Formular Plus: Millimeter-Zähler

Haben Sie schon einmal versucht, Formulare aller Art auf den Millimeter genau zu bedrucken? Allein über Reports schafft das längst nicht jede Datenbank.

Warum ist Klopapier dreilagig? Weil man für jeden Scheißdreck zwei Durchschläge braucht! Im alten Beamten-Witz steckt mehr als nur ein Fünkchen Wahrheit: Mit Bürokratie und lästigem Formularkram wird jeder zivilisierte Mensch immer wieder konfrontiert, sei es der Antrag auf ein Girokonto, die Einwohnermeldung, die Anmeldung bei der GEZ, ein Gewerbeschein oder der gefürchtete Antrag auf Lohnsteuerjahresausgleich.

Bei Vordrucken, die alle Schaltjahre mal auf den braven Bürger zukommen, lohnt es sich jedoch kaum, einen Computer um Arbeitserleichterung zu bitten: Bis der Gute kapiert hat, was er eigentlich zu tun hat, ist das Formular längst in zweifacher Ausfertigung in Marmor gemeißelt. Was aber ist mit Vordrucken, die immer wieder und in Massen anfallen: Lottozettel, Überweisungen, Scheckvordrucke, Paketkarten? Was macht der Lehrer mit den Zeugnissen, der Arzt mit Diagnoseformularen, der Journalist mit dem VG-Wort-Erfassungsbogen, der Steuerberater mit dem Urwald der Fiskalvordrucke?

Jeder von ihnen könnte sich mit »Formular Plus« von Alfred Saß anfreunden, einer Datenbank, die für relativ wenig Geld (169 Mark) die Möglichkeit bietet, Informationen nicht nur flexibel zu verwalten (suchen, vergleichen, Suchschleifen etc.), sondern sie auch ganz präzise dorthin zu drucken, wo sie hingehören. Das hört sich einfacher an, als es ist: Hier ein Kreuzchen, da ein Zeilchen, stets neue Buchstabenabstände, Zeilenhöhen, Spaltenbreiten und die Daten bitte so flexibel verwaltet, daß der Ausdruck auf Endlospapier, Etiketten, Karten, mit Laser für Briefqualität und Nadeldrucker für Durchschläge möglich ist.

Wer einmal versucht hat, ein komplexes Formular über den Report einer nicht auf präzise Druckausgabe spezialisierten Datenbank zu bedrucken, weiß, wo die Probleme liegen. Es fängt bereits damit an, daß jeder Drucker bestimmten mechanischen Toleranzen unterliegt, die das Papier mal ein bis zwei Millimeter höher oder tiefer einziehen und die auch bei baugleichen Druckertypen immer wieder unterschiedlich aus-fallen. Beim Druck eines einzelnen Formulars wären ein bis zwei Millimeter zwar nicht in jedem Fall eine Katastrophe. Aber es gibt eben auch Vordrucke, da kommt es auf den Millimeter an (z. B. Lottozettel). Müssen dann noch komplizierte Endlosvordrucke ausgefüllt werden (z. B. Import- Exportformulare), addieren sich die Toleranzen beim Vorschub und schon nach dem dritten Perforationssprung stimmt überhaupt nichts mehr.

Etiketten oder Serienbriefe sind dabei noch die leichteste Übung (was ja auch fast jede Datenbank beherrscht) denn da genügt es, sich an die Standard-Zeilenabstände zu halten: Die Abstände von Endlos-Adreßaufklebern zueinander und die Etikettenlänge sind genormt, so daß eigentlich nicht viel schiefgehen kann.

Formular Plus berücksichtigt die Problematik der Druckermechanik mit ebenso akribischer Präzision wie die Erfassung beliebiger Formularformate. Die Arbeit mit der Datenbank beginnt mit einem Probeausdruck zum exakten Ermitteln der Druckerpräzision: Papierlänge gesamt oder Etikettenlänge, Papierbreite, Randeinstellungen, Schriftarten, Sonderzeichen etc. Die Ergebnisse finden Platz in drei Druckerdatenfeldern: »Drucker Einstellungen«. »Drucker Schriftarten« und »Drucker Sonderzeichen«.

Bei ersten Tests zeigt sich vor allem bei älteren Druckern öfters, daß das angeschlossene Gerät überhaupt nicht in der Lage ist, so genau zu arbeiten, wie es für ein sauberes Ergebnis notwendig wäre. Manchmal wird es genügen, den Bidirektionaldruck abzuschalten, doch wenn der Traktor für Endlospapier zu große mechanische Toleranzen hat, hilft nur noch ein Einzelblatteinzug oder es muß Blatt für Blatt neu justiert werden (im Test war das bei einem ausgeleierten NEC CP6 der Fall).

Kryptisch: Druckerkonfiguration per ASCII-Sequenzen
Auch Schriftattribute werden über ASCII-Codes definiert
Datenfelder lassen sich mit Rechenformeln verknüpfen

An dieser Stelle ist eine Zwischenbemerkung angebracht: Die kommerzielle Version der Formulardruck-Datenbank hat sich im Laufe mehrerer Jahre aus dem PD-Programm »Formular« entwickelt. Autor Alfred Saß hat nach und nach immer mehr Erfahrungswerte in sein Programm eingebaut, neue Features und Menüpunkte hinzugefügt.

Erfahrungswerte eingearbeitet

Durch die Flickwerk-Entwicklung wird Formular Plus zwar insgesamt zu einem äußerst leistungsfähigen aber leider auch ziemlich unübersichtlichen Werkzeug. Zum Glück bietet Alfred Saß seinen Kunden einen engagierten täglichen Hotline-Service, doch mit etwas mehr GEM-Standards wäre das Problem gleich an der Wurzel gepackt.

Oberflächlich ist Formular Plus zwar ein GEM-Programm, doch die Benutzerführung ist intuitiv nur schlecht zu erfassen. Alfred Saß nutzt keineswegs alle GEM-Features und hält sich kaum an Standards. Allerdings arbeitet der Autor gerade an einer Multitasking-Anpassung für den Falcon - Gelegenheit, Menüpunkte zu straffen und das gewöhnungsbedürftige Unterpunkte-Labyrinth mit Hilfe bewährter GEM-Features (Radiobuttons, Klick- und Dialogboxen, Scrollfelder etc.) gründlich aufzuräumen. Beispiel: Ein einziger Untermenüpunkt »Drucker/Einstellungen« im Hauptmenü »Druck« statt der vorhandenen sechs im »Einstell«-Menü würde die Verwaltung der Druckeranpassung intuitiv leicht erfaßbar gestalten. Die Punkte »Drucker: Einstellungen«, »Drucker: Schriftarten«, »Drucker: Sonderzeichen«, »Drucker laden«, »Drucker speichern«, »Drucker löschen« wären aufgeräumt und das »Einstell«-Menü fast leer.

Doch zurück zur Druckeranpassung: Formular Plus enthält 20 fertige Druckertreiber, u. a. für HP Deskjet und NEC P6, sowie zwei allgemeine Rohtreiber für 24- und 9-Nadler. Wer sein Gerät nicht findet, trägt zuerst im »Drucker: Einstellung«-Menü Werte für horizontale und vertikale Grob-und Feinpositionierung ein sowie den Ausgleich mechanischer Toleranzen etc. Viele Drucker können z. B. nicht direkt am oberen Papierrand drucken, weil ein bestimmter Mindestabstand erforderlich ist, um das Papier unter den Andruckrollen durchzuführen und damit gegen die Druckwalze zu pressen.

Um die Grundeinstellungen korrekt abzuschließen, sind fortgeschrittene Kenntnisse zur Drucktechnik notwendig: Die meisten Werte müssen nämlich als ASCII-Druckersteuerzeichen eingegeben werden, Vorschübe üblicherweise in Zoll (»27, 85, 0« schaltet z. B. den Bidirektionaldruck ein, »27, 79« löst einen Perforationssprung aus und »27, 56« schaltet den Papierende-Sensor ab).

Berücksichtigt man, daß viele Druckerdokumentationen nur in Englisch vorliegen und außerdem oft erbärmlich schlecht ausfal-len, wird die richtige Einstellung der ASCII-Code-folgen besonders für Einsteiger schnell zur harten Nuß. Laserdrucker erfordern außerdem wesentlich komplexere Steuerbefehle als Nadeldrucker, die auch noch hie und da vom Standard abweichen. Glücklicherweise liefert Alfred Saß im 228seitigen Handbuch eine Liste standardisierter Steuerfolgen für die gebräuchlichsten Anwendungen. Mit der entsprechenden Geduld und Experimentierfreudigkeit sind die Anpassungsprobleme daher letztendlich meist lösbar.

Druckertreiber

Fertige Anpassungen werden als »*.AFR«-Datei gespeichert und bieten von da an einen exakt auf die individuellen Leistungsmerkmale des angeschlossenen Druckers abgestimmten Treiber für alle Formulare.

Beim Entwurf von Formularen sind grundsätzlich zwei Wege möglich: Das Ausfüllen vorgedruckter Formblätter oder die Ausgabe von Datensätzen auf frei gestaltete Ausdrucke. Bei fertigen Vordrucken sind Sie natürlich an die Vorgaben gebunden, die Ihnen das Papier auferlegt: variierende Zeilenabstände, Schrifthöhen und -Breiten, Papier-Außenmaße etc. Entsprechend muß zunächst eine Maske erstellt werden, die alle auf dem Formular vorgedruckten Datenfelder enthält. Natürlich müssen auch alle Feldbezeichnungen sowie die präzise Position der Felder ins Programm übertragen werden. Idealerweise geschähe das über einen Scanner: Formular einscannen, Außenmaße eingeben, mit der Maus auf alle gewünschten Felder klicken, fertig (die Firma Trade It arbeitet an einem solchen Projekt).

Seitenvorschau auf das fertige Formular

Erfassung per Grafiktablett

Formular Plus bietet ein Zusatztool, das Besitzern von Grafiktabletts die Eingabe erleichtert. Erprobt ist das Zusatzprogramm mit Grafiktabletts von CRP Koruk und dem Tripad-Tablett. Mit wenigen Justierungen über das Fadenkreuz hat der Computer die Maße des Formulars erfaßt. Wer ein solches Tablett besitzt, für den ist die Eingabe der Werte wesentlich komfortabler als die Lineal-Methode. Da müssen die Millimeterabstände relativ zum linken und oberen Formularrand für jedes Feld manuell ausgemessen werden.

So entsteht mit den Meßdaten nach und nach eine Maske mit sovielen Eingabefeldern, wie das Formular enthält. Wer will, sieht noch zusätzliche Felder für Bemerkungen vor, die später nicht mitgedruckt werden.

Wesentlich einfacher wird die Sache, wenn die Gestaltung des Ausdrucks nicht fest vorgeschrieben ist: Adreßetiketten, Briefe, Mitgliederlisten, Adreßdatenblätter für den Terminplaner etc. Durch direkte Eingabe der gewünschten Werte und optische Kontrolle mit der »Übersicht« entsteht das passende Aussehen recht flott. Ein schnell gezeichneter Entwurf auf einem Musterpapier beschleunigt die Arbeit zusätzlich.

Nun steht also die Zahl der Maskenfelder sowie deren Bezeichnung und deren Stand auf dem Ausdruck fest. Nur die Gestaltung des Ausdrucks sowie spezielle Parameter bei der Dateneingabe stehen noch nicht fest. Dazu lassen sich die Eigenschaften der einzelnen Datenfelder über sog. Attributsonderzeichen nach Bedarf konfigurieren: Wie für Datenbanken üblich, stehen z. B. mehrere Datentypen zur Verfügung: »12n« erlaubt nur numerische Eingaben, »DaTenn« nur Datumsangaben. Doch mit den Attributen ist noch viel mehr machbar: »S« z.B. steht für Schmalschrift, »B« für Breitschrift »K« für Kursivschrift - es sind also Attribute zur Schriftgestaltung beim Ausdruck und auf dem Bildschirm vorhanden. »P« bezeichnet ein sog. Vorgabefeld: Beim Ausfüllen der Datenbank werden derart gekennzeichnete übersprungen und die Daten werden automatisch aus einer Vorgabedatei geholt. Diese Variante bietet sich z. B. bei Geschäftsformularen an, wenn Adresse und Bankverbindung immer wieder aufgeführt wird, aber nicht bei jedem Datensatz wieder Speicherplatz belegen soll - Relationalst durchs Hintertürchen!

Grafikfelder erlauben sogar den Import von Bildern (IMG, PIC, PAC, PI3) in die Datensätze, wobei nicht das Bild selbst übernommen wird, sondern nur Ziellaufwerk, Pfad, Name und Größe der Datei. Das Attribut »Wnnn« wandelt Zahl werte in Worte, z. B. »54« in »Vierundfünfzig«, was beim Ausfüllen von Überweisungsvordrucken hilft.

So gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Attribute, mit denen sich das Aussehen der Daten auf Papier und Bildschirm sowie der Eingabekomfort nach Belieben gestalten läßt. Auch Rechenfunktionen bietet die Datenbank, je nach Bedarf bis auf mehrere Nachkommastellen genau konfigurierbar.

Das Prinzip, Feldattribute über Sonderzeichen zu definieren, ist sicher eine gangbare Möglichkeit der Datenbankgestaltung - effektiv wird dieser Weg aber erst dann, wenn man sich einmal an das Prinzip gewöhnt hat und vor allem die wichtigsten Attribute nebst Sonderzeichen auswendig kennt.

Die gleichen Attribute ließen sich jedoch genauso über GEM-Fenster mit Radiobuttons, Klickboxen oder Aktionsknöpfen vergeben. Dann hätte man alle erlaubten Feldattribute sofort im Überblick, könnte sie per Mausklick vergeben und müßte nicht ständig im Handbuch nach der gewünschten Funktion und anschließend nach dem entsprechenden Sonderzeichen suchen. Die Attribut-Methode hat lediglich Vorteile, wenn sehr umfangreiche Datenblätter mit 300 oder mehr Felder gestaltet werden müssen: Da ist es tatsächlich komfortabler, Attribute per Sonderzeichen zu vergeben, anstatt sich für jedes Feld durch GEM-Menüs zu klicken.

Auch komplexere Makros als diese sind möglich
Definition von Datenfeldern nebst Attributvergabe

Ist die Gestaltung der Eingabemaske abgeschlossen, können Sie mit der Dateneingabe beginnen. Hier hilft die Makrofunktion, die oft benutzte Floskeln über Tastaturkürzel in die Datenfelder einfügt. Dabei sind nicht nur Anwendungen wie »mfg« durch »Mit freundlichen Grüßen« zu ersetzen, sondern auch anspruchsvollere Makros: Man tippt eine Bestellnummer und das Makro ergänzt automatisch Produktnamen, Preis und Mehrwertsteuer.

Fertig ausgefüllte Formulare begutachtet man in der grafischen Vorschau und überprüft sie auf etwaige Fehler, bevor der Ausdruck beginnt.

Ein wichtiger Punkt wurde noch nicht angesprochen: Der Import von Daten aus anderen Datenbanken. Immerhin wäre es denkbar, die Verwaltung beliebiger Daten weiter mit der Lieblingsdatenbank vorzunehmen und Formular Plus lediglich als intelligenten Druckertreiber zu benutzen. Prinzipiell importiert Formular Plus jede reinrassige ASCII-Datei. Damit der Import auch in die richtigen Felder erfolgt, muß die Datei in korrekt strukturierter Form vorliegen. Alle Datensätze müssen genau gleichviel Datenfelder (=Zeilen) enthalten. Im Zweifelsfall gilt auch hier: mit Probedaten experimentieren, das Format eventuell mit einem ASCII-Editor frisieren.

Datentausch problemlos

Zur Wandlung und Bearbeitung bietet Alfred Saß außerdem sein Zusatztool »Transformer«, das ASCII-und auch direkt Formular-Plus-Dateien erzeugen kann. Da fast jede Datenbank ASCII exportieren kann, ist sogar der Datentausch mit anderen Computersystemen denkbar.

Um die Einarbeitung in das Programm zu erleichtern und seinen Kunden die zeitraubende Gestaltung oft benutzter Vordrucke zu ersparen, liefert Alfred Saß diverse Beispielformulare mit. Es finden sich z. B. diverse Vorschläge für den Ausdruck von Adressen, ein Postkarten-Formular, Adreßetiketten, Vordrucke für Überweisungen, Euroschecks, Vorschläge für Rechnungsvordrucke, Serienbriefe, Stundenpläne, Zeugnisse. Außerdem gibt es für je 10 Mark drei Zusatzdisketten mit Formularen, die Kunden eingeschickt haben: Steuererklärungs vor druck, Reiskosten, Werbungskosten sowie einige spezielle Datenbankanwendungen.

Formular Plus hat den Praxistest erfolgreich bestanden. Zwar läßt die Benutzerführung und der Bedienungskomfort noch eine ganze Reihe von Wünschen offen, die Druckeranpassung ist aufwendig (wofür das Programm nur teilweise etwas kann) und die Erfassung eines Rohformulars reichlich mühsam (was auch in der Natur der Sache liegt). Stehen jedoch alle Grundwerte fest, die Eingabemasken sind aus-getüftelt und die ersten Probedrucke waren erfolgreich, dann gibt das präzise Ergebnis dem Konzept recht. Und nur darauf kommt es letztlich an. Oberfläche hin oder her — die jahrelange Arbeit und Erfahrung mit der Materie merkt man dem Programm auf jeden Fall an. So kann diese spezielle Datenbank allen denkbaren Berufsgruppen tatsächlich den täglichen Umgang mit der Bürokratie erheblich erleichtern und sich sogar für den privaten Anwender - wenn auch seltener - lohnen, (hu)

Fertige Eingabemaske. Kästchen werden mit »X« angekreuzt
Die grauen Felder kennzeichnen unveränderliche Vorgabedaten

WERTUNG

Formular Plus 3.08

Hersteller: Alfred Saß
Preis: 169 Mark
Hardware: ST/STE/TT/ F030, min. 2 MByte RAM, Festplatte, Drucker

Stärken: flexible und sehr präzise Druckeranpassung, absolut frei konfigurierbare Formulargestaltung, reichhaltige Gestaltungsmöglichkeiten der Masken und des Druckbilds, platzsparende Datenverwaltung, rationelle Arbeit mit fertigen Masken, hervorragende Druckergebnisse

Schwächen: Benutzerführung nicht klar genug, GEM-Möglichkeiten kaum genutzt, Druckeranpassung (für Einsteiger) schwierig

Fazit: Wertvolles und preiswertes Werkzeug, wenn die Zeitersparnis beim späteren Formulardruck die zeitraubende Tüftelei bei der Einrichtung rechtfertigt

Alfred Saß Software, Grosser Allee 8, W-2243 Albersdorf


Hartmut Ulrich
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