Daten in Tabellen verwaltet - Datenbankfunktionen in K-Spread gut genutzt

Wie die meisten Tabellenkalkulationen verfügt auch K-Spread über einen mächtigen Datenbankteil. Es ist also eine Überlegung wert, ob sich anstehende Datenbankaufgaben nicht auch mit Hilfe von K-Spread lösen lassen. Dabei spart man nicht nur Geld, auch manche andere Tabellenfunktionen läßt sich sinnvoll auf die Datenbankteile anwenden.

Nehmen wir als Datenbank einfach irgendwelche Werbeangebote aus der TOS und stellen daraus die Datenbank zusammen. So kann jeder Leser den Inhalt der Tabelle leicht nachvollziehen, wenn Sie sich vorstellen, daß Sie einen telefonischen Verkauf mit den hier aufgeführten Waren planen. Beachten Sie, daß alle in der Tabelle dargestellten Werte und Preise reine Fiktion sind. In der ersten Zeile 0 tragen wir die Feldnamen ein. Bitte lassen Sie unter dieser Zeile keine Leerzeile oder füllen Sie diese Zeile nicht mit Trennlinien. Glücklicherweise besitzt K—Spread—4 die Möglichkeit, Tabellenbereiche zu umrahmen, was hier geschehen ist. Wenn Sie das erste Bild betrachten, habe ich diesen Feldnamenbereich zur Verdeutlichung noch unterlegt.

Bild 1. Der Datenbereich als Ausschnitt des gesamten Datenbestandes

Die Feldnamen entsprechen den Feldnamen einer Datenbank, bei der Tabellenkalkulationsdarstellung stehen sie jedoch über den Daten und nicht davor. Im ersten Feld ist der Artikelname aufgeführt. Im zweiten Feld befindet sich ein Überbegriff, für den Fall, daß ein Anrufer einen bestimmten Drucker möchte, dieser jedoch vergriffen ist. So lassen sich hier weitere Drucker heraussuchen, die man dem Anrufer anbieten kann. In der nächsten Spalte befinden sich wohl die geheimsten Werte eines jeden Händlers, die Einkaufspreise. Mit dem Verkaufspreis unterbreiten Sie den Anrufern sofort ein Angebot. Die nächsten Spalten helfen Ihnen, Überblick über Ihr Lager zu behalten. Sie verwalten darin den aktuellen Bestand neben dem sinnvollen Höchstbestand bzw. Mindestbestand, damit Sie rechtzeitig nachbestellen, wenn das Geschäft floriert und Sie liefertechnisch nicht auf dem Trockenen sitzen wollen.

Diesen Bereich, hier in unserem Beispiel von Zelle A0 bis G43, erklären Sie im K-Spread-Menü »Datenbank« als »Datenbereich«, indem Sie nach Aufruf von Datenbereich mit der Maus bei gedrückter -Taste und linker Maustaste diesen Bereich aufziehen. Bestätigen Sie sodann die getroffene Wahl mit . Wichtig! Die oberste Zeile mit den Feldnamen muß mit im Datenbereich liegen. Dies wird dann etwas schwierig, wenn Sie die oberste Zeile mit »Fenster Zeile ... Festhalten« fixiert haben, was übrigens durchaus sinnvoll ist. Sie sollten dann gegebenenfalls die Bereichseingabe manuell nachbearbeiten. Da Sie nun eine Datenbank besitzen, wollen Sie damit auch arbeiten. Das Arbeiten wird sich wie bei einer normalen Datenbank so gestalten, daß Sie vornehmlich in Ihrer Datenbank suchen und ändern. Hierzu benötigen Sie einen Bereich, in dem Sie beispielsweise Suchbegriffe eingeben. Dieser Bereich heißt bei K-Spread Kriterienbereich und befindet sich in unserer Tabelle an A50. Wichtig ist, daß der Kriterienbereich mit den gleichen Feldnamen beginnt, wie der Datenbankbereich. Sinnvoll, zur Vermeidung von Tippfehlern, ist das Kopieren der ersten Zeile in diesen Bereich. Lassen Sie eine Zeile Platz für Eintragungen und definieren diesen Bereich über »Datenbank Kriterienbereich« von A50 bis G51 als Kriterienbereich. K-Spread hat Ihre gewünschten Daten gefunden, doch wohin damit? Sie benötigen wieder einen Bereich, der die gefundenen Datenbestände aufnimmt, das ist der Ausgabebereich. Dieser Bereich muß wieder die Feldnamen als Überschrift enthalten und sollte möglichst ausreichend groß gewählt sein. Schließlich könnte im Extremfall einmal Ihre gesamte Datenbank hineinfließen. Über »Datenbank Ausgabebereich« ist hier ein Bereich von A54 bis G107 markiert, das reicht sicher. Um die Übersicht zu steigern, lassen sich in K-Spread von einer Tabelle mehrere Fenster öffnen. Verwenden Sie einfach ein gesondertes Fenster für die Abfrage.

Nach diesen wichtigen Grundeinstellungen ist es an der Zeit, die Datenbank zu nutzen. Ein Anrufer fragt beispielsweise nach, ob das Textprogramm »Papyrus« lieferbar ist. In die Zelle A55 tragen Sie Papyrus ein und lassen sich über »Datenbank suchen« die Eintragung in Ihrer Datenbank zeigen. Wählen Sie stattdessen »Datenbank alle... ausgeben« oder »Datenbank alle... ausgeben ohne Duplikat« (gleiche werden nur einmal ausgegeben), so zeigt der Ausgabebereich sofort die gesuchten Daten an. Dabei dürfen Sie sich die Arbeit auf verschiedene Art und Weise vereinfachen: Wissen Sie einen Buchstaben nicht genau, tragen Sie dafür ein < ? >-Zeichen ein. Papyr?s könnte für Papyrus oder Papyros stehen.

Mit dem < * >-Zeichen haben Sie einen noch mächtigeren Joker, damit kürzen Sie den Rest ab. So erzeugt P* ein Ergebnis wie in Bild 2. Es werden also alle eingetragenen Artikel ausgegeben, die mit P beginnen. Jede mögliche weitere Kombination ist denkbar, doch beachten Sie, daß K-Spread sehr wohl zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. Die Eintragung PAPYRUS finden Sie nicht. Hier noch den passenden Tip aus der Praxis: Um den Aufruf der Suchfunktion zu vereinfachen, sollte man sich ein Makro schreiben (Sorry, K-Spread-light-Besitzer!) und dieses auf eine Funktionstaste legen. In der Datei »DATMAKRO.SPM« finden Sie solch ein Abfragemakro auf der Tastenkombination ALT+F1. Daten aus dem Kriterienbereich löschen Sie am schnellsten über CONTROL+D. Nebenbei bemerkt, sicher ist Ihnen jetzt schon aufgefallen, daß K-Spread automatisch vor jedem neuen Suchvorgang den Ausgabebereich löscht.

Neben der Suche nach Texten läßt sich natürlich auch nach Zahlen suchen. Denken Sie z.B. an die Suche nach der Postleitzahl: Wer wohnt alles im Ort 7808? In unserer Datenbank läßt sich die Suche nach genau einer Zahl nur schwer realisieren, z.B. welcher Artikelbestand beträgt derzeit drei Stück?

Bild 2. Komfortable Textsuche mit Joker

Doch dieses Beispiel ist eher an den Haaren herbeigezogen. Wesentlich mehr Sinn macht die Zahlensuche in Verbindung mit einer Formel. Hier blitzt doch in eleganter Weise die schönste Fähigkeit einer Tabellenkalkulation auf, das Rechnen. Dazu sollten Sie wissen, daß Sie folgende Operatoren verwenden dürfen:

= für gleich
< für kleiner

für größer
<> für ungleich
^ für kleiner gleich
^ für größer gleich

Daneben gibt es noch logische Operatoren in Form von:

and für und
or für oder
not für nicht

Damit lassen sich schon ganz brauchbare Abfragen für die Datenbank realisieren. Beispielsweise sollten Sie sich am Ende der erfolgreichen Verkaufswoche fragen, welche Artikel bereits unter der Mindestmenge liegen, die im Lager vorhanden sein sollte und die Sie schleunigst nachbestellen müssen. Hierzu geben Sie die zunächst verwunderlich anmutende Formel ein: = E1=>F1

Verwundern sollte Sie diese Formel dadurch, daß nicht nur in der Zeile 1 der Vergleich durchgeführt wird, sondern im ganzen Datenbankbereich. Doch K-Spread interpretiert diese Formel so: Schau nach, welche vorhandene Stückzahl kleiner oder gleich dem minimalen Bestand ist, und zwar für jeden Artikel.

Prompt erhalten Sie nach der Suche alle zu bestellenden Artikel aufgelistet. Auch hierzu noch einmal der wichtige Hinweis: Zu gerne vergißt man bei der Formeleingabe das Gleichheitszeichen.

Die Suche läßt sich in K-Spread, wie in einer richtigen Datenbank natürlich auch, kombiniert ausführen. Stellen Sie sich vor, ein Anrufer möchte Ihre Druckerpalette bis 1000 Mark kennenlernen. In der Zelle B51 geben Sie Drucker als Warengruppe ein, in der Zelle D51 die Formel „D1<1000. Diese Abfrage läßt sich allerdings auch unter Verwendung der logischen Operatoren in einer Zelle verwirklichen. So könnten Sie in der Zelle D51 eintragen: „DK1000 and B1„"Drucker".

Natürlich kann man auch auf die eingebauten Formeln von K-Spread zurückgreifen und in die Datenbankabfrage integrieren. Mit seinen über 125 eingebauten Funktionen schlägt K-Spread vieles, was auf dem Feld der Datenbanken an Funktionen eingebaut ist. So bringt die Formel in Zelle E51: „E1 AVG(E1:E43) alle Artikel zutage, deren Bestand unter dem Mittel aller Bestände liegt. Führwahr, auch hier wieder ein konstruiertes Beispiel, aber wenn es mit so einem ausgefallenen Problem klappt, dann klappen auch andere, einfache Anwendungen. Neben den üblichen Funktionen gibt es eine Reihe besonderer Funktionen zur Datenbankabfrage, wie DAVG, DCOUNT, etc. Auch durch die Umsetzungsmöglichkeit von Daten in eine Grafik, setzt K-Spread Akzente, die ein normales Datenbankprogramm nicht leistet.

Neben diesen Funktionen finden Sie im Datenbankmenü noch die Möglichkeit, die gefundenen Datensätze zu löschen. Doch Vorsicht, speichern Sie öfter einmal das Arbeitsblatt und lassen sich die zu löschenden Daten sicherheitshalber noch einmal ausgeben, damit Sie nicht versehentlich die falschen Daten löschen.

Bewegen sich sich innerhalb der Datenbank, so läßt sich an der aktuellen Position über »Datenbank Datensatz... einfügen« ein neuer Datensatz einfügen, während sich die anderen Eintragungen um eine Zeile nach unten verschieben. Ebenso geht das Löschen vonstatten. Mit »Datenbank Datensatz... löschen« löschen Sie den Datensatz aus dem Datenbankbereich, auf dem gerade der Cursor steht. Ihre Einstellungen innerhalb des Datenbank-Menüs setzen Sie über »Datenbank schließen« zurück.

Sie sehen, hat man sich erst einmal an die besondere Darstellungsform einer Datenbank unter K-Spread gewöhnt, lassen sich verhältnismäßig einfach leistungsstarke Abfragen realisieren. Für einige Spezialanwendungen mag sogar die Lösung in einer Tabellenkalkulation die einzig gangbare sein, wenn Spezialfunktionen oder Grafik gefordert sind. (wk)
Christian Opel



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