First Million - Neue Version der Bürosoftware
Bereits seit einigen Jahren auf dem Atari zuhause, stellt die Berliner Firma SOFTBÄR" nun die Version 4.0 ihrer Bürosoftware für mittlere und kleine Betriebe vor.
Ehemals in diversen Varianten mit unterschiedlicher Ausstattung erhältlich, wird seit einiger Zeit nur noch FIRST MILLION in der Magnum-Ausführung angeboten. Hier sind sämtliche Funktionen verfügbar, die den Büroalltag kleiner und mittlerer Betriebe vereinfachen sollen. FIRST MILLION stellt dabei eine Komplettlösung dar, in der Buchhaltung, Kundenverwaltung, Artikelverwaltung und Fakturierung vereinigt sind. Der Vorteil liegt dabei in dem problemlosen Zusammenspiel der Programmteile.
Das mitgelieferte ca. 180 Seiten umfassende Handbuch ist den Programmteilen entsprechend gegliedert und leicht verständlich geschrieben.
Hardwareanforderung
Ein Atari mit 1MB Arbeitsspeicher und Diskettenlaufwerk sollte es schon sein, da sämtliche Daten im Ram gehalten und erst beim Verlassen des Programmes gesichert werden. Im den Bereichen Kleingewerbe und freiberufliche Tätigkeit dürfte ein Computer mit 1MB Arbeitsspeicher im Allgemeinen ausreichend sein. Grenzwerte wären in diesem Fall:
1100 Kunden-oder Lieferantendaten
4400 Artikel
8800 Buchungssätze
2200 Einträge in der Fakturierung
Bei diesen Angaben gilt:
Entweder - oder. Wenn zum Beispiel 5000 Buchungen im Arbeitsspeicher stehen, können "nur noch" 2500 Artikel verwaltet werden. Bei einem Rechner mit 2MB Arbeitsspeicher verdreifachen sich die angegebenen Zahlen für die Datensätze. Wer allerdings Wert auf zusätzlichen Komfort in Form von ACC's, AUTO-Ordner-Programmen oder Multitasking legt, dem sind nach oben keine Grenzen gesetzt.
FIRST MILLION läuft auf Atari ST/STE/TT/Falcon und Kompatiblen, auch unter MagiC und MagiCMac. An einer Portierung auf das Mac OS wird zur Zeit gearbeitet.
Installation
Das Programm nebst Zusatzdateien findet auf einer DD-Diskette Platz und wird von dort aus in ein entsprechendes Verzeichnis auf der Festplatte oder auf eine Arbeitsdiskette kopiert. Die Pfade werden bei Bedarf eingestellt und gemeinsam mit dem FIRST MILLION-Desktop gesichert. Da sämtliche Daten permanent im Speicher gehalten werden, ist die Arbeitsgeschwindigkeit nur unwesentlich von dem verwendeten Massespeicher abhängig. Die Anzahl der Buchungssätze, Kunden- und Artikeldaten jedoch wird dadurch auf die Menge begrenzt, die im Arbeitsspeicher Platz findet.
Der erste Programmstart
Besitzer eines Atari ohne Echtzeituhr werden es zu schätzen wissen: Bei einer unsinnigen oder unmöglichen Systemzeit erscheint zunächst eine Dialogbox, in die das aktuelle Datum eingetragen werden kann. Die Eingabe eines Passwortes in diese Box ist ebenfalls möglich. Der Desktop von FIRST MILLION ist betont schlicht gehalten, außer einer Menüleiste mit vier Einträgen gibt es nichts zu sehen. Das Programm gewinnt seine Gestalt erst duch den Anwender, der die benötigten Fenster frei auf dem Bildschirm positionieren kann. Alles gemkonform und multitaskingfest.
Die geringe Anzahl von Menüeinträgen erklärt sich durch den Umstand, dass jedem Fenster/Programmteil ein eigenes Pop-UpMenü zugeordnet ist, in dem die aktuell sinnvollen Funktionen zur Verfügung stehen. Dieses Bedienungskonzept ermöglicht ein ausgesprochen flüssiges Arbeiten mit FIRST MILLION.
Bedingung für den erfolgreichen Einsatz von FIRST-MILLION ist die richtige Konfiguration. Deshalb sollte man sich nach dem ersten Start zunächst einmal durch die Einträge im Menüpunkt "Einstellungen" klikken. Hier werden die Startnummern für Kunden, Artikel und Geschäftsvorgänge vergeben und die Druckparameter eingestellt.
Einstellung der allgemeinen Parameter die Auswahl der Konten erfolgt durch ein paar Mausaktionen FIRST MILLION unterstützt zwei Drucker. Hintergrund dieses Umstandes ist die Tatsache, dass somit z.B. für Rechnung und Adressaufkleber unterschiedliche Drucker angesteuert werden können. Wer einen Atari Laserdrucker oder einen PCL5 kompatiblen Drucker (HP/HP Emulation) mit FIRST-MILLION betreibt, hat nun auch die Möglichkeit eine Hintergrundgrafik im IMG-Format mitzudrucken. So wird das Briefpapier sozusagen mit dem Rechnungsdruck erschlagen. Sämtliche Layouts wie Rechnungen, Angebote, Mahnungen usw. lassen sich individuell erstellen. Eine Reihe von Platzhaltern ermöglichen die freie Gestaltung der Formulare. Ein großer Pluspunkt ist dabei der integrierte Texteditor, dadurch ist ein Verlassen des Programmes für den Formularentwurf nicht notwendig und man kann den Erfolg seiner Bemühungen sehr schnell kontrollieren. Vor dem Einsatz von FIRST-MILLION im Geschäftsbetrieb ist es notwendig die für die Buchführung unerläßlichen Konten einzurichten. Es stehen 120 Geld- und Gegenkonten zur Verfügung. Bei Verwendung der DATEV Kontonummern für die benötigten Konten erleichtert man seinem Steuerberater die Arbeit ungemein, sofern man seine Hilfe noch braucht.
Die Buchhaltung
Hier hat man bei FIRST MILLION die Wahl zwischen einer Buchhaltung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung" und dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlung". Der Unterschied liegt im Zeitpunkt der Buchung. Bei der vereinbarten Zahlung wird sofort gebucht, bei der vereinnahmten Zahlung erst dann, wenn das Geld auf dem Konto oder in der Kasse gelandet ist.
In jedem Fall bietet FIRST - MILLION die Möglichkeit auch bereits getätigte Buchungen wieder aufzurufen und daran Änderungen vorzunehmen. Dieser Umstand entspricht nicht den Anforderungen deutscher Finanzämter an eine EDV-unterstützte Buchhaltung, wenn sie als alleiniger Nachweis für eine ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll.
Bei einer Buchprüfung müssen also alle Buchungsbelege und Kontenblätter vorgelegt werden. Diese Unterlagen sind aber ohnehin aufzubewahren. Wenn also etwas gebucht werden soll, wird der betreffende Eintag in der Fakturierung angeklickt und in der daraufhin erscheinenden Dialogbox als erledigt markiert. In der Dialogbox "Buchung" werden die an dem Vorgang beteiligten Konten markiert. Mit Betätigung des OK-Buttons ist die Buchung vollzogen.
Selbstverständlich können Geschäftsvorgänge auch direkt durch Aufruf der Dialogbox "Buchung" erledigt werden (siehe Bild oben rechts).
Regelmäßig wiederkehrende Buchungen können in FIRST-MILLION automatisiert werden. Das Programm bietet dafür die Möglichkeit der automatischen Buchung. Es werden lediglich der Betrag, Geldund Gegenkonto, sowie das Intervall angegeben, den Rest erledigt FIRST MILLION von selbst.
Kunden- und Lieferanten
Eine sinnvolle Verwaltung der Kunden- und Lieferantendaten ist für die Arbeit mit einer Bürosoftware besonders wichtig.
Hier bietet FIRST MILLION dem Anwender eine Vielzahl von Möglichkeiten zum schnellen Auffinden der gewünschten Daten. Jedem Eintrag können bis zu 16 Kriterien zugeordnet werden, die den Datensatz spezifizieren. Dazu gehören beispielsweise Kunde, Lieferant, Interessent oder Mitarbeiter. Auch Eigenschöpfungen werden vom Programm unterstützt. Ein Pop-Up-Menü ermöglicht die Auswahl bestimmter Gruppen und durch den Autolocator kann eine gesuchte Adresse durch bloßes Eintippen der Anfangsbuchstaben schnell aufgefunden werden (siehe Bild nächste Seite oben links).
Artikelverwaltung
Auch die Eingabe der Artikel erfolgt über eine Dialogbox. Hier werden die Stammdaten der Artikel erfaßt, dabei können gleich Staffelpreise und der richtige Mehrwertsteuersatz angegeben werden. Die Position der eingegebenen Artikel in der Artikelliste läßt sich frei wählen. Darüber hinaus lassen sich Warenbereiche durch Trennfelder voneinander absetzen, was der Übersichtlichkeit zugute kommt. Selbst die allerorts so beliebten "Bundle- Angebote" sind mit FIRST - MILLION kein Problem. Verschiedene Artikel lassen sich zu einem Komplettangebot zusammenfassen und mit einem entsprechenden Preis versehen. Die Einzelposten werden dann in der Rechnung ohne Preisangabe mit aufgeführt (siehe oben rechts).
Fakturierung
Die Artikelstammdaten sind eng mit der Kunden-, bzw. Lieferantendatei und der Fakturierung verknüpft. So kann hier für einen bestimmten Artikel gleich der Lieferant angegeben werden, so dass eine Bestellung mit ein paar Mausklicks erledigt werden kann. Die Bearbeitung von Aufträgen gestaltet sich ebenso leicht: In der Kundenliste den entsprechenden Eintrag anklicken und im Artikelfenster die bestellten Artikel auswählen. Sowohl die Kundendaten als auch die Artikel werden sofort ins Rechnungsformular übertragen. Mit dem nächsten Mausklick erfolgt der Ausdruck des Formulars und/oder die Übernahme in die Fakturierung. Die Verwandlung einer Rechnung in eine Auftragsbestätigung, Mahnung oder in ein Angebot oder dergleichen erfolgt einfach durch Aufruf des Pop-Up-Menüs und Auswahl des gewünschten Formulars.
Steuer- und Gewinnberechnung
Hierzu ist nicht viel zu sagen. Wer möchte nicht gern auf Knopf(Tasten)druck seinen Geschäftserfolg kontrollieren können. FIRST_MILLION gibt hier bereitwillig Auskunft. Bei Betätigung der Taste wird sofort angezeigt, wie dicht man der ersten Million auf den Fersen ist. Der zu berücksichtigende Zeitraum kann dabei frei gewählt werden.
Fax-Option
FIRST_MILLION arbeitet vorzüglich mit dem Programm CoMa (Fax-Software) aus der gleichen Softwareschmiede zusammen. Ist dieses Programm als ACC installiert, lassen sich Angebote, Rechnungen, Bestellungen usw. aus FIRST-MILLION heraus direkt an den Empfänger faxen. Auf diese Weise läßt sich vor allem bei Bestellungen eine Menge Zeit, Papier und Porto sparen.
Zum guten Schluß
Sämtliche Funktionen von FIRST MILLION zu beschreiben würde den Rahmen des hier möglichen bei weitem sprengen. Für kleine bis mittelständische Betriebe stellt FIRST MILLION mit seinem Preis von 499,- DM in jedem Fall eine kostengünstige Alternative zu anderen Programmen in dieser Sparte dar. Jedem Interessierten sei deshalb die Demo-Diskette ans Herz gelegt, die bei einer der unten angegebenen Bezugsquellen geordert werden kann.
us
Softbär
Hans J. Konzeck
Richardstraße 60
12055 Berlin