Datenbank Maxidat IV: Solides Werkzeug

»Maxidat«, eine kleine, aber feine Datenbank, besticht durch einfache Handhabung.

Immer übersichtlich: der Hauptbildschirm

Schon seit Jahren behauptet sich Maxidat gegen die große Konkurrenz auf dem ST-Markt. Ursprünglich als Mitgliederverwaltung konzipiert, wurden im Laufe der Jahre immer wieder neue Features integriert, ohne jedoch den Bezug zur Praxis zu verlieren. Solide Funktionalität steht im Vordergrund, auf sinnlose Schnörkel und spektakuläre Systemdaten wurde verzichtet. Dazu ein verblüffend niedriger Preis, der ebenfalls dafür sorgt, daß dieses Programm nicht unbedingt im Scheinwerferlicht der Medien steht. Schließlich macht oft nur Krach, was teuer ist.

Ganz im Sinne der Anwenderfreundlichkeit erscheint sofort nach Programmstart eine Dateneingabemaske. Die Arbeit kann direkt beginnen, zusätzliche Funktionsaufrufe sind nicht nötig. Die Eingabemaske befindet sich in einem Minimalfenster, das eher an eine Dialogbox erinnert. Es läßt sich lediglich verschieben, nicht aber in den Maßen verändern. Die Namen der Datenfelder, sie entsprechen zunächst denen einer Adreßdatenbank, sind bereits vorgegeben, können aber jederzeit geändert werden. Das Datenfenster zeigt eine ziemlich starre Organisation, da weder die Bildschirmposition noch die Anzahl der Datenfelder variabel ist. Einzig die Namen der Datenfelder weisen darauf hin, welche Datenfelder in der Datenbank belegt oder frei sind.

Zwar läßt dieses Konzept der Bildschirmgestaltung kaum Spielraum zu, der Vorteil aber liegt auf der Hand: selbst unerfahrene Anwender können ohne viel Aufwand eine neue Eingabemaske erstellen. Ebenso einfach wird die Dateneingabe realisiert. Per Mausklick wechseln Sie in den Eingabemodus und können ohne weitere Arbeitsschritte Ihre Daten eingeben.

Die Systemdaten stimmen zunächst nicht sonderlich euphorisch: es sind pro Datenfeld lediglich 54 Zeichen möglich, alle weiteren Zeichen werden auch beim Datenimport abgeschnitten. Ein Datensatz darf aus insgesamt 19 Datenfeldern bestehen. Sind mehr Datenfelder in der Importdatei vorhanden, ignoriert das Programm diese Einträge. Diese Einschränkungen scheinen gravierend, werden aber durch zwei spezielle Fähigkeiten wieder wettgemacht: Externe ASCII-Texte oder Bilder lassen sich in einen Datensatz einbinden und bei Bedarf anzeigen, ja sogar bearbeiten.

Ohne Zweifel gehört eine komfortable Importfunktion zu den wichtigsten Kriterien eines Datenbanksystems. Schließlich möchte man auf bereits vorhandene Datenbestände ohne arbeitsaufwendige Zwischenschritte zugreifen können. Der Import einer externen Datenbankdatei ist denkbar einfach: der Datentrenner, der die einzelnen Datenfelder abgrenzt, kann frei bestimmt werden. Allerdings muß das Zeichen über die Tastatur erreichbar sein. Andere ASCII-Codes sind somit nicht zugänglich. Außer dem »freien« Datentrenner erlaubt Maxidat zusätzlich ein besonderes Format. Wenn jedes Datenfeld von Anführungszeichen eingeschlossen ist, dürfen die Datenfelder auch den definierten Datentrenner enthalten. Der wird in diesem Fall einfach ignoriert. Neben dem Import einer ASCII-Datei unterstützt Maxidat einige spezielle Formate wie beispielsweise Dateien von »Kreativ Designer«.

Die letzte Import-Option berücksichtigt ausschließlich Dateinamen, die dann in ein speziell zu bestimmendes Datenfeld geschrieben werden. Das ist besonders im Zusammenhang mit den beiden letzten Datenfeldern interessant, die über spezielle Eigenschaften verfügen. Das Datenfeld Nr. 18 kann mit den Dateinamen von ASCII-Texten belegt werden, die dann später per Mausklick in den integrierten Texteditor geladen werden. Optional können Sie auch Ihren Lieblingseditor für die Textbearbeitung in das Programm einbinden. Die Dateigröße solcher externer Dateien wird lediglich durch den vorhandenen Speicher begrenzt.

Das 19. Datenfeld unterstützt dagegen Grafiken. Steht hier der Name einer Bilddatei, kann diese über Maxidat angezeigt werden. Maxidat unterstützt u. a. die gängigen Stad- und Screenformate. Beide Datenfelder lassen sich automatisch mit Dateinamen füllen. Maxidat benötigt dazu lediglich die Angabe des Pfades und der Dateinamenerweiterung. Diese beiden Funktionen erlauben also trotz der eingeschränkten Systemdaten Zugriff auf sehr umfangreiche Datenmengen.

Diaabend

Ungewöhnliche Funktion einer Datenbank: Diashows. Über das 19. Datenfeld können sämtliche Bilder, die in der aktuellen Datenbank erfaßt sind, nacheinander auf den Bildschirm gezaubert werden. Der Abstand zwischen zwei Bildanzeigen kann stufenlos bis zu 60 Sekunden betragen. Optional lassen sich auch Überblendeffekte einstellen, die über einen Zufallsgenerator variiert werden. Leider beherrscht das Programm nur eine kleine Auswahl an Überblendeffekten. Dennoch können so sehr leicht effektvolle Präsentationen erstellt werden. Daneben eignet sich die Funktion auch hervorragend zur Verwaltung größerer Clipart-Sammlungen.

Flexibler Filter für den Durchblick

Neben der Importfunktion ist wohl die Datenbankabfrage eine der wichtigsten Aufgaben. Maxidat hält dafür zwei unterschiedliche Funktionen bereit. Die normale Suche erlaubt die gezielte Abfrage im gesamten Datenbestand wie auch innerhalb einzelner Datenfelder. Im letztgenannten Suchmodus reduziert sich der Zeitaufwand bei der Suche nach Daten enorm, denn schließlich kann sich das Programm auf bestimmte Datenbereiche beschränken.

Die zweite Abfrageart, »Filtern«, grenzt Teilbereiche eines Datenbanksystems ab. Sei es, um die Übersichtlichkeit zu verbessern, neue Datenbanken zu erstellen oder Daten zur Weiterverarbeitung in Serienbriefen oder zum Etikettendruck auszuwählen. Außerdem können so auch Suchbereiche eingegrenzt werden, z.B. alle Autorennamen einer Literaturverwaltung, die mit »B« anfangen. Die Filterfunktion besticht, wie die meisten Funktionen des Programms, durch einfache Handhabung. Sechs verschiedene Filter können in einer Dialogbox eingestellt und gleichzeitig beachtet werden. Als Kriterien gelten: größer-gleich, kleiner-gleich, kleiner, größer, gleich, enthalten und nicht enthalten. Sie können wahlweise für ein einziges Datenfeld oder für sechs ausgewählte Datenfelder bestimmt werden. Zusätzlich unterscheidet das Programm, ob die gefundenen Datensätze ein- oder ausgeblendet werden sollen.

Bei der Filterung wird übrigens auch das Datumsformat korrekt erkannt. Dadurch stuft Maxidat den 02.04.93 größer als den 31.03.93 ein. Selbstverständlich wird hier vorausgesetzt, daß dem Datenfeld auch das entsprechende Feldformat zugewiesen wurde. Der durch Filterung entstandene neue Datenbestand kann separat gespeichert werden. Teilbereiche als neue, eigenständige Datenbank sind so ohne großen Aufwand machbar.

Für einen guten Überblick sorgt die Tabellendarstellung. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als eine Liste aller Datensätze, wobei jeder Datensatz in einer Zeile dargestellt wird. Das Programm fügt automatisch in der ersten Spalte eine Indexnummer hinzu. Sie ist aber lediglich eine Maske, die nicht gespeichert wird. Die Darstellung der Tabelle erfolgt in einem eigenen Fenster, so daß einem schnellen Blättern nichts im Wege steht.

Die Spaltenweiten einer Tabelle sind individuell einstellbar. Das erste Datenfeld erhält z. B. 10 Spalten, das zweite 15, das dritte 5 usw. In der Tabellendarstellung wird bei eingeschalteter Filterung zwischen ausgebbaren und nicht ausgebbaren Datensatz unterschieden. Optional sind die nichtdarstellbaren Datensätze komplett ausblendbar, um eine übersichtliche Liste zu erhalten. Leider erlaubt Maxidat nur 5 Datenfelder in dieser Darstellungsart.

Unabhängig von der gewählten Form können gezielt zu bestimmende Daten grundsätzlich ausgeblendet werden. So lassen sich z. B. die Preise aller Artikel »geheimhalten«, etwa wenn Sie einem Kunden, aus welchen Gründen auch immer, Einblick in Ihre Daten gewähren.

Ebenfalls unerläßlich für die kommerzielle Nutzung einer Datenbank ist die Fähigkeit, Berechnungen mit den Zahlenwerten spezifischer Datenfelder durchzuführen. Auch hier steht Funktionalität im Vordergrund. Durch die vier Grundrechenarten, die sich auch zu komplexeren mathematischen Formeln kombinieren lassen, unterstützt Maxidat einige einfache Statistikfunktionen. Die Ermittlung von Minimum, Maximum, Summe und Durchschnitt numerischer Felder führt das Programm dann per Knopfdruck durch. Für den besseren Durchblick sorgt zusätzlich noch die grafische Ausgabe bestimmter Datenfeldinhalte als Diagramm.

Datenpflege mit Suchen und Ersetzen

Druckteufel

Während die Bedienung der bisher beschriebenen Funktionen auch Anfänger vor keine großen Probleme stellt, gestaltet sich die Handhabung der Druckfunktionen schwieriger. Grundlage für den Druck der Datenbestände bilden die Ausgabeformate, die als eigenständige Dateien gespeichert werden. In diesen Ausgabeformaten wird das Layout über eine eigene Befehlssprache gestaltet. Die auszudruckenden Datenfelder werden dabei über das weitverbreitete Platzhalterkonzept bestimmt. Platzhalter bestehen in der Regel aus einem Sonderzeichen und dem Index des Datenfeldes. Zusätzlich lassen sich die Platzhalter durch spezielle Formatanweisungen erweitern.

In der Praxis erweist sich dieses Konzept zwar als sehr flexibel, da sämtliche Druckerbefehle erreichbar sind, aber die Handhabung ist sehr komplex. So kann die Zuweisung der Schriftattribute, etwa »Fett«, nur über die entsprechenden Druckercodes realisiert werden. Zudem müssen diese Codes in Dezimalform angegeben werden, so daß Ihr Druckerhandbuch nicht unbedingt ein Buch mit sieben Siegeln sein sollte.

Neben der Gestaltung der eigentlichen Liste können für den Druck noch vier weitere Elemente bestimmt werden. Jedem Listenausdruck dürfen jeweils am Anfang und Ende besondere Informationen — als eigenständige Datei gespeichert — hinzugefügt werden. Ebenso existiert die Möglichkeit, Kopf- oder Fußzeilen für jede Druckseite zu generieren.

Verbindung zur Außenwelt

Platzhalter sind auch für den Etikettendruck notwendige Voraussetzung. Ebenfalls mit einem Ausgabeformat verbunden, ist der Etikettendruck nach kurzer Einarbeitungszeit schnell zu realisieren. Während der Etikettendruck meist ausschließlich über Platzhalter verläuft, werden bei den Serienbriefen Platzhalter und ASCII-Text, also der Standardbrief, gemischt. Die Mischung von Datenfeldern und Text übernimmt das Programm.

Noch ein Wort zur Handhabung: Die Bedienung ist ausgereift und leicht zu lernen. Es wurden einige Features eingebaut, die oft benutzte Funktionen schnell und übersichtlich machen. Einige Infoboxen neben dem Datenfenster informieren über maximalen und verbrauchten Speicher, Anzahl der vorhandenen Datensätze, Nummer des aktuellen Datensatzes sowie Uhrzeit und Datum. Darunter sind verschiedene Icons plaziert, die verschiedene Funktionen per Mausklick zur Verfügung stellen.

Über diese Icons laden Sie einen Text in den Editor oder schreiben einen neuen. Das Druckersymbol schickt den aktuellen Datensatz umgehend auf’s Papier. Ebenfalls über die Icons lassen sich schnell neue Informationen anhängen oder einsortieren. Wichtig für die Tabellendarstellung ist der zuschaltbare Filter. Auch die Suchfunktion ist in diesem Bildschirmbereich und per Knopfdruck schnell aufzurufen.

Popups

Bei Mausklicks auf bestimmte Bereiche des Bildschirms erscheinen unterschiedliche Popup-Menüs, die die Einstellung einiger Parameter enorm beschleunigen. Ein Mausklick auf »Angezeigter Datensatz« öffnet ein Menü, über das wahlweise zum ersten oder letzten Datensatz gesprungen werden kann, oder man gibt die Nummer des gewünschten Datensatzes an. Ein einfacher Klick auf Datum und Uhrzeit zeigt ein Menü, in dem beide Parameter verändert werden können. Editiert man in der Datenmaske, so genügt ein rechter Mausklick in diesen Bereich, um eine Liste der Tastaturbefehle einzublenden, einen Datensatz aus dem Puffer oder Datum und Uhrzeit einzufügen oder eine Zeichenauswahlbox einzublenden.

Prinzipiell erledigt Maxidat alle Arbeiten in annehmbarer Geschwindigkeit. Lediglich bei der Sortierfunktion ist es ein wenig fußlahm. Zum Sortieren von 2027 Datensätzen mit 244623 Byte benötigte das Programm immerhin 1 Minute und 23 Sekunden. Durchaus akzeptabel, jedoch ist manch anderes Programm weitaus fixer. Dennoch hat das Programm durch sein klares Konzept und zuverlässiges Arbeiten überzeugt. Für unter 100 Mark erhalten Sie eine solide Datenbank. (thl)

Softwarehaus Alexander Heinrich, Postfach 1411, w-6750 Kaiserslautern

WERTUNG

Maxidat IV

Hersteller: Alexander Heinrich
Preis: 97 Mark
Stärken: Übersichtliche Bedienung, flexible Importfunktionen, schnelle Reportfunktion, Bilderintegration, Zugriff auf externe Texte beliebiger Länge und externe Programme, hohe Datensicherheit
Schwächen: Lediglich 54 Zeichen pro Datenfeld und 19 Datensätze pro Datensatz, keine Makrofähigkeit.

Fazit Zu einem günstigen Preis eine grundsolide Datenbank mit einfacher und schneller Bedienung.


Detlef Fabian
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