Arztabrechnung ST: Ein Privatliquidationsprogramm mit Leistungsstatistik
Auch vor Arztpraxen hat die Bürokratie nicht halt gemacht, und der Verwaltungsaufwand ist enorm gestiegen. Früher war mit einem grollen Schinken oder einer guten Flasche Wein das Honorar des Arztes beglichen; heutzutage erfolgt die Abrechnung meistens mit der Krankenkasse des Patienten. Dabei werden vorwiegend zwei Abrechnungsarten unterschieden:
Die Privatliquidation und die Kassenabrechnung. Der Unterschied der beiden Abrechnungsarten ist im wesentlichen der, daß bei der Privatliquidation dem Patienten eine Rechnung geschrieben wird, die dieser dann seiner Privatkrankenkasse einreicht, und daß bei der Kassenabrechnung der Arzt direkt mit der kassenärztlichen Vereinigung seine erbrachten Leistungen abrechnet. Um dies möglichst reibungsfrei vonstatten gehen zu lassen, wurde jeder Leistung des Arztes eine bestimmte Nummer zugeordnet (z.B. 1=Beratung). Um dennoch die Bürokratie auf die Spitze zu treiben, gibt es bei der Privatliquidation teilweise andere Ziffern als bei den Kassenabrechnungen, bei denen es wiederum verschiedene Gebührenordnungen gibt (RVO-Kassen und Ersatzkassen). Wie soll nun eine junge Arzthelferin dabei den Durchblick behalten? Aber wozu gibt es denn einen ST?
KRAY-Electronic aus Göttingen bietet ein “Abrechnungsprogramm für Ärzte“ in zwei Ausführungen an: Die Komplettversion unterstützt die Arzthelferin bzw. den Arzt sowohl bei der Kassenabrechnung als auch bei der Privatliquidation. Die etwas eingeschränkte Version beinhaltet nur die Privatliquidation.
Erste Installation
Da es völlig verschiedene Arztgruppen gibt (vom Allgemeinarzt bis zum Fachgebietsarzt mit speziellen Behandlungsmethoden) ist es wichtig, daß sich ein Programm vom Briefkopf bis zur Diagnosedatei individuell einstellen läßt. Durch Starten des Programmes HILFE.PRG (Bild 1) (man sollte vorher eine Sicherheitskopie anfertigen!) ist dies relativ einfach zu bewerkstelligen. Für jede Art eines Privatversicherten (Normal, Post- oder Bahnbeamter) lassen sich die Faktoren für ärztliche und nichtärztliche Leistungen verändern, der Default-Wohnort vorgeben und das Laufwerk einstellen. Das Arbeiten mit einer Festplatte, auf der das Programm leicht installierbar ist, da kein nerventötender Kopierschutz vorhanden ist, ist sicherlich von Vorteil, jedoch nicht unbedingt notwendig. Als Druckertreiber sind der EPSON- oder IBM-Standard vorgegeben. die mit den meisten Druckern einen vernünftigen Ausdruck zustande bringen müßten. Die Zifferndatei kann man edieren, was jedoch nicht unbedingt notwendig sein wird, da von KRAY-Electronic eine für die jeweilige Arztgruppe angepaßte Zifferndatei erhältlich ist. Falls bei den Leistungen Sachkosten entstanden sind (z.B. Abgaben an die Klinik), können diese zur jeweiligen Ziffer hinzugefügt werden.
Der Briefkopf der Privatrechnung ist selbstverständlich auch veränderbar, und der Mahntext einer Mahnung kann härter oder weicher ausfallen. Unter jede Rechnung kann zudem noch ein Fußtext (einer für ambulante und einer für stationäre Rechnungen) geschrieben werden. Als etwas lästig fällt bei der Installation das öftere Nachladen des Texteditors auf. Aber da die Installation eine einmalige Angelegenheit ist, dürfte das weniger stören. Seltsam ist, daß die Diagnosedatei bzw. Begründungsdatei nicht von diesem Hilfsprogramm aus veränderbar sind, sondern extra mit einem Texteditor ediert werden müssen. KRAY-Electronic bietet sich auch hier an. eine Komplettlösung vorOrt zu installieren und den Anwender in das System einzuführen.
Zur Programmbedienung selbst
Nach Einschalten des Rechners mit eingelegter Programmdiskette wird das aktuelle Tagesdatum erfaßt (beim Mega-ST abschaltbar) und man muß das Programm “ARZT.PRG“ starten.
Nach kurzer Zeit befindet man sich im Hauptmenü und kann mit der Arbeit beginnen (Bild 2). Auffällig ist, daß alle Ein- bzw. Ausgaben auf dem Bildschirm mit RSRC-Boxen erfolgen, die sehr übersichtlich gestaltet und deren Auswahlboxen großzügig angelegt wurden, womit Fehlanklicken fast ausgeschlossen ist.
Für den Anfänger ist es relativ einfach, sich mit dem Programm einzuarbeiten. Beim fortgeschrittenen Arbeiten ist es jedoch sehr störend, daß die Auswahlboxen nicht mit Tastaturkombinationen erreichbar sind, womit ein zügigeres Arbeiten gewährleistet wäre. Dieses Manko soll nach Angaben von KRAY-Electronic jedoch in etwa drei Monaten beseitigt sein. Ein Update der neuesten Version ist übrigens gegen Einsendung der alten für etwa 80.- bis 100.- DM erhältlich.
Die Privatliquidation
Die Stärken dieses Abrechnungsprogrammes liegen eindeutig bei den Privatrechnungen. die folgendermaßen erstellt werden: Wurde ein Patient noch nicht erfaßt, müssen seine Stammdaten nach Anklicken der Auswahlbox “Kartei Aufnahme” eingegeben werden (Bild 3). Unter die Stammdaten fallen die Adresse des Patienten, das Geschlecht und die zugrundeliegende Gebührenordnung (GOÄ, POST, BAHN oder 2 selbstdefinierte Typen). Dabei erhält der Patient eine Nummer, die auf der Karteikarte vermerkt werden sollte. Um Doppelerfassungen zu vermeiden, wäre es sinnvoll gewesen, den Anwender auf zwei gleiche Adressen hinzuweisen.
Nun kann das Erfassen der Leistungen nach zwei Modi erfolgen, die eingestellt werden können:
Modus 1: Die Leistungen werden während des Praxisbetriebes jeden Tag fortlaufend eingegeben und können zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. am Ende des Quartals) als Rechnung ausgedruckt werden.
Modus 2: Alle Leistungen werden mit dem dazugehörigen Datum auf einmal von der Karteikarte abgetippt und dann als Rechnung ausgedruckt.
Da das Programm die Karteikarte nicht ersetzt, ist es ratsam, im Modus 2 zu arbeiten, um den Sprechstundenbetrieb nicht unnötig aufzuhalten.
Nach der Stammdatenerfassung erfolgt im Programmpunkt “Leistungen eingeben” die Leistungseingabe (Bild 4): Zuerst muß. falls nicht von der Stammdatenerfassug direkt in die Leistungseingabe gewechselt wurde, die Patientenkennummer eingegeben werden, und der Patientenname wird zur Kontrolle ausgegeben. Jetzt wird das zur Leistung dazugehörige Datum eingestellt, wobei nur Tag und Monat eingegeben werden müssen. Die Jahreszahl wird dann automatisch hinzugefügt (wenn die Leistung nicht länger als ein Jahr zurückliegt).
Der Cursor befindet sich in der Eingabezeile für die Leistungsnummer, die jetzt eingetragen werden kann. Danach kann die damalige Uhrzeit oder die Anzahl der Leistungen im nächsten Eingabenfeld übernommen werden. Nach “RETURN" wird die Eingabe übernommen, falls das Programm diese Leistungsziffer schon kennt, andernfalls kann sie neu erfaßt werden (Bild 5). Außerdem ist es möglich, bestimmte Ziffernfolgen zu definieren, die dann auf Tastendruck übernommen werden können. Zu bemängeln ist bei der Leistungseingabe, daß noch kein Regelwerk vorhanden ist, das Ziffernkombinationen überprüft und gegebenenfalls den Anwender auf Regelverstöße hinweist. Zur Zeit wird jedoch an der Implementierung eines solchen Regelwerks gearbeitet, die in einigen Monaten abgeschlossen sein wird. Falls bei der Behandlung besondere Schwierigkeiten auftraten, kann der Steigerungssatz erhöht und eine von 100 frei edierbaren Begründungen ausgewählt werden. Besser wäre es für den Anfänger gewesen, den Klartext einer eingegebenen Ziffer nicht erst bei Anklicken von INFO" anzuzeigen.
Bei “INFO" listet der Computer die Ziffern so auf, wie sie auf der Rechnung erscheinen (Bild 6), jedoch ohne den DM-Wert. Hier kann die Rechnung noch nachträglich ediert werden, indem der Cursor mit der Maus an die entsprechende Stelle gesetzt wird. Die Diagnose kann nach Anklicken von “DIAGNOSE" folgendermaßen eingegeben werden: Vom Anwender frei erstellbare Diagnosekürzel können mit der Maus in der Menüleiste ausgewählt werden, die Diagnose der letzten Rechnung kann übernommen oder von Hand eingetippt werden. Angenehm ist hierbei der automatische Wortumbruch, bei dem der Trennstrich beachtet wird und Text auch nachträglich eingefügt werden kann. Es stehen fünf Zeilen zu je 60 Zeichen zur Verfügung, wobei jedoch nur maximal vier Zeilen ausgedruckt werden?!? Etwas Gewöhnung bedarf das Beenden der Diagnoseeingabe. Es kann mit der Maus solange keine Auswahlbox mehr selektiert werden, bis durch die Tastenkombination ALTERNATE+beliebige Taste wieder die Zifferneingabezeile aktiviert wird.
Rechnungsdruck
Beim Rechnungsdruck ist es angenehm, daß die auszudruckenden Rechnungen, falls gewünscht, nochmal auf dem Bildschirm dargestellt und geändert werden können. Einzelne Rechnungen können gedruckt werden oder alle auf einmal, fehlerhafte Ausdrucke können immer wieder ediert oder auch nur eine festgelegte Anzahl von Rechnungen ausgedruckt werden (Warum eigentlich? Etwa bei Papierknappheit, oder soll der Lärm des Ausdrucks auf mehrere Tage verteilt werden?). Dabei ist die Anzahl der Kopien frei wählbar, die je nach Wunsch in Schnelldruck oder Schöndruck angefertigt werden. Beim Test wurde ein NEC P6+ als Drucker verwendet, der alle Steuercodes willig annahm. Es entsteht eine optisch ansprechende Rechnung, deren Länge scheinbar unbegrenzt ist (Rechnungen von zehn Seiten sind kein Problem), da bei einer vollen Seite eine neue begonnen wird.
Mahnwesen
Sehr komfortabel ist die Verwaltung der Rechnungen gestaltet. Bezahlte Rechnungen werden aus der Mahnliste gelöscht, nur zum Teil bezahlte Rechnungen bleiben weiter bestehen. Die Mahnfrist ist wählbar zwischen drei und acht Wochen, kann jedoch bei besonderem Wunsch auch länger ausfallen. Dabei ist auch frei einstellbar, in welchem Zeitabstand die zweite Mahnung erfolgen soll. So kann die erste nach acht Wochen erfolgen und die zweite schon drei Wochen später, was sich in der Praxis sehr bewährt hat. Außerdem besteht die Möglichkeit, bereits geschriebene Mahnungen zu annullieren, was zum Beispiel bei Fehlausdrucken wichtig ist.
Formbriefe
Eine interessante Sache ist das Erstellen von Formbriefen.
Vom Hauptmenü aus wird unter dem Punkt “AUSGABE" ein eingestelltes Textverarbeitungsprogramm geladen (z.B. 1st Word), und ein schon vorher definiertes Formblatt kann ausgewählt werden. Dabei werden an den Stellen, wo zum Beispiel @ADRESSE oder @ANREDE steht, die Daten des vorher gewählten Patienten eingefügt, und schon kann der Brief ausgedruckt bzw. individuelle Ergänzungen gemacht werden. Es ist hierbei zu empfehlen, das Textverarbeitungsprogramm in eine RAM-DISK zu kopieren, um nicht bei jedem neuen Brief die kostbare Zeit mit längeren Ladezeiten zu vertrödeln.
“Technische Daten"
Bemerkenswert ist, daß aufgrund eines optimierten Speicherverfahrens auf einer Diskette zusätzlich zum Programm etwa 2500 Patienten Platz finden, womit eine Trennung zwischen Programm- und Datendiskette nicht notwendig ist. Das Speichern der Daten erfolgt nach Eingabe jedes Patienten, womit bei einem versehentlichen Ausschalten oder bei Stromausfall höchstens die gerade eingetippten Daten des letzten Patienten verlorengehen würden. Trotzdem wäre es nicht verkehrt, ab und zu eine Sicherheitskopie anzufertigen, denn bei z.B. Lesefehlern ist das Programm hilflos. Es wurde in “C" geschrieben und wird von KRAY-Electronic sogar für spezielle Wünsche angepaßt.
Die Kassenabrechnung
Der Begriff “Kassenabrechnung” ist hier fehl am Platz, denn es handelt sich eigentlich nur um eine Stammdatenverwaltung mit Leistungsstatistik, wobei wie bei der Privatliquidation die Karteikarte unverzichtbar ist. Kurz gesagt, es wird nur das erfaßt, was später auf den Krankenschein gedruckt werden soll inklusive Rezept/Überweisungsdruck. Die Leistungseingabe erfolgt ähnlich wie bei der Privatliquidation. wobei noch einige Daten wie Krankenschein schon abgegeben, Herkunft des Leidens (Arbeitsunfall. Unfall oder Versorgungsleiden) und Krankenkasse erfaßt werden.
Der Rezeptdruck läßt auch zu wünschen übrig, da nur die Stammdaten auf das Rezept gedruckt werden, Medikamente jedoch völlig fehlen. Ähnlich ist es auch beim Über-weisungs- und Etikettendruck. Interessant ist jedoch die Leistungsstatistik. Hier kann der Arzt Tages-. Monats- und Quartalsstatistiken über die von ihm erbrachten Leistungen abrufen. Er kann dabei feststellen, um wieviel Prozent seine Leistungen vom Leistungsdurchschnitt seiner Arztgruppe abweichen. Da zur Zeit schon Leistungen, die über 20% vom Leistungsdurchschnitt der Arztgruppe wegliegen, von den Prüforganen als auffällig angesehen werden, ist es für den Arzt wichtig, zu wissen, wann er sein Limit bei bestimmten Ziffern erreicht hat, um nicht unnötig erhöhte Kosten tragen zu müssen und um Ärger mit den Prüfgremien der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) zu vermeiden. Eine solche Anwendung der Statistikerkenntnisse entspricht zwar nicht unbedingt den Wünschen der KV. ist heutzutage aber mit der Unterstützung der EDV fast ein Kinderspiel. Außerdem kann der Arzt aus dieser Statistik seinen Honorarumsatz ersehen. Die entsprechenden Vergleichswerte müssen dafür jedoch speziell auf die Art der Praxis abgestimmt werden, was sich relativ einfach bewerkstelligen läßt.
Das Handbuch
Die elf Kapitel des 50 Seiten starken Handbuchs sind in der Reihenfolge angelegt, wie eine Privatrechnung erstellt bzw. wie ein Kassenpatient verwaltet wird. Beim anfänglichen Arbeiten ist dies sehr nützlich, da Seite nach Seite zusammen mit dem Programm durchgegangen werden kann. Beim fortgeschrittenen Arbeiten jedoch ist dieser Aufbau etwas hinderlich, zudem weder ein Stichwortverzeichnis noch eine Quick-Reference-Tabelle vorhanden ist. Auch wäre eine Überarbeitung des Handbuchs sinnvoll, um Neuerungen, die nur im Anhang zu finden sind, an die entsprechende Stelle einzufügen. Ansonsten wurde Fachchinesisch vermieden und das Arbeiten mit RESOURCE-Boxen erklärt.
Fazit
Das Programm stellt vor allem bei der Erstellung von Privatrechnungen eine enorme Zeitersparnis dar, da weder die Leistungsbewertung der einzelnen Ziffern noch deren Klartext aus der Gebührenordnung gesucht werden müssen und auch die Addition der Einzelgebühren entfällt. Weiter muß nicht immer wieder die Adresse und Diagnose neu getippt werden.
Durch die graphische Benutzeroberfläche fallt es auch dem Computerneuling leicht, sich mit dem System anzufreunden.
Im Vergleich zu anderen Anbietern von Praxisabrechnungsprogrammen (z.B. Siemens, Nixdorf) liegt der Preis dieses Programmes weit unter dem Durchschnitt. Viele werden sicherlich meinen, daß im Vergleich zu anderen ST-Anwendungen der Preis viel zu hoch sei, aber aufgrund der für den Praxiseinsatz erforderlichen Fehlerfreiheit und der freundlichen Unterstützung von KRAY-Electronic bei Fragen ist der Preis meiner Meinung nach gerechtfertigt, zudem das Programm auch steuerlich abgesetzt werden kann. Ein besonderes Lob verdient die Anpassungsfähigkeit des Systems. Die verschiedensten Fachärzte, Bundeswehrmediziner und vor allem Chefärzte von Krankenhäusern werden durch Spezialanpassungen für ihre Fachbereiche sicherlich bestens bedient sein. Und sollten einmal besondere Wünsche vorhanden sein, ist KRAY-Electronic bereit - gegen ein entsprechendes Honorar versteht sich - diesen Wunschforderungen so gut es geht nachzukommen.
Die sogenannte Kassenabrechnung war enttäuschend. da durch sie normalerweise keine Zeitersparnis erreicht werden kann. Sie ist eigentlich nur für diejenigen Ärzte interessant, die ständig einen Überblick über die erbrachten Leistungen benötigen. Es wird allerdings zur Zeit an einer Lösung mit KV-Zulassung gearbeitet. Insgesamt ist das Programm nach Angaben von KRAY-Electronic ca. 130 mal installiert.
Christoph Rockenstein
Bezugsadresse Kray-Electronic Bonhoefftnseg 3 3400 Göttingen
Daten des Abrechnungsprogrammes für Ärzte von KRAY-Electronic
Speichermöglichkeit:
pro Disk: ca. 2500 Patienten
Harddisk: 9999 Patienten
Preise:
Privatliquidiation: 948.-
inkl. “Kassenabrechnung": 1448.-