Gut gebucht ist schon gespart: Buchführung für den Privatgebrauch (Teil 1)

Geld sparen - eine »Fibu« macht’s möglich. Dazu braucht man keine Lehre beim Steuerberater. Unser Kurs erläutert Ihnen anhand von »1st fibuMAN« alles Wichtige für den Umgang mit einer Finanzbuchhaltung.

Haushaltsbücher, Einnahmen- und Ausgaben-Kontrolle, Steuererklärungen -all diese mehr oder minder lästigen Pflichten würde man nur allzugerne vergessen. Doch es lohnt sich, spätestens beim Lohnsteuerjahresausgleich, eine gut sortierte Aufstellung zur Hand zu haben. Je differenzierter die anfallenden Belege und Quittungen sind, desto komplexer ist natürlich auch eine entsprechend ordentlich geführte Buchhaltung. Doch keine Angst, für den Privatmann bleibt das Thema gut überschaubar, und wer will schließlich nicht am Ende des Jahres sein gutes Geld vom Finanzamt zurückbekommen?

Die Aufgabe einer Finanzbuchhaltung, kurz Fibu, besteht darin, alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und lückenlos zu erfassen. Im privaten Bereich ist das mit der Führung des altbekannten Haushaltsbüchleins vergleichbar, in dem alle Ausgaben für jede Woche oder jeden Monat aufgeführt sind. Doch eine Fibu erfaßt nicht nur alle Ausgaben, sondern eben auch die Einnahmen, also z. B. das monatliche Gehalt, eine Zusatzrente, Zinseinkünfte vom Sparbuch etc. Durch die direkte Verknüpfung jeder Ausgabe mit den Einkünften haben Sie jederzeit einen verläßlichen Überblick über Ihre wirtschaftliche Lage. Bei entsprechender Anlage der gesamten Buchführung berechnet das Programm am Jahresende die passenden Beträge für Ihre Steuererklärung. Dazu ist auch keine besonders komplizierte Finanzbuchhaltung nötig, sondern es genügt für den privaten Bereich eine »Einnahmeüberschuß-Rechnung«, in der nur die Einkünfte den Ausgaben gegenübergestellt werden.

Vor die erfolgreiche Buchführung haben die Finanzgötter allerdings einige Fachbegriffe gesetzt. Als »Einnahme« bezeichnet man alles, was Sie an Werten oder Geld bekommen. Das ist beispielsweise Lohn oder Gehalt des Arbeitgebers, regelmäßige Unterstützung durch Behörden oder Institutionen, aber auch unregelmäßige Einkünfte z. B. aus dem Verkauf einiger Briefmarken aus Ihrer Sammlung. Alles was Sie bezahlen müssen, sind die »Ausgaben«.

Für eine ordnungsgemäße Buchführung reicht diese einfache Zweiteilung noch nicht aus, denn es kommt ja vor allem auf die Überschaubarkeit der Kosten an.

Deshalb unterteilt man die Einnahmen und Ausgaben in weitere Bereiche. Diese Bereiche heißen »Konten«, die gesamte Liste aller Konten ist der »Kontenrahmen«. Für bestimmte Geschäftsformen wie Kapitalgesellschaften hat der Gesetzgeber genaue Kontenrahmen vorgeschrieben, für andere Bereiche gibt es entsprechende Kontenrahmen wie z. B. den »Datev«-Kontenrahmen, auf den wir später noch einmal zurückkommen.

Im privaten Bereich sind diese gesetzlich vorgeschriebenen Kontenrahmen nicht nötig, da eine Reihe von Konten eben speziell auf die jeweilige Geschäftsform zugeschnitten ist. Haben Sie einen Steuerberater, fragen Sie ihn, wie Ihr persönlicher Kontenrahmen aussehen soll, denn er muß schließlich die Daten später weiterverarbeiten. Und sind die Daten bereits in der richtigen Form vorsortiert, spart Ihnen das eine ganze Menge Geld bei der Abrechnung.

Sie können sich selbstverständlich auch einen völlig eigenen Kontenrahmen zusammenstellen. Das ist zu Übungszwecken zunächst einmal sogar anzuraten. Ein solcher Kontenrahmen enthält z. B. folgende Konten: Kasse, Miete, KFZ-Kosten, Versicherungen, Lebensunterhalt, Rücklagen und Sonderausgaben. Diese Konten könnten zur besseren Übersicht noch in Unterkonten aufgeteilt sein, z. B. die KFZ-Kosten in KFZ-Steuer, KFZ-Versicherung, KFZ-Reperatur, KFZ-Wartung, KFZ-Benzin etc.

Jedes Konto bekommt auf jeden Fall eine mehrstellige Nummer, die Sie bereits so wählen sollten, daß sie in etwa den üblichen Einteilungen entspricht. So beginnen die Finanzkonten alle mit der Ziffer »1«, während die »4« alle Konten einleitet, die Kosten verursachen. Eine Aufstellung dieser Kontenklassen finden Sie normalerweise in dem Handbuch zu Ihrer Fibu.

Jedes Konto ist zweigeteilt und hat eine »Soll«- und eine »Haben«-Seite. Dabei handelt es sich allerdings nicht um das Soll und Haben, daß Sie z.B. von Ihrem Bankauszug kennen. Die korrekte Bedeutung dieser beiden Begriffe in der Buchhaltung ist nicht leicht zu verstehen. Nehmen wir an, Sie haben sich gerade eine Zeitung gekauft und wollen diesen Vorgang erfassen, also »buchen«. Dazu müssen Sie auf dem Konto »Kasse« die Kosten für die Zeitschrift abziehen und auf dem Konto »Sonderausgaben« hinzuaddieren. Diese Zu- und Abgänge auf den Konten heißen dann »Soll und Haben«.

Bei jeder Buchung sind mindestens zwei Konten beteiligt. Eines gib den Grund der Buchung an, z. B. die Ausgabe für den Kauf der Zeitung. Das andere Konto nennt die Art der Begleichung. In unserem Beispiel bedeutet dies, Geld von der »Kasse« zu nehmen und damit zu bezahlen. Es ist vielleicht einfacher, Sie ersetzen für sich die Begriffe »Soll« und »Haben« mit »Einnahmen« und »Ausgaben«. Um noch einmal das Beispiel zu bemühen: Sie haben eine Zeitung »eingenommen« und Geld aus der Kasse »ausgegeben«.

Eine Buchung im Sinne der gesetzlichen Verordnungen besteht aus einer Reihe von Angaben, die alle vorhanden sein müssen, damit sich die Buchung später auch nachvollziehen läßt. Ein vollständiger »Buchungssatz« muß folgende Angaben enthalten: »Datum«: Geben Sie als Buchungsdatum immer das Datum ein, an dem der Geschäftsvorfall auch stattfand. Das muß nicht unbedingt das Datum des Eingabetages sein. Waren Sie beispielsweise in den letzten vier Tagen auf einer kleinen Autoreise, dann geben Sie erst heute die Benzinrechnung von vorgestern ein, aber mit dem Datum, an dem Sie getankt haben.

»Konto und Gegenkonto«: Jede Buchung benötigt mindestens zwei Konten, um Soll und Haben korrekt anzugeben (vgl. oben).
»Belegnummer«: Da Sie keine Rechnungen und Quittungen in den Computer stopfen können, nummerieren Sie die Sachen entsprechend der Belegnummer der Buchung einfach durch. Dadurch läßt sich später alles eindeutig zuordnen.
»Buchungstext«: Ein kurzer Text erinnert schnell an den Sinn der jeweiligen Buchung »Betrag«: Man möchte ja wissen, was man ausgibt... »Umsatzsteuer«:... und auch das Finanzamt will seinen Teil.
»Skonto«: Wollen Sie jemandem etwas Gutes tun, gewähren Sie ihm 100 Prozent Skonto.
»Buchungsnummer«: Jede Buchung bekommt eine fortlaufende Nummer, anhand derer Sie später die Buchungen eines bestimmten Zeitraums, einer »Buchungsperiode«, abrufen können.

Beim nächsten Mal entwickeln wir einen genauen Kontenrahmen, mit dem Sie Ihre nächste Steuererklärung vorbereiten können.

Kursübersicht

Teil 1: Allgemeine Grundbegriffe □ ein erster Kontenrahmen für einfache Buchungen.

Teil 2: Der genaue Kontenrahmen zur Vorbereitung der Steuererklärung

Teil 3: Erste professionelle Anwendungen für Kleinunternehmer und Selbständige