Geld gespart: Tabellenkalkulation als Datenbank
Sind Sie stolzer Besitzer einer Tabellenkalkulation und suchen noch eine Datenbank? Reizen Sie Ihre Tabellenkalkulation bis zum letzten Menüeintrag aus, vielleicht sparen Sie nicht nur viel Geld, sondern finden auch noch Ihre eigene maßgeschneiderte Lösung.
In den meisten Tabellenkalkulationen finden sich mächtige Befehle zur Datenbehandlung. Doch im täglichen Umgang mit Kalkulationen wird dieser Unterpunkt oft vergessen. Schade, besitzt doch in diesem Bereich die Tabellenkalkulation einige Vorzüge, die nur selten eine angemessene Würdigung erfahren. Möchten Sie eine Tabellenkalkulation für Datenbankanwendungen einsetzen, so sollten Sie sich über folgende Punkte im Klaren sein:
- Eine Tabellenkalkulation behält ihre Daten immer im Speicher, dadurch ist die maximale Zahl der Datensätze durch die Größe des Speichers begrenzt.
- Weil sich die Daten im Speicher befinden, ist ein Zugriff auf diese Daten sehr schnell.
- Durch die eingebauten Rechenfunktionen lassen sich weiterführende Berechnungen mit den Daten schnell und einfach bewerkstelligen, jedenfalls einfacher als mit einer Datenbank .
Für diesen Bericht verwenden wir die Datenbankbefehle der Tabellenkalkulation »LDW PowerCalc 2«. Als Beispielanwendung stellen wir uns einen kleinen Radiosender vor, der seine Musik-LPs und CDs auf Bänder gespeichert hat, dies sind die Daten.
Für die Beispieldatei habe ich einige LP-Titel in ein Arbeitsblatt eingegeben, das nun als Beispiel dient. Den Bereich, in dem diese Daten stehen, nennen wir Eingabebereich. In unserem Beispiel ist hierfür der Bereich AI bis C499 vorgesehen. Sehr wichtig, dieser Bereich muß eine oberste Zeile enthalten, in der die Feldnamen eingetragen sind. Sicherlich wird Ihre erste Anwendung eine kleine Adress- oder Telefondatei sein, dann könnten diese Feldnamen lauten: Name, Vorname, Telefonnummer, Ort, etc. Im ersten Bild erkennen Sie für diese LP-Datei die Feldnamen: »Gruppe«, »Name_der_LP« und »Band«. Um diese Feldnamen immer sichtbar zu belassen, ist diese Zeile als Titelzeile festgelegt.
Als nächstes benötigen Sie zwei weitere Bereiche. In dem ersten Bereich legen Sie fest, nach was Sie überhaupt suchen wollen, den letzten Bereich verwenden Sie als Ausgabebereich. Dorthin werden dann die Daten geschrieben, die mit Ihren Suchbedingungen übereinstimmen (vgl. Bild 2).
Der Kriterienbereich muß außerhalb des Datenbereichs liegen und enthält alle Informationen, nach denen dann LDW die Suche startet. Die erste Zeile enthält wieder die Feldnamen, in der/den nächsten Zeile(n) stehen die Kriterien. Dabei können Sie ähnlich wie in einer Datenbank Vorgehen. Betrachten Sie hierzu nochmals das Bild 2. Der Kriterienbereich umfaßt den Bereich der Zellen A502..C503. In der Zelle A503 finden Sie die Eintragung c*. Der Stern steht als »Joker«, denn gesucht sind alle Gruppen, die mit C beginnen. Ebenfalls ein Joker ist das Fragezeichen, das für einen beliebigen Buchstaben steht. So bedeutet ??bert, daß Egbert oder Albert ausgegeben werden könnte. Die Tilde <~> bedeutet soviel wie »nicht«. Also werden in diesem Beispiel nicht jene LP's ausgegeben, die mit »W« beginnen. Achten Sie auf die Zelle C503. Dort steht zwar nichtssagend eine 1,doch die Statuszelle verrät, daß sich dort noch eine Formel befindet: +C2<22. Dies ist ebenfalls eine Bedingung, die so zu interpretieren ist: die Bandzahl soll kleiner als 22 sein. Die LDW-Rechenfunktionen stehen also auch in dem Kriterienbereich zu Verfügung.
Der Ausgabebereich enthält ebenfalls die Feldbezeichnungen. Er darf sich genauso nicht mit dem Daten- oder Kriterienbereich überlappen und sollte groß genug gewählt sein, damit sich auch alle gefundenen Datensätze dort eingetragen lassen.
Um all diese Eingaben zu tätigen, ruft man im Menü »Daten« den Eintrag »Abfrage« auf. Unter »Bereich« gibt man den Bereich ein, der die Daten enthält. »Kriterien« dient zur Festlegung des Kriterienbereiches und »Ausgabe«, wer hätte es anders erwartet, für den Ausgabebereich. Danach kommt »Finden«. Hier sucht LDW nach den gewünschten Daten im Datenbereich, gibt sie aber nicht in den Ausgabebereich aus, sondern der Zellzeiger wandert zum ersten gefundenen Eintrag, der die Vorgaben erfüllt. Zu allem Überfluß erscheint die Zelle punktiert unterlegt. Wandert man mit der Pfeiltaste nach unten, so springt der Zellzeiger alle weiteren Datensätze an, die den Kriterien entsprechen (vgl. Bild 3).
Erst wenn man den Menüpunkt »Extrakt« an klickt, werden die gewünschten Daten in den Ausgabebereich kopiert und stehen dort der weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Der Eintrag »Unikate« findet sich neben »Extrakt« und funktioniert fast ebenso, gibt jedoch gleiche Einträge nur einmal aus.
Der nächste Eintrag, »Löschen«, ebenfalls ein guter Bekannter aus den Datenbanken, löscht jene Einträge aus dem Datenbankbereich, die den Bedingungen im Kriterienbereich entsprechen. Vorsicht bei der Anwendung dieses Befehls! LDW hat keine Undo-Funktion. Speichern Sie deshalb Ihr Arbeitsblatt von Zeit zu Zeit. Mit »Vorgabe« löschen Sie alle getroffenen Vereinbarungen im »Daten-Abfrage«-Menü.
Nun habe ich das Arbeitsblatt noch mit drei Makros versehen. Möchte man sich nicht jedes Mal aufs neue durch die Niederungen der verschachtelten Menüstruktur durcharbeiten, greift man einfach auf Makros zurück. Drei Makros steuern die Datensuche, das Ausdrucken und gegebenenfalls das Löschen des Ausgabebereiches. In einem kleinen Fenster erkennt man die Tasten befehle. So wie im Bild 4 finden Sie auch die Tabelle nach dem Starten in LDW vor.
Eine weitere wichtige Funktion, um seine Daten in den Griff zu bekommen, ist die »Daten-Verteilung«. Sie haben in einem Arbeitsblatt Ihre Belegschaft gespeichert und wollen nun für die weitere Stellenplanung nähere Angaben über die Altersstruktur. Wieviele Ihrer Mitarbeiter sind jünger als zwanzig, zwischen zwanzig und dreißig, etc. Haben Sie die Daten einmal in LDW gespeichert, löst man solche Analysefragen sehr einfach. Neben den Altersangaben tragen Sie die Altersgruppen ein, die Sie interessieren. In unserem Beispiel wären das die Altersgruppen bis zwanzig, bis dreißig, vierzig, fünfzig und sechzig (vgl. Bild 5).
Im Datenbankmenü findet sich der Eintrag »Verteilung«. Nach dem Anklicken dieses Menüpunktes fragt LDW Sie zunächst nach dem Wertebereich. Dies sind hier die Altersangaben in der Spalte C. Danach will LDW den Binärbereich wissen. Der Name ist etwas unglücklich gewählt, denn damit sind Ihre Altersklassen gemeint, die sich in der Spalte D befinden. Dann erscheint in der nächsten Spalte die Verteilung als Ergebnis. Achten Sie darauf, daß diese Spalte keine Werte enthält, sie würden überschrieben. In der letzten Zelle des Ausgabebereichs finden Sie noch eine Null. Das bedeutet, daß kein Mitarbeiter der Firma über sechzig Jahre alt ist. Sie sehen, die Anwendung dieses mächtigen Datenbankbefehls gestaltet sich einfacher als erwartet.
Ein anderes Problem haben wir, wenn die Daten nicht im LDW-, sondern im ASCII-Format vorliegen. Dann laden Sie die ASCII-Datei über »Transfer-Fremd-Text« in ein leeres LDW-Arbeitsblatt. Zeigt LDW Ihnen die Datei nicht, so ändern Sie die Extension auf .ASC oder dann sollte der Ladenvorgang klappen.
Im nächsten Schritt passen Sie die Spaltenbreite den Zellinhalten an und löschen sinnvollerweise die ersten beiden Zeilen heraus. Positionieren Sie dann den Zellzeiger in der ersten Zelle Ihres Datenbereichs. Danach rufen Sie im Menü »Daten-Datenanalyse« den Eintrag »Formatzeile« auf. Automatisch analysiert LDW die Zellinhalte darunter und gibt eine merkwürdige Formatzeile aus, die für die Datenanalyse von entscheidender Bedeutung ist. Die Bedeutung der einzelnen Zeichen ist folgendermaßen:
L steht für das erste Zeichen eines Labelblockes, kurz Text
steht für die Fortführung eines Blocks, so bedeutet also L» ein Text mit drei Zeichen.
D steht für Datumeintrag
W steht für Werteblock
Z steht für Zeitangabe
- steht für eine Leerstelle S bedeutet, daß die darunterstehenden Zeichen bei der Analyse übersprungen werden (vgl. Bild 6).
Normalerweise sind die LDW-Analysen für die Formatzeile korrekt, hier habe ich extra ein Beispiel gewählt, bei dem man noch nachbessern muß. Die Texte in den Zeilen darunter sind bei Name und Vorname etwas länger und die DM Angabe soll eliminiert werden, denn dafür besitzt LDW ja sein eigenes Währungsformat. Wohlan, mit F2 läßt sich die Formatzeile editieren und ändern. Bedenken Sie dabei, daß Sie in der Eingabezeile den Cursor am schnellsten mit der Maus positionieren (vgl. Bild 7). Nach der Korrektur der »Formatzeile« geben Sie über »Daten-Datenanalyse-Eingabespalte« die erste Spalte Ihres eingelesenen ASClI-Datenbereiches ein. Als »Daten-Datenanalyse-Ausgabebereich« genügt die Angabe der linken oberen Ecke des Ausgabebereiches, auch hier Vorsicht, der Bereich sollte leer sein. Mit »Daten-Datenanalyse-Start« beginnen Sie jetzt den Analysevorgang und erhalten die in LDW verwertbaren Angaben. Gegebenenfalls müssen Sie noch einige Nachbesserungen bei den Umlauten vornehmen und die Spaltenformate für Datum und Währung über »Arbeitsblatt-Spalte-Format« festlegen. Hat alles geklappt, müßte das Ergebnis wie im letzten Bild aussehen (vgl. Bild 8).
Dieser Artikel hat Ihnen hoffentlich geholfen, Ihre Tabellenkalkulation von einer ganz neuen Seite kennenzulernen. Und wenn Sie eine raffinierte Datenbankanwendung mit Ihrer Tabellenkalkulation entwickelt haben, dann schreiben Sie uns doch. Denn gute Lösungen sind sicher auch für andere Anwender von Interesse. (wk)
Christian Opel