Textverarbeitung mit Tempus-Word - Teil 1: Grundlagen

Die Papierberge wachsen in unserem medialen Zeitalter ins Immense und immer mehr Menschen kommen in die Verlegenheit sich, in mehr oder weniger langen Elaboraten schriftlich äußern zu müssen. Immer mehr und immer komplexere Sachverhalte wollen einer wachsenden Schar informationsdurstiger Zeitgenossen erklärt werden, und die Bürokratie verlangt peinlichste Buchführung aller Lebenslagen zur aktenmäßigen Verwaltung.

Da reicht dann manchen die handschriftliche Notiz oder die alte Schreibmaschine bald nicht mehr aus, um des Alltags Schreibkram zu erledigen. Die persönlichen Computer auf dem eigenen Schreibtisch versprechen hier Arbeitserleichterung, und schnell ist Textverarbeitung eines der Hauptanwendungsgebiete unsrer kleinen Helfer überhaupt geworden: Die meisten haben wohl schon einmal mit ihrem Computer irgendein Schriftstück getippt und dann irgendwie zu Papier gebracht. Was Wunder, wenn die Zahl der Programme für diesen Zweck Legion ist? Die Spanne reicht vom einfachen Text-Editor über diverse Textverarbeitungsprogramme bis hin zu Satz- und Desktop-Publishing-Systemen, und alle versprechen sie - gerade die teureren Vertreter -, mit einer Unzahl mächtiger Funktionen die Arbeit zum Vergnügen zu machen. Doch der Dschungel von Programmeigenschaften und -Optionen ist trotz grafischer Benutzeroberflächen verwirrend, und so stellt sich manchen Schreibern und Schreiberinnen die Frage, mit welchen Funktionen das gewünschte Resultat am besten und - vor allem, denn darum geht es bei der computergestützten Text Verarbeitung - am rationellsten zu erreichen ist. Also steht auch hier vor dem Vergnügen die Arbeit, oder besser die Auseinandersetzung mit dem Arbeitsgegenstand und dem Werkzeug. Hier soll diese kleine Serie ein paar Anregungen bieten.

Was Sie besser nicht machen sollten

Arbeitserleichterung durch Computer nebst Programm ist in der Regel erst dann gegeben, wenn die zu bewältigende Arbeit eine bestimmte Menge überschreitet. Die Arbeits- und damit auch die Zeitersparnis muß so groß sein, daß zumindest langfristig der Aufwand für das Erlernen des eingesetzten Programms sich lohnt. Unter diesem Blickwinkel dürfte der Einsatz von komplexen Programmen alleine zum Tippen der Weihnachtsgrüße an Tante Erna sicherlich absurd erscheinen, da erfüllt die Handschrift den Zweck meist besser. Diese Serie wendet sich daher auch mehr an solche Menschen, die viel zu schreiben haben, denn merke: Computereinsatz ist knallharte Rationalisierung in der Massenproduktion. So will ich mich auf zwei Arten von Schriftstücken beschränken, die entweder sehr umfassend sind oder massenhaft erzeugt werden wollen und dabei durch stupide Gleichförmigkeit langweilen. An ihnen werde ich zeigen, wie moderne Textverarbeitungssysteme sinnvoll und arbeitserleichternd eingesetzt werden können. In der nächsten Folge wird es um verschiedene Formen längerer Texte gehen, wie:

Seminar- und Diplomarbeiten oder Vergleichbares
Handbücher und andere Publikationen, die selbst verlegt w erden sollen
Aufsätze und Artikel, die in Zeitschriften erscheinen.

In der übernächsten Folge gibt es dann einen Ausflug ins Büro, bei dem Dokumente eine Rolle spielen wie:

Geschäftsbriefe und Rundschreiben
Rechnungen, Angebote und ähnliches
Aktennotizen, Formulare etc.

In der vierten und letzten Folge werde ich dann auf wichtige Änderungen einer eventuellen neuen Version des Programmes eingehen und Fragen, die Ihnen beim Lesen der Serie eingefallen sind und seitdem unter den Nägeln brennen, versuchen zu beantworten. In dieser Folge aber sollen die Grundlagen geschaffen werden, die den Einsatz der Technik für die beiden Spezialgebiete erst ermöglichen. Der ganze Kursus wird sich am Autorensystem TEMPUS-WORD von CCD in Eltville orientieren, wenngleich die Beispiele in der einen oder anderen Form auch auf andere Programme übertragbar sind, die ähnliche Eigenschaften aufweisen. Ich habe dieses Programmsystem nicht nur gewählt, weil ich mit ihm schon recht lange arbeite, sondern weil es in seiner Komplexität und seinen Fähigkeiten ein gutes Beispiel ist für die Anforderungen, die an moderne Textverarbeitungssysteme gestellt werden können. Ich werde für die Einzelheiten der Bedienung, schon wegen des Umfanges der im Programm verwendeten Formulare und Kommandos, an einigen Stellen voraussetzen müssen, daß das Handbuch bekannt ist oder zumindest eingesehen werden kann. Sinn dieser Serie soll nicht sein, ein neues Handbuch für TEMPUS-WORD vorzulegen, sondern allgemein in den Umgang mit diesem komplexen Programm einzuführen.

Doch jetzt hinein ins Vergnügen und zu den versprochenen Grundlagen.

Die einzelnen Arbeitsschritte

Vielleicht werden sich einige geneigte Leser(innen) bei der Zusammenstellung der Dokumentenarten gefragt haben, was an der Erstellung von Diplomarbeiten oder Handbüchern rationalisiert werden kann - bei Serienbriefen mag das ja noch einleuchten, aber bei der einen Diplomarbeit im Leben? Außerdem wird uns weiter unten noch die Frage interessieren, was eigentlich ein Textverarbeitungsprogramm ausmacht und es von anderen, beispielsweise DTP-Programmen, unterscheidet.

Zur Antwort auf diese Fragen betrachten wir uns zunächst einmal die einzelnen Arbeitsschritte von der Idee bis zum fertigen Schriftstück, wobei dessen Art und Umfang relativ gleichgültig ist. Hier läßt sich folgende Reihenfolge finden:

Schreiben des Textes
1.1 Ideen- und gegebenenfalls Materialsammlung
1.2 Konzept/Gliederung
1.3 Ausformulieren
1.4 inhaltliche Nachbereitung
2. orthographische und stilistische Korrektur
3. Satz
3.1 Wahl des Formates
3.2 Wahl der Schriften für Text, Überschriften und Auszeichnungen
3.3 Verteilung des Textes auf die einzelnen Seiten
4. Druck/Vervielfältigung
5. Binden etc...
6. Archivierung.

Diese Reihenfolge und zumindest die Schritte 1 bis 4 und 6 gelten eigentlich für jede Art der Texterzeugung, auch unabhängig vom Computereinsatz, denn ob beispielsweise der erste Schritt zu einem echten Manuskript, also zu einer handgeschriebenen Vorlage führt, auf der Schreibmaschine oder auf einem Computer erfolgte, ist sekundär.

Die einzelnen Schritte lassen sich in zwei grobe Kategorien einteilen: die Punkte 1, 2 und 6 sind sicherlich eher inhaltliche Arbeiten, die Punkte 3,4 und 5 eher gestalterische.

Textverarbeitung oder DTP?

Auf dieser Grundlage läßt sich jetzt das Einsatzgebiet von Textverarbeitungssystemen bestimmen und in einer ersten Annäherung festlegen, welchen Anforderungen sie genügen sollten.

Während DTP-Programme möglichst effiziente Werkzeuge für differenzierte gestalterische Arbeiten zur Verfügung stellen sollten, ist das Einsatzgebiet der Textverarbeitungssysteme eher im inhaltlichen Bereich zu sehen. Hier sollten gute Programme aktiv Hilfestellung geben. Das bedeutet aber nicht, daß ein gutes Textverarbeitungssystem keine gestalterischen Arbeiten unterstützen muß, im Gegenteil. Beim Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen steht aber die inhaltliche Arbeit im Vordergrund, denn es geht in erster Linie darum, einen Text zu schreiben und nicht, ihn bis ins kleinste zu gestalten. Die typischen Anwender(innen) von DTP-Programmen sind Layouter und Grafiker(innen), deren Arbeit das Gestalten, also der Arbeitsschritt 3 ist. Typische Anwender(innen) von Textverarbeitungsprogrammen sind dagegen solche Leute, die entweder Texte ver- oder erfassen. Ihr Aufgabengebiet umfaßt die Arbeitsschritte 1 und gegebenenfalls noch 2, mit den anderen Schritten wollen oder können sie sich nicht näher befassen.

Ein erstes Anforderungsprofil

Wenn klar ist, für welche Arten von Schriftstücken das Programm hauptsächlich eingesetzt werden soll, dann ergibt sich ein erstes, grobes Anforderungsprofil:

Sollen nur Texte geschrieben werden, die nicht selbst zu Papier gebracht werden müssen, kann auf dezidierte Funktionen zur Gestaltung und zum Ausdruck des Textes verzichtet werden, denn dies übernehmen hier andere. Allerdings sollte das Programm dann die Möglichkeit bieten, einen Text als Datei im erweiterten ASCII-Format abspeichern zu können. Diese Datei sollte nur noch die im ASCII-Protokoll vorgesehenen Steuerzeichen enthalten, am besten nur Zeilen-Ende-Zeichen und Tabulatoren. Solche Dateien können von den professionell eingesetzten Satzsystemen verarbeitet werden. Atarianer haben noch das ß-Problem: Der ASCII-Code besteht nur aus 128 Zeichen, beinhaltet also keinerlei nationale Sonderzeichen, wie Umlaute und Ligaturen (beispielsweise das ß). Die zweite Hälfte der normalerweise darstellbaren Zeichen des erweiterten ASCII-Codes, also die Zeichen 129 bis 256, sind nicht mehr genormt und so gibt es beim Atari einen Unterschied zwischen der deutschen Ligatur eszet und dem griechischen beta, die es bei dem von IBM -und damit auch vom Rest der Welt - verwendeten Zeichensatz nicht gibt. Wir werden damit leben müssen.

Es hat sich beim Austausch von ASCII-Dateien zwischen Autoren und Verlagen eingebürgert - sofern möglich -, daß in den Dateien keine Zeilenende-Codes am jeweiligen Ende einer Zeile stehen sollen, sondern nur jeweils zwei Zeilenende-Codes an den Absatzenden, da der Text vom Verlag sowieso neu umgebrochen werden muß. Es sollte deshalb möglich sein, einen Text im kombinierten ASCII-/Fließtext-Modus abzuspeichern, ohne daß dann programmspezifische Steuerzeichen in den Text eingebunden werden..

Sollen Texte auch selbst gedruckt werden, so muß bei einem Textverarbeitungsprogramm im Gegensatz zu DTP-Programmen Druck und Gestaltung möglichst leicht automatisierbar und damit für die Anwender(innen) weitgehend unsichtbar bei der täglichen Arbeit sein. Das Programm sollte die Möglichkeit geben, auf einfach zu erstellende Standardvorlagen zur Gestaltung zurückgreifen zu können, die dem Charakter des Schriftstückes entsprechen. Diese Standardvorlagen sollten möglichst umfassend die gestalterischen Arbeiten vorwegnehmen, so daß bei ihrer Verwendung möglichst keine oder nur wenig Energie auf die Gestaltung des Schriftstückes verwandt werden muß.

Für die einzelnen Unterpunkte des ersten Arbeitsschrittes soll das Programm möglichst umfassende Unterstützung bieten. Hierzu zählen das gleichzeitige Verwalten von mehreren Texten und, damit verbunden, gute und einfach zu bedienende Blockfunktionen, die sich am Satzbau orientieren, zur Übernahme von Formulierungen aus anderen Texten, aber auch zur Umgestaltung von einzelnen Sätzen und Absätzen für die mehrschichtige Arbeit des Ausformulierens von Gedankengängen (ins Unreine schreiben).

Weiter vereinfachen die automatische Verwaltung von als Überschriften in diversen Hierarchien deklarierbaren Sätzen oder Absätzen, eine Verbindbarkeit von Überschrift und zugehörigem Text sowie die Unterstützung von Arbeiten an der Gliederungsstruktur eines Dokumentes (einfaches Verschieben von ganzen Abschnitten unter Beibehaltung ihrer inneren Struktur) konzeptionelle Arbeiten.

Ein möglichst ausgeklügeltes System zur Verwaltung von Floskeltexten und die eventuelle Anbindung von Synonymlexika können den guten Stil pflegen helfen.

Einfache Übernahme von Datenbankauszügen erleichtert die Material Sammlung wesentlich und kann bei der Erzeugung von Dokumenten aus Textbausteinen und Serienbriefen hilfreiche Dienste leisten.

Eine für die Fußnotenkrieger, wie Eugen Kogon die Geistes- und Sozialwissenschaftler(innen) einmal scherzhaft nannte, wichtige Eigenschaft eines Textverarbeitungsprogrammes ist die Unterstützung der verschiedenen Arten von Anmerkungen zum laufenden Text. In der zweiten Folge zu diesem Thema noch eine ausführliche Würdigung.

Für die mathematisch orientierten Schreiber(innen) sollte der Formelsatz unterstützt werden, wobei allerdings das Übermitteln von gesetzten Formeln via ASCII-Datei Probleme aufwirft, da es hierfür keine allgemein anerkannten Normen gibt.

Natürlich dürfen das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses und eine möglichst einfach zu handhabende Hilfe beim Erstellen von Indexregistern beim Schreiben langer Texte nicht fehlen. Eine, wie auch immer geartete, Rechtschreibhilfe gehört heute zum Standard besserer Textverarbeitungsprogramme, sie sollte aber auf jeden Fall schnell sein und einigermaßen zufriedenstellend online, also während des Erfassens von Text, arbeiten können, um Tippfehler, wie etwa das Vertauschen von zwei Buchstaben, sofort zu korrigieren. Überdies sollte sie sich an den Sprachstil der verschiedenen Schreiber(innen) anpassen können.

Da das Einsatzgebiet komplexer Textverarbeitungsprogramme die Vielschreiberei ist, fällt mit der Zeit eine erkleckliche Anzahl von Dokumenten an. Soll irgendwann ein bestimmtes Dokument wiedergefunden werden, sind Hilfen beim Archivieren und Retrieval von großem Nutzen. Wir werden weiter unten noch darauf zu sprechen kommen.

Ach ja, fast hätte ich sie vergessen: die Grafikeinbindung. Wer seine selbstgedruckte Bleiwüste unbedingt mit Oasen der Bildersprache bereichern will, um das Lesen nicht zum Survival-Training ausarten zu lassen, braucht sie natürlich. Für den Büroalltag eine feine Sache ist die Möglichkeit, Formulare zu entwerfen, die dann nur noch an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt werden müssen, respektive nur an diesen Stellen Eingaben gestatten. Kann der Formulartext beim Ausdruck auch noch unterdrückt werden, so lassen sich auch solche Formulare beschriften, die als fertige Blätter vorliegen. Einsatzgebiete wären der Geldverkehr mit seinen Überweisungs- und Scheckformularen, aber auch Rechnungen, Formbriefe und vieles andere mehr.

Einen letzten, aber nicht minder wichtigen Aspekt der Textverarbeitung stellen die sogenannten Makros dar. Mit Hilfe von selbst zusammengestellten Befehlsabfolgen, die selbst wieder einen neuen Befehl bilden, können vor allem immer wiederkehrende Arbeiten, die aus mehreren einzelnen Befehlen in immer gleicher Reihenfolge bestehen, zu einem einzigen Befehl zusammengefaßt werden. Mit solchen Makro-Befehlen können vor allem notwendige Anpassungsarbeiten beim Hinzuladen von extern erstellten Texten in ein Dokument wesentlich vereinfacht werden.

Daß das ganze Programm in sich möglichst logisch und konsistent aufgebaut sein sollte, bedarf kaum der Erwähnung. So, damit wären die Anforderungen an das ultimative Textverarbeitungsprogramm definiert. Wie die einzelnen Funktionen gewichtet werden sollen, hängt zwar letztlich vom ganz speziellen Einsatzgebiet ab, ihr Vorhandensein halte ich aber für so etwas wie die Basis eines guten Programmes.

Notwendige Vorarbeiten

Bevor ein Textverarbeitungssystem uns die Arbeit so richtig erleichtern kann, muß es erst einmal installiert und an die speziellen Bedürfnisse angepaßt werden. Zur Frage der Installation nur diese kurze Anmerkung: CCD stellt bei der Installation von TEMPUS-WORD zwar an den Massenspeicher keine besonderen Anforderungen und sichert die Funktionsfähigkeit des Programmes auch ohne Festplatte zu, meiner Meinung nach gehört zu solch komplexen Programmen aber auf jeden Fall ein großer und schneller Massenspeicher, der einzig ein halbwegs professionelles Arbeiten ermöglicht. Ohne Festplatte lassen sich höchstens noch die oben erwähnten Weihnachtsgrüße an Tante Erna tippen, aber selbst da wird es eng werden auf den Disketten.

Tips & Tricks zum Einrichten

Ist das Programmsystem auf der Festplatte eingerichtet, sollte der nächste Schritt die Definition der Systemparameter sein. Wird das Programm für verschiedene Projekte gleichzeitig verwendet, empfiehlt es sich dringend, für jedes Projekt auch eine eigene Parameterdatei (*.SYS) im Ordner Sysfiles anzulegen. Hierin sollten die speziellen Zugriffspfade und die gerade bearbeitete Textdatei eingetragen sein. Außerdem lassen sich für verschiedene Projektgruppen verschiedene Floskel- und Lexikondateien in das System einbinden, die speziell auf den besonderen Zweck ausgerichtet sind: Brieffloskeln und ein Adressenverzeichnis für Briefe, komplizierte Fachbegriffe und ein Synonymlexikon für Abhandlungen eines Themengebietes. Die projektspezifischen Parameterdateien in den SYSFILE-Ordner kopiert und das System nur noch über die TEMPUS-WORD-Shell gestartet, hilft dann gegen lange Sucherei und das Laden von diversen Zusatzdateien. Aber Vorsicht: wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte die entsprechende Parameterdatei wieder aus dem Sysfile-Ordner herausgenommen werden, weil sonst nach kurzer Zeit garantiert die Übersicht in diesem Ordner verlorengeht.

Noch ein kleiner Tip für Besitzer von Ataris mit nur einem Megabyte Hauptspeicher: Hier wird der Platz notorisch knapp, auch wenn Desktop-Accessories und speicherresidente Programme keine Verwendung finden. Da Module, wie die Rechtschreibkorrektur, das Ausnahmelexikon für die Silbentrennung und der Drucker-Spooler in den derzeitigen Versionen schon beim Start des Systems geladen und angelegt werden und dann permanent Speicher belegen, können nur entweder Module und Ausnahmelexikon eingebunden oder ein genügend großer Drucker-Spooler angelegt werden, damit noch genügend freier Speicher für den zügigen Ausdruck im Grafikmodus bleibt. Wen es nicht stört, vor dem Ausdruck das System zu verlassen und neu zu starten, der lege sich einen zweiten, leeren Ablageordner und eine Parameterdatei speziell für das Drucken an.

In allen Parameterdateien außer der zum Drucken sollte der Speicherbedarf für den Spooler minimal eingestellt werden; sie dienen nur der Textbearbeitung. In der Parameterdatei zum Drucken muß der Ablagepfad auf den zweiten, leeren Ablageordner zeigen. Damit wird verhindert, daß ein Ausnahmelexikon geladen werden kann, was je nach verwendetem Lexikon zwischen ca. 43 und knapp 80 Kilobyte Hauptspeicherplatz einspart. Außerdem sollte nur ein Zeichensatz, der Brotfond, beim Start des Systems geladen werden. Dies kann bei der Einstellung der Systemparameter im Unterdialog Systemdateien eingestellt werden, indem das Feld Laden angeklickt und im daraufhin erscheinenden Dialog Schriften setzen/laden alle Zeichensätze bis auf den ersten gelöscht werden.

Wem der bisher gesparte Speicherplatz noch nicht genügt - es sollten für einen zügigen Ausdruck im Grafikmodus mindestens 200 Kilobyte freier Speicher existieren, was über den Dialog Allgemeine Statistik vom Statistik-Icon erfragt werden kann -, der kann zusätzlich noch vor dem Start des Systems zum Ausdrucken im Module-Ordner alle Dateien mit der Endung TWX statt TWM versehen. Da zur Zeit nur das Korrekturmodul existiert, dürfte der Aufwand gering sein. Wer selbst diesen Aufwand noch scheut, kann sich mit mir in Verbindung setzen, denn es existiert eine modifizierte Version 1.01 der TEMPUS-WORD-Shell, die bei Auswahl einer Datei namens DRUCKEN.SYS das Ausblenden des Korrekturmoduls automatisch ausführt. Meine Adresse kann dem Copyright-Hinweis der Shell entnommen werden.

Für die Spooler-Größe hat sich bei Verwendung von drei bis fünf Zeichensätzen und kleinen Grafiken in einem Dokument für einen 24-Nadeldrucker NEC-P6-plus an der parallelen Schnittstelle ein Wert von nicht größer als ca. 30 bis 50 Kilobyte für die Programm version 1.10 als sinnvoll erwiesen. Ein größerer Spooler verringert den zur Verfügung stehenden Speicherplatz für die Druckzeichensätze bei einem Ein-Megabyte-Rechner so sehr, daß zu oft die Druckzeichensätze neu geladen werden müssen, was zu eklatanten Geschwindigkeitseinbußen führt. Wird nun vor dem Ausdrucken das System über die Shell neu gestartet, dabei die Parameterdatei zum Drucken ausgewählt und die zu druckende Datei nicht geladen, sondern vom Massenspeicher aus gedruckt, kann mit einem verhältnismäßig guten Durchsatz gerechnet werden.

Besitzer(innen) von größeren Ataris können natürlich auf die ganzen Klimmzüge zur Verringerung von Hauptspeicherbedarf verzichten und auch den Spooler wesentlich vergrößern.

Tips & Tricks zum Dateimanager

Bevor Sie nun endlich mit dem Schreiben loslegen, sollten Sie sich ein paar Gedanken machen, was im Laufe der Zeit so alles an Dokumenten anfallen wird, und wie sich diese Menge einigermaßen übersichtlich anordnen läßt. TEMPUS-WORD gibt hier eine kleine Hilfe mit dem Datei-Manager. Er kann die Text-Info genannten Dateiköpfe von TEMPUS-WORD-Dokumenten lesen. In das Text-Info können Namen des Autors und des Bearbeiters eingetragen werden, ebenso wie der Verwendungszweck und ein paar Suchwörter. Nach jeder dieser Attributgruppen können über den Datei-Manager die Dokumente eines Ordners sortiert und gesucht werden. Der bis zu 40 Buchstaben lange Text mit dem schönen Namen Zweck kann im Grunde als überlanger Dateiname angesehen und sollte auch so behandelt werden. Mit den Suchwörtern, die durch Leer- oder Interpunktionszeichen voneinander getrennt werden können, sollen die einzelnen Texte attributiert werden. Wie können nun hunderte von Dokumenten mit diesem Werkzeug geschickt verwaltet werden, so daß ein Wiederfinden auf Anhieb möglich wird?

Zuerst einmal sollten Sie sich nicht ausschließlich auf den Datei-Manager verlassen und alle Dokumente in einem Ordner ablegen. Zum einen kann es bei älteren Festplatten doch recht lange dauern, bis der Manager alle Dateien des Ordners angelesen hat, was er leider tun muß, will er die Text-Infos erhalten; zum anderen wollen Sie ja vielleicht die Dokumente eines Projektes irgendwann einmal archivieren, sprich: von der Festplatte nehmen, und dann nutzt die Suchfunktion des Managers herzlich wenig. Ich schlage Ihnen deshalb folgende Vorgehensweise vor, die sich bei mir bewährt hat:

Legen Sie in ihrem Dokumentenordner für alle Hauptdokumentenarten jeweils einen weiteren Ordner an. Jeder dieser Ordner sollte maximal eine weitere Ordnerebene enthalten. Beispiel: einen Ordner für Briefe mit den möglichen Unterordnern Geschäftsbriefe, Privatbriefe etc.; einen Ordner für Standarddokumente, einen für Handbücher, für Aufsätze, Projekt X, Projekt Y, etc. Verschachteln Sie zu weit, nutzt der Datei-Manager nichts mehr, da er immer nur im aktuellen Ordner und nicht in dessen Unterverzeichnissen suchen kann. Sie müßten dann also schon vorher relativ genau wissen, in welcher Substruktur das gesuchte Dokument zu finden sein wird.

Die einzelnen Dokumente sollten, wenn auch eher kryptisch wegen der zur Verfügung stehenden acht Buchstaben, standardisierte Teile im Dateinamen haben. So könnten alle Angebote mit einem ANG beginnen oder enden, alle Exzerpte mit einem EXZ, alle Rechnungen mit REV etc. Eventuell könnten noch zwei Buchstaben für eine Unterklassifikation genutzt und der eigentliche Zweck mit den verbleibenden Buchstaben kodiert werden. Wichtig ist bei dieser Kodierung, daß der übergeordnete Aspekt am Anfang des Dateinamens steht, so daß sich eine hierarchische Ordnung - erst die Hauptaspekte, dann die untergeordneten Aspekte und zuletzt der Verwendungszweck - ergibt. Beispiel: EINTVART.TWD, was zwar auf den ersten Blick nicht lesbar erscheint, aber das Dokument für diese Serie ist: EINTV: der Titel Einführung in die Textverarbeitung, der übergeordnete Aspekt, und ART: Artikel als untergeordneten Aspekt. Als weitere Dateien zu diesem Artikel existieren bei mir noch EINTVMAT.TWD mit der Materialsammlung und EINTVNOT.TWD mit Notizen in einem Ordner für alle Artikel und ihnen zugeordneten Dokumenten.

In genau derselben Art und Weise sollten Sie mit der längeren Zweck-Zeile in der Text-Info verfahren. Nur können Sie hier eher Klartext schreiben, wobei aber ein genügend großer Bereich für den speziellen Zweck des einzelnen Dokumentes übrig bleiben sollte. Im Beispiel der Abb. 2:Artikel:StComp:Einführung i.d.Textverarb wieder für den Text, den Sie gerade lesen. Dieses Verfahren verlangt zwar eine relativ hohe Disziplin, vor allem, wenn mehrere Menschen mit dem System arbeiten, es erleichtert aber die Suche nach einem bestimmten Dokument erheblich. In unserem Beispiel würden alle gespeicherten Artikel hintereinander sortiert, darunter alle für die ST-Computer hintereinander und noch lexikalisch nach ihrem Titel-. Eine gute Idee ist es, sich ein Verzeichnis der Codes mit ihrer Bedeutung anzulegen, auf daß keine Verwirrung entsteht, wie ein Dokument zu katalogisieren ist.

Eine weitere Möglichkeit, ein Dokument zu suchen, bieten die beiden Suchwort-Zeilen. Auch die Suchwörter sollten nicht wahllos vergeben werden, sondern eine sinnvolle Struktur aufweisen. Folgt man dem Handbuch, so stellen sie einen Index für die im aktuellen Ordner befindlichen Dokumente dar. Das bedeutet, daß ein Suchwort immer eine Gruppe von Dokumenten indizieren sollte. Die Vergabe von mehreren Begriffen an ein Dokument dient dazu, es nach verschiedenen Aspekten einzuordnen. Wie sollten die Suchwörter gewählt werden? Eine zu feine Differenzierung, bei der ein Suchwort nur einem einzigen Dokument zugeteilt ist, verwirrt mehr, als sie Übersicht schafft. Eine wichtige Einschränkung bei der Verwendung von Suchwörtern ist die Tatsache, daß der Datei-Manager immer nur nach einem Suchwort indizieren kann. Das bedeutet, daß eine schrittweise Einschränkung der Suchmenge durch Auswahl einer Kombination von Such Wörtern nicht möglich ist. Der Index sollte also auch nicht zu grob sein: ein Suchwort, das fast alle Dokumente eines Ordners indiziert, ist sinnlos! Ein typisches Beispiel wäre der Begriff Brief im Briefe-Ordner: reine Redundanz!

Die Menge der Suchwörter sollte also so gewählt sein, daß sie wichtige Eigenschaften, durch die sich Gruppen von Dokumenten unterscheiden, ausdrückt. Ein kleines Manko bei der ganzen Suchwortvergabe ist derzeit noch, daß nur der Datei-Manager über ein Formular zum Auswählen schon bekannter Suchwörter verfügt, nicht aber das Info-Formular beim Anlegen des Dokumentes. Mit dieser Funktion könnte die leidige Suche nach Begriffen oder deren Schreibweise verhindert werden, was die Einordnung neuer Dokumente wesentlich vereinfachen würde. Aber vielleicht spendiert uns CCD noch irgendwann diese Programmoption in einer späteren Version.

Ein Seiten-Layout in TEMPUS-WORD mit einer linken und einer rechten Seite. Die beiden Seiten sind symmetrisch zueinander aufgebaut und bestehen jeweils aus zwei Textspalten und je einem Kopf- und einem Fußbereich.

Erst layouten, dann schreiben

Nachdem Sie Ihr Textverarbeitungssystem entsprechend eingerichtet haben, kann die eigentliche Arbeit losgehen. Im allgemeinen werden Sie zuerst einmal eine Datei für ihr neues Dokument im entsprechenden Ordner eröffnen. Sie werden das Text-Info-Formular ausfüllen und dann einfach mit dem Schreiben des Manuskriptes beginnen (Arbeitsschritt 1). Danach werden Sie wahrscheinlich ihr Manuskript von orthographischen Fehlern befreien (Schritt 2) und es in eine ansprechende gestalterische Form bringen (Schritt 3). Zum Schluß werden Sie es vielleicht auf einem Nadeloder Laserdrucker zu Papier bringen (Schritt 4). So werden Sie bei jedem neuen Dokument verfahren? Schön, gegen diese Arbeitsweise ist wenig einzuwenden, aber nach dem Layout des 274.386sten Geschäftsbriefes werden Sie nach der Arbeitserleichterung fragen, die der Einsatz der EDV bringen soll. Diese Vorgehensweise ist eben nicht die sinnvollste unter Verwendung von TEMPUS-WORD als Textverarbeitungssystem. Das Programm bietet nämlich die im Anforderungsprofil postulierte Standardisierbarkeit gestalterischer Arbeiten. Wenn Sie wissen, welche Arten von Schriftstücken Sie häufig erstellen wollen - oder müssen -, sollten Sie sich im vorhinein Standardvorlagen für die einzelnen Dokumentenarten entwerfen. Diese Standards beinhalten bei TEMPUS-WORD verschiedene gestalterische Ebenen und werden als *.TWS-Dateien abgelegt. So könnte eine komplett gestaltete Vorlage für Geschäftsbriefe beispielsweise als GJBRIEF.TWS abgelegt werden, oder eine solche für Seminararbeiten als SEMINAR.TWS etc. In den beiden nächsten Folgen werden solche TEMPUS-WORD-Standarddokumente für die verschiedenen Einsatzarten detailliert besprochen, da sie das Kernstück der Rationalisierung gestalterischer Arbeiten mit TEMPUS-WORD bilden. Werden die Standardvorlagen dem Dokumententyp entsprechend gestaltet, kann durch den Rückgriff auf sie nicht nur der Umbruch wesentlich vereinfacht werden, sondern es werden auch inhaltliche Arbeiten unterstützt. Heute sollen die einzelnen gestalterischen Ebenen, aus denen eine solche Vorlage aufgebaut ist, in ihrer Bedeutung für die Arbeiten bei der Textverarbeitung erläutert werden.

Der Aufbau von Standardvorlagen

Ein Dokument besteht für TEMPUS-WORD zuerst einmal aus dem Papier, auf dem es ausgedruckt werden soll. Dieses Papier hat eine wohldefinierte Größe - die wichtigsten DIN-Formate lassen sich vorwählen oder beliebige andere Blattgrößen einstellen - und jedes Blatt hat immer zwei Seiten: eine Vorder- und eine Rückseite, auch wenn in der Realität nur die Vorderseiten beschrieben werden sollen. Auf diesen Blattseiten verteilt sich nun der Text innerhalb von Spalten, die auf den beiden Seiten des Blatt es relativ beliebig verteilt werden dürfen.

Maximal finden neun solcher Spalten auf einer Seite Platz. Die Spalten sind' immer von 1 bis 9 fortlaufend numeriert und nehmen nacheinander den Text auf: zuerst wird bei einem Seitenumbruch die erste Spalte bis zu ihrem unteren Rand gefüllt, danach die zweite und so fort. Erst wenn alle Spalten einer Seite gefüllt sind, wird eine neue Seite angelegt und mit ihr genau so verfahren. Die einzelnen Spalten können beliebig auf der Blattseite verteilt werden, Sie können eine oder mehrere Textspalten definieren, und Sie können auf den beiden Seiten eines Blattes eine unterschiedliche Anzahl und Lage der Textspalten vorsehen. Außerdem dürfen sich die Spalten einer Seite teilweise oder ganz überlappen, und sie dürfen verschiedene Längen haben. Das wird später noch wichtig werden.

Außer den Textspalten kennt TEMPUS-WORD auch noch zwei weitere Bereiche: den Kopf- und den Fußbereich. Diese beiden Bereiche können, müssen aber nicht definiert sein und nehmen keinen fließenden Text auf. Der Text für diese Bereiche wird gesondert verwaltet und auf allen Seiten, für die er gesetzt wurde automatisch wiederholt. Die Kopf- und Fußbereiche dienen also erst einmal dazu, die allgemein als Kopf- oder Fußzeilen bezeichneten Texte wie Briefköpfe oder Paginierungen etc. aufzunehmen, die sich auf allen Seiten eines Dokumentes auf dem oberen und/oder unteren Seitenbereich wiederholen. Da aber weder ihre Lage noch ihre Größe auf einer Seite irgendeiner Beschränkung unterliegt, können sie auch recht variabel eingesetzt werden, so daß im Kopfbereich nicht nur Kopfzeilen und im Fußbereich nicht nur Fußzeilen ausgegeben werden können. In den beiden nächsten Folgen werden wir uns dieser Tatsache noch erinnern und sie zur Gestaltung von Dokumenten einsetzen.

Alle Einstellungen auf dieser Ebene werden im Formular des Menüpunktes Text: Seiten-Layout: bearbeiten verwaltet und können als Layout-Datei (*.LAY) gesichert und in jedes beliebige Dokument übernommen werden. Sie bilden in ihrer Gesamtheit das Raster, welches sozusagen über dem gesamten Blatt liegt und die beschreibbare von der nicht zu beschreibenden Fläche scheidet: In unserem Beispiel-Layout wird Text nur in den gemusterten Flächen der beiden Seiten erscheinen. Ein Dokument kann aus einer beliebigen Anzahl solcher Layouts bestehen, wobei der Wechsel von einem zum anderen Layout natürlich nur zwischen zwei Seiten erfolgen darf, da die Layouts ja gerade die Verteilung des Textes auf einer kompletten Seite festlegen.

Ein oder mehrere Layouts zu entwerfen, dürfte die erste Arbeit an einem neuen Dokument, auch einem Standarddokument, sein, denn da es die Anzahl und die Ausmaße der beschreibbaren Flächen definiert, ist es grundlegend für alle weiteren Formatierungseinstellungen.

Die nächste Ebene, auf der ein Dokument beschrieben wird, ist die textuelle. Hier verschwimmen die Grenzen zwischen reiner Gestaltung und inhaltlichen Hilfen dann auch schon.

Ein Dokument besteht auf textueller Ebene zumindest einmal aus dem Haupttext, der fortlaufend in den Textspalten des Layouts steht. Werden Kopf- und/oder Fußbereiche verwendet, verwaltet TEMPUS-WORD deren Text als Unterbereich des Dokumentes. Ebenso verfährt das Programm mit den Anmerkungen (Fußnoten). Auch sie bilden einen eigenständigen Textbereich.

Formular zur Verwaltung von Absatzformaten

Allen Textbereichen gemeinsam ist, daß sie im Fließtext-Modus, dem eigentlichen Modus für die Textverarbeitung, aus einzelnen Absätzen aufgebaut sind und nicht aus Zeilen. Jeder Absatz besteht aus keinem oder beliebig vielen Buchstaben und Leerzeichen und einem Absatz-Ende, das vom Programm als Absatzmarke angezeigt werden kann (Menüpunkt Zeige: Absatzmarken). Innerhalb eines Absatzes wird der Text automatisch nach der vorher eingestellten Zeilenbreite umgebrochen und, sofern die automatische Silbentrennung eingeschaltet ist, zu lange Wörter auch noch getrennt. Wichtiges Merkmal des Fließtextes sind die fehlenden Zeilen-Ende-Markierungen, der Text fließt innerhalb der einzelnen Absätze. Eine Leerzeile ist hier nichts anderes als ein leerer Absatz!

Außerdem sind dem Dokument noch ein oder mehrere Zeichensätze zugeordnet, aus denen die einzelnen Buchstaben ausgewählt werden können. Natürlich kann der Text auch noch mit verschiedenen Stilattributen wie Fettschrift, Kursivschrift, Unterstreichungen usw. versehen werden. Außerdem sind einem Dokument ein oder mehrere Zeilenlineale zugeordnet, die ganz so funktionieren, wie von einer elektrischen Schreibmaschine gewohnt - bis auf den Unterschied, daß sich ein Zeilenlineal immer nur auf die Breite der gerade bearbeiteten Spalte und nicht auf das ganze Blatt bezieht. Auch der Zeilenabstand, der Absatzabstand und die Ausrichtung des Textes (Flatterrand links/rechts, zentriert und Blocksatz) lassen sich global für das gesamte Dokument einstellen. Die Absätze aber spielen bei TEMPUS-WORD eine zentrale Rolle, gestalterisch wie inhaltlich.

Absätze in TEMPUS-WORD

Das Verständnis der Möglichkeiten, die den Anwender(inne)n durch die Absatzgestaltung geboten werden, ist der Schlüssel zum effizienten Einsatz des Programmes in der Textverarbeitung. Alle Formatierungsfunktionen wie Wortumbruch, Änderung der Zeilen- und Absatzabstände oder die Änderung der Textausrichtung oder des aktuellen Zeilenlineals wirken immer auf komplette Absätze. Auch die Grafikeinbindung und die Kommentartexte, die zwar auf dem Bildschirm sichtbar sind, aber nicht ausgedruckt werden, beziehen sich auf ganze Absätze. Darüber hinaus kann jedem Absatz ein vorher definiertes Absatzformat zugeordnet werden. Diese Absatzformate werden über das Formular Absatz-Format(Abb. 4) verwaltet. Richtet sich das Aussehen eines formatfreie n Absatzes nach den global festgelegten Einstellungen für Durchschuß, Einrückungen und Textausrichtung, so wird ein mit einem Format attnbutierter Absatz in seinem Aussehen nur von den Einstellungen dieses Formates bestimmt. TEMPUS-WORD unterscheidet hier zwischen zwei Arten von Absatzformaten: den globalen, die für alle Dokumente gleichermaßen gelten, welche gerade vom Programm bearbeitet werden, und den Text-Formaten, die für jedes Dokument verschieden sein dürfen. In beiden Gruppen können maximal jeweils 32 Formate gleichzeitig definiert sein, so daß in einem Dokument maximal 64 verschiedene Absatzformate verwendet werden können. Die beiden Gruppen können auch jeweils als Formatdateien mit der Endung *.TWA abgespeichert werden. Eine Datei für die globalen Formate läßt sich im Parameterformular vorwählen.

Mit den globalen Formaten ist jedoch Vorsicht geboten: Wird ein Dokument geladen, das andere als die gerade aktuellen globalen Formate verwendet, kann es bei der Bearbeitung dieses Dokumentes, vor allem, wenn verwendete Formate aktuell gar nicht existieren, zu den interessantesten, aber sicherlich zu unerwünschten Ergebnissen kommen. Sie sollten also entweder immer nur eine einzige globale Formatdatei verwenden oder nur solche Dokumente laden und gleichzeitig bearbeiten, die auch dieselben globalen Absatzformate verwenden.

Wenn wir uns das Formular für die Bearbeitung von Absatzformaten einmal ansehen, so scheinen die Formate auf den ersten Blick nur gestalterisch zu wirken: Es können verschiedene Einrückungen eingestellt, der aktuelle Zeichensatz, die Textausrichtung und die Tabulatorzeile (Zeilenlineal) gewählt und eine Kombination der Schriftattribute eingestellt werden. Das alles bestimmt das Aussehen eines Absatzes, ist also Gestaltung. Absatzformate beinhalten aber noch mehr. In ihnen wird festgelegt, ob ein Absatz laufenden Text oder eine Überschrift enthält. In Verbindung mit der Gliederungsfunktion, die ein komplettes Verändern der Textstruktur durch einfaches Verschieben von Überschriften erlaubt, der automatischen Erstellung des Inhaltsverzeichnisses, dem Seitenumbruch und der Überschriftennumerierung kommt den Absatzformaten auch eine inhaltliche Funktion zu. Eine Verbindung von inhaltlicher und gestalterischer Funktion ist gegeben, wenn Formate für bestimmte Textstellen definiert werden wie Fuß-, Kapitel- und Endnoten, Zitate, bibliographische Angaben, Absätze mit Spiegelstrichen, Namen, Straße und Ort bei Adressen etc. Mit einer geschickten Auswahl von Absatzformaten und deren konsequenter Anwendung im Text lassen sich ganze Dokumente vorstrukturieren. Zu einer Standardvorlage für einen bestimmten Dokumententyp gehört daher auch ein spezielles Set von Absatzformaten, eingebunden als Text-Formate. Solche Formate schon gleich während des Erfassens vergeben, strukturieren den Text und erleichtern zu einem gut Teil die Arbeit. In den beiden nächsten Folgen wird es also auch darum gehen, für die einzelnen Dokumentenarten Absatzformate zu entwerfen und dabei die Möglichkeiten kennenzulernen, die TEMPUS-WORD in diesem Bereich bietet.

Damit können wir jetzt eine generelle Vorgehens weise beim Erstellen von Standardvorlagen angeben: Zuerst werden die benötigten Layouts entweder neu definiert, oder sie liegen als Dateien mit der Extension *.LAY schon vor und können bei Bedarf eingebunden werden. Danach sollten die globalen satztechnischen Einstellungen für das Dokument vorgenommen w'erden: Verwendbare Zeichensätze, der globale Durchschuß (Zeilen- und Absatzabstand), die global geltende Textausrichtung (Blocksatz, linker/rechter Flatterrand oder Zentrierung). Als nächstes sollten die Text-Absatzformate erstellt oder als Datei mit der Extension *.TWA in das Dokument eingebunden sowie die in den Formaten benutzten Tabulatorzeilen erstellt werden. Zum Schluß können bei einer Standardvorlage noch Texte erfaßt werden, die immer in einem solchen Dokument Vorkommen und sich nie ändern. Diese Vorgehensweise werden wir in den beiden nächsten Folgen immer dann anwenden, wenn es darum geht, für bestimmte Dokumentenarten Standardvorlagen zu erstellen.

So viel für heute, das nächste Mal wird es um den Einsatz von TEMPUS-WORD bei der Arbeit an Spaghetti-Texten gehen. Wir werden uns zuerst einmal ansehen, wie lange Texte aufgebaut sind, und entsprechende Layouts entwerfen; außerdem werden die Fußnotenfunktion, der Einsatz von Kopf- und Fußbereichen, Kommentare und die Gliederungsfunktion, die Korrektur, Silbentrennung und vieles mehr besprochen.

Rolf Darr

Aus: ST-Computer 03 / 1992, Seite 154

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