Briefe vom Fließband: Rundschreiben per Serienbrief-Funktion

Eine Textverarbeitung ist unter anderem deshalb interessant, weil der Anwender mit ihrer Hilfe Aufgaben schneller, besser und bequemer erledigt als mit der Schreibmaschine. Ohne Papier- oder Zeitverschwendung durch wiederholtes Tippen bringt er seine Texte am Bildschirm in die optimale Form. Damit sind die Fähigkeiten moderner Textprozessoren aber noch lange nicht ausgeschöpft. Manche Textverarbeitung bewältigt Aufgaben vollautomatisch, an die zuvor überhaupt nicht zu denken war.

Stellen Sie sich vor, Sie ziehen um. Neben Ihrer Anschrift und Telefonnummer ändern sich die Kontoverbindungen. Das müssen Sie anderen, mit denen Sie in Verbindung stehen, mitteilen; wichtig beispielsweise für die Änderung eines Bankeinzugsverfahrens. Die Adressen und andere Daten von Firmen und Personen, mit denen Sie Kontakt haben, befinden sich zweckmäßigerweise in Ihrer Datenbank. Diese ist in etwa mit einer Kartei vergleichbar. Eine Karteikarte, auf der Sie Name, Adresse, Telefonnummer und Kontoverbindung vermerken, entspricht hier einem Datensatz. Die Struktur einer Datenbank wird einmal festgelegt und spiegelt sich in jedem Datensatz dadurch wider, daß die Daten sich in derselben Reihenfolge befinden, genauso wie auch auf der Karteikarte. Ihre Datenbankstruktur ist nun so gestaltet, daß in jedem Datensatz neben dem Namen und der Adresse auch festgehalten ist, ob Sie der jeweiligen Person oder Firma eine Einzugsermächtigung erteilt haben. Dies erreichen Sie dadurch, daß Sie in die Datenbankstruktur ein logisches Feld, etwa mit dem Namen »Einzug«, einsetzen. Logische Felder sind solche, die nur Ja oder Nein beinhalten. Geben Sie dann im jeweiligen Datensatz ein Y (yes) ein, wenn Sie eine Einzugsermächtigung erteilt haben, bzw. ein N (no), wenn das Gegenteil der Fall ist.

Entwerfen Sie mit Ihrem Textprogramm einen Brief, den Sie an alle Firmen richten wollen, denen Sie eine Einzugsermächtigung erteilt haben. Setzen Sie an die Stelle der Anschrift und der Anrede einen Platzhalter. In »That's Write« ist dies die Raute # Ihre Textverarbeitung druckt nun diesen Brief mehrfach aus, wobei es auf die vorhandene Datenbank zugreift und in jeden Brief eine andere Adresse und Anrede automatisch ein setzt.

Soweit die schöne Theorie. Aber hier beginnt leider der »Schlamassel« mit den verschiedenen Datenbankformaten. Ähnlich wie im Bereich der Grafikprogramme benutzen verschiedene Datenbankprogramme auch verschiedene Datenbankformate. Die gleichen Kompatibilitätsprobleme, wie sie auch zwischen Textprogrammen und Grafikprogrammen bei Grafikeinbindung auftreten (siehe TOS 12/91), plagen auch hier den Anwender. Bestimmte Textprogramme verstehen oft nur wenige oder gar nur ein Datenbankformat. Allerdings existiert ein sehr einfaches Datenbankformat, in dem die Datensätze im ASCII-Code aneinandergereiht sind. Mit dessen Hilfe rücken Sie dem Problem zuleibe.

Datenbank + Textverarbeitung = Serienbrief

In Datenbanken im ASCII-Format stehen die einzelnen Datenfelder eines Datensatzes in Anführungszeichen und sind durch Kommata getrennt. Die einzelnen Datensätze sind durch Return (ASCII 13) unterteilt. Der Fachausdruck hierfür ist »Delimiter«, also Begrenzer. Im folgenden wollen wir Dateien in diesem Format als »Delimited-Datei« bzw. das Format als »Delimited-Format« bezeichnen. Übrigens erlaubt das Delimited-Format auch den Datenaustausch mit MS-DOS-Programmen.

Wollen Sie nun zwischen verschiedenen Datenbankprogrammen Daten austauschen, dann speichern Sie mit Datenbankprogramm A im Delimited-Format ab und importieren die Daten in Datenbankprogramm B, sofern beide das Delimited-Format beherrschen. Dies ist bei den meisten Datenbankprogrammen der Fall. Insofern ist es auch sinnvoll, daß beispielsweise That's Write in der Lage ist, mit der Serienbrieffunktion auf Delimited-Dateien zuzugreifen.

Kommen wir auf die Aufgabe zurück, daß wir all denjenigen, denen wir eine Einzugsermächtigung erteilt haben, unsere neue Kontoverbindung mitteilen wollen. Mit Hilfe Ihres Datenbankprogramms erzeugen Sie aus Ihrer Adressendatenbank eine Datei im Delimited-Format, die nur die Adressen derjenigen Firmen enthält, die im Besitz Ihrer Einzugsermächtigung sind. In »DBMAN« und »DBase« geschieht dies mit dem Befehl »Copy Delimited To Serie.Dat For Ltoc(Einzug) „ "Y"". Der Befehlsteil »Copy Delimited« steht hier für die eigentliche Funktion, also die Umwandlung in eine Datei im Delimited-Format. Der rechte Teil des Befehls gibt die Bedingungan, bei deren Erfüllung der Datensatz in die zu erzeugende Delimited-Datei namens »Serie.Dat« übernommen wird, nämlich wenn der Inhalt des logischen Feldes »Einzug« ein Y ist, also eine Einzugsermächtigung vorliegt. Diese Umwandlung in eine Delimited-Datei beherrschen natürlich auch andere Datenbankprogramme, wie »Adimens«, »Phönix« etc. Die erzeugte Datei sieht dann etwa so aus:

"Müller & Co KG","Musterstr. 15","6800 Mannheim 1"
"Heinrich Schmidt oF1G", "Postfach 007", "8011 Vaterstetten"

Die Struktur der Datenbank ist also so angelegt, daß sich an der ersten Stelle der Name, an der zweiten die Straße und am Ende jedes Datensatzes der Ort befindet. In das Adressfeld des Serienbriefes geben Sie nun ein:

#10#
#20#
#30#

Haben Sie an vierter Stelle in Ihrer Datenbankstruktur angegeben, wie die Anrede in Briefen an die Firma des jeweiligen Datensatzes lauten soll, so fügen Sie die Anrede mit "#40#" an jeder beliebigen Stelle des Briefes ein. Es ist völlig unerheblich, in welcher Reihenfolge oder wie häufig der Inhalt des Datenfeldes eines Datensatzes im Text erscheint, da durch die Nummer des Datenfeldes zwischen den Rauten das jeweilige Datenfeld genau angegeben ist.

Die Serienbrieffunktion in That's Write rufen Sie durch den Eintrag »Seriendruck« im Pull-Down-Menü »Datei« auf. Geben Sie in der dann erscheinenden Datei-Auswahlbox die Delimited-Datei mit den Daten für den Serienbrief an. Jetzt haben Sie noch die Wahl, daß That's Write vor jedem Datensatz fragt, ob es diesen in den Seriendruck übernehmen soll oder nicht. In anderen Textprogrammen ist die Verfahrensweise bei Seriendruck ähnlich.

Die Einbindung von Grafiken in Serienbriefe bereitet keinerlei Probleme (siehe hierzu auch unseren Artikel zur Grafikeinbindung in TOS 12/91). Laden Sie hierzu einfach die auf jedem Blatt mit auszudruckende Grafik in den Brief mit den Platzhaltern. Wer besonders auf die grafische Gestaltung von Serienbriefen Wert legt, der nimmt vielleicht sogar gar keine Textverarbeitung, sondern das Grafikprogramm »MegaPaint Professional«, das ebenfalls über eine leistungsfähige Serienbrieffunktion verfügt. Das ist sehr ungewöhnlich für ein Grafikprogramm, aber für dessen Anwender eine praktische Sache.

Die Serienbrieffunktion ist eine nützliche Arbeitserleichterung immer dann, wenn derselbe Brief an verschiedene Adressaten verschickt wird. Auf diese Weise schreiben Sie schnell und bequem Werbebriefe oder Einladungen, oder Sie verschicken, wie im obigen Beispiel, eine bestimmte Mitteilungan mehrere Empfänger.

Über eine Serienbrieffunktion verfügt übrigens auch der kleinere Bruder von That's Write, das Programm »Write On«, von dem sich eine Demoversion auf der Diskette der TOS-Ausgabe 02/91 befindet. Damit können sie zunächst einmal probieren, falls Sie (noch) keine Textverarbeitung mit Serienbrieffunktion haben. (wk)