ST-Kontor: Der zweite Streich
Wie schon in der letzten Ausgabe erwähnt, werden vom Sybex-Verlag seit ca. einem halben Jahr verschiedene Module einer kaufmännischen Reihe vertrieben. Davon wurden in der letzten Ausgabe der ST-Kontor TOS-Manager und die ST-Kontor Kundenverwaltung vorgestellt. Um die ganze Sache abzurunden, beschäftigen wir uns heute mit den Anwendungen Lager & Fakturierung und der Finanzbuchhaltung.
Da uns allerdings von ST-Kontor Lager & Fakturierung noch keine endgültig lauffähige Version vorlag, beschränken wir uns auf die Beschreibung der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten.
ST-Kontor Lager & Fakturierung
Das Modul ST-Kontor Lager & Fakturierung ist ein Programm für Lagerverwaltung einschließlich Bestellwesen und ein Fakturprogramm. Falls man mit mehreren Programmen dieser Reihe arbeitet, wird auf einen gemeinsamen Datenbestand zugegriffen.
Hier nun ein kleiner Einblick in die Möglichkeiten, die das Modul bietet: Mit einer der wichtigsten Punkte einer Fakturierung ist die Erfassung der Artikel. Diese anlegen und bearbeiten ist die erste Funktion. Jeder Artikel gehört zu einer bestimmten Warengruppe, die separat angelegt wird. Für einen Artikel stehen 8 Datenmasken zur Verfügung, wovon zwei reine Informationswerte (Lagerbestände) enthalten, die nicht bearbeitet werden können. In den restlichen 6 Masken werden Textbausteine, Selektionskriterien, Lagerwerte und -bestände, Verkaufspreislisten, allgemeine Angaben, sowie Lieferanten, Bestellnummern, Lieferfristen und Einkaufspreise verwaltet.
Der nächste Punkt, Faktura ‘Anlegen/ Bearbeiten/Buchhaltung’, ermöglicht die eigentlichen Funktionen der Fakturierung. Die Belegarten reichen von Angebot über Auftrag (mit und ohne Lagerreservierung), Lieferschein, Rechnung, Warenrücknahme, Gutschrift, Zahlungserinnerung bis hin zur Mahnstufe. Zusätzlich können Bestellungen erstellt und auch diese weiterverarbeitet werden. Eine Belegart kann man vorläufig oder endgültig erstellen, woaus sich die Möglichkeit ihrer späteren Korrektur oder Umwandlung ergibt. Das Weiterverarbeiten von Belegarten ist möglich, d.h. aus einem Angebot wird ein Auftrag, aus einem Lieferschein eine Rechnung.
Für endgültig fakturierte Belege werden Buchungssätze erstellt, die in die FIBU eingelesen, überarbeitet und gebucht werden können.
Eine geschriebene Rechnung kann durch Betätigen der Tasten CONTROL P nach Bestimmen der Pfadangaben auf unterschiedliche Arten ausgegeben werden. Um ein Rechnungsformular zu ändern, ist zusätzlich ein Textprogramm notwendig. Empfehlenswert scheint für die Fakturierung hierbei 1st_Word plus zu sein, das allerdings nochmal mit 198,- DM den Geldbeutel belastet, wenn man ansonsten keine Texte mit dem Atari ST bearbeitet.
Unter dem Menüpunkt ‘Sonstiges' haben sich noch ein paar kleine Besonderheiten versteckt. Die Funktion Inventur zeigt eine Übersicht über alle Artikel, für die eine Bestandsführung angelegt wurde. Der Gesamtwert des Lagers kann vom Programm aus den Artikeldaten vom Programm errechnet werden.
Nach Aufruf der Bildschirmkasse wird ein kleines Programmodul gestartet, mit der Lieferscheine und Rechnungen schnell fakturiert werden können. Die Eingabe erfolgt hauptsächlich über den Ziffernblock. Hier werden Artikel genauso einfach wie bei einer teuren Ladenkasse eingegeben und es wird eine Rechnung nach Bedarf geschrieben. Die Bildschirmkasse erstellt ein Kassenbuch für täglich eingegebenen Verkäufe. Die Datensätze können später von der FIBU weiterverarbeitet werden.
Zurück zur normalen Fakturierung: Mit der Funktion Geschäftsjahreswechsel erfolgt eine Bereinigung der Dateien, d.h. die Jahresumsätze werden in die Maske 'Vorheriges Jahr’ verschoben und die aktuellen Bestände in Warenanfangsbestände umgewandelt.
Mit der Barcode-Funktion besteht die Möglichkeit, ein weiteres Modul, den ST-Kontor Barcode-Drucker, aufzurufen, der für die Artikel Barcode-Etiketten (falls in der Artikelhauptmaske die Barcodenummer eingegeben wurde) drucken kann. Notwendig ist dafür ein Zusatzgerät, das in Kürze erscheinen soll.
Da diese Anwendung wie auch die ST-Kontor Finanzbuchhaltung mandantenfähig ist, müssen Mandanten angelegt und gewechselt werden können. Dies erfüllt der Menüpunkt Mandanten. Leider ist aber während der Verarbeitung nicht ersichtlich, für welchen Mandanten gerade fakturiert wird.
Das Modul ST-Kontor Lager & Fakturierung ist zu einem Preis von DM 398,-erhältlich. Die Programmdiskette und ein Handbuch mit ca. 200 Seiten gehören zum Lieferumfang. Die Beschreibung der einzelnen Funktionen ist teilweise nicht 'ehr anschaulich und gewöhnungsbedürftig. aber durch Ausprobieren kann diese Hürde genommen werden. Im Handbuch stehen neben der Programmbeschreibung und einigen Beispielen sämtliche Tastatur- und Mausbefehle, die man anfänglich immer wieder benötigt. Für die Erstellung einer eigenen Datenschnittstelle sind die Datenstrukturen im Handbuch mit abgedruckt.
ST-Kontor Finanzbuchhaltung
Die ST-Kontor Finanzbuchhaltung ist ein mandantenfähiges Finanzbuchhaltungsprogramm und entspricht dem neuen Bilanzrichtlinien-Gesetz. Das Erstellen einer Einnahme-Überschußrechnung ist mit diesem Programm nicht möglich.
Für einen einwandfreien Betrieb sind mindestens 1 MB Speicher, Monochromonitor und ein doppelseitiges Laufwerk notwendig. Zum Arbeiten ist eine Festplatte mehr als nur sinnvoll, weil mit sehr vielen Dateien gearbeitet wird, und das Arbeiten mit Disketten schnell zu Bedienungsfehlern führen kann.
Die Finanzbuchhaltung ist ein eigenständiges Programm. Für eine vernünftige Benutzung muß allerdings noch die ST-Kontor Kundenverwaltung vorhanden sein, damit auch der Zahlungsverkehr und das Mahn wesen über die FIBU abgewickelt werden können.
Der erste Menüpunkt befaßt sich mit dem Anlegen und Bearbeiten von Konten. Der Benutzer kann sich entscheiden, ob er sich seinen eigenen Kontenplan erstellt und danach die Konten eingibt, oder ob er den mitgelieferten Kontenplan, der den DATEV-Kontenrahmen SKR04 mit ca. 6000 angelegten Konten enthält, benutzt. Dieser Kontenplan befindet sich in komprimiertem Format auf der Diskette und muß vor der ersten Benutzung ‘ausgepackt’ werden.
Die Eingabe der Konten erfolgt in sechs Datenmasken. Ausgefüllt werden muß auf jeden Fall die erste, die zusätzlichen Masken nach Bedarf, wobei sich die letzte je nach Kontoart unterscheidet. Bei der Kontoart wird zwischen Sach-, Bank-, Personen-, Personal-, Waren-, Anlage-, Abschlußkonto und Kostenstelle unterschieden. Ein Konto kann durch eine Kurzbezeichnung aus maximal zwölf Zeichen angegeben werden, die später die Benutzung des Kontos ermöglicht.
Die Zusatzmasken gliedern sich auf in:
- eine Periodenübersicht für die monatlichen Soll und Haben Werte sowie die Salden für jeden Monat
- ein Kostenstellenverzeichnis mit bis zu zwölf Kostenstellen
- ein Notizfeld mit 12 Zeilen, die in Serienbriefe oder Listen eingelesen werden können
- die Selektionsmaske zur Selektion von Kontengruppen mit maximal 20 Selektionskriterien
Die Zusatzmasken der Kontoarten enthal -ten folgende Angaben:
Personenkonten: Adresse, Kontostand, Rabatt und Zahlungsbedingungen
Bankkonten: Bankverbindung und -adresse, 8 Pfadangaben
Anlagekonto: Angaben für Anlagespiegel, AfA-Art, Übersicht aktuelles Jahr und Vorjahr, Benutzer, Lieferant und Standort
Abschlußkonto: Abschlußarten (z.B.: Umsatzkostenverf. oder Gesamtkosten-verf.), Wechselkonten
Kostenstellen: Angaben über Leiter evtl. Anschrift falls abweichend, Planzahlen können eingegeben werden, Abweichungen werden vom Programm errechnet
Der Druck der Konten wird über die Tastenkombination Control P erreicht. Hier kann zwischen verschiedenen Ausgabemedien (Monitor, Drucker, Datei) und Formaten (Liste, Brief, Etikett) gewählt werden.
Der nächste Menüeintrag ist der Buchung gewidmet. Hier lassen sich Buchungen eingeben und bearbeiten. Dabei besteht die Möglichkeit, Buchungssätze vom Programmpaket Lager & Fakturierung bzw. Lohn- und Gehalt zu übernehmen. Diese können bei Bedarf korrigiert und endgültig verbucht werden.
Der Buchungsbildschirm hat auf den ersten Blick einen ungewöhnlichen Aufbau, erweist sich aber nach näherer Betrachtung und ein paar Buchungen als recht praktisch. Die Bildschirmmaske ist in mehrere Blöcke unterteilt. Buchungsdatum und Belegnummer werden eingegeben, dann folgt die Entscheidung, ob die Buchungen endgültig (können allerdings auch dann noch storniert werden) oder vorläufig erfaßt werden sollen. Die Eingabe erfolgt über den Ziffernblock, was das Ganze recht angenehm macht. Buchungsdatum und Belegnummer bleiben erhalten, man muß sie nicht immer von neuem eingeben. Ein schon eingegebener Buchungstext bleibt bestehen. Ich habe allerdings abspeicherbare Buchungstexte vermißt, die man bei Bedarf durch eine Ziffer oder ein Kürzel aufrufen kann.
Die beiden Buchungsblöcke splitten sich in Soll und Haben. Die Sollkonten stehen auf der linken Seite, was durch Kontonummer oder Kurzbezeichnung bewerkstelligt wird. Danach kommt die Angabe, ob aus diesem Betrag Mehrwertsteuer errechnet wird. Als letztes trägt man den Betrag (Nettobetrag) ein. Die eingegebenen Beträge werden anschließend zusammengefaßt auf die Habenseite unter Konto ‘Saldo’ übertragen. Das Habenkonto kann und muß nachträglich berichtigt werden. Es erscheinen bis zu 10 Buchungen auf dem Bildschirm, bei mehr als 10 hat man die Möglichkeit, zwischen den Buchungen zu scrollen.
Buchungen für ein Konto werden aufaddiert. Sie lassen sich, solange sie vorläufig sind, jederzeit unter ‘Buchungen bearbeiten’ korrigiert werden. Wenn alle Buchungen korrekt sind, kann man sie als endgültig erklären.
Auswertungen
Da die ST-Kontor Finanzbuchhaltung zur Erstellung der Abschlüsse mehrere Möglichkeiten bietet, muß der Anwender erst das Abschlußverfahren wählen. Unter anderem stehen ein Gesamtkosten- und ein Umsatzkostenverfahren zur Verfügung. Zusätzlich muß eine der 5 Abschlußarten: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anlagenspiegel, UST-Voranmeldung oder Kostenstellenübersicht ausgewählt werden. Zuletzt bestimmt man für die Abschlußart noch eine Periode, die einzelne oder beliebig viele Monate oder ein ganzes Jahr umfassen kann. Um in der ST-Kontor Finanzbuchhaltung den Zahlungsverkehr zu regeln, benötigt man unbedingt die ST-Kontor Kundenverwaltung. Zu Beginn der Bearbeitung wählt man ein Bankkonto aus. Am Zahlungsverkehr können nur Personenkonten teilnehmen.
Bei einem Geschäftsjahreswechsel werden alle Periodenumsätze gelöscht und die aktuellen Zahlen in das Feld ‘Vorjahr’ verlagert. Die Dateien Buchungen.Fib und Beleg.Fib werden in *BAK umbenannt und neu angelegt. Nun kann man das neue Jahr beginnen. Das alte Jahr läßt sich nun nicht mehr bearbeiten, es sei denn, man legt einen neuen Mandanten mit den alten Daten (im Handbuch beschrieben) an. Die Selektionskriterien sind mit denen der Fakturierung identisch. Auch in der Finanzbuchhaltung ist es möglich, Mandanten anzulegen und zwischen mehreren zu wechseln.
Die Extras bestehen aus den gleichen Funktionen wie in den anderen ST-Kontor Anwendungen. Es können Hilfstexte eingeblendet werden. Über Funktionstasten ist es noch möglich, auf Textverarbeitung umzuschalten, die Pfadangaben zu ändern, einen Notizblock einzublenden oder die Selektionskriterien auszudrucken. Auch eine Abfrage des vorhandenen Speicherplatzes und die Einstellung des Systems lassen sich von hier aus regeln.
Die ST-Kontor Finanzbuchhaltung kostet DM 498,-. Das Paket beinhaltet die Programmdiskette und ein gut 200 Seiten dickes Handbuch. Für ein solch umfangreiches Programm ist das Handbuch mit Beschreibung und Beispielen etwas dürftig ausgefallen. Es enthält auch die bei der Anwendung Lager & Fakturierung beschriebenen Befehle und Anhänge. Aufgrund des neuartigen Konzeptes dieser FIBU muß mit einer längeren, bzw. intensiveren Einarbeitungszeit gerechnet werden.
Von der GFE R. Becker KG wird für das gesamte ST Kontor-Paket die Möglichkeit von Einzelschulungen angeboten, die mit DM 190,- für eine Halbtagsschulung als angemessen preiswert anzusehen sind. Empfehlenswert sdind sie, wenn schnell mit dem Kontor-Paket gearbeitet werden soll, und eine längere Einarbeitungszeit im Endeffekt teurer wäre als die intensive Einführung in die Programme.
Fazit
Mit der ST-Kontor Reihe steht ein recht brauchbares Paket für den Atari ST im kaufmännischen Bereich zur Verfügung. Da die Version, die uns zum Testen vorlag, noch nicht der endgültig ausgelieferten Version entspricht, werden wahrscheinlich einige kleinere Fehler noch behoben werden, die bei der Benutzung aufgetreten sind.
Der TOS-Manager (s. ST 7/88) ist für die Anwendung der anderen Programme nicht notwendig, wahrscheinlich auch nicht besonders sinnvoll, da eigentlich alle wichtigen Funktionen genauso einfach vom Desktop aus erfolgen können.
Die Kundenverwaltung (s. ST 7/88) ist als Bestandteil für Fakturierung und FIBU notwendig: eine einfache Datenbank, die eine angenehme Erfassung der Kunden ermöglicht.
Die Fakturierung lag leider nicht in einer endgültigen Version vor. Eine Beurteilung, die über die Vorstellung der Funktionen hinausgeht, ist momentan also nicht möglich. Die Kasse macht einen robusten Eindruck. Es ist sicherlich ein gutes Programm für den Einsatz im Ladengeschäft.
Bei der FIBU sind die grundlegenden Ideen gut konzipiert, und auch die Möglichkeit einer preiswerten Schulung ist angenehm. Allerdings muß sich ein so komplexes Programm in der Praxis beweisen.
Karen Steger