Büro organisieren mit ReProK

In meinem Bücherschrank schlummert ein etwas eingestaubtes Werk mit dem Titel “Hoch lebe die Organisation” (Parkinson). Dort werden vornehmlich Thesen für den effektiveren Ablauf des Arbeitsalltags aufgestellt. Ja, etwas veraltet ist das gute Buchlein schon, denn als der Autor sich 1968 daran machte Formeln und Tips auch zum Wohle des Büromenschen aufzuschreiben. wurde an einen Siegeszug der elektronischen Datenverarbeitung noch kaum ein Gedanke verschwendet.

Heute sieht das schon etwas anders aus. Hard- und Software werden immer besser, schneller und (trotz alledem) auch immer preisgünstiger, so daß beispielsweise Inhaber von klein und mittelständischen Betrieben auch schon gerne mit der Idee spielen, sich eine EDV-Anlage anzuschaffen. Besonders wenn die Ehefrau des Chefs abends den ganzen “Schreibkram" erledigen muß, steht der Computer ganz oben in der Bedarfsplanung.

Typisch Büro

Typische Büroarbeiten, wie Textverarbeitung, Adressverwaltung und Buchhaltung wurden aber anfangs fast nur Geräten der MS-DOS-Familie zugemutet, ganz einfach, weil dort die Softwareauswahl am größten war. Aber die Zeiten ändern sich! So ist der ATARI ST längst nicht mehr mit dem (völlig unberechtigten) Makel des Spielcomputers behaftet und erledigt vielerorts die Büroarbeit überaus zufriedenstellend. Allen Unkenrufen zum Trotz hat sich beispielsweise die GEM-Benutzeroberfläche als höchst effektiv, weil einfach zu erlernen und leicht zu bedienen herausgestellt.

Logischerweise muß es unter diesen Voraussetzungen doch auch Programme für jene typischen Büroarbeiten geben. Zugegeben, die Softwareanbieter zum ATARI ST haben sich bislang nicht gerade um “Büroprogramme" gerissen und dem Markt nicht das lukrative Potential zugetraut. Aber so allmählich kommen sie!

“Büroorganisation" ist der magische Begriff, der alles umschreibt, was bei vielen Kleinbetrieben noch mit “Zettelwirtschaft" gleichgesetzt wird. So fallen bei der täglichen Verwaltungsarbeit eine stattliche Menge an Daten an, die erfaßt, geordnet, kanalisiert, ausgewertet und abgelegt werden sollen. Wenn sich dann der Firmenchef dazu durchringt einen Computer anzuschaffen, dann soll er bitteschön einfach zu bedienen sein, und das Programm soll keine Rätsel aufgeben.

Auf der Düsseldorfer ATARI Messe ’89 wurde ReProK mit seinem Modul Büroorganisation einem breiten Publikum vorgestellt. ReProK hat es sich zur Aufgabe gemacht, (Originalton Werbeprospekt:) “...außerordentlichen Bedienungsluxus, flexible Einsatzmöglichkeiten und Preisattraktivität in einem Programm zu vereinen."

Nach dem Start

ReProK wird auf einer Diskette geliefert, ein Ringbuch mit 188 Seiten Beschreibung liegt bei. Zuerst muß eine Installationsprozedur durchlaufen werden, denn alle Programmteile, Masken und Daten liegen gepackt auf Diskette. Wenn nach dem Copyrightfenster die Desktopleiste erscheint, kann man vier Hauptarbeitsbereiche erkennen:

1. Der Verwaltungsblock

Dieser Programmteil wird oft auch Stammdatenverwaltung genannt. Dort sind Adressen von Kunden und Lieferanten, alle Produkte innerhalb von Warengruppen und einige “Feinheiten", wie länderspezifische Voreinstellungen, feste Textbausteine und Floskeln festgehalten. Der Vorteil einer solchen Stammdatenerfassung ist vielen EDV-Anwendern hinlänglich bekannt: Beispielsweise die Anschrift eines Kunden muß nur einmal eingegeben werden und steht fortan für alle Vorgänge blitzschnell zur Verfügung.

2. Die Vorgangsverwaltung

Hier werden die kontinuierlichen Geschäftsvorfälle bearbeitet. Dabei wäre grob zwischen ausgehenden und eingehenden Vorfällen zu unterscheiden. Ausgänge sind alle Arbeiten (den Kunden betreffend) angefangen vom Angebot, über Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, bis hin zur Kontrolle von Zahlungseingang, Gutschrift und Soll-Buchung. Eingänge sind im Gegenzug Lieferschein und Rechnung des Lieferanten. Zahlungsausgang und entsprechende Ist-Verbuchung.

3. Auswertungen

Es kommt sehr oft vor, daß Adressen nach Merkmalen sortiert werden müssen, beispielsweise um Kunden unter bestimmten Voraussetzungen anschreiben zu können. Gleiches kann mit Produkten passieren, um etwa die kalkulatorischen Verkaufspreise anzuheben. Auch sind hier die offenen Rechnungen (für Aus- und Eingänge) festgehalten.

4. Installation

Dieser Menüpunkt birgt hauptsächlich Anpassungen der verschiedenen Formulare an verschiedene Drucker. Es ist sogar denkbar, mehrere Drucker anzuschließen (sofern die Schnittstellen dazu vorhanden sind), jedem Drucker bestimmte Formulare zuzuweisen (also einer für Listen, ein anderer für Adreßaufkleber und ein weiterer für Briefe) und jeden Formularinhalt eigenständig zu konstruieren.

Sehen wir uns die Arbeitsweise doch etwas genauer an:

ReProK hat, dort wo es sinnvoll erschien, voll auf GEM-typisches Arbeiten mit der Maus gesetzt. Die Masken besitzen oft eine Vielzahl an Buttons zur Aus- und Anwahl verschiedener Funktionen. Wenn die Stamm- und Vorgangsdaten einmal alle eingetragen sind, kann für den regulären Arbeitsablauf fast völlig auf die Tastatur verzichtet werden (natürlich müssen Schlüsselzahlen oder -buchstaben weiterhin eingetippt werden). Wer es denn doch nicht lassen kann: Cursor- und Funktionstasten stehen nach wie vor (parallel zur Maus) zu Diensten, sogar mit einigen Ctrl- und Alt-Sequenzen können Menüs aktiviert werden. Nach einer kleinen Einarbeitungsphase läuft es mit der Maus aber recht flott.

Die Masken

ReProK hat die Masken durchweg nach dem selben Schema aufgebaut, was ein einfaches Bedienen, Orientieren und Auffinden erleichtert. So befinden sich im oberen Bereich immer die Schlüsselfelder, über die gesucht werden kann. Die Adressmaske kennt deren vier: 1. die Kennung, 2. ein Kürzel, 3. Name-1 und 4. Name-2.

Hier ist der Hauptschlüssel, also jener, der für jeden Datensatz nur einmal existiert, die “Kennung”. Das “Kürzel” kann als Unterschlüssel für verschiedene Adressen gleich definiert werden. Dies wäre beispielsweise bei verschiedenen Filialen einer Kette, oder Zugehörigkeiten mehrerer Adressen zu gleichen Organisationen wünschenswert. “Name-1” sollte üblicherweise die Firmenbezeichnung sein und hinter “Name-2” könnte sich der Ansprechpartner innerhalb dieser Firma verbergen.

Es erscheint mir wichtig, mindestens diese vier Unterscheidungsmerkmale in der Maske zu haben, denn was tun (sprach Zeus), wenn man zufällig die Adressennummer nicht auswendig weiß, aber der Name des Ansprechpartners bekannt ist? Viel mehr Suchschlüssel andererseits machen wenig Sinn, weil dies den Verwaltungsaufwand im Programm erhöht. Flexibel ist die Datensuche allemal. Es können Wildcards als Platzhalter verwendet werden: Der Stern ““ ersetzt dabei eine beliebige Zeichenfolge an beliebiger Position und das Fragezeichen “?” ein einzelnes Zeichen an bestimmter Position. So habe ich mit der Kombination “D??teLa*” = “Deutsche Lufthansa” und “Dritte Welt-Laden” gefunden. Oder probieren Sie mal einfach nur “*“, dann erscheinen alle Datensätze (ist doch klar). Da diese Symbole “Gebrauchszeichen mit beschränkter Haftung (GmbH)” sind, sollte man sie selbst natürlich nicht innerhalb von Schlüsseln verwenden.

Dann gibt es noch die Eingabefelder für Anschrift, Telekommunikationsnummern, Bankverbindung, Länderzuordnung usw. Interessant ist die direkte Verbindung aus der Adreßmaske heraus zur Umsatzdatei und zum Posten “Offene Rechnungen”. Da passiert es nicht mehr, daß ein Kunde fortwährend bestellt und alte Rechnungen noch offen sind (weil das Mahnwesen jemand anders bearbeitet als das Bestellwesen). Weiterhin kann direkt in ein Memofeld abgezweigt werden. In diesem Notizblock ist Platz für wichtige Anmerkungen zur angewählten Adresse in Prosaform.

Noch ein globales Wort zu den Masken: Sie sind in zwei funktionale Bereiche aufgeteilt. 1. die Aufrufebene und 2. die Bearbeitungsebene. Man braucht es eigentlich nicht näher zu erklären, zuerst müssen alle wichtigen Komponenten zusammengesucht bzw. selektiert werden, dann folgen die weitergehenden Bearbeitungsschritte. Das Softwarehaus legte großen Wert auf die Tatsache, daß aus Gründen der Übersichtlichkeit auf ein und derselben Maske Daten neu angelegt, geändert und abgerufen werden können. So wird in der Aufrufebene (beispielsweise in der Adreßmaske) ein Schlüssel eingegeben, den das Programm kennt oder nicht kennt. Eine Infozeile gibt eine entsprechende Meldung. Kennt ReProK den Schlüssel, wird der Datensatz auf die Maske gebracht, andernfalls (wenn Schlüssel unbekannt) kommt eine leere Maske zur Neueingabe.

Produkte und Warengruppen

Zuerst habe ich es nicht verstanden, warum zwischen Produkten und Warengruppen unterschieden wird. Jetzt ist mir dieses ReProK-typische Vorgehen klar: “Produkt" kann sein, ein Handelsartikel oder eine Dienstleistung. “Warengruppen" sind dann meist mehrere ähnliche “Produkte" der gleichen Zielsetzung (was den Verkauf angeht). Die Warengruppe faßt quasi verschiedene Produkte unter einer Kategorie zusammen. Alles was in der Produktmaske gespeichert wird, ist “einheitsbezogen", betrifft also immer nur ein Stück, oder eine andere Verpackungseinheit. In der Maske für Warengruppen sind dann typische Angaben zu Steuersatz und Rabattstaffel enthalten. So ist die Warengruppe dem Produkt immer übergeordnet, so kann ein Produkt auch verschiedenen Rabattstaffeln unterliegen (beispielsweise für die sogenannte ge mischte Abnahme). Das bringt in der Praxis erhebliche Arbeitserleichterung, da sich Preise oft für ähnliche Produkte zeitgleich ändern, oder Rabatte für diese gerne en block berichtigt werden sollen. So müssen für das einzelne Produkt die Daten zu Mehrwertsteuer und Rabattstaffel nicht mitgeschleppt werden (wie das normalerweise der Fall ist).

Sehr interessant ist in der Maske für Warengruppen die Anwahl “Modell berechnen". Das hilft, die Rabattierung optimal abzustufen. Es erfolgt daraus eine Tabelle, in der ausgehend von einem symbolischen Preis von 100 DM alles angezeigt wird, was für eine sinnvolle Rabattkalkulation wichtig ist: Stückzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis für Stückzahl, prozentualer Unterschied zur voranstehenden Rabattstaffel. Da zeigen positive Werte die Höhe des Gewinns und negative die Höhe des (hoffentlich unerwünschten) Verlustes zur voranstehenden Rabattstaffel. Auch so etwas macht in der Praxis Sinn: Ladenhüter und (unsichere) neue Artikel müssen weit vorsichtiger rabattiert werden (also vielleicht mit ansteigender Verluststaffel) als Produktrenner. Daß auf diese Weise auch Mindermengenzuschläge als negative Rabatte möglich sind, sei nur am Rande erwähnt.

Diese Liebe fürs Detail zeigt, daß die Programmierer aus der Praxis kommen und mit diesem Programm schon effektiv gearbeitet wurde. Sinnvolle Funktionen stehen dort, wo sie gebraucht werden. Auch die Maske für Produktverwaltung hat Besonderes zu bieten: Wer hat es sich nicht schon öfters gewünscht, in Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung Erweiterungen, Erläuterungen oder Ergänzungen zur Produktbezeichnung anfügen zu können? Gerade im Angebot können ausführlichere (evtl. schmackhaftere) Beschreibungen zum Produkt kaufentscheidend sein. In Re-ProK sind solche Individualtexte frei anfügbar.

Der absolute Clou ist die besondere Auslandsverwaltung. Man weiß, daß es bestimmte Mentalitäten beispielsweise in unserem schönen Europa gibt, die gerne Angebote in Landeswährung sehen. Was macht es für einen positiven Eindruck, gleich ein Angebot für Österreich in Schillinge auszudrucken, wobei der Kunde nicht mehr mühsam die Parität umrechnen muß? Sind nicht gerade solche Kleinigkeiten im Geschäftsleben oft kaufentscheidend?

Zusatztexte

Gerade in Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen müssen oft unterschiedliche Texte voran- oder nachgestellt werden. Sprüche wie “Zahlung innerhalb 30 Tagen ohne Abzug" oder "Bei Zahlung bis 31.12.89 gewähren wir 3% Skonto" kennt fast jeder. Aber wenn ganz individuelle Texte nötig werden? Da die Zusatztexte auch einen Schlüssel erhalten und unabhängig vom Formular gespeichert werden, ist eine regelrechte Bibliothek solcher Sprüche machbar. Oder wollen Sie jedes Jahr aufs neue diesen Text neu eintippen: "Unseren Geschäftskunden ein frohes Weihnachtsfest..."?

Der Vorgang

Jeder Geschäftsvorfall wird sofort als Vorgang festgehalten. Jede Anfrage von Interessenten oder jeder Rechnungseingang von Lieferanten ist ein Vorgang für sich. Grundsätzlich unterschieden wird nach Ausgang und Eingang, denn jedes Geschäft läuft ja auf diesen zwei Schienen. Jeder Vorgang erhält eine Nummer (Muster: YYMMDDXXXX = Jahr, Monat, Tag, lfd. Nummer) und läuft dann eine regelrechte Hierarchie durch: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Zahlungseingang, Gutschrift, Gutschriftsbuchung, und das alles in einer einzigen Maske!

Selbst wenn Vorgänge abgewickelt sind, bleiben sie gespeichert - weil man sicher noch gelegentlich dort nachsehen muß. Gleich zu Anfang wird auch jeder Vorgang mit einer Adresse verknüpft. Es ist wirklich angenehm, fast alles mit der Maus zusammenstellen zu können - nur für die Mengeneingabe braucht man noch die Tastatur.

Erinnern Sie sich noch an die Rabattgestaltung? 1. Kundenspezifischer Grundrabatt in der Adreßmaske, 2. mengenabhängiger Rabatt in der Warengruppe und 3. hier: produktbezogener Rabatt bei jedem Einzelposten des Vorganges.

Zur Vorgangsbearbeitung: Der Kunde ist per Adreßkennung gewählt und bekommt sofort eine neue Vorgangsnummer zugeordnet. Es kann natürlich auch ein laufender Vorgang weiterbearbeitet werden. Anschließend folgt die Auswahl der einzelnen Vorgangspositionen (Produkte) mit der Mengenangabe. In der Mitte des Vorgangsmenüs erscheinen dann die einzelnen Positionen untereinander. Durch “Fertig” wird der Vorgang als (vorerst) abgeschlossen behandelt und gespeichert.

Jetzt erscheint das Angebotsformular auf dem Bildschirm (wer kennt “WYSIWYG” nicht? = was du siehst, ist, was du kriegst) und alle Positionen und die Zusammenrechnung können geprüft werden. Auch Rückkehr in den Vorgang, problemloses Ändern der Positionen sowie Neuberechnung (sogar unter Änderung von Rabatt und Preis) sind jederzeit möglich. ReProK nennt diesen Zustand der Vorgänge “Sammlung”, erst wenn sie gedruckt sind, nehmen sie den Zustand “nicht löschbar” ein, sind aber dennoch “stornierbar”.

Tagesabschluß und Kassenjournal: Entweder per Pull-Down-Menü im Programm oder bei Programmende ausführbar ist der Tagesabschluß. Jetzt werden alle gesammelten Vorgänge ausgedruckt. Auf Wunsch kann man jetzt auch die Bargeschäfte per Kassenjournal drucken.

Auswertung

Über eine vielfältig gestaltete Maske sind verschiedene Auswertungen möglich. So können Adressen oder Produkte in Listenform ausgedruckt werden. Die Kriterien für die Zusammenstellung der Daten sind so variabel filterbar, daß kaum ein noch so undenkbarer Fall übrig bleibt: Ob Interessent, Kunde, Lieferant, nach bestimmten Kürzeln, Ländern, Postleitzahl, Datum früher/später als, Umsatz mindestens/höchstens, Anlagezeitraum für Vorgänge von/bis, Produkten oder Notizblock vermerken.

Installation

Nicht zu verwechseln mit dem Startprogramm, das ReProK von der Originaldiskette auspackt, verbirgt sich hinter diesem Menüpunkt eine umfangreiche Treiberinstallation. Für jedes Formular sind Anpassungen vorgesehen, mit Attributen des Schriftbildes zu jeder Position, Formaten des Papiers, Angaben zu Zusatztexten usw. In der Regel braucht man diese Einstellungen nur einmal vornehmen, es zeigt aber auch hier, wie flexibel Änderungen (bei neuen Druckern) durchführbar sind.

Sie haben drei Drucker in der Firma? Laser für Briefe, Angebote u.ä., 24-Nadel für Etiketten und 9-Nadel für Lieferschein, Rechnung und Listen? Die können Sie jetzt alle an ReProK anschließen oder reichen die Schnittstellen nicht aus?

Geschwindigkeit ist keine Hexerei

Ich hab ReProK einmal auf die Probe gestellt: (Konfiguration: MEGA ST4, SH 205, Blitter-TOS 1.2)

1. Alle 2500 Adressen (nein ich kenn die Leute nicht alle) anzeigen (mit "*" als Kennung) = 2 min 30 sec.
2. Alle Adressen suchen mit einer “1” in Kennung (“1”) = 1 min 35 sec (1447 Datensätze)
3. Alle Adressen suchen mit einer “11” in Kennung (“11”) = 20 sec (142 Datensätze)
4. Alle Adressen suchen mit einer “111” in Kennung (“111”) = 8 sec (12 Datensätze)

Man kann es ohne Übertreibung sagen: ReProK ist extrem schnell!

Für Programmierer

ReProK ist vollständig in C geschrieben und besteht aus dem Applikationscode, einer Environment-Library und der Datenbank selbst. Der Datenbankfunktion liegt der “c-tree”-ISAM-Filemanager zugrunde, welcher grundsätzlich schneller arbeitet als Relationale Datenbanken. Die Verbindungen der einzelnen Dateien sind nicht in der Datenbank selbst festgehalten, sondern in der Programmlogik kodiert worden. Da der Firma STAGE MICROSYSTEMS “c-tree” im C-Sourcecode zur Verfügung steht, sind Portierungen auf andere Rechner sofort möglich.

Für Ihre Buchhaltung

Durch eine beispielhafte Übereinkunft mit der Firma C.A.S.H. GmbH, Augsburg und STAGE MICROSYSTEMS (Hersteller von ReProK) ist eine Softwareschnittstelle zur T.I.M. Finanzbuchhaltung eingebaut worden. T.I.M. übernimmt alle fakturierbaren Vorfälle. Gerade über diese Kooperationsbereitschaft war man bei STAGE MICROSYSTEMS angenehm überrascht ein Beispiel, das Schule machen sollte.

Fazit

ReProK besticht durch seine Geschwindigkeit beim Suchen und Sortieren. Wer sich an das Hantieren mit der Maus gewöhnt hat, kann auch in den Menüs ganz schön flinke Arbeit verrichten. Einige Funktionen, an die ein “normaler” Programmierer vielleicht nie gedacht hätte zeigen, daß Funktionalität und Überlegung dahinter stecken. Es gibt für den Interessierten eigentlich nur eins: ReProK beim autorisierten Fachhändler (ein bißchen Zeit mitbringen) ansehen und ausprobieren. Oder sich eine DEMO mit Handbuch (!) für 39 DM kommen lassen. ReProK kostet für ATAR1-ST: 598,- DM; für MS-DOS: 798.- DM. ReProK wird nur über ausgesuchte Händler abgegeben, außerdem ist eine kostenlose Telefon-Hotline eingerichtet. Wenn individuelle Anpassungen von Masken und Formula ren (z.B. bei Hinzunahme von neuen Datenfeldern u.ä.) oder Anwenderschulung für Firmen gewünscht sind, werden faire, marktgerechte Preise zugesichert.

Hersteller:

STAGE MICROSYSTEMS, Velbert

Bezugsquelle:

Hans Richter
Hagener Straße 65
5820 Gevelsberg

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