Spesen - Außer Spesen nichts gewesen?

Mir ist es jedesmal ein Grauen, wenn ich im neuen Jahr Tätigkeiten für Vater Staat verrichten muss. Ja, Sie haben richtig gelesen, als Mitarbeiter dieser Zeitschrift arbeite ich umgerechnet etwa 5 Werktage pro Jahr für die Behörde. Gemeint ist die Finanzbehöre, wenn Sie neben den Quartalsabrechnungen auch noch eine Steuererklärung verlangt. Gerade selbständig arbeitende Zeitgenossen wissen ein traurig Lied davon zu singen. Ja, Sie haben recht, es gibt ja auch noch Steuerberater, die uns Streßgeplagten und Niemalszeithabenden diese Arbeit gegen klingende Münze gerne abnehmen. Aber selbst ist der Mann!

Übel ganz besonderer Güte sind das Nachtragen von Fahrtenbuch und Reisekostenabrechnung. Da muss ich wöchentlich meinen Terminkalender befragen, wo ich warum wie lange mit oder ohne Frühstück in der Fremde war.

NEIN, das muss ein Ende haben, dachte sich Thomas Grützmacher, und bastelte aus GfA-BASIC ein Programm, das mir ab sofort ein paar schlaflose Nächte weniger bereitet. Es heißt SPESEN und realisiert eine komplette Reisekostenabrechnung mit vielen zusätzlichen Extras. Eigentlich entstand dieses Programm nur als reine Rechenhilfe bei der Durchforstung der gesetzlichen Möglichkeiten, die Ausgaben von Geschäftsreisen erfaßbar zu machen. Geworden ist darauseine Fast-Tabellenkalkulation mit Statistikmodul und einem sehr schönen Grafikteil.

SPESEN.PRG braucht ca. 350kB! Es läuft auch mit ca. 150kB freiem Speicher, stürzt dann aber beim Aufruf von Funktionen, die zusätzliche Arrays dimensionieren [Statistik] gnadenlos ab. Bei

chronischer Speicherarmut [520 ST/260 ST] müssen Sie leider auf die Verwendung der Statistikfunktion verzichten.

Das Arbeitsfeld ist in verschiedene Felder aufgeteilt. Sie finden vertikal die Tage einer Woche untereinander, die letzte Rubrik bildet die vertikalen Spaltensummen. Am rechten Rand finden Sie die Quersummen und unten rechts die Gesamtsumme. Innerhalb des Datums-/Ortsfeldes sind drei kleine Kästchen: "M" bedeutet mehrtägige Abwesenheit. Dadurch wird automatisch der Spesensatz herangezogen, ebenso die Übernachtungspauschale eingetragen. "F" ist dann wichtig, wenn Sie irgendwo übernachtet und dort ein Frühstück zu sich genommen haben. In der Regel sind dann 15% vom vollen Spesensatz abzuziehen. "E" steht für abzugspflichtiges Essen, d.h. Sie haben an einem Geschäftsessen teilgenommen oder sich auf Firmenkosten verpflegt. Hier sind 30% vom Spesensatz abzuziehen. Die beiden rechts an das Ortsfeld anschließenden Rubriken beziehen sich auf gefahrene Kilometer und das daraus resultierende Kilometergeld.

Weiterhin unterscheidet SPESEN zwischen echtem Arbeitsbeginn und -ende, errechnet die Arbeitszeit, unterscheidet die sogenannte tatsächliche Außendienstzeit sowie spezielle Auslandstagessätze. Natürlich sind echte Kosten nach B^eleg gegenüber evtl. günstigeren Pauschalsätzen zu berücksichtigen.

Die Mehrpersonenfähigkeit des Programms ist eines der Bonbons von SPESEN. Nach dem Programmstart gilt das im Startverzeichnis gelegene Spesen. DEF-File; wenn Peter nun seine Abrechnung machen will, dann wählt er F2 (oder Blatt laden), wechselt in das Unterverzeichnis PETER.-DIR und klickt OK ohne File-Auswahl an. Damit ist ab jetzt das im Unterverzeichnis PETER.DIR enthaltene Defaulfile "Spesen.DEF" gültig. Paul müßte danach ins Unterverzeichnis PAUL.DIR wechseln.

Natürlich ist das alles auf dem Bildschirm sehr schön anzusehen, aber was man auf dem Papier hat, kann man getrost zum Finanzamt tragen. Also bietet sich entweder der unformatierte Listenausdruck an, oder man will ein firmenspezifisches Formular bedrucken. Diese Option setzt das Vorhandensein eines Files voraus, das die Steuerangaben enthält, die den Ausdruck auf genau Ihre Ansprüche umstellt. Dazu ist eine kleine Befehlssyntax notwendig.

Wie bereits oben erwähnt, sind die Dateien IhrerWochenabrechnungen die Grundlage für Statistikfunktionen. Es erscheint eine GEM-Boxmit den Angaben: Summe der gelesenen Datensätze, Außendiensttage, Geschäftsessen, Kilometer, Kilometergeldeintragungen, Tagesspesen, Nachtspesen, Spesen nach Beleg, Nebenkosten und abgerechnete Wochen. Die Grafiken sind alle so aufgebaut, dass mit zwei y-Achsen gearbeitet wird. Einmal werden die entsprechende Werte wochenweise eingetragen, dann wird noch eine Summenkurve erstellt. Weiterhin kann eine Monatsabrechnung gestartet werden, die in ein anderes Grafikfenster verzweigt und alle Rechenergebnisse in einer Stapelbalkengrafik anzeigt.

Schau'n Sie doch mal bei SPESEN herein, Sie werden hernach Ihre Reisekostenbücher auf den Müll (bzw. in die Altpapierverwertung) schmeißen. Warum dem Computer denn nicht gleich die Sklavenarbeit fürs Finanzamt übergeben? Ich hab' es längst getan!

DK

SPESEN
ST-PD 455