Tips und Tricks für papyrus(1)

Nachdem die Weiterentwicklung von guten Textverarbeitungen wie Word PLUS und That's Write eingestellt worden ist, scheint papyrus zum Standard für das TOS- bzw. MagiC!- oder N.AES-Betriebssystem geworden zu sein. papyrus hat gegenüber den anderen Textverarbeitungsprogrammen den Vorteil, dass es inzwischen auch für die Betriebssysteme OS/2 und Windows95 bzw. WindowsNT erhältlich ist und man somit bei Systemwechsel, z.B. aus beruflichen Gründen, sein gewohntes Programm - und was noch viel wichtiger ist -, seine Dokumente weiterhin benutzen kann. Aus diesem Grund und weil es, obwohl die Bedienung meiner Meinung nach sehr einfach ist, noch viele Dinge gibt, die Neueinsteiger und vielleicht auch "alte Hasen" nicht kennen, soll diese Serie dazu dienen, das Arbeiten mit papyrus zu erleichtern.

Das Ziel dieser Serie soll sein, einfach eigene Dokumente und eine kleine Broschüre in beliebigem Format (hier in DIN A5) erstellen und drucken zu können, und zwar mit allen Drum und Dran.

Das Stammseitenkonzept

In papyrus lassen sich drei Arten von Dokumententypen (normales Dokument, Vorlage, Formular) vor dem Speichern einstellen. Der Typ "normales Dokument" ist, wie die Bezeichnung auch schon sagt, die Grundeinstellung jedes in papyrus eingelesenen bzw. erstellten Dokuments. Der Typ "Vorlage" ist eigentlich nichts weiter als ein "normales Dokument". Der Unterschied besteht lediglich darin, dass beim Öffnen eines solchen "Vorlage"-Dokuments der Dateiname nicht übernommen wird und wie auch bei neu erstellten Dokumenten bzw. mit dem Menüpunkt "Vorlage öffnen..." zum Speichern ein neuer Dateiname eingegeben werden muß, damit man die Vorlagedatei nicht versehentlich verändert. Auf den Typ "Formular" werde ich erst am Ende der "papyrus Tips & Tricks" - Reihe eingehen, da dieser für das erste gesetzte Ziel nicht notwendig ist.

Jede Seite eines Papyrus-Dokuments wird nach der Vorgabe einer sogenannten Stammseite aufgebaut. Seit der Version 5.51 gibt es einen neuen Dialog, mit dem man jeder Doku mente nseite und deren Folgeseite ehe Stammseite zuweisen kann (und muß). In diesem ersten Teil möchte ich zeigen, wie man eine Stammseite erstellt und welche Möglichkeiten dadurch entstehen.

Beginnen wir nach einem neuen Programmstart von papyrus und öffnen über den Menüpunkt "Datei, Neues Dokument" ein neues Dokument (alle noch offenen Dokumentenfenster sollten zuvor geschlossen werden, damit alle Vorgänge nachvollziehbar bleiben). Das Dokument, das wir nun auf unserem Monitor sehen, sollte, sofern sich im Ordner VORLAGEN noch die Datei NEU.PAP befindet, aus drei Stammseiten bestehen, dazu aber später mehr.

Das neue Dokument erscheint, wenn die Datei NEU.PAP nicht geändert wurde, immer im Format DIN A4 hochkant Deshalb sollte zuerst das gewünschte Papierformat, in unserem Fall DIN A5 hochkant, eingestellt werden. Dieses erfolgt über den Menüpunkt "Dokument, Papierformat" oder über das Tastaturkürzel SHIFT + CONTROL + L. Der Dialog erklärt sich von selbst, so dass hierzu keine Erklärung nötig ist, außer dass die Warnmeldung, die nach dem Verlassen des Dialoges mit "OK" erscheint, mit dem Button "Dokument ändern" verlassen werden sollte. Zur Erstellung von Stammseiten gibt es zwei Möglichkeiten: eine schnelle, in ihren Gestaltungsmöglichkeiten begrenzte und eine, die etwas länger dauert, aber a m Ende genau das liefert, was man will. Beginnen wir mit der ersten von beiden: Hierzu öffnen wir erst einmal über den Menüpunkt "Dokument, Stammseiten..." den Stammseitendialog (Abb. 1 -Titel).

Im oberen Teil dieses Dialoges sind die Einstellungen (Stammseite und Folgeseite) für die einzelnen Dokumentenseiten bzw. -bereiche aufgelistet. Im unteren Dialogteil kann man neue Stammseiten erstellen, Stammseiten kopieren und löschen oder aber zur Stammseite springen.

Da wir die vorhandenen Stammseiten für unser Dokument nicht benötigen, löschen wir zuerst die Stammseiten "betitelt rechts" und "betitelt links". Die Stammseite "STANDARD" kann nicht gelöscht werden. Zum Löschen markiert man den Namen in der Stammseitenliste und betätigt danach den Button "Stammseite löschen". Wurde zuvor schon ein wenig in dem Dialog herum probiert, so kann es sein, dass man nach dem Betätigen des Buttons einen Hinweis bekommt, dass die Stammseite nicht gelöscht werden kann, weil sie schon benutzt wird. In diesem Fall wählt man in der oberen Liste jeden Eintrag einzeln aus und stellt in den oberen beiden PopUps eine andere Stammseite als die zu löschende (in unserem Fall die Stammseite "STANDARD") und bei den anderen PopUps die Folgeseiten Einstellung "<gleiche Stammseite>" ein. Jetzt kann das Löschen fortgesetzt werden.

Nach dem Löschen ist nur noch die "STANDARD"-Stammseite vorhanden und auch in der Stammseitenliste markiert. Da wir für unsere Broschüre mindestens zwei Stammseiten benötigen, legen wir durch Betätigen des "Kopie anlegen"-Buttons zwei Kopien der "STANDARD"-Stammseite an. In der Stammseitenliste werden diese Kopien mit "Neue Stammseite x" aufgelistet, wobei das x für die Nummer der Stammseite in der Liste steht. Die Namen der angelegten Kopien können beliebig umbenannt werden. Dieses erfolgt, in dem die Stammseite in der Liste angewählt, im Eingabefeld "Name" der Text abgeändert und dann eine andere Stammseite angewählt wird. Als letzte Einstellung in diesem Dialog werden die beiden Stammseiten noch der Dokumentenseite 1 zugewiesen. Hierzu wird der Listeneintrag "S.1" an gewählt und die PopUps für die Stamm- und Folgeseiten wie auf Abbildung 1 zu sehen ist, eingestellt. U m die gemachten Einstellungen zu über nehmen, wird der Dialog nun mit O K verlassen. Wenn zuvor der "Setzen"-Button betätigt wurde, sollte der Dialog dein Abbildung 1 aussehen. Als nächstes werden Layouteinstellungen vorgenommen. Dazu öffnet man über CONTROL + L oder den Menüpunkt "Dokument, Seitenlayout.." den Seitenlayout-Dialog. Hier können die Seitenränder, Anzahl der Spalten, der Abstand zwischen ihnen und die Höhe der Kopf- und Fußzeilen eingestellt werden. (Abb. 2)

Das Layout kann für jede Stammseite separat eingestellt werden, indem in dem PopUp der Name der jeweiligen Stammseite ausgewählt wird. Für die DIN A5-Broschüre sollten folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Stammseite "linke Seite":
Links: 17
Rechts: 17.5
Oben: 15
Unten: 20

Stammseite "rechte Seite":
Links: 17
Rechts: 18.5
Oben: 15
Unten: 20

Der Fußbereich sollte für die aktuelle Seitenzahl bei beiden Stammseiten auf 10 mm eingestellt werden. Wichtig ist jeweils die Einstellung "Rechts:" der rechten Stammseite, da sie dem unteren nicht bedruckbaren Druckerrand entsprechen muß, u m alles auf das Papier zu bekommen. Diesen Rand sollte jeder selber ausprobieren, da diese Einstellung bei fast jedem Drucker anders ist. Der Dialog kann jetzt wieder mit 0 K verlassen werden. Die Spaltenzahl ist hier zwar beliebig wählbar, mehr als zwei Spalten pro Seite sollte man aber dennoch nicht verwenden (bei DIN A5).

Mit einem Doppelklick auf den weißen Bereich direkt unterhalb des beschreibbaren Dokumentenbereichs kommt man zur aktuell verwendeten Stammseite und kann dort den Fußtext eingeben. Dieses funktioniert beim Kopftext übrigens genauso, wenn zuvor ein Bereich im Seitenlayout-Dialog eingegeben wurde. Da wir aber gleich die Fußtexte von 2 Stammseiten ändern wollen, rufen wir die Stammseite über den "Gehe zu Seite"-Dialog auf, der sich über ALTERNATE + P oder Anwahl des Seitenanzeige-Buttons im horizontalen Lineal anwählen lässt. Durch Anwählen des PopUps in diesem Dialog (Abb. 3) wird die gewünschte Stammseite aufgerufen. Abbildung 4 zeigt diese in Ganzseitendarstellung.

Im Seitenanzeige-Button wird jetzt auch anstelle einer Seitenzahl der Name der aktuellen Stammseite angezeigt. Der graue Bereich der Stammseite ist der, in dem man später den Text eingibt. Der Rahmen darunter stellt den Fußtext dar. Mit den Cursortasten und gedrückter SHIFT- oder CONTR0L-Taste kann man wie gewohnt im Fenster scrollen. Die "CLR Home"-Taste sollte man, während man sich auf einer Stammseite befindet, nicht betätigen, da diese einen Rücksprung zur Dokumentenseite verursacht. Durch einen Doppelklick auf den grauen Bereich gelangt man ebenfalls wieder zurück zur Dokumentenseite, nur dass hier noch eine Warnmeldung mit Abfrage erscheint. Nach dem Anwählen des Fußtextrahmens werden die Objektgriffe angezeigt und man kann in dem Textobjekt einen beliebigen Text eingeben, der dann auf jeder Dokumentenseite erscheint, die diese Stammseite verwendet.

Für unsere Broschüre wollen wir im Fußtext die zwei Platzhalter für die aktuelle Seitenzahl und den aktuellen Dateinamen verwenden. Die Platzhalter lassen sich unter Zuhilfenahme der Funktion "Platzhalter einfügen" setzen, die man mit der Tastenkombination "CONTROL #" oder über den Menüpunkt "Edit; Seitenzahl, Datum, etc." aufruft. (Abb. 5)

Der Dialog muß zweimal aufgerufen werden. Einmal muß dann der Radiobutton "Akt. Seitenzahl" angewählt werden (darauf achten, dass in dem Eingabefeld dahinter eine Null steht) und einmal muß der Radiobutton "Name dieser Datei" angewählt und der Dialog dann mit OK verlassen werden. In welcher Reihenfolge die Radiobuttons gewählt werden, ist egal, da man die Platzhalter hinterher noch verschieben kann. Die Ausrichtung des Fußtextes kann beliebig eingestellt werden, ich habe aber, wie in Abbildung 6 zu sehen ist, die Einstellung rechtsbündig gewählt. Um auf der zweiten Stammseite den gleichen Text einfügen zu können, setzt man im Fußtext der gerade bearbeiteten Stammseite den Cursor (Doppelklick ins Textobjekt), sofern er das noch ist. Dann markiert man den Text mit der Maus oder mit ALTERNATE + A und kopiert ihn mit CONTROL + C ins Clipboard. Nun geht man zur Stammseite "Linke Seite", setzt dort im Textobjekt für den Fußtext ebenfalls den Cursor und fügt mit CONTROL + V den Text ein. Die Ausrichtung sollte hier, wie in Abbildung 7 zu sehen, linksbündig erfolgen.

Nun sind die beiden "einfachen" Stammseiten fertig, man kann zum Haupttext zurückkehren, das Dokument unter einem beliebigen Namen, am besten im Ordner VORLAGEN, speichern und mit der Funktion "Vorlage öffnen..." erneut einlesen. Nach dem Schreiben eines Dokumententextes kann diese Broschüre jetzt auf DIN A4-Papier gedruckt werden, in dem man die in dem Dialog "Spezielle Druck-Optionen" 2 Seiten auf einem Blatt drucken und Broschürendruck einstellt. Mehr dazu und zu der zweiten Möglichkeit der Stammseitengestaltung in der nächsten Folge der papyrus Tips & Tricks.