FIBU Merkator: Der perfekte Buchhalter
»Merkator — der Kaufmann«, so heißt ein neues Buchführungsprogramm für Atari ST. Zwei Welten treffen aufeinander; ist doch der Atari-Markt nicht gerade gesegnet mit guter Geschäfts-Software.
Bekanntlich ist der ST immer noch das Stiefkind guter Finanzbuchhaltungen, Fakturierung und Lagerverwaltung etc. Sicher liegt der Gedanke nicht fern, daß sich der Absatz auf dem großen Markt von IBM und Kompatiblen erheblich mehr lohnt.
Doch das Finanzamt macht keinen Unterschied: Es verlangt von jedem Kaufmann eine ordentliche Abrechnung am Ende, ob dieser nun »groß« oder »klein« ist, unter MS-DOS oder TOS arbeitet — und es ist gar nicht so überraschend, daß es gerade ein Kaufmann ist, der sich daran macht, gleich eine ganze Reihe von Geschäftsprogrammen für den ST zu entwickeln.
Eigentlich wollte sich Marcus Daniel Cremer nur das Geld einer teueren FiBu für seinen ST sparen und hat sie deshalb lieber selbst programmiert. Das Ergebnis heißt »Merkator ST FiBu« und ist seit Juni für 298 Mark im Handel. Denn was der Kaufmann in seinem Verlag erfolgreich nutzt, verspricht auch anderen Atari ST-Usern Nutzen zu bringen. Und weil zur Geschäftsführung nicht nur die Buchhaltung gehört, will Cremer in der Merkator-Reihe im Dezember dieses Jahres »Merkator ST K+D« veröffentlichen, mit der Verwaltung von Kreditoren und Debitoren und automatischem Mahnwesen, gefolgt von »Merkator ST Lager« mit automatischem Bestellwesen im Mai 91 und im Oktober 91 eine Rechnungs- und Auftragsverwaltung.
Die Gliederung des Handbuchs orientiert sich am Bildschirm-Inhalt: Nach einem Überblick der Leistungen des Programms werden zunächst alle Informationen, die in den verschiedenen Fenstern zu sehen sind, erklärt und anschließend Punkt für Punkt die einzelnen Menüs mit ihren Unterbefehlen. Das Handbuch ist klar, knapp und leicht verständlich. Wenn man das Programm geladen hat und anhand des Handbuchs die einzelnen Funktionen selbst probiert, kann man nach einer halbtägigen Einarbeitungszeit mit dem Buchen beginnen. Allerdings ist es unbedingt notwendig, die Grundprinzipien der doppelten Buchführung zu kennen! Merkator ST kann und will kein Nachhilfekurs in Finanzbuchhaltung sein. Man sollte also nicht den weitverbreiteten Fehler machen und glauben, der Computer erspare einem Fachkenntnisse. Er ist auch im Fall von Merkator ST nur ein praktisches Hilfsmittel und ohne sinnvolle Bedienung ausgesprochen dumm.
Für alle Benutzer eines Atari ST jedoch, die ihre Buchhaltung zumindest nicht allein dem Steuerberater oder Buchhalter überlassen, ist der Merkator ein preiswertes und einfach zu bedienendes Werkzeug. Immerhin spart man eine Menge Geld, wenn man die Daten bereits sortiert und ausgewertet seinem Steuerberater übergibt. Dabei kann man mit Merkator ST sogar mehrere Bücher führen, mit Namen versehen und die Buchungssätze zwischen verschiedenen Büchern über eine Import-/Exportfunktion austauschen. Ausgesprochen schade ist es, daß das Programm keine Schnittstelle zum »DATEV-Datenformat« besitzt. Wenngleich die DATEV-Konten sicher nicht die komfortabelste Art sind, Finanzen zu verwalten, ist es dennoch das Format, mit dem nahezu jeder Steuerberater arbeitet und vor allem das Format, das die Finanzbeamten kennen.
Konten sind zu definieren
Bevor mit dem Buchen begonnen wird, sollte man sich Gedanken über die Konten machen, die man benötigt. Je nach Größe und Art des Betriebs kann der Kontenrahmen sehr unterschiedlich aussehen. Eine große Hilfe ist hier der im Handbuch abgedruckte und als Beispiel mitgelieferte Industriekontenrahmen. Natürlich lassen sich auch während der Arbeit Konten einfügen. Doch ist es sinnvoll, gleich zu Anfang das Grundgerüst der Konten zu definieren und abzuspeichern! In dieser Datei darf noch kein Buchungssatz enthalten sein, da dieser nicht wieder gelöscht werden kann. Und Sie wollen sicher nicht zu jeder Periode den Kontenrahmen erneut definieren, oder? Überhaupt hält sich das Programm streng an die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs: Nach §239 HGB darf »eine Eintragung oder Aufzeichnung (...) nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob Sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.« Deshalb ist es in Merkator unmöglich, Buchungssätze, wenn sie erst einmal eingegeben sind, zu verändern oder zu löschen. Also gerade das, was sonst die Arbeit mit dem Computer auszeichnet, das leichte Korrigieren ohne Spuren zu hinterlassen, ist hier verboten. Auch kann man keine Buchungen eingeben, die zeitlich vor der letzten Buchung liegen. Sorgfalt, eine Kaufmannstugend, ist also auch bei Merkator gefragt. Selbstverständlich lassen sich jedoch ganz normale Stornierungen buchen, die dann auch ausgewiesen werden.
Bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche hat Cremer auf grafische Symbole völlig verzichtet. Keine malerischen Icons begrüßen den Anwender, sondern ein nüchterner, klar gegliederter Bildschirm. Die Arbeitsoberfläche von Merkator ist in eine obere und eine untere Hälfte geteilt. Oben sind alle wichtigen Informationen zum aktuellen »Buch« zu sehen. Unter einem Buch versteht man: die Firmendaten, den Kontenplan, die Abschlußpositionen und die Buchungssätze. Die Funktionstasten können mit Buchungsmakros belegt und zehn Umsatzsteuersätze vordefiniert werden. Im mittleren Fenster erfährt der Anwender alles über den noch verfügbaren Speicher. Dabei ist die Kapazität nicht nur in Kilobyte angegeben. Denn die Bytes sagen wenig darüber aus, wie viele Buchungen man damit vornehmen oder wie viele Konten eröffnen kann. Merkator informiert daher nicht nur darüber, wie viele Buchungen bereits vorgenommen und wie viele Konten eröffnet sind, sondern auch, für wie viele Konten oder Buchungen noch Kapazität vorhanden ist.
Konstante Fenstergröße
Die untere Bildschirmhälfte zeigt entweder die Konten oder die Buchungen an. Schade nur, daß dieses wichtige Fenster gerade fünf Zeilen darstellen kann. Ganz gegen sonstige GEM-Manier läßt sich im Fenster zwar scrollen, nicht jedoch die Größe des Fensters verändern oder dasselbe verschieben. Sicher ist es ein Vorteil, wenn der Benutzer immer denselben Bildschirm vor sich hat und sich nicht durch diverse Fenster hindurchsuchen muß. Doch manchmal wäre eine umfassende Übersicht über Konten und Buchungen wünschenswert. Dabei wäre es so einfach, wenn man nur zwischen einer Ganzbildschirmdarstellung und der kleinen Anzeige dieses Fenster umschalten könnte.
So schön kann Buchen sein: Nachdem die Funktion »Buchung aufnehmen« über die Menüleiste oder die Ziffern »0« (Sollbuchung) bzw. »1« (Habenbuchung) des Ziffernblocks gewählt wurde, müssen nur fünf Werte eingegeben werden. Zunächst, nach der Eingabe des Buchungsdatums, steht der Cursor im Feld »Buchungsbeleg«. Hier können Namen oder Ziffern oder beides vergeben werden. Lediglich die Eingabe von Leerzeichen führt zum Abbruch der Buchungssatzaufnahme. Anschließend geben Sie nur noch die Summe ein, und zwar brutto oder netto, je nachdem, wie Sie die Buchung definiert haben, und das Buchungskonto sowie die Gegenkonten. Den Rest der Aufgaben übernimmt Merkator für Sie.
Die zentrale Aufgabe übernimmt dabei der sogenannte Prozentsatzschlüssel. Er ist dreigeteilt und legt fest, wie eine Buchung vorgenommen wird. Die erste Stelle bezeichnet den Umsatzsteuerprozentsatz mit dem gerechnet werden soll. Die drei Stellen nach dem Bindestrich bezeichnen die Zeilen, in welche die entsprechenden Beträge, nämlich Brutto-, Netto- und Differenzbetrag, zu übertragen sind, und die letzte Zahl nach dem Bindestrich, ob es sich bei der Buchung um einen Brutto-, Netto- oder Differenzbetrag handelt. Etwas anschaulicher: Wenn eine Firma z.B. einen LKW für 11400 Mark einkauft, bezeichnet der Schlüssel 1-012-0 zum Beispiel folgendes: Erstens wird der LKW mit einem Umsatzsteuersatz von 14 Prozent (entsprechend der Definition der Umsatzsteuersätze im linken Fenster oben) berechnet (Ziffer 1-). Zweitens wird in die erste Zeile des Buchungsfensters der Bruttobetrag geschrieben, also z.B. auf das Konto 171 Verbindlichkeiten 11400 Mark (1-0). Drittens wird der Nettobetrag in Zeile 2 des Buchungsfensters geschrieben und damit auf das Gegenkonto verbucht, in unserem Beispiel auf Konto 34 Fuhrpark 10000 Mark (1-01). Viertens wird der Differenzbetrag, nämlich die Umsatzsteuer, in Zeile 3 gesetzt und auf das Gegenkonto 141 Vorsteuer 1400 Mark gebucht (1-012). Und fünftens schließlich gibt das Programm noch an, ob bei dem zugrundegelegten Betrag vom Brutto-, Netto- oder Differenzbetrag ausgegangen wird (1-012-0).
Natürlich können Sie auch alle Werte einzeln eingeben.
Doch eine erhebliche Zeitersparnis bietet Merkator durch die Definition von Buchungsmasken. Auf die zehn Funktionstasten kann man Makros für die wichtigsten Buchungen legen. Dabei lassen sich nicht nur die Buchung auf Soll- oder Habenseite, sondern auch der Umsatzsteuersatz, die Konten und Gegenkonten und last but not least der Prozentsatzschlüssel definieren. Diese komfortable Makrofunktion erleichtert die Arbeit sehr.
Überhaupt zeichnet sich das Programm durch seine klare Struktur, auch in der Belegung der Tastatur, aus. Nicht alle Funktionen sind über die Maus erreichbar. Alle wichtigen und häufigen Funktionen sind jedoch auf Tastatur gelegt. So läßt sich z.B. über »K« ein neues Konto anlegen, über »Ä« ein bestehendes verändern usw. Auch hier hat der Autor Wert auf einfache Bedienung gelegt. Zwar ist die ungewöhnliche Belegung einiger Tasten gewöhnungsbedürftig — »Enter« ist z.B. nicht dasselbe, wie »Return« — doch insgesamt ist die Bedienung von Merkator gut durchdacht.
Nach dem Buchen müssen die Daten gespeichert werden. Was so selbstverständlich klingt, ist bei Merkator eine Notwendigkeit. Denn wehe man verläßt das Programm, ohne vorher das Menü »Daten speichern« anzuwählen... Merkator speichert nicht automatisch beim Verlassen des Programms !!! Hier hätte der Autor wenigstens eine Warnmeldung und die Möglichkeit, ins Programm zurückzukehren, einbauen sollen. Konsequent wird durch codiertes Abspeichern der Daten eine Manipulation verhindert wie es $239 HGB von einem ordentlichen Kaufmann erwartet (s.o.). So sind im Nachhinein wirklich keine Veränderungen der Daten mehr möglich.
Angenehm ist bei Merkator, daß die Daten einer abgeschlossenen Periode in die neue übernommen werden können. Das Abschlußbilanzkonto wird dabei automatisch erkannt und in die Eröffnungsbilanz übernommen.
Sehr schade ist es, daß sich die Ausgabemöglichkeiten der Gewinn- und Verlustrechnung und der Abschlußbilanz nicht auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Man kann Sie lediglich ausdrucken.
Bedauerlicher jedoch ist, daß ein Datenaustausch mit anderen Programmen nicht möglich ist — seien es nun Buchhaltungen, Büroorganisationen oder Auftrags- und Rechnungsprogramme. Eine Schnittstelle zu Datevkonten ist zwar geplant, aber in allen anderen Bereichen ist man auf die weiteren Produkte der Merkator-Reihe angewiesen.
Das sind jedoch durchaus Dinge, die sich mit einem Update verbessern lassen. Ein solches ist schon geplant, dabei werden alle sinnvollen Anregungen der Anwender berücksichtigt.
Bereits jetzt ist Merkator ST FiBu eine angenehm zu bedienende, übersichtliche Finanzbuchhaltung, die für die weiteren Merkator-Produkte einiges erhoffen läßt. Möge Merkator seinem Namen Ehre machen, (mb)
Verlag Marcus Daniel Crcmer, Hochstr. 42,4390 Gladbeck
Karolin Lauterbach