für den Laien. Damit können beispielsweise die monatlichen Miet-, Leasing- oder Lohnzahlungen automatisiert und per Mausklick abgerufen werden.
Schließlich kann man das automatische Hochzählen der Belegnummer optional ein- bzw. ausschalten, wodurch auch diese manuelle Tätigkeit entfällt.
Das Suchen
Einer der mächtigsten Menüpunkte verbirgt sich hinter dem Eintrag „Suchen/Ändern“. In diesem Menü kann nach verschiedenen Beträgen, Belegen, Konten und insbesondere Buchungstexten gesucht werden. Verbindet man hierbei einen bestimmten Buchungstext beispielsweise mit dem System-Debitorenkonto, läßt sich hiermit eine sehr einfache Debitoren-/Kreditorenverwaltung realisieren. Muß nämlich bei den meisten Buchhaltungsprogrammen mit einer Debitoren-/Kreditorenverwaltung für jeden einzelnen Kunden/Lieferanten ein eigenes Konto errichtet werden, so kann man bei COMPTABLE ST PLUS beispielsweise eine Rechnung unter Bezugnahme auf die Rechnungsnummer als Debitor verbuchen, um anschließend eingehende Zahlungen mit der Rechnungsnummer an das Debitorenkonto auszubuchen. Wenn man jetzt nach der Rechnungsnummer sucht, zeigt COMPTABLE ST PLUS gleichzeitig den Saldo an, und man kann die säumigen Schuldner überprüfen. Einfacher geht es kaum. Schließlich kann man über diesen Menüeintrag auch Buchungen ändern und löschen, soweit es sich um Buchungen der aktuellen Periode handelt. Buchungen abgeschlossener Perioden lassen sich selbstverständlich nicht mehr ändern. Im übrigen weist auch eine Unterbrechung in den laufenden Buchungsnummern (nicht zu verwechseln mit den Belegnummern) auf eine gelöschte Buchung hin, so daß Manipulationen vorgebeugt wird. Das Ändern von bereits getätigten Buchungen ist nämlich auf den Buchungstext und die Belegnummer beschränkt, was durchaus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.
Die Ausgabe
Im Ausgabemenü lassen sich schließlich die Früchte der gewerblichen Arbeit bewundern (oder, wie so häufig, bedauern). Sehr einfach gestaltet sich hierbei der Zugriff auf die einzelnen bebuchten Konten. Vergeblich sucht man die Auswertungen von Kasse, Postgiro- und Bankkonten. Das geht nämlich über die Saldenlisten viel einfacher. Dort kann man in den aufgeführten Kontenlisten blättern, und für den Fall, daß man eine genaue Auflistung der einzelnen Buchungen eines Kontos sehen möchte, genügt ein Klick mit der Maus darauf, und das Konto wird ausführlich nach den eingetragenen Buchungen aufgelistet. Dieses System ist denkbar einfach und ergibt einen sehr schnellen Überblick über jedes beliebige Konto. In diesem Zusammenhang soll auch darauf hingewiesen werden, daß das Programm ausgesprochen schnell seine Daten sowohl auf den Bildschirm als auch auf den Drucker ausgibt. Wartezeiten fallen auf einem ST oder TT praktisch überhaupt nicht an.
Der Menüeintrag „Kassenbuch“ erscheint etwas untertrieben. Zwar kann damit auch das Kassenkonto chronologisch unter Angabe der neuen Salden in Form eines Kassenbuches aufgelistet werden, allerdings kann diese Auflistung ebenso mit jedem beliebigen Konto erfolgen, so daß der Überblick über die einzelnen Buchungen einer jeder Kostenstelle oder der Erlöse mit den entsprechenden aktualisierten Salden jederzeit gewahrt ist. Gerade bei Tippfehlern läßt sich anhand der chronologischen Darstellung des Buchungsverlaufs eines Kontos der Fehler schnell finden. Auch das trägt wesentlich zum Buchungskomfort bei.
Auffallend ist die Tatsache, daß die einzelnen Buchungen schon im Journal nach Nettobetrag und Mehrwert-/ bzw. Vorsteuer ausgegeben werden. Das kann verwirren, weil dadurch der tatsächlich eingegebene Betrag nicht ohne weiteres auffindbar ist. Allerdings hat dies den Vorteil, daß die einzelnen Steuerbuchungen sofort erkannt werden können und schließlich im „Suchen“-Dialog auch nach vollständigen Summen erfolgreich gesucht werden kann. Schließlich läßt sich neben der GuV oder der Bilanz auch die Auflistung der Umsatzsteuer und des hierzu noch zu zahlenden Betrages abgefragen, um die periodisch anfallende Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt zu vereinfachen. Zwar muß man sie letztlich noch mit der Hand ausfüllen, da COMPTABLE ST PLUS einen Ausdruck auf die amtlichen Formulare nicht bietet; das ist aber nicht besonders tragisch, da auch mit den Programmen, die eine derartige Option bieten, nur mit viel Mühe und Zeitaufwand eine entsprechende Treffsicherheit in die einzelnen Formularfelder erzielt werden konnte und in der Zwischenzeit das Formular auch problemlos per Hand ausgefüllt gewesen wäre.
Zur Vollständigkeit sei darauf hingewiesen, daß der Menüpunkt „Einstellungen“ die üblichen Parameter bietet, wobei hierbei auch bis zu 10 verschiedene Mehrwertsteuersätze angegeben werden können.
Ergänzungen
Was noch vermißt wurde, ist für den Fall der Fälle eine einstellbare Sicherung (Autosave), die die Buchungsdatei auf den Massenspeicher für die Ewigkeit verbannt. Nach Murphy erfolgt nämlich immer nach den letzten 1.000 Buchungen ein Stromausfall, und der unerfahrene Buchhalter dürfte sich über den Supergau ziemlich ärgern. Des weiteren bleiben selbstverständlich (wie bei jedem Programm) noch eine Menge Wünsche offen, die auf Updates verlagert werden könnten. So wäre beispielsweise eine Abschreibungsliste sinnvoll, in welcher die AFA-Güter aufgeführt und jährlich entsprechend ihren Abschreibungsintervallen in die laufende Buchhaltung übernommen werden können. Weiterhin wünscht man sich auch Ergänzungsmodule für Lohnbuchhaltung und Gewerbesteuer sowie eine betriebswirtschaftliche Auswertung. Zur Buchungserleichterung wäre schließlich ein Autolocator hilfreich, der es ermöglichte, in die Kontennummern die Kontenbezeichnungen per Klartext einzugeben (Honorare, Postwertzeichen, Bürobedarf), so daß sich COMPTABLE ST PLUS die passenden Konten hierfür selbst suchte. Praktisch wäre zwar hinsichtlich einer Komplettierung der offenen-Posten-Verwaltung auch eine Adreßdatei, die auch verschiedene Mahnstufen beinhaltet und die Mahnungen mit Wunschtext auszudrucken vermag, allerdings ist dies schon deshalb nicht unbedingt notwendig, weil das Programm K-Fakt des gleichen Software-Hauses ein mehrstufiges Mahnwesen mit Adreßdatei bereits beinhaltet und die Daten über die Schnittstelle in COMPTABLE ST PLUS ausgetauscht werden können. Voraussetzung dieses Zusammenspiels ist natürlich der Besitz von K-Fakt. Insofern wäre die Implementierung eines derartigen Mahnwesens in COMPTABLE ST PLUS vielleicht doch zu überdenken. Man sollte jedoch bedenken, daß der Preis für COMPTABLE ST PLUS ausgesprochen niedrig angesiedelt ist und die durch das Programm an gesprochene Zielgruppe eine „eierlegende Wollmilchsau“ nicht erwartet. Insofern kann auf einen Teil der Wünsche noch verzichtet werden. Andererseits zeigte sich der Autor - auf einige der Wünsche angesprochen - durchaus bereit, sie zu realisieren. Entsprechendes Engagement liegt vor, und bei den meisten Fehlermitteilungen erhielten wir die Änderungen binnen weniger Tage. Dies ist ein vorbildlicher Service, wie er nur selten vorkommt. Man darf daher gespannt sein, wie sich das Programm weiterentwickelt.
Fazit
COMPTABLE ST ist ein ausgereiftes und stabil laufendes Programm auch unter allen möglichen Betriebssystemerweiterungen wie MultiGEM oder Outside. Abstürze oder ähnliche Fehler traten trotz wüstester Malträtierung der Tastatur nicht auf. Das ist sehr wichtig, da gerade der Verlust der Buchungsdaten durch unsachgemäße Programmierung neben dem organisatorischen Ärger hohe finanzielle Risiken birgt. Hervorzuheben sind bei COMPTABLE ST PLUS schließlich die bemerkenswerte Bedienungsfreundlichkeit und die sehr hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Es kann also festgehalten werden, daß Buchhaltung mit COMPTABLE ST PLUS viel Spaß macht, weil die Bedienung so intuitiv vonstatten geht und die Auswertungen problemlos zu erreichen sind. COMPTABLE ST PLUS ist gerade auch im Hinblick auf den Preis eine echte Alternative zu vielen anderen, gleichen Programmen auf anderen Betriebssystemen. Darüber hinaus bietet die Firma TK-Computertechnik das Programm sogar unter MS-WINDOWS an, so daß der Umstieg auf DOS-Rechner ohne Datenverlust möglich ist.
Möchte man ein solides und sehr einfach zu bedienendes Programm wie für einen ästhetisch verwöhnten GEM-Enthusiasten, kommt man um COMPTABLE ST PLUS kaum herum. Insbesondere im Hinblick auf das Preis-Leistungsverhältnis ist COMPTABLE ST PLUS sehr zu empfehlen.
CK
Bezugsquelle:
TK-Computer-Technik Bischofsheimer Str. 17 W-6097 Trebur-Astheim
Preise:
COMPTABLE ST: DM 230,-
COMPTABLE ST Plus: DM 460,-