Datenbank-Kurs: Praktische Arbeit mit Adimens, Teil 1

Nachdem Sie in der letzten Ausgabe grundsätzliches über Datenbanken erfahren haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Datenbank selbst entwerfen können.

Datenbankstruktur

Dazu benutzen wir Adimens, ein preiswertes und benutzerfreundliches Programmpaket. Und weil die zu lösende Problematik nicht allzu trocken sein soll, wählen wir als Thema »Party-Essen«. Die Güte einer Datenbank hängt letztlich davon ab, wie gut man mit den tatsächlichen Anforderungen vertraut war und wie praxisnah sie umgesetzt wurden. Also sollte man nicht »ins Blaue« entwerfen, sondern zuvor das Problem gründlich analysieren und eine optimale Lösung suchen. Letztere faßt man in einem Pflichtenheft zusammen.

Schritt 1
Informationen sammeln

Verschaffen Sie sich ein umfassendes Bild über die Aufgabenstellung. Am einfachsten geht das durch die Beantwortung der sog. W-Fragen...
wann, wer, wie, wo, was, welche, warum, wozu.
Dabei ist es gut, eine Check-Liste zu benutzen, die so aussehen könnte...

Diese Liste erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Schritt 2
Informationen auswerten

Stellen Sie sich vor, Sie selbst müßten alle zu lösenden Teilaufgaben erledigen. Verwerfen Sie dabei bitte nicht vorhandene und bewährte Arbeitsabläufe, etwa darum, weil für die Arbeit mit dem Computer andere Gesetze gelten. Der Vorteil eigener Datenbanken liegt ja gerade darin, daß man sie an Vorhandenes weitgehend anpassen kann. Am Ende dieser Auswertung sollte eine umfassende Beschreibung des geplanten Lösungswegs vorliegen.

Schritt 3
Datenbankstruktur entwerfen

Auch diese Aufgabe sollten Sie noch auf dem Papier vornehmen. Unter Datenbankstruktur versteht man den Aufbau und die Zusammenhänge einer Datenbank. Also die einzelnen Dateien (Karteien) mit ihren Inhalten (Merkmale, Karteikartenfelder), die Suchmerkmale und eine sinnvolle Verkettung zusammenhängender Begriffe sowie Dateien.

Schritt 4
Pflichtenheft entwerfen

Hier wird die Datenbank wie folgt beschrieben...

Schritt 5
Pflichtenheft überprüfen

Nach dem Entwurf des Pflichtenheftes sollten sie die dort angeführten Aufgaben und Kriterien gedanklich mit einem erdachten Beispiel durchspielen. Klappt dabei alles, wiederholen Sie es mit jedem Beteiligten. Dieser muß sich dabei vorstellen, er säße vor dem Computer oder erhielte Auswertungen und sollte die von Ihnen gestellte Aufgabe lösen. Kommt der potentielle Anwender dabei zu einer anderen Lösung, ist das vielleicht der bessere Weg. Lassen Sie sich überzeugen oder überzeugen Sie Ihren Partner.

Am Ende dieser Kontrolle steht das fertige Pflichtenheft!

Schritt 6
Anlegen der Datenbank

Anhand dieses Pflichtenheftes wird die Datenbank mit dem Programmteil »INIT« angelegt und anschließend mit dem Programmteil »EXEC« mit Muster-Datensätzen ausprobiert. Vorher sind die für die Bearbeitung notwendigen Wahl- und Rechen-Definitionen einzugeben und zu speichern. Für Mischoperationen müssen die zugehörigen Mischformulare mit einem Textprogramm erzeugt und gesichert werden.

Und nun an die Arbeit. Stellen Sie sich vor, einen Mini-Party-Service aufzie-hen zu wollen. Sie sollen dabei nicht wirklich mit professionellen Unternehmen konkurrieren, aber jeder hat schon einmal Gäste bewirtet und weiß, wieviel es dabei vorzubereiten gibt. Als Novum kommt jetzt nur dazu, daß die Essen für Dritte bestimmt sind, der Auftrag ggf. zu bestätigen ist, berechnet werden soll und die Kontrolle des Zahlungseingangs erforderlich wird. Unser Kurs ist so aufgebaut, daß Sie sich langsam von der einfachen und vielleicht auch umständlichen Lösung an die komplexe und einfach zu bedienende herantasten.

Schritt 1
Checkliste anfertigen.

Schritt 2
Auswerten

Die Kunden-Angaben fassen wir in einer Datei »Kunde« zusammen. Sie muß mindestens enthalten: Name, Anschrift, Telefon, Angaben zum Buffet, Adreß-/Briefanrede.

Zum Namen gehören: Nachname, Titel und Vorname. Diese können in einem dreizeiligen Merkmal »Kunde« zusammengefaßt werden.

Die Anschrift besteht aus Straße, Postleitzahl und Ort. Dafür vergeben Sie je ein Merkmal, ebenso für die Telefon-Nummer.

Zu den Buffet-Angaben gehören: Buffet-Name, Termin und für wieviel Personen; ggf. auch die Liefer-Adresse, auf die wir hier verzichten wollen.

Die Adreß- und Briefanrede können Sie automatisch vergeben, sofern eine entsprechende Kennung vorhanden ist, z.B. ob Herr, Frau oder Allgemein.

Sie brauchen dann drei Merkmale: »AKz«, »An« und »Anr«.

Empfehlenswert ist die Angabe, ob für das Buffet bereits eingekauft wurde. Dafür sehen Sie das Merkmal »Ekf« vor. Ist es leer, muß noch eingekauft werden, hat es einen Eintrag, z.B. x, ist kein Einkauf erforderlich.

Jetzt müssen Sie noch entscheiden, welche Schlüsselmerkmale benötigt werden. Das sind solche, nach denen sortiert oder in denen gesucht werden soll.

Auf alle Fälle muß eine Suche nach dem Kunden, dem Buffet, dem Termin und auch, ob schon eingekauft wurde, möglich sein. Aber halt! Für den Namen, Titel und Vornamen ist ein dreizeiliges Merkmal vorgesehen. Würden Sie dieses zum Schlüssel erklären, wäre viel Indexspeicher erforderlich. Durch das Merkmal »KKn« (Kundenkennung), das der Computer bei der Eingabe automatisch vergibt, können Sie den Speicherbedarf erheblich reduzieren. Es soll die ersten sieben Zeichen des Nachnamens, einen Bindestrich und die Postleitzahl enthalten. So kann später sowohl nach dem Namen als auch der PLZ gesucht werden. Dieses Merkmal darf nur einmal Vorkommen, um Adressen nicht zu verwechseln, also wird es zu einem eindeutigen Merkmal erklärt.

Der Inhalt der Adreß- bzw. Kunden-Datei ist damit abgeschlossen.

Das Lieferprogramm enthält alle Angaben zum Buffet. Jedes Buffet hat einen Namen, einen Einheitspreis (z.B. für 10 Personen) und eine Rezeptur. Theoretisch könnte man sich also eine Datei vorstellen, die in einem Schlüsselmerkmal den Buffet-Namen, außerdem ein Merkmal für den Preis und ein mehrzeiliges Merkmal für die einzelnen Zutaten enthält. In der Praxis scheitert das daran, daß ein Mehrfachmerkmal bei Adimens maximal 18 Zeilen enthalten kann, denn mehr passen nicht auf eine Maskenseite (Karteiseite) und ein solches Merkmal kann auch nicht über mehrere Seiten gehen. Diese 18 Zeilen reichen aber auf gar keinen Fall für die Zutaten anspruchsvoller Rezepte.

Die Lösung ist, für jede Zutat eines Rezeptes einen eigenen Datensatz anzulegen. In solche Datensätze passen natürlich keine Buffet-Preise, da die Zutat nur einen Bruchteil des Buffets darstellt. Sie brauchen daher mindestens zwei Dateien, »Buffet« und »Zutaten«, die miteinander zu verketten sind.

Die Bestandteile eines Rezeptes können mit den Zutaten übereinstimmen, müssen das aber nicht. Möglicherweise haben einzelne Gerichte des Buffets eine eigene Rezeptur und sind von Ihnen selbst herzustellen, z.B. gefüllte Avocados oder Käse-Igel. Sie brauchen also eine dritte Datei »Rezept«.

»Buffet« muß die Merkmale Name und Einheitspreis, z.B. Phantasie und 325,00 (10 Personen) und Name als Schlüssel enthalten. »Rezept« braucht die Merkmale:

Name, Gericht und Anzahl, z.B.:
Datensatz 1:
Phantasie, gefüllte Avocados, 5 x;
Datensatz 2:
Phantasie, Käse-Igel, 3 x;
Datensatz 3:
Phantasie, gefülltes Weißbrot, 2 x
usw.

Name sowie Gericht müssen Schlüsselmerkmale sein, da über sie eine Ankoppelung an »Buffet« bzw. »Zutaten« erfolgen soll.

Für »Zutaten« brauchen Sie die Merkmale:

Gericht, Zutat, Menge und Einheit, z.B.
Datensatz 1:
gefüllte Avocados, Avocados, 1 Stück;
Datensatz 2:
gefüllte Avocados, feine Erbsen, 0.100 kg;
Datensatz 3:
gefüllte Avocados, Mayonaise, 0.075 kg
usw.

Gericht muß Schlüssel sein, um an »Rezept« anzubinden. Da Sie den Auftrag bestätigen, fakturieren und später den Zahlungseingang überwachen müssen, brauchen Sie noch eine Datei, in der die wichtigsten Rechnungsdaten gespeichert werden. Sie soll »OP« heißen (Offene Posten) und mindestens die Merkmale Buffet, Termin, Rechnungsnummer, Datum und Wert, bezahlt und die KKn enthalten, z.B.:

Phantasie, 12/04/93, 1304, 13/04/93, 812.50, 00/00/00.

Davon müssen mindestens Rechnungsdatum, bezahlt und KKn Schlüssel-Merkmale sein.

Als Ausgaben werden benötigt:
Auftragsbestätigung, Einkaufsliste, Rechnung und Mahnliste.

Auftragsbestätigung und Rechnung können über entsprechende Mischformulare aus den Dateien »Kunde« und »OP« gewonnen werden, die Einkaufsliste über ein Mischformular aus den Dateien »Kunde«, »Buffet«, »Rezept« und »Zutaten.« Eine Mahnliste läßt sich aus der Datei »OP« gewinnen, sofern der Eintrag für bezahlt fehlt. Mischformulare sind briefähnliche Texte, in die sich Merkmal-Inhalte übernehmen lassen, ggf. auch unter Einschluß von Rechenoperationen sowie unter Berücksichtigung von Selektionskriterien.

Bei Mischoperationen, für die solche Mischformulare erforderlich sind, kann auch von Datei zu Datei verzweigt werden, sofern solche aneinander gekoppelt sind.

Welche Dateien sind wie miteinander zu verknüpfen?

Aus »Kunde« soll die Auftragsbestätigung, Einkaufsliste und Rechnung geschrieben werden. Also muß »Kunde« mit »Buffet« und »OP« verkettet sein. Dazu bedienen Sie sich der Schlüsselmerkmale Buffet in »Kunde«, Name in »Buffet« sowie KKn in »Kunde« und »OP«.

Für das Schreiben der Einkaufsliste ist eine weitere Verkettung erforderlich, nämlich »Buffet« über »Buffet« an »Rezept« und »Rezept« über »Gericht« an »Zutaten«.

Schritt 3
Datenbankstruktur entwerfen

Unsere Abb. zeigt die mindestens notwendigen Dateien und wie sie miteinander über welche Merkmale zu verbinden sind.

Nun müssen Sie noch die Datei-Inhalte notieren. Die nachstehende Tabelle ist wie folgt aufgebaut...
Merkmalname, Länge, Typ, Schlüssel, Zeilen
Dabei bedeuten...
T: Text, Z: Zahl, LZ: Langzahl, D: Dezimalzahl mit Länge Total, Nachkomma, P: Preis, D: Datum.
S: Schlüssel, Se: Schlüssel eindeutig.
1: einzeilig, 3x: dreizeilig

KUNDE

BUFFET

REZEPT

ZUTATEN

OP

Schritt 4
Plichtenheft entwerfen.

Damit sind die ersten vier Schritte zur Datenbank abgeschlossen. Im zweiten Teil dieses Kurses zeigen wir Ihnen, wie Sie das Pflichtenheft überprüfen und eine Datenbank anlegen. (uw)



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