Und wie sammeln Sie? Datenbanken von A bis Z

Schon seit der Frühzeit sind die Menschen Jäger und Sammler. Allerdings hat sich das Objekt der Sammelbegierde gehörig gewandelt. War es früher die Nahrung, so jagen und sammeln moderne Menschen heute Informationen. Und auch die Jagd-und Sammelmethoden haben sich drastisch verändert. Stellten unsere Steinzeitverwandten dem Wild in Feld und Wald mit Wurfspeeren nach, so jagen wir heute Stichworte per Suchmaske in den Datenbanken unserer Computer. Eine Jagd, die häufig genug ebenso abenteuerlich und aufregend verläuft, wie es einst die Jagd unserer Vorfahren war.

Zugegeben, der Vergleich ist abenteuerlich, aber diese Assoziation beschleicht einen leicht, wenn man sich ständig mit dem Problem auseinandersetzen muß, welche Datenbank für bestimmte Aufgaben der modernen Informationsgesellschaft geeignet ist. Es ist schon verblüffend, mit welcher Fantasie mancher Anwender Dinge aufspürt, die er gerne archivieren, katalogisieren, abrufen, kurz effektiv verwalten will. Das reicht von der bekannten Adressensammlung über das Bücher- und Schallplattenregal und die Lebensmittelvorräte im Keller bis zur Lagerverwaltung eines Großbetriebes. Wie war das mit Ihrer Zeitschriftensammlung? Sie suchen doch schon lange nach einer Form, alle Artikel der letzten dreißig Jahre per Stichwort zu durchsuchen. Und wo waren schon wieder die Adressen von Tante Helga und Onkel Franz? Die müssen wir schließlich auch zu Opas Achtzigstem einladen.

Tatsächlich, wenn man erst einmal darüber nachdenkt, dann findet man auch in seinem eigenen Umfeld genügend Anwendungen für eine Datenbank. Da muß man nicht unbedingt Unternehmer mit einem großen Lager oder Arzt mit einer florierenden Praxis sein. Auch das heimische Umfeld bietet ein reiches Betätigungsfeld. Allerdings sollte man sich auch das passende Werkzeug für die jeweilige Anwendung aussuchen. Es wäre doch etwas übertrieben, die fünfzig Adressen aus dem Telefonregister in einer programmierbaren Profi-Datenbank mit Platz für einige tausend Einträge zu verwalten.

Andererseits muß manche Datenbank aufgeben, wenn man einen kurzen Textauszug oder die Zusammenfassung eines Artikels eingeben möchte. Entweder sind die Felder nicht groß genug oder sie nehmen zu viel Platz auf dem Massenspeicher weg, ohne daß tatsächlich alle Felder genutzt sind. Eine Foto- oder Diasammlung sollte man anders behandeln als eine Adressen liste. Für alle Objekte, deren Inhalt nicht genau zu fassen ist, bietet sich eine assoziative Datenbank an. Nehmen wir einmal ein Dia-Archiv. Hier ordnen Sie jedem Datensatz, also jedem Dia, neben den festen Angaben wie Standort, Aufnahmedatum etc. noch eine Reihe von Begriffen zu, die das aufgenommene Motiv beschreiben. Die Begriffe gibt die Datenbank vor. Das könnte beispielsweise »Abend«, »Meer« und »Sonne« sein. Suchen Sie nun einen Sonnenuntergang in Abendstimmung, dann fragen Sie nach den Kriterien Abend und Sonne und die Datenbank findet unter anderem dieses Dia. Der Vorteil einer solchen Datenbank liegt auf der Hand. Man sucht nach Begriffen, die in etwa das Motiv beschreiben, das man sich vorstellt. Durch die Zuordnung der einzelnen Datensätze, sprich Dias, zu diesen Begriffen bekommt man eine Liste der Aufnahmen, die in etwa dem gesuchten Motiv entsprechen. Man entscheidet dann aus dieser kleinen Vorauswahl, welches Dia man endgültig haben möchte. Eine solche Suche ist zwar für Bilder sehr schön, für andere Informationen aber vielleicht völlig unbrauchbar. Sucht man z.B. eine bestimmte Adresse, dann möchte man ja nicht »ungefähr«, sondern ganz genau diese Anschrift haben. Für die exakte und schnelle Suche nach genauen Informationen ist deshalb eine relationale Datenbank besser geeignet. Hier liegen die Daten, einem großen Karteikasten vergleichbar, in einer Reihe vor. Der Computer sucht dann in einer vorgegebenen Reihenfolge, z.B. alphabetisch, alle Einträge durch, bis er den richtigen gefunden hat.

Für bestimmte, komplizierte Anwendungen ist es unerläßlich, die Datenbank durch eine Programmiersprache so zu gestalten, daß sie alle gestellten Aufgaben erfüllen kann. Diese Anwendungen liegen aber eindeutig im professionellen Bereich. Der Hobby-Anwender ist normalerweise bereits mit einfachen Dateiverwaltungen oder Speziallösungen schon bestens bedient. Ein Vorteil, der sich natürlich auch im Preis niederschlägt.