Cashflow: Bargeldfluß
Seit kurzem ist von der Firma C.A.$.H. aus der Reihe “Time is Money” ein weiteres Produkt lieferbar. Wer hinter dem Titel “Cashflow” jetzt allerdings die Berechnung für den Mittelzufluß eines Unternehmens vermutet, irrt. Für dieses Programm ist der Titel eher wörtlich zu übersetzen, handelt es sich dabei doch um den Ersatz für ein herkömmliches Kassenbuch.
In der Reihe TiM sind derzeit vier Programme erschienen bzw. angekündigt. Das erste - T.i.M. Eine Buchführung - haben wir bereits im letzten Jahr in Heft 7/8 vorgestellt und getestet. Weitere Produkte sind noch das Kassenbuch, eine Verwaltung für Zahlungsvordrucke und eine Auftragsverwaltung. Das Kassenbuch ist seit einiger Zeit lieferbar und soll in diesem Artikel kurz beschrieben und getestet werden.
Bestseller
Jeder Selbständige, sei es ein Freiberufler, Handwerker, Händler oder Unternehmer, ist zu einer ordentlichen, d.h. von außen ohne Schwierigkeiten nachvollziehbaren Buchführung verpflichtet. Allerdings unterscheidet sich die Art und der Umfang der Buchführung je nach Größe des Umsatzes und der Unternehmensart. Allen gemeinsam dürfte aber ein bestimmter Anteil an Bargeldgeschäften sein, z.B. wird selbst ein Arzt seine Briefmarken noch in bar bezahlen (in welchem Postamt werden die Marken schon auf Rechnung, also unbar verkauft?). In jedem Fall wird also eine Form von Kasse geführt, sei es das Portemonnaie (für eine ordentliche Buchführung die ungünstigste Art von Kasse...) oder die Hauptkasse.
In das Kassenbuch werden mindestens einmal am Tag die Einnahmen oder Ausgaben mit den entsprechenden Belegen eingetragen, zusammen mit dem Übertrag vom Vortag muß die Differenz zwischen beiden Beträgen dann auch dem tatsächlichen Kassenbestand entsprechen. Diese Methode hat aber gewisse Nachteile. Abgesehen von einer wünschenswerten, getrennten Erfassung der verschiedenen Kosten und Erträge, entfällt die Möglichkeit der Bestandskontrolle bei Kassendifferenzen. Ein ausführliches Kassenbuch, in dem jede Bewegung von Hand eingetragen und berechnet wird, ist aber sehr aufwendig und macht zur besseren Unternehmensdurchsicht am Monatsende außerdem noch die Übertragung der Kosten und Ertragsdaten in die eigentliche Buchhaltung notwendig. Hier bietet sich ein computerunterstütztes Kassenbuch geradezu an.
Inhalt
Cashflow wird in der üblichen Plastiksoftbox geliefert. Man bekommt für DM 298,- die Programmdiskette und die Bedienungsanleitung - ein 82-seitiges DIN-A5-Heft. Die Anleitung ist in fünf Kapitel gegliedert, unter anderem gibt es eine Einführung in die Anwendung, die dem Cashflow-Laien gute Dienste leistet. Der spätere Nur-Benutzer wird durch die Kapitel “Beschreibung der Menüpunkte” und “Falls es Schwierigkeiten gibt” ausreichend und schnell unterstützt. Durch die gelungene Art der Seiteneinteilung - am linken Rand die Frage, wie sie im Inhaltsverzeichnis steht und rechts im Absatz die ausführliche Antwort - ist ein schneller Zugriff auf die Information auch innerhalb einer Seite gewährleistet. Der Text ist durch Schriftattribute deutlich in Information und Aktion getrennt; Bilder und Tabellen (die einen eigenen Index haben) leisten ihr übriges. Leider läßt der didaktische Aufbau einige Passagen - zumal für den Erstanwender - sehr mißverständlich werden; weiterhin vermindert ein schlechter, sinnverfälschender Seitenumbruch den sonst positiven Gesamteindruck.
Daten
Cashflow wird auf einer einseitigen Diskette geliefert und benötigt für den Betrieb den Monochrome-Monitor sowie einen Rechner mit derzeit mindestens 1 MByte-RAM. Das Programm wird aber dahingehend überarbeitet, es wird in Kürze auch auf Rechnern mit kleinerem Speicher laufen. Cashflow ist mandantenfähig, pro Mandant sind bis zu 999 Kassenblätter und pro Kassenblatt bis zu 500 Einträge erlaubt. Für die spätere Übernahme der Kassendaten in die eigentliche Buchhaltung kann jetzt schon ein Kontenrahmen mit bis zu 2000 Konten definiert werden. Für ein bequemes Arbeiten sind Hilfsdateien für Texte, Kürzel und Umsatzsteuerschlüssel einrichtbar; sie erlauben jeweils bis zu 100 Einträge. Als Besonderheit bei Cashflow sei hier noch der Import bzw. Export von Dateien genannt, die das Programm an ein beliebiges Buchhaltungsprogramm anklinken lassen. Ideal ist hier natürlich die Kombination mit dem Programm aus der Reihe TiM.
Start
Cashflow ist nicht kopiergeschützt und kann somit ohne Probleme auch mit der Festplatte benutzt werden. Lediglich am Anfang muß einmal das Laufwerk oder die Partition für die Arbeits- und die Archivdateien eingestellt werden. Als Drucker sollte ein Exemplar mit 136 Zeichen zur Verfügung stehen, um die Listen übersichtlich drucken zu können. Allerdings macht auch ein normaler Drucker mit 80 Zeichen keine Probleme, zumal über einen Initialisierungsstring im Menüpunkt >Layout< der Drucker eingestellt werden kann.
Das Programm benutzt eine eigene Schriftform, so daß das Erscheinungsbild am Anfang eher an einen Macintosh als an einen ATARI erinnert. Abgesehen von ästhetischen Gesichtspunkten hat dieser neue Font (er wird dann auch von den Accessories benutzt) einen ganz praktischen Hintergrund: auf dem Bildschirm lassen sich jetzt 96 Zeichen pro Zeile darstellen. Nach dem Start müssen zuerst die Vorgabedateien und der Kontenrahmen erstellt werden, auf welche das Programm zugreift. Dabei kann bereits der Kontenrahmen von TiM verwendet werden. Pro Mandant werden über ein Arbeitsblatt die Kassendaten eingegeben. Hier wird u.a. der Istbestand und neben der Adresse auch die gewünschte Auswahl an Vorgabedateien eingetragen. Danach steht das Kassenblatt zur Bearbeitung zur Verfügung. In jeder Zeile kann nach der vorgegebenen Zeilennummer die Einnahme oder Ausgabe (wird anschließend sofort berechnet und in das Feld “Bestand” eingetragen), die Belegnummer (auf Wunsch automatisch), das Datum (ebenfalls automatisch möglich), das Konto, der Steuerschlüssel und der Buchungstext eingetragen werden. Zusätzlich können für die Felder Konto, Steuerschlüssel und Buchungstext die Hilfsdateien eingeblendet werden. In diesen Dateien kann über einen Rollbalken beliebig geblättert und die Einträge über einen Doppelklick der Maustaste übernommen werden. Alle eigenen Eingaben erfolgen vorab in einer Editzeile am oberen Bildschirmrand; erst nach Drücken der Entertaste wird der Inhalt dieser Zeile in das eigentliche Feld übertragen. Der Abschluß eines Eintrages erfolgt endgültig über >Return<. Solange sich ein Kassenblatt in Bearbeitung befindet, kann jederzeit auf die Einträge zugegriffen werden, Korrekturen sind ebenfalls möglich. Erst nach dem Kassenblattabschluß kann dieses nur noch ausgegeben werden.
Eine der bemerkenswerten Eigenschaften dieses Programms sind die Ausgabemöglichkeiten. Dabei wird nicht einfach stur die Liste präsentiert, sondern über eine wirklich sehr umfangreiche Vorgabe- und Abgrenzungsmöglichkeit eine gezielte Suche oder sortierte Ausgabe erreicht.
Ein Beispiel dieser Wahlmöglichkeiten sehen Sie im nebenstehenden Bild. Die Suche nach Einträgen oder Differenzen wird dadurch sehr kurzweilig. Negative Bestände der Kasse, die es ja eigentlich nicht geben kann und nur aufgrund von falschen bzw. fehlenden Buchungen zustande kommen, werden im normalen Eingabemodus gesondert angezeigt und können in der Auswahl direkt aufgerufen werden.
Meinung
Die vielen Feinheiten, die während der Arbeit mit diesem Programm gefunden wurden und hier gar nicht alle berücksichtigt werden können, zeugen von einem durchdachten Konzept, welches hinter diesem Programm zu steht. Als Beispiele hierfür sind der Auf-/Abwärtszähler für das Datum über die linke und rechte Maustaste oder die Reaktivierung von bis zu 50 versehentlich gelöschten Buchungen über >Undo< zu nennen. Das Programm ist schnell und anwenderfreundlich. Durch die konsequente Betreuung seitens der Firma C.A.$.H., welche eine kostenlose Hotline für die Benutzer anbietet und deren Benutzung auch wünscht, wird eine ständige Verbesserung und Weiterentwicklung ermöglicht. Auch sind in Cashflow bereits die Erfahrungen und Kundenwünsche aus der Entwicklung der TiM-Buchhaltung (inzwischen ist z.B. direktes Anspringen der Felder über den Mauszeiger in beiden Programmen möglich) eingeflossen.
Für mich persönlich bleiben nur ein paar kleine Kritikpunkte. So wäre es wünschenswert, wenn die Hilfsdateien alphanumerisch sortiert werden könnten; gerade der Erstbenutzer kann am Anfang nicht alle Vorgaben kennen - dadurch sehen diese Dateien zum Schluß aus wie Kraut und Rüben (zumindest während meiner Testphase). Auch sollte die Auswahlzeile nicht immer wieder an den Anfang der Hilfsdatei zurückspringen; gerade in einer Kassendatei beschränken sich die Buchungen in der Hauptsache auf ein paar wenige Vorgaben (frei nach Murphy liegen die dann bestimmt am Ende). Und da man auch in der Regel erst bei der Bearbeitung das Fehlen eines Vorgabetextes bemerkt, wäre eine direkte Übernahme -möglichkeit aus der Editzeile in die Vorgabedatei sehr wünschenswert. Alles in allem kann ich Cashflow dem Anwender, der sowieso ein Kassenbuch führen muß und eine Übernahme der Daten in seine Buchhaltung wünscht, nur empfehlen - zumal das Programm mit DM 298,- seinen Preis wert ist.
hp
Cashflow - Ein Kassenbuch Preis: DM 298,00
C.A.$.H. GmbH Schillerstraße 64 8900 Augsburg
