WordPerfect: Die Kunst des Schreibens, Teil 3
Im dritten und letzten Teil unseres WordPerfect - Kurses geht es um zwei Themen, die den professionellen Anwender ansprechen. Wir stellen Ihnen leistungsfähige Mischbefehle vor und zeigen, wie WordPerfect den Anschluß an andere Textsysteme findet.
Das Stichwort »Mail Merging« bezeichnet gewöhnlich das Anfertigen von Serienbriefen im Zusammenspiel von Adressverwaltung und Textverarbeitung. »WordPerfect« bietet mit der leistungsfähigen Funktion »Mischen« sogar noch mehr. Mit insgesamt 13 Mischbefehlen schreiben Sie nicht nur Serienbriefe und drucken Adreßaufkleber, sondern füllen auch Formulare aus oder stellen Bibliografien zusammen.
WordPerfect verwendet zum Mischen zwei Dateien, eine Primärdatei und eine Sekundärdatei. Die erste ist einem Formblatt vergleichbar, in das WordPerfect während des Mischvorgangs diverse Datensätze (Adressen, Textbausteine, Buchtitel) einfügt. Die Primärdatei enthält die Mischbefehle und bei Serienbriefen den Brieftext. Die Sekundärdatei ist eine reine Datenbanktabelle und nimmt die entsprechenden Adressen, Textbausteine oder Buchtitel auf. Sekundärdateien sind mit WordPerfect selbst geschrieben oder aus vorhandenen Datenbanken exportiert. Schauen wir uns dies in der Kombination WordPerfect und »1st Adress« genauer an. 1st Adress ist eine schnelle und leistungsfähige Dateiverwaltung, die nicht nur Adressen verwaltet. Sie besitzt eine Exportschnittstelle zu WordPerfect.
Installieren Sie zunächst die mitgelieferte Adressendatei, indem Sie die Dateien »1st addr.dat«, »1st_addr.acc« und »1st_addr.msk« in das Wurzelverzeichnis der Festplatte kopieren. Beim nächsten Reset oder Hochfahren taucht das Menü »Adressen« unter dem Atari-Symbol der Pull-Down-Menüs auf. Sie haben jetzt vom Desktop und von jedem anderen Anwenderprogramm Zugriff auf 1st Adress, um Eingaben, Abfragen oder Sortiervorgänge vorzunehmen. Zum Datenaustausch mit WordPerfect gibt es zwei Wege. Während ein leeres WP-Fenster geöffnet ist, aktivieren Sie 1st Adress unter dem Atari-Pull-Down-Menü. Wählen Sie einen beliebigen Datensatz an und öffnen ihn durch Doppelklick. Klicken Sie anschließend auf »Briefkopf«, und die Adresse wird als Briefkopf über den Tastaturpuffer an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Die Methode ist ganz praktisch, um einen einzelnen Brief zu schreiben ohne die Anschrift noch einmal abzutippen. Für Serienbriefe ist sie allerdings ungeeignet.
Daher der zweite Weg. Wählen Sie das Export-Menü von 1st Adress via F8 oder durch einen Klick auf den entsprechenden Button an. Es taucht eine erweiterte Dateiauswahlbox auf, in der man den Pfad und Dateinamen für eine Exportdatei festlegt. Geben Sie als Dateiname »adr.fil« an und wählen Sie den »WordPerfect-Button« zur Festlegung des Ausgabeformats. Nach kurzer Zeit liegt die Datei als Sekundärdatei im WordPerfect-Mischform at auf Festplatte oder Diskette vor. Was hat es mit diesem WordPerfect-Mischformat auf sich? Die Sekundärdatei besteht aus einzelnen Datensätzen (vergleichbar einzelnen Karteikarten), die wiederum unterteilt sind in einzelne Felder (Name, Vorname etc.). Jeder Datensatz enthält eine feste Anzahl von Feldern. Jedes Feld darf beliebig lang oder auch leer sein. Zwei aufeinander folgende Felder sind durch »CTRL-R« und Return getrennt. Als Trennzeichen von zwei Datensätzen dient »CTRL-E«. Die von 1st Adress erzeugte Sekundärdatei brauchen Sie nicht zu verändern. Was mit den vorhandenen Daten geschieht, bestimmt allein die Primärdatei. Von allen bei 1st Adress aufgeführten Feldern sind für uns die folgenden wichtig:
Firma Feld 1 Name Feld 2 Vorname Feld 3 Straße Feld 4 PLZ Feld 5 Ort Feld 6
Wir stellen mit diesen Feldern eine einfache Adressenliste zusammen, die ungefähr so aussieht:
Firma Vorname Name Straße PLZ Ort
Das Aussehen der Ad ressen listen bestimmt wie gesagt lediglich die Primärdatei. Mit Shift F9 und der Angabe der Feldnummer erfassen Sie in einem leeren Textfenster das Mischformular:
^F1^F3^F2^F4^F5^F6
Wie Sie sehen, sind lediglich die Feldnummern anstelle der Feldnamen einzusetzen. Vor der Feldnummer
steht der Mischbefehl »F«, der einen Feldnamen repräsentiert. Ist diese Datei unter dem Namen »adr.pd« gespeichert, starten Sie in einem leeren Fenster den Mischvorgang mit CTRL F9. WordPerfect fragt den Namen der Primär- und der Sekundärdatei ab. Bei der fertigen Adressen liste fällt auf, daß jede Adresse von der nächsten durch einen festen Seitenumbruch getrennt ist. Diese, für Serienbriefe sinnvolle, Funktion läßt sich durch das Einfügen der Mischbefehle »NPP« am Ende der Primärdatei abschalten.
Über dieses einfache Beispiel hinaus gibt es weitergehende Anwendungen der Mischbefehle. Zunächst sei darauf hingewiesen, daß Sie die Primärdatei vollkommen frei formatieren dürfen. Es ist zum Beispiel erlaubt, eine Einrückung vor oder nach dem Feldzeichen einzufügen. Ferner läßt sich das Mischkommando »T« mit einem beliebigen Textattribut einrahmen.
In der fertigen Datei gibt WordPerfect dann den kompletten Feldinhalt z. B. fett oder kursiv aus. Primärdateien lassen sich obendrein mit Stop-Befehlen versehen. Das Mischen ist dann für manuelle Tastatureingaben unterbrochen.
Manchmal ist es sinnvoll, Adressen listen von vornherein für Endlosetiketten zu formatieren. In diesem Fall schalten Sie den Spaltensatz in der Primärdatei ein und erhalten so eine mehrspaltige Adressenliste.
Datenübernahme nach MS-DOS und Calamus
Wenn Sie häufig immer gleiche Mischvorgänge ausführen, empfiehlt es sich, das Mischen mit Hilfe eines Makros zu automatisieren. Last not least gibt es auch eine Kombination von Mischen und den Kalkulationsbefehlen. Hier bietet WordPerfect ein breites Einsatzspektrum, das in der Atari-Welt seinesgleichen sucht. Der Datenaustausch zwischen verschiedenen Computern und Textsystemen gewinnt immer größere Bedeutung. Schriftstücke entstehen zunehmend mit dem Computer oder werden zumindest nachträglich erfaßt - die Datenweitergabe via Diskette oder Modem/Mailbox liegt also nahe. Einige Beispiele zeigen, daß schon heute der digitale Austausch von Texten aller Art weit fortgeschritten ist:
- Mehrere Wissenschaftler arbeiten gemeinsam an einer Veröffentlichung. Die Computerdatei wird im Netzwerk der Universität verschickt.
- Journalisten schreiben zu Hause oder unterwegs ihre Artikel und legen sie in der Mailbox der Redaktion ab.
- Verlage fordern von ihren Autoren ein Manuskript auf Diskette an. Das spart Kosten beim Setzen des Buches.
- Firmen und Werbeagenturen schicken ihre Texte an ein Desktop-Publishing-Center. Dieses bereitet sie optisch auf und druckt in hoher Qualität.
Am einfachsten gestaltet sich der Datenaustausch, wenn alle Partner mit demselben Textsystem schreiben. Dies ist nur selten der Fall. Wie tauscht man dennoch Textdateien über alle Computergrenzen hinweg aus? Die einfachste Lösung ist leider nicht die beste. Der Datentransfer im ASCII-Code schiebt nur die nackten Buchstaben von einem Schreibsystem zum anderen. Textauszeichnungen (wie Fettschrift), Absatzenden, Fußnoten und sonstige Gestaltungselemente (Grafiken, Linien, Spalten) gehen beim Austausch über die ASCII-Schnittstelle unwiderruflich verloren.
Mit dem Atari ST sieht es in puncto Datenaustausch besonders schlecht aus. Angesichts der Übermacht von MS-DOS kennt kaum ein Verlag das Datenaufzeichnungsformat von »1st Word Plus« oder anderen Atari-Textsystemen. Zwar hat der Atari im Universitätsbereich viele Anhänger gewonnen, aber auch hier dominieren ganz eindeutig die großen Textprogramme aus der IBM-Welt. Ich habe vor einigen Monaten ein Buch zusammengestellt und die daran beteiligten Autoren (zur Hälfte Europäer, zur Hälfte Amerikaner) gebeten, mir ihre Texte auf Diskette zu schicken. Jeweils ein Autor schrieb mit »XY-Write«, »TeX« und »PC-Text«. Weniger als 20 Prozent der Aufsätze wurden als MS-Word-Datei verschickt - ohne Ausnahme von den deutschen Autoren. Dreiviertel aller Beiträge lagen in WordPerfect vor. Lediglich der Aufsatz im TeX-Format kam auf einer Atari-Diskette. Dies ist sicherlich kein repräsentatives Beispiel, aber es zeigt, daß man Probleme bei der Weitergabe seiner Texte bekommt, wenn man mit einer Insellösung arbeitet. Bisher war es für die meisten Atari-Anwender nicht möglich, den von MS-DOS angesteuerten Laserdrucker in der Uni oder bei Bekannten zu nutzen. Mit WordPerfect für den Atari ST ist das einfacher geworden. Alle Produkte der Firma WordPerfect besitzen ein einheitliches und aufwärtskompatibles Datenaufzeichnungsformat.
Atari-WordPerfect versteht MS-DOS-WordPerfect
Derzeit gibt es das WordPerfect-Textprogramm für PCs unter MS-DOS und OS/2, für den Amiga, Macintosh, Apple IIe und den Atari ST. Daneben auch für die VAX, für das Betriebssystem UNIX und die IBM 370. Der Clou dabei: WordPerfect-Textdateien lassen sich unabhängig vom Computer und Betriebssystem mit jedem WordPerfect-Textprogramm einlesen und ohne Änderungen weiterverarbeiten. Alle Gestaltungsmerkmale des Textes bleiben ohne Abstriche erhalten. Sie können also einen mit dem Atari-WordPerfect geschriebenen Text ohne Probleme in das WordPerfect 5.1 an der Uni einspielen. Die Formatierungsanweisungen, die Fußnoten, die Textauszeichnungen und sogar die Indexmarkierungen sind komplett vorhanden. Dieser Datenaustausch mit der MS-DOS-Welt ist einer der großen Vorteile des neuen WordPerfects für den Atari ST.
Wie sieht das in der Praxis aus? Sehen wir uns beide Richtungen des Textaustausches mit MS-DOS an. Das Atari-WordPerfect trägt die Versionskennziffer 4.1 und kann damit ganz einfach Textdateien an die »höheren« PC-Versionen 5.0 und 5.1 übergeben. Wenn Sie mit TOS 1.4 arbeiten, liest der PC die Atari-Disketten anstandslos. Bei früheren TOS-Versionen müssen Sie den STText auf einer Diskette speichern, die zuvor von einem PC formatiert wurde. Die MS-DOS-Diskette akzeptieren beide Computer. Die Textübergabe vom PC zum ST verlangt mehr Aufwand. Die PC-Versionen 5.0 und 5.1 lassen sich nicht direkt in das WP-ST einladen. Die »höheren« Programmversionen verfügen über Funktionen, die der Atari (noch) nicht kennt. Speichern Sie unter MS-DOS Ihre Texte mit der Option »sichern als 4.2-Text«. Darauf beseitigt WordPerfect entweder alle 5.0/5.1-Spezifika oder setzt sie in abwärtskompatible Codes um. Grafiken z.B. entfallen dabei vollständig. Die Textauszeichnungen werden ebenfalls gelöscht, bleiben aber als Steuercodes in der Datei erhalten. Diese 4.2-Datei läßt sich mit dem neuesten Atari-WP über die Tastenkombination CTRL F5 einlesen.
In puncto Datenaustausch ergeben sich mit WP-ST weitere spannende Kontakte, wenn Sie eine Anbindung an »MS-Word«, »Word for Windows« (»WinWord«) oder andere MS-DOS-Programme suchen. Die beiden Textsysteme von Microsoft lesen alle WordPerfect-Dateien - auch die Ihres Ataris.
Das Stichwort »Mail Merging« bezeichnet gewöhnlich das Anfertigen von Serienbriefen im Zusammenspiel von Adressverwaltung und Textverarbeitung. »WordPerfect« bietet mit der leistungsfähigen Funktion »Mischen« sogar noch mehr. Mit insgesamt 13 Mischbefehlen schreiben Sie nicht nur Serienbriefe und drucken Adreßaufkleber, sondern füllen auch Formulare zuwandelnde Text entstand. In der linken Spalte suchen Sie sich das Zielprogramm heraus. Diese Aufstellung zeigt, daß der Kontakt zur großen MS-DOS-Welt mit WordPerfect leichter ist als mit anderen Schreibsystemen.
Einfach ist mit WordPerfect auch die Übergabe von Texten an »Calamus«. Vielleicht haben Sie schon einmal probiert, 1st Word Plus-Dateien in Calamus einzulesen. Die Importschnittstelle von Calamus erledigt diese Aufgabe bis auf eine störende Kleinigkeit gut: Die von »1st Word Plus« als Leerzeichen abgespeicherten Tabulatorsprünge kann Calamus weder erkennen noch übernehmen. WordPerfect verfügt über »echte« Tabulatoren, die Calamus problemlos akzeptiert. Im übrigen arbeitet auch die Übernahme aller Textauszeichnungen und Fuß- bzw. Endnoten korrekt. Das einheitliche Datenaufzeichnungsformat von WordPerfect gestattet es sogar, Texte von WP 5.0 oder 5.1 in Calamus einzuspielen.
Wir sind damit am Ende dieses Kurses angelangt. Meine Absicht war es, Ihnen einige Anwendungen vorzustellen, die über das Atari-übliche Spektrum hinausreichen. Ich habe an anderer Stelle darauf hingewiesen, daß WordPerfect kein Programm für Font-Jongleure und Liebhaber selbstgebastelter Zeichensätze ist. Es ist aber durchaus ein attraktives Programm für all jene, die eine flexible Textverarbeitung mit vielen mächtigen Funktionen suchen. Wenn Sie Fragen haben oder bei speziellen Problemen Hilfestellung benötigen, schreiben Sie an:
ICP-Verlag
Redaktion TOS
Herrn Michael Spehr
Stichwort »WordPerfect«
Wendelsteinstr. 3
8011 Vaterstetten
Zum Schluß noch ein Hinweis in eigener Sache. Durch einen bedauerlichen Satzfehler wurden einige Makros im ersten Kursteil fehlerhaft abgedruckt. Die korrigierte Fassung befindet sich sowohl auf der Diskette zur Ausgabe 6/90 als auch auf der Diskette zu dieser Ausgabe.
Kursübersicht
Teil 1: □ Anfängerübungen: Steuerzeichenfenster, WordPerfect-Codes, Tips und Tricks zum Editor. □ Einfache Layouts: Seiten-, Zeilen- und Druckformate, Schriftwechsel unter Beibehaltung der Ränder. □ Layouts mit Makros: Was sind Makros? Das Elite und Condensed-Makro
Teil 2: □ Fuß- und Endnoten: Grundsätzliches zu Fuß-und Endnoten, Umwandlung von Fußnoten in Endnoten. □ Gliederung und Inhaltsverzeichnis: Automatische Numerierung, Absatznummern und Inhaltsverzeichnis mit Makrosteuerung.
Teil 3: □ Serienbriefe: Mischfunktionen, Datentransfer zwischen Ist Adress und WordPerfect. □ WordPerfect, MS-DOS und Calamus.
Michael Spehr