Datenbank Topics: Alles unter einem Dach

Viele Datenbankprogramme konzentrieren sich auf die interne Verwaltung der Daten, während die Bildschirmdarstellung - als Schnittstelle zwischen Benutzer und Daten - häufig auf der Strecke bleibt. »Topics«, beschreitet neue Wege.

Abb. 1: Flexibles Konzept: Datenstrukturen theoretisch

Mit den größer werdenden Datenmengen, die Sie über ein Datenbanksystem verwalten, wachsen auch die Probleme, den Überblick zu behalten. Herkömmliche Datenbanksysteme bieten zum Auffinden spezifischer Daten lediglich diverse Suchfunktionen, die sich in der Praxis aber oft als unzureichend erweisen: sie setzen voraus, daß Sie in begrenztem Umfang etwas über die Struktur und den Inhalt der Datensätze wissen. Die Suche nach einem bestimmten Buch in einer Literaturverwaltung wird so nur dann schnell zum Erfolg führen, wenn bestimmte Stichworte, die sich konkret in den Datensätzen befinden, bekannt sind. Je nach Datenbanksystem können solche Stichworte Fragmente des Autorennamen des Titels oder des Verlages sein. Üblicherweise werden mit Hilfe der Stichworte die gewünschten Datensätze ausgewählt.

Kennen Sie das korrekte Stichwort nicht, wird der Datensatz, obwohl er vorhanden ist, nicht gefunden. Sie müssen dann einen Teil der Datensätze manuell »durchblättern«, um die gewünschte Information zu erhalten. Weitaus problematischer wird die Suche, wenn Daten auf verschiedene Tabellen verteilt sind, etwa in einer Buch- und einer Zeitschriftendatei. Da bleibt oft nur die getrennte Abfrage in beiden Dateien.

Zum schnellen Auffinden auch unterschiedlich strukturierter Daten mußte ein neues Konzept her. Mit Topics wurde ein System entwickelt, das Ihnen einerseits einen guten Überblick über die Struktur Ihrer Daten verschafft, andererseits gleichzeitig als Werkzeug zum Suchen und Finden spezieller Informationen verwendet werden kann. Realisiert wird dieses Konzept durch spezielle Organisation und grafische Präsentation der Daten. Dieses System bezeichnet der Programmierer als »Infobank«.

Die grundlegende Struktur seiner Infobank ist mit der einer Datenbank (s. Kasten) identisch. Beiden Konzepten ist die Aufteilung der Daten in Datenfelder und Datensätze gemeinsam. Letztere werden in Topics »Infos« genannt. Unterschiede bestehen erst auf der nächsten Ebene. Dort werden die Daten besonders verwaltet und grafisch aufbereitet.

Für das Verständnis dieser Art der Datenorganisation ist das Konzept des Bereichs und der Teilbereiche wichtig. Sie stellen im Prinzip lediglich eine Maske dar, die über die Datensätze gelegt wird. Zusätzlich wird neben den üblichen Daten dem Datensatz ein Verweis auf seine Zugehörigkeit zu einem oder mehreren Teilbereichen beigefügt.

In der einfachsten Form können Sie in Topics die Infos (Datensätze) einem Teilbereich zuordnen, der selbst einem Bereich untergeordnet ist. Der Bereich repräsentiert die gesamte Datenbankdatei mit allen Datensätzen (Abb.1): die Datensätze DS1 und DS2 sind dem Teilbereich TB1 zugeordnet, der seinerseits Teil des Bereichs ist. Selbstverständlich lassen sich auch Teilbereiche in weitere Teilbereiche strukturieren (TB3.1 und TB3.2). Dadurch entsteht eine hierarchische Ordnung mit mehreren Ebenen. Wie Sie sehen, muß die Struktur der Teilbereiche nicht ausgeglichen sein: im Gegensatz zu TB3 besitzen TB1 und TB2 keine weiteren Teilbereiche.

Das außergewöhnliche Topics-Konzept wird besonders bei Datensatz DS2 deutlich. Im Unterschied zu den anderen Datensätzen besitzt er in der internen Organisation zwei Verweise: nicht nur auf den TB1, sondern auch auf TB3.2. Physikalisch, also als konkrete Folge von Bytes, existiert er allerdings nur einmal in der Datei. Im Topics-Jargon wird diese Vorgehensweise »duplizieren der Datensätze« genannt. Solche Mehrfachverweise sind immer dann sinnvoll, wenn Daten zu mehreren Kategorien gehören. So kann ein Buch innerhalb einer Literaturverwaltung gleichzeitig zum Genre der Anti-kriegs- wie auch Science-Fiction-Literatur gehören.

Das herausragende Merkmal von Topics ist aber die grafische Präsentation der Daten. Hier hier erweist sich Topics als innovationsfreudig. Daten werden nicht direkt — wie üblich — innerhalb einer Datenmaske dargestellt oder als Liste aller Datensätze. Vielmehr wird zunächst ein Bereich, der mit der Datendatei identisch ist, auf den Bildschirm gebracht. In den neueren Topics-Versionen nimmt der Bereich die Form eines »Gern«, eines Juwels, an. Konkret bedeutet dies: auf dem Bildschirm erscheint ein länglicher Oktaeder. Dabei können je nach Einstellung auch gleich alle Teilbereiche, ebenfalls in der Oktaederdarstellung, angezeigt werden (Abb. 2). Der Bereichsname steht direkt rechts neben der Bereichsdarstellung. Für den Bereich wie auch für jeden Teilbereich kann ein Fenster geöffnet werden. Dort werden die Datensätze des entsprechenden Teilbereichs zeilenweise aufgelistet. Welche Informationen eines Datensatzes ein Listeneintrag enthalten soll, können Sie optional über eine Dialogbox bestimmen. Die Fenster entsprechen in der Bedienung dem GEM-Standard, sie können über die bekannten Fensterelemente bewegt, vergrößert oder geschlossen werden. Allerdings ist ihre Zahl nicht wie im ATARI-Betriebssystem auf sieben begrenzt. Sofern Sie es Ihren Augen zumuten wollen, können Sie auch hundert Fenster gleichzeitig geöffnet halten. Im Gegensatz zur GEM-Norm stehen geöffnete Fenster in direktem Bezug zueinander.

Wird ein Fenster über den Sizer vergrößert, verschiebt sich automatisch die Lage aller übrigen geöffneten Fenster, so daß Ihr aktuelles Fenster immer in voller Größe sichtbar ist. Fensterüberlappungen gibt es nicht.

Der Vorteil dieser grafischen Darstellung offenbart sich bei der Suche nach einem bestimmten Datensatz. Über die grafische Oberfläche gelangen Sie per Mausklick in den Teilbereich, der den gesuchten Datensatz enthält. Die übliche Eingrenzung der Datensätze per Suchfunktionen entfällt bis zu diesem Punkt. Lediglich bei einer großen Zahl von Datensätzen innerhalb eines Teilbereiches müssen Sie noch auf diverse Suchfunktionen zurückgreifen.

Ebenfalls völlig neue Wege geht das Programm bei der Gesamtstruktur einer Datenbank. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen erlaubt Topics die Zusammenfassung von Datensätzen unterschiedlichster Struktur. Sie können Daten zur Literaturverwaltung, Adressen, Videokarteien usw. gleichzeitig im Bereich oder den Teilbereichen verwalten, obwohl jede dieser Kategorien eine eigene Struktur der Datenfelder besitzt. Das Prinzip erinnert zwar an die relationalen Datenbanken (s. Kasten), besitzt aber entscheidende Vorteile: alle Daten werden in einer Datei verwaltet. Ein Umweg über die Verknüpfung verschiedener Datendateien wird überflüssig. Pflege und Zugriff auf Daten verschiedenster Struktur sind unter einem Dach möglich. Topics erlaubt 100 verschiedene Datensatzstrukturen — sog. Infotypen — pro Datei. Damit steht auch der Verwaltung komplexester Daten nichts mehr im Wege.

Abb.2: Dateiverwaltung ganz übersichtlich

Banken, Sätze und Felder

Datenbanksysteme zeichnen sich durch ihre besondere Struktur der zu verwaltenden Daten aus. Diese Struktur gliedert Informationen in unterschiedliche Kategorien, so daß schnell und gezielt zugegriffen werden kann. Anhand einer Adreßdatei läßt sich dieser Sachverhalt anschaulich erläutern.

Zu einer Adresse gehören unterschiedliche Informationen, wie Name, Vorname, Straße, Wohnort und Telefonnummer einer Person. Diese Einzelinformationen jeder Person bilden die sog. Datenfelder. Alle Angaben zu einer Person, also alle Datenfelder, gehören zu einem Datensatz. Sämtliche Datensätze werden in einer Datenbankdatei zusammengefaßt, so daß dort sämtliche Daten aller erfaßten Personen zu finden sind.

Der besondere Clou dieser Art der Datenorganisation liegt u. a. in der Schnelligkeit, mit der auf Daten zugegriffen werden kann. Dazu legen Datenbank-Programme die Daten in speziellen Formaten ab, die genau definieren, wo ein Datensatz anfängt, bzw. aufhört. Ebenso ist der Datentrenner festgelegt: ein oder mehrere Zeichen, die exakt und eindeutig bestimmen, wo ein Datenfeld anfängt. Bei einem besonders simplen Format ist z.B. jede Zeile ein Datensatz, die Datenfelder sind durch ein Komma getrennt. Der Datensatz einer Adreßdatei sieht in diesem Fall so aus:

Müllermann,Herbert, Lorrettostr. 12, 8578 Müllerdorf,09256/8776.

Der Zugriff auf bestimmte Daten geschieht über spezielle Funktionen. So lassen sich aus der Datenbankdatei »Adressen« Listen nach bestimmten Kriterien zusammenstellen, etwa alle Personen, deren Nachname mit einem »K« beginnt. Die hohe Geschwindigkeit der verschiedenen Datenbanksysteme erklärt sich dadurch, daß nur ein bestimmtes Datenfeld für einen Suchbegriff überprüft werden muß. Im Beispiel würde also nur der erste Buchstabe des ersten Datenfeldes jedes Datensatzes auf ein »K« geprüft werden. Gute Datenbankprogramme unterstützen zusätzlich noch spezielle Suchkriterien, mit denen z. B. alle Adressen, deren Postleitzahlen größer als 3999 sind, gefunden werden können.

Eines der wichtigsten Kriterien im Umgang mit Datenbanksystemen ist, wie eine Datenbankdatei mit Daten gefüllt wird. Auch in diesem Punkt erweist sich Topics als innovativ und äußerst bedienerfreundlich. Über den Menüpunkt »Datei/Neu.« schaffen Sie einen neuen Bereich, der die Datenbankdatei repräsentiert. Innerhalb der zugeordneten Dialogbox geben Sie den Bereichsnamen ein und weisen den Pfad zu, auf dem der Bereich nachher gespeichert werden soll. Weitere Gedanken zur Struktur Ihrer Datenbank sind hier noch nicht nötig, da Teilbereiche jederzeit ebenso einfach zu definieren sind wie der Bereich selbst.

Die Dateneingabe erfolgt innerhalb einer Maske. Zum Lieferumfang des Programms gehören einige vorgefertigte Masken, es steht Ihnen aber auch frei, eigene zu entwerfen. Sie können hier dann Position und Titel eines Datenfeldes festlegen. Bezüglich der Datenmasken offenbaren sich auch die Beschränkungen des Programms. Es können z. Z. lediglich acht Datenfelder pro Datensatz verwaltet werden. Auch die Handhabung der Datenfelder läßt noch Wünsche offen. So kann ein Datenfeld zwar bis zu 2000 Zeichen aufnehmen, es werden aber immer nur die Zeichen einer Zeile angezeigt. Das gilt auch für die Dateneingabe. Ist der Cursor am Zeilenende angelangt, scrollt die Zeile nach links und die neu eingegebenen Zeichen befinden sich immer am Ende der sichtbaren Zeile. Beide Einschränkungen soll es in den nächsten Programmversionen nicht mehr geben. Selbstverständlich beherrscht das Programm auch den Import bereits bestehender Daten aus anderen Datenbanken.

Sind alle gewünschten Datensätze eingegeben, können Sie Ihre Daten neu strukturieren. Dazu entwerfen Sie entsprechend Ihren Wünschen neue Teilbereiche, die zunächst noch leer sind. Die eingegebenen Daten befinden sich jetzt im Bereich. Von dort aus können Sie die Datensätze bequem mit der Maus in die verschiedenen Teilbereiche verschieben, duplizieren oder kopieren.

Zusammen mit der grafischen Darstellung einer Datenbankdatei bietet eine spezielle Eigenschaft der Infotypen (Datensatzstruktur) die Möglichkeit, Topics z. B. als Dateiverwaltungssystem einzusetzen: Die sog. Ablageform verknüpft Datensätze mit einem externen Programm. Enthält ein Datensatz Informationen zu einer Textdatei, so kann dieser Datensatz mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm verknüpft werden. Ein Mausklick auf den entsprechenden Datensatz in einem Bereich oder Teilbereich wird das eingetragene Programm starten. Sofern das Textprogramm die Eingabe von Parametern zuläßt, wird zusätzlich die Textdatei geladen. Selbstverständlich funktioniert dieses Prinzip ebenso bei Grafikdateien, die dann mit entsprechenden Grafikprogrammen verknüpft werden müssen.

Der Vorteil dieser Dateiverwaltung besteht darin, daß die Beschränkung auf normale Dateinamen entfallt. Im Datensatz können Sie einen aussagekräftigen Titel für die Datei eintragen, der nicht auf insgesamt 11 Zeichen beschränkt bleiben muß. Lediglich in der Ablageform wird der korrekte Dateiname vermerkt. Zur komfortablen Dateneingabe gibt es speziell für die Dateiverwaltung eine Option, die Ihnen sämtliche Arbeit abnimmt. Topics macht auf Wunsch eine komplette Datenbank aus Ihrer Festplatte. Dabei wird die Festplatte als Bereich, die einzelnen Laufwerke als Teilbereiche und die Ordner als Teilbereiche der Laufwerke angesehen. Jede Datei liest das Programm als Datensatz (Info) eines Teilbereichs ein. Zusätzliche Informationen zu einer Datei können dann gezielt innerhalb einer Datenmaske jedem Datensatz hinzugefügt werden.

Insgesamt betrachtet hinterläßt das Programm einen zwiespältigen Eindruck. Die grafische Oberfläche erlaubt einen sehr schnellen Zugriff auf bestimmte Daten. Außerdem fördert das grafische Konzept den Überblick auch bei umfangreichen Datenmengen, so daß Sie sich sogar in einer fremden Datenbank schnell zurechtfinden. Die Fähigkeit, stark unterschiedliche Datenstrukturen innerhalb einer Datei zu verwalten, ist besonders hervorzuheben.

Dem stehen aber einige Einschränkungen in der Handhabung der Datensätze und Datenfelder gegenüber. Neben der Begrenzung auf acht Datenfelder pro Datensatz fällt besonders die etwas spärlich ausgefallene Suchfunktion des Programms ins Gewicht. Topics unterstützt zwar Reports, also nach bestimmten Kriterien zusammengestellte Listen von Datensätzen. Da aber zur Begrenzung dieser Listen ausgiebig von der Suchfunktion Gebrauch gemacht werden muß, steht und fallt die Qualität der Reports mit dieser. Neben dem Einsatz von Wildcards und der Suchbegrenzung auf Teilbereiche wird hier nichts Aufregendes geboten. Reguläre Ausdrücke fehlen ganz. Damit sind Suchkriterien wie »größer als«, »gleich« oder »kleiner als« völlig ausgeschlossen. Lediglich die Option »assoziativ« verspricht einigen Luxus. Ist sie aktiviert, sucht das Programm auch nach Textfragmenten, die dem eingetragenen Suchbegriff ähneln. Dennoch kann auch die »assoziative« Suche nicht darüber hinwegtäuschen, daß im Bereich der Manipulation von Datenfeldern wenig geboten wird. Da fehlen so elementare Funktionen wie das Sortieren nach bestimmten Kriterien. Das sollte aber auch eine »Infobank« können.

Ebenso ungewöhnlich wie das Programm ist das Vertriebskonzept. Wer das Programm bis Ende 1992 zum Preis von 598 Mark erworben hat, besitzt für die nächsten 5 Jahre Anspruch auf einen kostenlosen Update-Service.

Trotzdem ist der Preis des Programms zu hoch. Sie sollten zunächst anhand der Demo-Version prüfen, ob es Ihren Anforderungen standhält, (thl)

SDS, Software Dirk Sandhorst, Peterskampweg 15, 2000 Hamburg 76, Tel. 040/200…

WERTUNG

Topics

Hersteller: SDS
Preis: 598 Mark

Stärken: neues ausbaufähiges Konzept der grafischen Verwaltung von Daten; mischen unterschiedlicher Datenstrukturen innerhalb einer Datei möglich; gute Datenverwaltung

Schwächen: zu wenig Datenbankfunktionen, Einschränkungen bei der Bearbeitung der einzelnen Datensätze; zu teuer

Fazit: interessantes Konzept; an den Einschränkungen muß noch gearbeitet werden


Detlef Fabian
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