Büro-Software: Fakturierungen im Vergleich

George Orwell beschreibt in seinem Buch „1984“ eine Welt, die beherrscht ist von Robotern, die alles sehen, alles wissen und alles können. Auch wenn uns Orwells Horrorwelt erspart geblieben ist, so hatte er doch eine richtige Vorahnung von einer der bedeutendsten Menschheitsentwicklungen dieses Jahrhunderts: dem Computer - einer Maschine, die menschliche Gehirnfunktionen übernimmt und dabei dem Menschen an Geschwindigkeit und Genauigkeit haushoch überlegen ist.

So ist der Computer aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Er hat unser Leben bereits verändert und wird es noch weiter verändern. Sicher ist, daß die Industrienationen ihren heutigen Lebensstandard ohne Einsatz des Computers nicht erreicht hätten. Ein Computer kann Daten in Bruchteilen von Sekunden auswerten und sofort entsprechende steuernde Impulse aussenden. So hätte sich ohne Computereinsatz die Raumfahrt nicht entwickeln können, und ohne Raumfahrt gäbe es beispielsweise keine Satellitenfotos für die Wettervorhersage, um nur ein kurzes Beispiel aus der Kette von Zusammenhängen zu nennen. Doch nicht nur im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich hat sich der Computer etabliert. Dadurch, daß der Computer Unmengen von Informationen in kürzester Zeit verarbeiten kann, hat er sich auch im kaufmännischen Bereich Zu einer festen Größe entwickelt. Wenn Menschen an den gleichen Aufgaben säßen, brauchten sie mitunter ein Menschenleben oder auch viele Menschheitsgenerationen, um die Aufgaben zu erfüllen, die ein Computer in wenigen Sekunden oder Stunden löst.

Was ist eine Fakturierung?

Im täglichen Umgang mit Geschäftsvorgängen jeglicher Art fallen eine Unmenge von Daten an. Der geschäftliche Erfolg eines Kaufmanns hängt wesentlich davon ab, wie effektiv diese Daten bearbeitet und ausgewertet werden können. Fakturierungen sind für solche Aufgaben prädestiniert. Hat man den Computer einmal mit den erforderlichen Daten gefüttert, kann man den Zeitaufwand für die Bearbeitung der sich täglich ähnelnden Geschäftsvorgänge auf ein Minimum reduzieren. Insbesondere Datenauswertungen sind oft sehr komplex, da sehr umfangreiche Datenbestände unter Berücksichtigung vieler Kriterien verknüpft werden müssen, um aussagefähige Resultate zu erhalten. Manuelle Auswertungen scheitern oft an zeitlichen Vorgaben. Trends und Änderungen in der Nachfrage werden deshalb zu spät erkannt und nicht rechtzeitig in geschäftliche Aktionen umgesetzt. Erst durch Computerleistung können selbst die umfangreichsten Auswertungen schnell und zuverlässig berechnet werden. Dabei besteht eine Fakturierung im Grunde genommen aus einer relativ einfachen Datenbank: der Kundenverwaltung, der Adreßverwaltung, der Artikeldatei, der Lagerdatei und der eigentlichen Fakturierung zum Schreiben von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften. Beim Fakturieren fließen Datensätze aus allen Teilen der Datenbank ineinander und werden nach einem bestimmten Schema miteinander verknüpft. Die Kunst des Programmierers besteht eigentlich nur darin, die Schnittstelle zum Menschen, also das eigentliche Programm, so zu gestalten, daß im täglichen Betrieb damit effizient gearbeitet werden kann.

Historie

Als 1985 der erste ATARI ST das Licht der Welt erblickte, gab es auch bald die ersten Fakturierungen: BS-HANDEL [3], seit 1986 auf dem Markt und inzwischen sicherlich ein Klassiker, gehörte im Bereich der integrierten kaufmännischen Software zu den ersten Programmen dieser Art auf dem ATARI ST. Die Bedienung war unglaublich einfach, doch enthielt es alles, was man üblicherweise für eine Fakturierung so brauchte. Die Einbindung in die GEM-Oberfläche war seinerzeit natürlich noch recht schlicht gehalten, und auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit ließ viele Wünsche offen. Doch folgten in den kommenden Jahren auf Grund der gestiegenen Ansprüche der Anwender manch interessante Fakturierungen: REPROK [2] ist solch ein Programm, das 1989 einem breiten Publikum auf der Düsseldorfer ATARI-Messe ’89 vorgestellt wurde und den Weg in die richtige Richtung wies. Jetzt, Mitte des Jahres 1993, haben die Anwender die Möglichkeit, aus einem reichhaltigen Angebot in den Regalen der Händler ihre passende Fakturierung auszuwählen. Gerade in den letzen ein bis zwei Jahren unterlag dieser Software-Markt einem rapiden Wandel. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, wenn man bedenkt, daß es ATARI just zu dieser Zeit durch den MEGA STE und TT geschafft hat, seinen Makel, eine Spielekonsole zu sein, endgültig zu verlieren. Dennoch möchte ich meinerseits nach zahlreichen Gesprächen mit den Entwicklern anmerken, daß der Markt für Büro-Software insgesamt zum Stillstand kommt. Das liegt zum einen, an der Produktpolitik von ATARI, denn ein Nachfolger zum MEGA STE wurde bisher noch nicht herausgebracht. Zum anderen haben sich die Programmierer ein zweites, lukrativeres Standbein in der MS-DOS-Welt gesichert. So bleibt insgesamt nur zu hoffen, daß ATARI für diesen Anwendungszweig hoffentlich bald die richtigen Signale setzen wird.

Bei BAAS hilft eine Postleitzahlendatei bei der Kontrolle von Adressen.

Zehn tapfere Kandidaten

... standen mir für diesen Testbericht zur Verfügung. Wenn ich also in alphabetischer Reihenfolge vorstellen darf: ARGUS PROFESSIONAL von IdeArt, AUFTRAG-PRO von AS-Datentechnik, BAAS von Comtex, BSS-PLUS von Jobis, FIRST_MILLION von Softbär, GEWINN von Pergamon Software, HAROFAKT von Harosoft, K-FAKT ST von TK Computer-Technik, REPROK von Stage Microsystems und ST-FAKT von GMA-Soft. Gerne hätte ich Ihnen an dieser Stelle auch noch die neueste Version von MegaFakt [4] vorgestellt, doch reagierten weder die Vertriebsfirma noch der Entwickler auf mehrere Telefonate und Telefaxe. Ebenfalls unberücksichtigt bleibt die neue Fakturierung Conor von Kontrast. Obwohl in den Medien bereits stark beworben, lag bei Redaktionsschluß noch kein auslieferungsfähiges Exemplar vor. Die Fakturierung AUFTRAG-PRO ist erst seit wenigen Wochen auf dem Markt und wird von mir hier nur auszugsweise besprochen. Einen ausführlichen Testbericht erhalten Sie zu einem späteren Zeitpunkt, sobald mir das neue Handbuch vorliegt. Erlauben Sie mir, bevor ich endgültig in medias res gehe, noch die Anmerkung, daß diese Marktübersicht natürlich nicht den vollständigen Markt für Fakturierungen auf dem ATARI ST widerspiegelt. Doch kann ich mit gutem Gewissen behaupten, daß alle unsere heutigen Teilnehmer uneingeschränkt für einen Kauf zu empfehlen und richtungsweisend für weitere kommende Entwicklungen sind.

Für alle...

... unsere heutigen Kandidaten gilt gleichermaßen, daß ich sie nur mit ihresgleichen vergleichen werde. Es nützt wenig, wenn man einen Blick auf die MS-DOS-Welt wirft und den Anspruch, dem diese Programme unterliegen, auf die ST-Welt überträgt. Obwohl nämlich unsere heutigen Testteilnehmer schon ein Maximum an Leistungsfähigkeit bieten und den aktuellen Stand der Entwicklung darstellen, darf ernsthaft bezweifelt werden, ob sie international tätige Unternehmen mit Tausenden von Adressen im europäischen Raum annähernd zufriedenstellen werden. Im folgenden werde ich einige wesentliche Merkmale und auch Schwachpunkte durchgehen und besprechen. In der großen Tabelle am Ende dieses Berichts finden Sie dann für jede Fakturierung in der entsprechenden Zeile vermerkt, ob sie über diese Features verfügt. Entscheiden Sie also selbst, ob Sie dieses Leistungsmerkmal benötigen oder ob es für Sie verzichtbar ist.

Die Installation

Ein ganz wichtiger Punkt, bevor Sie überhaupt mit der eigentlichen Arbeit beginnen können, ist die Installation des Programms auf der Festplatte. Bei Programmen, die über ein eigenständiges Installationsprogramm verfügen, gestaltet sich die Installation sehr komfortabel. Hierbei werden die entsprechenden Ordner und Dateien eigenständig auf der gewünschten Partition angelegt. Als Beispiel hierfür kann AUFTRAG-PRO dienen, das auch in zeitlicher Hinsicht diese Aufgabe mit Bravour erledigt. Andere Programme wiederum werden als TOS-Datei ausgeliefert und entpacken sich auf der Platte selbständig. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, die Ordner und Dateien einfach auf die Festplatte zu kopieren. Wie dem auch sei, entscheidend ist, daß diese Vorarbeit schnell und einfach von der Hand geht. Lediglich bei ST-FAKT gestaltet sich die Installation zu einem zeitraubenden Faktor; hier können Sie zwischenzeitlich gemütlich eine Tasse Kaffee trinken.

Die Adreßverwaltung

Einzeln betrachtet, weisen die verwendeten Adreßverwaltungen teilweise erhebliche Unterschiede auf. So bietet keine einzige Fakturierung eine wirklich funktionierende Verwaltung von Postleitzahlen, Orten und Vorwahlnummern an, sofern überhaupt eine implementiert ist. Mit zunehmendem Datenvolumen wird die Arbeitsgeschwindigkeit merklich geringer. Den positivsten Eindruck hinterließ BAAS, obwohl auch hier eine automatische Prüfung auf Doubletten nicht erfolgt. Bei den meisten Fakturierungen habe ich außerdem ausreichend viele Mehrwertsteuersätze, ausländische Währungszeichen und Wechselkursumrechnungen vermißt. Ferner bieten nur wenige Programme in unserem Test die Möglichkeit, weitere Daten wie Mobiltelefon, BTX-Anschluß, Telex oder Telefax zu verwalten. Leider nur bei B AAS kann man beliebig viele Ansprechpartner (z.B. Vertrieb, Einkauf usw.), die nun mal eine mittelgroße Firma hat, berücksichtigen. Ein großes Problem stellt für alle Programme auch der EG-Binnenmarkt dar. Schickt man eine Rechnung nach Spanien, sollte im Text schon das spanische Äquivalent für „Sehr geehrte Damen und Herren“ erscheinen; und das zumindest automatisch. In diesem Punkt versagen aber alle Programme kläglich. Etwas besser stellt sich die Situation bei der Sortiersystematik der Kundennamen dar, obwohl auch hier noch teilweise vorsintflutliche Anachronismen vorherrschen. So muß man bei FIRST_MILLION den Sortierbegriff mit dem Zeichen („<„) kennzeichnen.

Ein eigenständiges Installationsprogramm ist AUFTRAG-PRO bei den ersten Schritten behilflich.

Die Artikeldatei

Ein ganz wichtiger Punkt bei der Artikelverwaltung ist die Arbeit mit Stücklisten. Die Stückliste ist eine Zusammenfassung mehrerer einzelner Artikel unter einem Oberbegriff, die dann auf einen Schlag in die Auftragsmaske eingesetzt werden können. Hier bieten die einzelnen Programme recht unterschiedliche Lösungen an. Für besonders gelungen halte ich die Verwaltung von Komponenten (anderer Name für Stückliste) in REPROK, das auch eine mehrstufige Verschachtelungstiefe zuläßt. Ein weiterer wichtiger Punkt sollte die automatische Bestandskontrolle sein, die bei Unterschreitung eines Mindestbestandes eine Warnung ausgibt. Diese Möglichkeiten bieten aber ziemlich alle Programme.

Stücklisten fassen in REPROK mehrere einzelne Artikel unter einem Oberbegriff zusammen.
Eine integrierte Online-Hilfe beschränkt in REPROK die Suche im Handbuch auf ein Minimum.

Angebot, Auftrag, Rechnung...

In der Vorgangs Verwaltung werden kontinuierlich die Geschäftsvorfälle bearbeitet. Dabei sollte vereinfacht zwischen eingehenden und ausgehenden Vorfällen unterschieden werden. Ausgänge sind alle den Kunden betreffenden Arbeiten, angefangen vom Angebot über Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung bis hin zur Kontrolle von Zahlungseingang, Gutschrift und Soll-Buchung. Eingänge sind dann im Gegenzug Lieferschein und Rechnung des Lieferanten, Zahlungsausgang und entsprechende Ist-Verbuchung. Die obigen Punkte haben alle Programme mehr oder weniger gut gelöst; die Feinheiten liegen allerdings im Detail. So bieten nur einige Programme die Option, Formulare über ein FAX-Modem schnell und preiswert zu verschicken. Hierzu wird meistens das Programm QFAX als Zusatzmodul angeboten. Besonders bequem und einfach gestaltet sich der FAX-Versand in FIRST_MILLION. Ferner sollte die Möglichkeit bestehen, Daueraufträge für regelmäßig wiederkehrende Verkaufs Vorgänge (z.B. Wartungsverträge) einzugeben. Ein letzter und wichtiger Punkt betrifft die zeitlichen Phasen eines Vorgangs. So sollte sich die Wandlung eines Angebots in einen Lieferschein oder eine Rechnung einfach und schnell gestalten. Hier hat mir die Lösung von Argus sehr gut gefallen, indem nämlich beispielsweise ein Angebot auf das entsprechende Rechnungs-Icon geschoben wird.

Die Schnittstellen

Natürlich steht eine Fakturierung nicht alleine in der großen weiten ATARI-Welt da. Ein weiteres, für die Kaufleute wichtiges Programm steht ganz oben auf der Beliebtheitsskala: die Finanzbuchhaltung. Deswegen setzt sich auch hier immer mehr die Erkenntnis durch, eine entsprechende Schnittstelle anzubieten. Während Programme wie K-FAKT ST oder ST-FAKT von GM A auf die Finanzbuchhaltungen aus dem eigenen Hause vertrauen, bieten die meisten anderen Programme eine Schnittstelle für FibuMan oder T.I.M. oder wahlweise sogar für beide an. Auch eine Netzwerkfähigkeit ist brauchbar, sofern die Software in einer größeren Firma installiert werden soll. Im Zeitalter von Electronic Banking sollte eigentlich jede Fakturierung dieses Modul anbieten. Tatsache ist jedoch, daß lediglich Argus als einziger Teilnehmer dieses Modul serienmäßig installiert hat. Andere Fakturierungen bieten diese Möglichkeit noch nicht einmal optional an. Interessant ist auch die Fähigkeit, ein Kassenmodul, eine Kassenschublade oder ein Barcode-Modul anzuschließen. Einige wenige Programme bieten diese Möglichkeit. Hier sollten Sie allerdings prüfen, ob Sie diese Fähigkeit wirklich gebrauchen können.

Das Handbuch

Fakturierungen sind Programme, die nicht so ohne weiteres zu bedienen sind. Während die Software meistens noch verpackt ist, wird zuerst das Handbuch gewälzt und verschafft einen ersten Vorgeschmack auf kommende Zeiten Einige Handbücher tragen diesem Umstand Rechnung und erklären auch die ersten Gehversuche auf dem ATARI ST. In diesem Zusammenhang sollte man das Handbuch von FIRST_MILLION erwähnen, das zwischenzeitlich in gebundener Form vorliegt und einen hervorragenden Eindruck macht. Dieses Begleitwerk erklärt in einfachen Worten sogar die Benutzeroberfläche des ATARI ST. Andere Programme wiederum beschränken, sich wie REPROK, auf eine integrierte Online-Hilfe. Auffallend ist, daß auf Grund zahlreicher Änderungen und neuer Versionen (z.B. FIRST_MILLION medium oder magnum) das Handbuch in Sachen Aktualität meistens auf der Strecke bleibt. So werden sich für einen ungeübten Anwender zwangsweise Rückfragen ergeben, die dann nur durch eine funktionierende Hotline geklärt werden können. Also, auch diesen Punkt bitte beachten und nicht als belanglos abtun.

Die Oberfläche

Last but not least möchte ich in meinem letzten Punkt noch auf die Oberfläche zu sprechen kommen. Das GEM, die Oberfläche des ATARI, stellt bereits eine sehr komfortable Umgebung bereit. Warum nur nutzen so viele Fakturierungen die Möglichkeiten nicht aus? Das fängt schon damit an, daß manche Fakturierungen am GEM vollständig vorbeiprogrammiert worden sind. ST-FAKT von GMA ist solch ein erschreckendes Beispiel. Aber auch die anderen Programme weisen deutliche Schwächen auf. So werden zum Teil Listen nicht in GEM-Fenstern dargestellt, sondern komplett auf den Bildschirm geschrieben. Auch lassen nicht alle Programme die Bedienung von Accessories zu. Scheinbar ist es auch aus Individualitätsgründen in Mode gekommen, eigene GEM-ähnliche Funktionen einzubauen. Programme, die sich so verhalten, mögen sich vielleicht besser bedienen lassen, sperren aber auch viele Vorteile des GEM aus. Ganz kraß zeigt sich diese Eigenbrötlerei unter MultiTOS. Kaum ein Programm läßt sich unter MultiTOS starten. Dabei stellt sich gerade hier die große Stärke des ATARI heraus: eine Fakturierung und Finanzbuchhaltung parallel bedienen und laufen zu lassen. Ein positives Beispiel ist lediglich BAAS, das mustergültig unter MultiTOS läuft. Die meisten anderen Programme lassen sich vernünftig nur im Single-Task-Modus starten. Ein letzter wichtiger Punkt betrifft noch die Größe der Bildschirmauflösung. Ein kaufmännisches Programm sollte sinnvollerweise auch auf einem Großbildschirm lauffähig sein, denn nur hier lassen sich Tabellen und Grafiken vernünftig betrachten. Zum Glück bereiten die meisten Programme hier weiter keine Schwierigkeiten.

Kurzvorstellung

Damit habe ich nun einige wichtige Punkte angesprochen, die eine zeitgemäße Fakturierung bieten sollte. Entscheiden sollten letztlich Sie, welche Fakturierung Ihnen zusagt. Hierbei hilft Ihnen hoffentlich auch die Tabelle am Ende dieses Artikels. Auf den folgenden Seiten finden Sie die Vorstellung der zehn Kandidaten. Aus Platzgründen kann ein solcher Vergleich nicht jede einzelne Funktion in der gebotenen Länge darstellen. Deshalb habe ich mich dazu entschieden, auf die geliebte Wertungsbox zu verzichten. Stattdessen werden Sie am Ende jeder Kurzvorstellung ein kurzes Highlight finden, für welchen Anwenderkreis das Programm geeignet ist.

RW

ARGUS PROFESSIONAL - Electronic Banking inklusive

ARGUS PROFESSIONAL hat seit dem ausführlichen Testbericht in der letzten Dezember-Ausgabe [5] einige interessante Veränderungen und Erweiterungen erhalten, die ich Ihnen kurz vorstellen möchte. Der von mir damals monierte umständliche Kopierschutz mittels Hardware-Dongle ist nun weggefallen, so daß sich ARGUS problemlos starten läßt. Bei der Einrichtung einer neuen Datenbank kann man darüber hinaus wählen, ob die eingegebenen Preise generell als Netto- oder Bruttopreise verwaltet werden sollen. In die Version ARGUS LAGER haben die Entwickler jetzt eine komplette Lagerverwaltung integriert. Last but not least arbeiten nun im Verborgenen optimierte Datenbankroutinen, die die Arbeit wesentlich beschleunigen sollen.

Doch lassen Sie mich im folgenden ein paar Worte zur grundsätzlichen Funktion von ARGUS sagen. ARGUS ist ein listenorientiertes Programm. Typisches Beispiel ist die Verwaltung der Rechnungen, für die 3 Icons und damit 3 Listen existieren. Offene, fällige und bezahlte Rechnungen werden auf diese Weise grafisch anschaulich gemacht. Ebenso wird ein Geschäftsvorfall verwaltet, für den die 3 Icons Angebot. Auftrag und Lieferschein existieren, die somit jeweils die Stadien eines Geschäftsvorfalls repräsentieren. Der Geschäftsvorfall beginnt mit einem Angebot, das auf Grund der Anfrage eines Kunden erstellt wird. Ist der Kunde einverstanden, wird das Angebot in einen Auftrag umgewandelt. Ist der Auftrag erfüllt, und der Kunde holt die Ware ab, wird daraus ein Lieferschein, der bald darauf zu einer Rechnung umgewandelt wird. Dieser Ablauf ist natürlich so nicht vorgegeben, alternativ kann der Geschäfts Vorfall also auch mit einem Auftrag beginnen oder aus einem Angebot gleich eine Rechnung gemacht werden. Die Umwandlung von einem Stadium zum anderen geschieht entweder durch das Verschieben des jeweiligen Eintrags bei gedrückter Maustaste von einem Fenster zum anderen oder durch die Anwahl der Ziel-Icons und F6 (Übernahme). Dadurch verschwindet der Eintrag im Quell-und erscheint im Zielfenster. Außer der Bezeichnung hat sich nichts geändert. Die Übernahme funktioniert allerdings nur in eine logische Richtung. So kann aus einem Lieferschein beispielsweise kein Angebot mehr gemacht werden, sondern nur noch eine Rechnung. Selbstverständlich können aber mehrere Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung zusammengefaßt werden.

Die große Stärke von ARGUS liegt im Modul Electronic Banking. Wer dieses Modul aktiv einsetzen und damit am datenträgergestützen Zahlungsverkehr teilnehmen möchte, sollte allerdings im Vorfeld mit seiner Haus-, bank die Modalitäten abklären. In der Regel beschränkt sich dies auf das Unterschreiben eines entsprechenden Vertrages und das Einreichen einer Probediskette. Hierfür ein Tip: Erkundigen Sie sich nach den Bankgebühren, denn im allgemeinen sind die Buchungsgebühren erheblich niedriger als für herkömmliche Überweisungen. Hier lohnt sich schon ein Preisvergleich, weil die Banken unterschiedliche Gebührenstrukturen haben. Vorab muß man allerdings in einer Dialogbox verschiedene Parameter einstellen. Bis zu 3 Bankkonten können erfaßt werden. Der obligatorische Begleitzettel muß in 2 Ausfertigungen gedruckt werden. Einen davon erhält die Bank mit der Diskette, den anderen verwahren Sie bei Ihren Unterlagen. Damit Sie die Übersicht behalten, welche Buchungen Sie auf Diskette getätigt haben, können Sie sich eine Buchungsliste ausdrucken lassen, die einen erheblich höheren Informationswert als der Begleitzettel hat. ARGUS weist Sie bei eingeschaltetem Electronic-Banking-Modul darauf hin, daß Verbindlichkeiten und/oder Rechnungen „gebankt“ werden müssen. Im Eingabeformular können Sie das Konto anwählen, für das die Diskette erstellt werden soll. Sie können auswählen, ob nur Gutschriften, nur Lastschriften oder beide Typen auf einer Diskette realisiert werden sollen. Durch die Angabe eines Start- und Endtermins können Sie beeinflussen, bis zu welchem Datum Verbindlichkeiten und Rechnungen herangezogen werden sollen. Da Sie die Begleichung von Verbindlichkeiten terminieren können (sofort, wenn fällig, mit Skonto), ergeben sich daraus unterschiedliche Buchungstermine. Eine Diskette hat allerdings immer einen festen Buchungstermin. Damit Sie nicht unzählige Disketten erstellen müssen, können Sie die Positionen auf einer Diskette zusammen-fassen. Das heißt, daß eine Verbindlichkeit zu einem Termin gebucht wird, an dem die Skonto- oder Fälligkeitsfrist noch nicht abgelaufen ist. Sie bezahlen damit also früher als notwendig. ARGUS verlangt grundsätzlich eine MS-DOS formatierte Diskette. Ist keine vorrätig, können Sie vom Programm aus formatieren. TOS-Disketten brauchen dagegen nicht formatiert zu werden, sie werden von ARGUS entsprechend modifiziert.

Abschließend noch ein Wort zu den Dialogboxen: Sie sind recht spartanisch ausgefallen (z.B. keine PLZ-Automatik, ungenügende Anrede Verwaltung, keine ausreichenden Zusatztexte u.v.m.) und beschränken sich auf die wesentlichsten Angaben. Gerade deswegen läßt sich ARGUS einfach und bequem bedienen, so daß ein suchender Blick in das gut aufgebaute Handbuch eher die Seltenheit sein wird.

Highlight: Empfehlenswert für kleinere Firmen und Gewerbetreibende mit einem Faible für Electronic Banking

AUFTRAG-PRO - Des Kaisers neue Kleider

Gerade noch rechtzeitig vor Redaktionsschluß erhielt ich die brandneue Version 3.0 der Fakturierung AUFTRAG-PRO von AS-Datentechnik. Wie neu die Version ist, sieht man daran, daß mir noch ein altes Handbuch beigelegt wurde. Aus diesem Grund habe ich mich entschieden, AUFTRAG-PRO heute nur vergleichsweise recht kurz zu besprechen. Ein ausführlicher Testbericht wird folgen, sobald mir das neue, überarbeitete Handbuch vorliegt. Mit dem beiliegenden Installationsprogramm wird AUFTRAG-PRO auf die gewünschte Partition der Festplatte kopiert. Während des Startvorgangs kann man mit der SHIFT-Taste eine Initialisierungsdialogbox aufrufen, in der verschiedene Parameter wie die maximal speicherbaren Datensätze oder die Pfade der REC-Dateien eingestellt werden. Anschließend gelangt man in das Desktop von AUFTRAG-PRO, das mit den Icons ein wenig an die Datenbank Adimens erinnert.

Nun aber erstmal für alle Besitzer der alten Version die Neuerungen: Das automatische Mahnwesen wurde komplett überarbeitet. Für jede Mahnstufe kann nun ein eigenes Formular verwendet werden. Ferner kann man in der Fakturierung zwischen drei voreingestellten Formularen wählen. Einzelne Dateien können ausgewechselt werden (z.B. wenn man eine andere Adreßdatei verwenden möchte). AUFTRAG-PRO ist jetzt netzwerkfähig, allerdings nur unter PAM’s Net. Ebenfalls neu sind das optionale Barkassenmodul und die Barcodeleseransteuerung. Beim TT können Ausdrucke über alle vier seriellen Schnittstellen erfolgen. Dokumente können nun gesplittet werden. Somit kann man einen Lieferschein mit zehn Posten in zwei Lieferscheine mit je fünf Posten splitten.

Weiterhin gibt es jetzt neun Anwendermodule für spezielle Funktionalitäten (Fibu-Schnittstelle, Rechnungsjournal, Kundenrecherche usw.). Die Lagerverwaltung wurde neu erstellt. Beim Wechsel eines Geschäftsjahres übernimmt nun automatisch der Menüpunkt „Geschäftsjahreswechsel“ alle anfallenden Arbeiten. Last but not least wurde die Stapelausgabe bei der Ausgabe von Versanddokumenten um die Optionen „Etikett für Lieferschein“, „Etikett für NN-Absender“ und eine Versandliste erweitert. Interessant ist die Möglichkeit zum Verzweigen von einer Datei in die andere. Alle Dateien stehen über sogenannte Verzweigungsschlüssel miteinander in Verbindung. Möchte man beispielsweise wissen, ob für den gerade in der Adressendialogbox angezeigten Kunden noch eine Rechnung offen ist, verzweigt man über die Adreßnummer in die Datei Rechnung und bekommt alle Rechnungen für diesen Kunden angezeigt.

In jeder Bearbeitungsdialogbox befindet sich ein sogenanntes Verzweigungspiktogramm. Dieses klickt man an, um in eine andere Datei zu verzweigen. Daraufhin erscheint eine Dialogbox, in der man angibt, in welche Datei verzweigt werden soll. Alle nicht möglichen Verzweigungsziele sind hell dargestellt und können nicht angeklickt werden. Ebenfalls interessant ist die Artikelumsatzstatistik für jeden gespeicherten Artikel Darin werden, getrennt nach Monaten, die Anzahl der entnommenen Artikel und der damit erwirtschaftete Rohgewinn sowie der erzielte Umsatz gespeichert. Dabei zeigt das Feld Vorjahresumsatz den Gesamtumsatz dieses Artikels für das Vorjahr an. Beim Jahresabschluß wird dieses Feld dann automatisch berechnet. Insgesamt betrachtet, stellt sich AUFTRAG-PRO als eine für kleine und mittlere Betriebe und Warengeschäfte leistungsfähige Fakturierung dar, die gerade durch Barkasse und Barcode zu wahrer Stärke aufläuft.

Highlight: Insbesondere geeignet für Warengeschäfte durch die optionalen Module Barkasse und Barcode

BAAS - Fakturierung - HiTech

Unter dem Namen BAAS, der als Abkürzung für Business-Auftrags-Abwicklungs-System steht, vertreibt die Firma Comtex eine Fakturierung aus der oberen Leistungsklasse für alle ATARI-Modelle. BAAS basiert auf der schnellen und sicheren Datenbankstruktur Phoenix-Base, die Multi-User-Betrieb und Netzwerkfähigkeit ermöglicht. Mit GK-Novell-Net greift man von einem ATARI auf einen Novell-File-server zu, da BAAS konsequent als Novell-Client programmiert wurde. So hat man auf dem Novell-Fileserver in der für Novell typischen Art unter GEM Zugriff auf alle Daten und Programme (natürlich laufen keine PC-typischen Programme) und damit die Grundvoraussetzung für ein heterogenes System.

BAAS wird in gepackter Form auf Diskette mit einem Handbuch in einem Ringbuchhefter. ausgeliefert. Das gepackte Programm befindet sich als TOS-Programm auf der Diskette und muß zwecks Installation auf die Festplatte kopiert und per Doppelklick gestartet werden. BAAS entpackt sich nun selbst und legt eigenständig die entsprechenden Ordner an. Hierfür sollte mindestens 1,5 MByte freier Speicherplatz auf der Festplatte vorhanden sein. Grundsätzlich sucht BAAS bei Programmstart immer im eigenen Systemordner nach der Datenbank BAASJDB.DAT. Es erscheint eine Installationsbox, in der die Seriennummer sowie Name und Firma eingetragen werden. Dabei verwaltet BAAS auch mehrere Filialen und Mitarbeiter. Wie von Phoenix gewohnt, lassen sich in einer weiteren Dialogbox verschiedene Benutzer mit einem Paßwort eintragen. Dabei wird der erste Benutzer von BAAS als Superuser definiert. Dies bedeutet, daß er als einziger in der Lage ist, alle Paßwörter und Zugriffsrechte zu definieren. Weitere Mitarbeiter können nur das eigene Paßwort ändern.

Seit meinem Test in der letzten März-Ausgabe [7] sind keine wesentlichen Neuerungen zu verzeichnen. Die in BAAS integrierte Postleitzahlendatei wird nun auf Grund der Postleitzahlenänderung und der damit gestiegenen Datenmengen leer mitgeliefert. Allerdings bietet Comtex nach Leitbereichen gegliederte PLZ-Datensätze an, die mit dem IMPORT-Modul eingelesen werden können. Auch ein PLZ-Abgleich wird über externe Dienste bei Comtex angeboten. Dazu wird die Exportfunktion von BAAS genutzt. Die Datensätze werden exportiert, abgeglichen und anschließend mit dem optional erhältlichen IMPORT-Modul wieder eingelesen. Das IMPORT-Modul kann übrigens für jede beliebige Phoenix-Applikation verwendet werden und kostet DM 98,- mit Kurzbeschreibung auf Diskette. Die PLZ-Da-ten werden dann kostenfrei mitgeliefert. Nun möchte ich aber noch einige Besonderheiten erwähnen. Die Formulargestaltung für Ausdrucke und Statistiken gestaltet sich recht einfach. Mit einem einfachen Editor werden sie definiert und mit dem LISTCOMPILER.PRG in ein BAAS-Formular generiert. In der Artikeldatei besteht die Möglichkeit, jedem Artikel ein Bild im IMG-Format zuzuordnen. Damit wird BAAS im Prinzip auch im direkten Verkauf tätig, da sich der Kunde sofort eine Vorstellung von dem Produkt machen kann.

Einzigartig ist auch die Mitarbeiterverwaltung. Umfangreiche Informationen wie beispielsweise Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Urlaubszeiten, Gehalt und Arbeitszeiten können einfach und effizient verwaltet werden. Besonders gelungen finde ich die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung. Sobald sich ein Mitarbeiter einloggt, wird der Beginn der Arbeitszeit festgehalten. Beendet der Mitarbeiter die Arbeit mit BAAS, trägt das System das Ende der Arbeitszeit automatisch ein. Überzeugen tut BAAS mit seiner vorbildlichen GEM-Oberfläche, die sich sowohl mit der Maus als auch über die Tastatur einfach und schnell bedienen läßt. Dialogboxen sind unmodular programmiert worden, eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit unter MultiTOS. Auch hier überzeugt BAAS auf der ganzen Linie: Von allen Programmen im Test bietet es die gelungenste MultiTOS-Einbindung.

Kernstück von BAAS ist das JUMP-Konzept. Es besteht im Prinzip aus der Funktion, von einer Maske in die andere zu springen. So ist es zum Beispiel möglich, bei einer Angebotserstellung aus der Vorgangsmaske in die Kundendatei zu springen, um Änderungen beispielsweise der Telefonnummer vorzunehmen. Außerdem kann hier weiter verzweigt werden, zum Beispiel für Änderungen der Zahlungsbedingungen. Beim Verlassen dieser Masken kehrt man in die jeweils vorhergehende zurück. Ebenso kann in die Artikeldatei verzweigt werden, sei es, um einen Preis zu aktualisieren oder um einen Artikel neu anzulegen. Denn bei diesem praktizierten JUMP-Konzept sind nicht nur Änderungen möglich, sondern auch die Neuerfassung eines Datensatzes aus einer Maske heraus ist erlaubt. Im Extremfall braucht die Vorgangsmaske für die Auftragserfassung und -bearbeitung nicht mal mehr verlassen zu werden, da von hier aus ein neuer Kunde erfaßt, ein Vorgang erstellt und sogar die Bestellung generiert werden können.

Für alle Kunden, die nicht den vollen Leistungsumfang von BAAS benötigen und preiswert einsteigen wollen, bietet Comtex für DM 248,- BAAS LIGHT an. Neben der Standardversion BAAS REGULAR soll in naher Zukunft auch eine EXTENDED-Version angeboten werden. Hierfür plant Comtex verschiedene Module wie Electronic Banking, Barcode, Datev-Schnittstelle oder Kassenmodul. Das ist auch sehr sinnvoll, da BAAS ohne diese Module etwas „nackt“ aussieht und damit wesentlich aufgewertet würde. Trotzdem ist BAAS ein hervorragend durchdachtes Programm aus der Oberklasse und uneingeschränkt empfehlenswert.

Highlight: Geeignet für europaweit tätige mittelständische Firmen

BSS-PLUS - Der Klassiker

BS-HANDEL ist für die ATARIaner bereits ein Software-Klassiker. Seit 1986 auf dem Markt, gehört BS-HANDEL im Bereich integrierter kaufmännischer Software sicher zu den ersten Programmen dieser Art auf den ST-Modellen. Eigens für den Mittelstand, dessen sich das Münchener Software-Haus Bavaria Soft und die Firma Jobis Untemehmenssupport angenommen haben, wurde zusätzlich ein leistungsfähigeres Software-Paket entwickelt: BSS-PLUS. Seit November 1991 liegt dieses Paket in der Version 4 vor und ist gegenüber seinen Vorgängern im Leistungsumfang stark erweitert worden. Bavaria Soft hat BSS-PLUS eine spezielle Philosophie zugrunde gelegt, die sie variodynamische Applikations-Software nennt. Diese Philosophie baut auf ein Konzept auf, das in der Regel in der Großrechnertechnologie Anwendung findet. Dabei stellt sich der Anwender aus einer Anzahl von Programmen das Paket zusammen, mit dem er arbeiten möchte. Dieses Konzept ist einem Lego-Baukasten ähnlich,"wo jedes Bauwerk auf einer Grundplatte aufgebaut wird. So kann der einzelne Betrieb individuell seine Software-Bedürfnisse befriedigen. Zur Zeit bietet Bavaria Soft zehn sogenannte BSS-PLUS-Mega-Pakete mit über 30 Applikationen an.

Aus Platzgründen möchte ich mich nur auf einige wenige Module beschränken. Obligatorischer Grundstein des Systems ist die BSS-PLUS-Mega-Basis. Sie enthält das Desktop und bietet eine Adressenverwaltung, ein Disktool, einen Notizblock, den Textanschluß und einen Listengenerator an. Bei der Adressenverwaltung fällt die automatische Anredeverwaltung auf. Bei der Aufnahme einer Adresse läßt sich das Anredefeld schnell über die Auswahl der passenden Anrede aus einem Pull-up-Menü einfügen Das Disktool ist die eigentliche Schnittstelle zur Außenwelt. Von hier lassen sich BSS-PLUS-fremde Programme aufrufen, ohne das System zu verlassen. Das Disktool ermöglicht außerdem die Belegung der Funktionstasten mit bis zu 40 Kurztexten. Man gibt häufig verwendete Begriffe nur einmal ein und hat diese dann ständig abrufbereit. Praktisch ist auch die Implementierung eines Notizblocks. Diese Funktion ist sowohl vom BSS-PLUS-Desktop als auch aus anderen Applikationen heraus aufrufbar. Telefonieren Sie gerade mit einem Kunden, haben Sie es nicht mehr nötig, nach Papier und Bleistift zu suchen. Ein Mausklick genügt, und Sie speichern die Notizen im Adreß- oder aber im allgemeinen Notizblock, wo sie sich später auch leicht wiederfinden.

Interessant ist auch der Listengenerator, mit dem sich Listen und Formulare an die individuellen Bedürfnisse der Anwender anpassen lassen. Als Editor verwendet man die Textverarbeitung 1STWORD-PLUS. MEGA-Kunde/-Lieferant stellt eine Ergänzung des Adressenmoduls dar, die um künden- und lieferantenspezifische Daten ergänzt wird. Der Baustein Zahl-/Lieferungsbedingungen zeichnet sich durch seine flexible Rabattierung aus, in der beliebig viele Rabattgruppen, die sich auf Kunden bzw. Lieferanten und/oder das Auftrags- und Bestellwesen beziehen, verwaltet werden. Eine Umsatzstatistik ermöglicht Soll/Ist-Vergleiche. MEGA-Faktura übernimmt die gesamte Auftrags Verwaltung. Hier bearbeitet man in einem Arbeitsgang Angebot, Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Die gleichzeitige Bearbeitung von bis zu fünf verschiedenen Formularen ist vorgesehen. MEGA-Lager besteht aus den Applikationen Artikel, Artikeltext, Artikelstatistik, Bestand und Inventur. So lassen sich beliebig viele lieferanten- und kundenspezifische Einkaufs- und Verkaufspreise zu einem Artikel zuordnen. Mit der Artikelstatistik findet man Ladenhüter heraus und bestimmt den Umsatzanteil einer Artikelgruppe. Bestand verwaltet die Lager und Lager bietet dem Anwender ein geeignetes Werkzeug zur optimalen Bestellpolitik.

Mit MEGA-Giro wickelt man den gesamten Zahlungsverkehr ab. Dieses Paket besteht aus den Applikationen Mahnwesen, Ratenzahlung und Zahlung. Speziell auf Firmen, die mit Vertretern arbeiten, ist MEGA-Vertrieb abgestimmt. Die hier implementierten Applikationen heißen Vertreter, Provisionsabrechnung und Kaufverhalten-Analyse. Besonders mit der letztgenannten Anwendung verfügt man über ein Planungsinstrument, das informiert, wann man was an/von wen/wem in welcher Menge zu welchem Preis verkauft oder eingekauft hat. Weitere Applikationen sind die Module Finanzbuchhaltung, Stückliste und Kalkulation. Die Stücklistenverwaltung erlaubt beliebige Verschachtelungstiefen. Die Kalkulation führt Zwischen- und Nachkalkulationen durch und verwaltet beliebig viele Kalkulationsmodelle. Das Modul MEGA-KASSE bietet die Applikationen Bildschirmkasse und EAN/Barcode-Leser zusammen mit dem Modul BSS-Bar-code. Die Bildschirmkasse ist auch als Stand-alone-System einsetzbar. Dabei dürfen bis zu zehn Verkäufer gleichzeitig installiert sein. Ergänzend runden die Tools Terminverwaltung, Paßwort, Sicherung, Import und Makrorekorder das Leistungsspektrum ab.

Der modulare Aufbau von BSS-PLUS ermöglicht eine leicht verständliche Benutzerführung. Alle Applikationen sind über ein eigenes Desktop zu erreichen und vollständig in GEM eingebunden. Leider lief BSS-PLUS trotz allem nicht unter MultiTOS. Ausgeliefert wird B SS-PLUS je nach bestellter Version mit Handbuch. Über das Handbuch kann ich keine Aussage treffen, da es mir zum Test nicht zur Verfügung stand. Ergänzend bieten alle Applikationen eine Online-Hilfe an. BSS-PLUS läuft auch unter PAM's-Net. Die Firma Jobis leistet sowohl Kunden- als auch Händler-Support. Als Dienstleistung wird telefonische und auch Vor-Ort-Betreuung angeboten. Das Programmpaket wird ständig weiterentwickelt, wie bereits auf der Cebit zu sehen war. BSS-PLUS-Connect ermöglicht Fernwartung, FAX-Anbindung und WAN-Verbindung. Auch die Doppelschachtansteuerung für NEC- und Epson-Drucker wird unterstützt. Für die Zukunft verspricht Jobis Schulungen, eine Eletronic-Cash-Ausgabe, ein überarbeitetes Hilfssystem und demnächst die neue Version 5.0. Abschließend bleibt festzuhalten, daß sich BSS-PLUS auf Grund des hohen Preises und der damit auch gebotenen Serviceleistungen an mittelständische Betriebe wendet, die Komplettpakete und Erweiterungsmöglichkeiten aus einer Hand verlangen.

Highlight: Leistungsfähige Fakturierung der Oberklasse für mittelständische Betriebe

FIRST_MILUON magnum - Alles unter einem Dach

Sie glauben, Magnum gibt es nur bei Langnese? Falsch gedacht, denn die Berliner Firma Softbär bietet ihre integrierte Büro-Software FIRST_MILLION nun auch in einer „magnum“-Version an. Generell liegt die Besonderheit von FIRST_MILLION in der Integration von vier Programmteilen: Buchhaltung, Kunden- und Lieferantendatei, Artikelstammdaten und Fakturierung. Das hat den Vorteil, daß problemlos und schnell untereinander Daten ausgetauscht werden können. Ausgeliefert wird FIRST_MILLION auf Diskette mit einem ca. 200 Seiten umfassenden gebundenen Handbuch. Das Handbuch gliedert sich in die einzelnen Teilbereiche auf, beschreibt ausführlich die einzelnen Funktionen und hat mir persönlich hervorragend gefallen. FIRST_MILLION läuft auf allen ATARI-Modellen mit einem Diskettenlaufwerk, kann aber natürlich auch auf Festplatte installiert werden. Die Arbeitsgeschwindigkeit ist von der Wahl des Massenspeichers unabhängig, da alle Daten permanent im Arbeitsspeicher gehalten und erst bei Programmende gesichert werden. Dieser Geschwindigkeitsvorteil wird natürlich mit der Gefahr des Daten Verlustes erkauft. Während sich mein Testbericht in der letzten Januar-Ausgabe [6] auf die „medium“-Version bezog, lag mir nun die erweiterte „magnum“-Version vor, die zahlreiche Ergänzungen zu bieten hat, auf die ich im folgenden eingehen möchte.

Mit allen HP Deskjet- und Laserjet-kompatiblen Druckern kann man das Firmenlogo als Grafik mit den Formularen in Laserqualität ausdrucken. Die Ausdrucke können mit entsprechenden Platzhaltern in einem Formateditor selbst erstellt werden. Außerdem gibt es eine Spezialversion für die Schweiz, in der die Rappen auf ganze Vielfache von 5 gerundet werden. Kommen wir nun zur Buchhaltung. FIRST_MILLION bietet eine vollständige Buchhaltung nach den Vorschriften der Einnahme-Überschuß-Rechnung, bei der man zwischen dem Prinzip der „vereinbarten“ oder „vereinnahmten“ Zahlungen wählen kann. Leider hält sich die Buchhaltung nicht an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, da die Buchungen nachträglich verändert werden können. Aus diesem Grund können die Daten einer ordentlichen Buchprüfung nicht standhalten. Neuerdings läßt sich der Mehrwertsteuersatz voreinstellen und ein Privatanteil für die Gegenkonten angeben. Zudem kann man den Gegenkonten jetzt eine Kontonummer zuordnen. Wenn man hierfür eine DATEV-Nummer nimmt, enthalten die Ausdrucke diesen Hinweis. Hiermit wird die Übersichtlichkeit für den Steuerberater erhöht. In einer der nächsten Versionen soll der Export der Buchhaltungsdaten nach DATEV auf MS-DOS-formatierten Disketten unterstützt werden. Dann kann man dem Steuerberater die Daten einfach mittels Diskette geben.

Die Kundenverwaltung wurde um eine Anrede- und eine Gruppendefinition erweitert, die auf das demnächst erhältliche Lohnbuchhaltungsmodul hinweist. Ferner lassen sich Telefon- oder Gesprächsnotizen verwalten. Für eine komfortable Akquisition kann ein Datum eingegeben werden, zu dem der Datensatz beim Systemstart aufgerufen wird. Die Artikelverwaltung verfügt über eine Reihe von Sortierfunktionen. So lassen sich unter anderem die Artikel mit dem höchsten Nettogewinn in absteigender Reihe anzeigen. Für jeden Artikel kann eine Maßeinheit und das Gewicht eingegeben werden. Über einen Schalter kann der Ausdruck des Gewichts in der Rechnung an-und abgeschaltet werden. Eine sinnvolle Funktion, wenn die Verpackungs- und Portokosten gewichtsabhängig berechnet werden. Die Dialogbox für die Zusatztexte wurde insofern verändert, daß man nun pro Zeile 78 Zeichen für die Eingabe hat. Außerdem wurde die Zahl der speicherbaren Texte auf 10 erhöht. Um den Komfort zu erhöhen, wird jeder Formularart ein Text zugeordnet, automatisch im Formular erscheint. So kann man für Angebote und Rechnungen die zugehörigen Texte sofort sehen. In den Rechnungen kann nun der Skontosatz und der dadurch bedingte Rechnungsbetrag mit ausgedruckt werden. So sieht der Kunde immer sofort, welchen Betrag er zu zahlen hat, wenn er innerhalb der Skontofrist bleibt. Nach Zahlungseingang wird die Skontokorrektur automatisch in der Buchhaltung vorgenommen. In Aufträgen kann man Bestellungen verwalten, die mangels Lagerware noch nicht erledigt werden können. Wird das Lager aufgefüllt, werden alle ausführbaren Aufträge angezeigt. Die Artikelverwaltung zeigt nun dabei immer an, welche Waren zur Erfüllung der Aufträge noch fehlen, also nachbestellt werden müssen.

Für den Fall, daß Sie mal schnell einem Kunden einen Brief schreiben wollen, benötigten Sie keine externe Textverarbeitung mehr, sofern die Ansprüche an die Formatierung des Textes oder die Schriftarten nicht zu groß sind. Mit der Eintragung BRIEF im Pop-Up-Menü FORMULAR erhält man eine leere Seite, die nur die Anschrift des angewählten Kundensatzes zeigt und den Absender enthält. Eine interessante Ergänzung zu FIRST_MILLION ist die FAX-Software CoMa, die einfach zu installieren ist. Die Bedienung des Programms erfolgt in einer Dialogbox, die über die Menüleiste aufgerufen wird. Alle wichtigen Funktionen sind hier zu finden. Per Knopfdruck kann man zwischen zwei verschiedenen Kopf- und Fußgrafiken im IMG-Format wählen. CoMa kann auch als digitaler Anrufbeantworter arbeiten, wenn die Programmerweiterung VOICE und ein geeignetes Modem installiert werden. Der Ausdruck der empfangenen FAX-Seiten läuft über GDOS. In einem GEM-Fenster wir die FAX-Seite in einer 1:1-Darstellung oder einer Übersicht (50%) angezeigt. Das Zusammenspiel von FIRST_MILLION und CoMa erfolgt automatisch. Die Serienbrieffunktion und das Formularwesen bieten über die Pop-Up-Menüs die Möglichkeit, zwischen Drucken und FAXen zu wählen. In CoMa ist außerdem ein Wählautomat integriert, der mit der Kundenverwaltung von FIRST_ MILLION zusammenarbeitet. Man muß nicht mehr lange nach Telefonnummern suchen, sondern aktiviert lediglich den Kundeneintrag in FIRST_MILLION, betätigt die Taste „d“, und schon beginnt das Modem zu wählen. Abschließend bleibt festzuhalten, daß FIRST_MILLION in der „magnum“-Version eine interessante Bereicherung erfahren hat. Das Programm läuft absolut zufriedenstellend, auch unter MultiTOS, und vereinigt vier verschiedene Programmteile unter einem Dach. Aus diesem Grund sollten Selbständige und Gewerbetreibende FIRST_MILLION in die engere Wahl ziehen.

Highlight: Geeignet für Selbständige und Gewerbetreibende, die eine integrierte Buchhaltung wünschen

GEWINN V.1.01 - Low-Cost-Lagerverwaltung

Allen Unkenrufen zum Trotz, die mit regelmäßiger Pünktlichkeit das Ende von ATARI prophezeien, gibt es immer noch zahlreiche junge und unbekannte Software-Schmieden, die manch interessantes Software-Paket veröffentlichen. Ein Entwicklerteam namens Pergamon Software hat es sich zum Ziel gesetzt, ein integriertes Bürosystem herauszubringen, um die vielfältigen Aufgaben, die in einem Laden oder Versandbetrieb anfallen, zu bewältigen. Hierzu gehört insbesondere das Verwalten von Kunden, Lieferanten, Produkten, Bestellungen und Waren Vorgängen sowie das Drucken von Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen und Angeboten. Integriert wurde eine sehr einfach gehaltene Einnahme-Überschuß-Rechnung. Ein besonderes Schmankerl ist in GEWINN die Ausgabe von Formularen über eine FAX-Schnittstelle, die einfachen Datenexport ermöglicht. Zum Test lag mir GEWINN in der Version 1.01 vor. Das Programm wird auf zwei Disketten mit einem ca. 200 Seiten umfassenden Handbuch ausgeliefert. Die Installation besorgt ein beigefügtes Installationsprogramm. Für ein einwandfreies Arbeiten verlangt GEWINN 1 MByte Hauptspeicher, einen monochromen Monitor und eine Festplatte mit ca. 5 MByte freiem Speicherplatz. Theoretisch lassen sich maximal 2 Milliarden Kunden, Lieferanten und Produkte sowie 99 Warengruppen, Lagerorte, Anreden und Branchen verwalten.

Nach dem ersten Start von GEWINN sollte man verschiedene Parameter einstellen. Hierbei bestimmt man zuerst den Druckertyp. Sollte Ihr Druckertyp in der Liste nicht enthalten sein, können Sie Ihre eigene Anpassung erstellen. Hierfür wird ein Anpassungsmodul nachgeladen und gestartet, in dem man die Steuercodes aus dem Druckerhandbuch in die Eingabefelder setzt. Dieses Anpassungsmodul läuft in der mir vorliegenden Version allerdings noch nicht stabil und stürzt des öfteren ab. Anschließend sollte man die Dialogbox EINSTELLUNGEN aufrufen, in der zahlreiche wichtige Parameter wie beispielsweise Mahnwesen, Verkäuferstatistik, Warengruppen oder Konten eingestellt werden. Mit letzterer Funktion kann ein persönlichen Bedürfnissen entsprechender Kontenplan erstellt werden. Unter anderem kann man bei jedem Konto einen Privatanteil vorgeben, so daß GEWINN zu jeder Buchung, die auf diesem Konto eingeht, immer den Geschäfts- und den Privatanteil ausrechnet. Wie eingangs erwähnt, bietet GEWINN auch eine FAX-Option an. Hierfür benötigt man ein faxfähiges Modem und die QFAX/Pro-FAX-Software. Vor dem Start von GEWINN sollte QFAX/Pro allerdings ordnungsgemäß als Accessory installiert sein. Zur einwandfreien Übergabe der FAX-Aufträge an QFAX/Pro werden einige Daten benötigt, die man in der Dialogbox FAXPARAMETER einstellt (Abb. 1). Unter anderem bestimmt man hier die Anzahl der Wahlversuche (Redials), die QFAX/Pro unternehmen soll, um ein Dokument zu versenden. Ferner stellt man diverse Pfade und die Versandart ein.

Über das Feld KUNDENCODE in der Kundenverwaltung wird in der Rechnungsmaske auf den Kunden zugegriffen, deshalb sollte hier stets der Nachname des Kunden stehen. Die Anredeverwaltung sucht im Feld ANREDE durch Eingabe des Anfangsbuchstabens der gewünschten Anrede und Tastendruck auf HELP alle auf die Eingabe passenden Anreden aus und setzt diese in das Eingabefeld ein. Im Eingabefeld GRUPPE hat man die Möglichkeit, Interessengruppen zu bilden. Hierbei wird man von der Interessengruppenverwaltung unterstützt. Ähnlich arbeitet das Eingabefeld ANREDE BRIEF, nur wird hier wieder die Anredeverwaltung aktiv. Die Felder PLZ, WOHNORT und VORWAHL werden von der Postleitzahlenautomatik unterstützt. Gibt man im Eingabefeld PLZ die Zahl 60222 ein und drückt die Taste HELP, setzt GEWINN in das Feld WOHNORT „Frankfurt am Main“, in das Feld LAND „BRD“ und in das Feld VORWAHL „069/“ ein. Die Postleitzahlenautomatik hat allerdings einen großen Schönheitsfehler: Bei knappem Arbeitsspeicher versagt sie kläglich. Schließlich existieren zwei Felder für die Erfassung der Daten bei Kreditkartenverkäufen; wie bei Scheckdaten werden diese Daten selbständig beim Erstellen einer Rechnung zu den Kundendaten gespeichert.

Die Produktverwaltung arbeitet mit zwei Datenbanken: der eigentlichen Produktverwaltung (Abb. 2), in der alle Produkte mit Lagerbestand und Lagerort geführt werden, und einer Datenbank mit lieferbaren Produkten der Lieferanten. Dadurch kann man alle Produkte, die sich auf dem Markt befinden, im Überblick behalten, ohne daß die eigene Produktverwaltung ständig vergrößert oder verändert wird. Die Produktdatei ist dabei über die Produktnummer mit den lieferbaren Produkten verknüpft. Die Produktnummer wird allerdings selbsttätig vergeben und kann nicht manuell verändert werden. Um ein Produkt neu zu erfassen, muß zuerst ein Lieferant eingegeben werden. Ist dieser bereits bekannt, wird der Name des Lieferanten komplett in das Eingabefeld eingesetzt und in einer Liste die lieferbaren Produkte dargestellt. Sofern der Lieferant unbekannt ist, erscheint automatisch die Dialogbox zum Anlegen eines neuen Lieferanten. Unter den Feldern EINKAUFSPREISE sind von GEWINN noch Einträge mit Preisstaffeln vorgesehen, in die eventuell gewährte Mengenrabatte vorgegeben werden. Zur Zeit werden diese Felder allerdings nicht genutzt; sie sind für Erweiterungsmodule vorgesehen.

Beim Aufruf der Warenbestellmaske steht der Cursor im Eingabefeld LIEFERANTENCODE. Als erstes wählt man einen Lieferanten aus. Danach werden alle Produkte, die unter diesem Lieferanten geführt werden, in einer Liste dargestellt. Das ausgewählte Produkt wird danach in die Maske eingetragen. Nach Eingabe der Bestellmenge kann nun das Produkt mit -dem Button EINFÜGEN in die Bestelliste eingefügt werden. Anschließend hat man die Wahl zwischen verschiedenen Ausgabemöglichkeiten, um die Bestellung dem Lieferanten zukommen zu lassen. Zum einen kann man die Bestellung auf dem Drucker ausgeben, zum anderen als ASCII-Datei auf das Klemmbrett ablegen, so daß die Datei mit einem Textprogramm weiterverarbeitet werden kann. Alternativ kann man die Bestellung je nach gewählter Einstellung direkt oder stapelweise an QFAX/Pro übergeben. Nach dem Anwählen des Menüpunktes WARENEINGANG werden alle offenen Bestellungen gelesen und in einer Liste dargestellt. Nun wählt man eine Bestellung aus und gibt die Rechnungsnummer ein. Anschließend erscheint eine Dialogbox, in die man die Zahlungsart (Bar, Offen) einträgt. Erst jetzt gilt die Bestellung als erhalten und die Bestände werden aktualisiert.

In der Dialogbox VERKAUF/WARENAUSGANG (Abb. 3) werden die Rechnungen erstellt. Zu Anfang wählt man den Namen des Kunden aus, für den eine Rechnung erstellt werden soll. Anschließend entscheidet man sich aus der Produktliste für ein Produkt. Nach Eingabe der Bestellmenge kann nun das Produkt in die Positionsliste übernommen werden. Darin werden die Positionsnummer, die Produktbezeichnung und der Nettoverkaufspreis angezeigt. Über den Button ÖFFNEN erscheint ein Dialog, in dem man einen Kommentartext nach Belieben eingeben kann, der dann zusammen mit der Rechnung ausgegeben wird. Möchte man ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, die nicht in der Produktverwaltung geführt wird, kann man den Button LAGERFREI anwählen. In der nun erscheinenden Dialogbox kann man einen Text eingeben, der in der Rechnung anstelle des Produktnamens erscheint. Ferner läßt sich ein Zusatztext in die Rechnung einbauen, wobei einige Standardtexte schon bei Lieferung eingestellt sind. Abschließend bestimmt man noch die Art der Ausgabe: Drucker, Datei oder Klemmbrett. Durch Druck auf den Button FERTIG erscheint eine Dialogbox, die nach der Art der Bezahlung fragt (Bar, Offen, Scheck, Nachnahme, Kreditkarte oder Angebot). Scheck- und Kartenzahlungen werden in einzelnen Dateien verwaltet und erst gutgeschrieben, nachdem ein Geldeingang erfolgt ist. Offen und Nachnahme werden zu den Forderungen gezählt.

Neben den Einnahme- und Ausgabefunktionen zur Lagerverwaltung, Rechnungserstellung und Kundenverwaltung stellt GEWINN auch Möglichkeiten zur Verwaltung von Ausgabenbelegen zur Verfügung. So kann man beispielsweise auch bequem Tankquittungen verbuchen. Ferner erhält man unter dem Menüpunkt KONTOSTAND eine Übersicht der aktuellen Umsätze (Ausgaben, Forderungen, Verbindlichkeiten) für das laufende Jahr. Leider arbeitet diese Funktion ungenau, da Umsätze und Einnahmen falsch addiert und zugeordnet werden. Über verschiedene Menüpunkte kann man sich darüber hinaus Listen der Konten anzeigen lassen. GEWINN bietet natürlich auch Möglichkeiten, offene Posten zu bearbeiten. Abschließend bleibt festzuhalten, daß ich GEWINN als Lagerverwaltung mit integrierter Einnahmen-Ausgaben-Rechnung charakterisieren würde. Von einigen Kinderkrankheiten abgesehen, die in kommenden Versionen angabegemäß beseitigt sein sollen, läuft GEWINN durchaus zufriedenstellend. So erhält man zu einem günstigen Preis ein Produkt, das vom Entwicklerteam ständig erweitert werden soll.

Highlight: Lagerverwaltung mit Einnahmen-Überschuß-Rechnung für kleine Läden oder Versandbetriebe

HAROFAKT - Partner des Handwerks

HAROFAKT hat inzwischen eine Entwicklungszeit von mehr als vier Jahren hinter sich und wurde ursprünglich für einen Malerbetrieb konzipiert. Durch die wachsende Verbreitung ist es aber auch für andere Handwerksbetriebe tauglich und wird dort angabegemäß erfolgreich eingesetzt. HAROFAKT und die Firma Harosoft sind ein reiner Ein-Mann-Betrieb. Dies ist besonders für die Anwender von Vorteil, die schnell und unbürokratisch Hilfe erhalten. Das Programm wird nicht kopiergeschützt auf Diskette mit einem 60 Seiten umfassenden Handbuch ausgeliefert. Zusätzlich verfügt HAROFAKT über eine Online-Hilfe, die über die HELP-Taste aufgerufen wird und das Wichtigste über den aktuellen Menüpunkt verrät. HAROFAKT wurde komplett in GFA-BASIC programmiert und läuft erstaunlich stabil und fehlerfrei. Der Entwickler hat Wert auf viele kleine Details gelegt. So verwendet er eigene Dialogboxen, die wesentlich mehr Möglichkeiten als die GEM-Dialogboxen bieten. Beispielsweise kann der Anwender wählen, ob Fragezeichen oder Ausrufezeichen in Alert-Boxen blinkend dargestellt werden sollen. Die Nachteile möchte ich aber auch nicht verschweigen: Listen werden nicht in GEM-Fenstern dargestellt, sondern direkt auf den Bildschirm geschrieben. Deswegen ist HAROFAKT unter MultiTOS nicht lauffähig, was sehr bedauerlich ist.

Seit meinem Test in der letzten Juni-Ausgabe [9] haben sich keine wesentlichen Änderungen ergeben, so daß ich kurz auf die markantesten Punkte von HAROFAKT eingehen kann. Aus dem Kundenmenü ist erwähnenswert, daß durch Druck auf die HELP-Taste die Kundennummer nach einem System vergeben wird, das sich an die Kontonummern der Fibu von GMA-Soft anlehnt, zu der eine Schnittstelle besteht. Diese Numerierung richtet sich nach den Anfangsbuchstaben des Nachnamens und beginnt bei 10000. Für jeden Buchstaben stehen 350 Konten zu Verfügung. Bei der Erfassung der Artikel merkt man, daß HAROFAKT eine Software für kleine und mittlere Handwerksbetriebe ist. Unter Artikel versteht HAROFAKT weitgehend Handwerksleistungen, zu deren näherer Beschreibung ein achtzeiliges Feld zur Verfügung steht. Sinnvoll ist es, in der ersten Zeile eine Kurzfassung der Leistung einzugeben, und in den folgenden Zeilen die eigentliche Erklärung. So kann man kurze Rechnungen erstellen, nachdem im Angebot ja bereits eine ausführliche Leistungsbeschreibung aufgeführt wurde. Sowohl Kunden- als auch Artikeldatei hält HAROFAKT permanent im Speicher und erreicht damit schnelle Zugriffszeiten. Natürlich wird die Größe der Dateien durch den verfügbaren Arbeitsspeicher begrenzt.

HAROFAKT bietet zum Fakturieren acht verschiedene Dokumente an (Angebot. Auftrag, Lieferschein, Nachweis, Ausschreibung, Rechnung, Abschlagsrechnung und Aufmaß). Nach erfolgter Auswahl gelangt man in die stets einheitliche Fakturierungsmaske. Hier erfaßt man die Kunden, die Artikel, einen Betreff-Text, Rabatte oder Zuschläge. Anschließend kann man sich das komplette Dokument ansehen und eventuell die Reihenfolge der Artikelposten mit der Maus verschieben. Zusätzlich kann man sich die für diesen Auftrag erforderliche Arbeitszeit und den Zeitertrag berechnen lassen. Sehr intelligent ist die Wand-lung von Aufträgen in Rechnungen gelöst worden. Zuerst lädt man das Angebot in den Arbeitsspeicher und schreibt es einfach in eine Rechnung um. Das Besondere an HAROFAKT ist nun, daß mit Hilfe einer Konvertierungstabelle die Verben halbautomatisch umgewandelt werden: Aus der Grundform „Türen streichen“ im Angebot bildet HAROFAKT in der Rechnung „Türen gestrichen“. Unbekannte Verben werden abgefragt und für spätere Zeiten abgespeichert. Seine besonderen Fähigkeiten stellt HAROFAKT auch in der Kalkulation unter Beweis. Der Menüpunkt Preiskalkulation berechnet die Preise aller Leistungen entsprechend den Lohnkosten pro Minute. Alternativ kann man sich die Minuten, die pro Leistung angesetzt werden, durchkalkulieren las-sen. Das Programm geht dabei von gleichbleibendem Preis bei verkürzter Arbeitszeit aus. Wenn bei einer Leistung keine Werkstoffkosten eingetragen sind, so wird die reine Arbeitszeit berechnet.

Eine weitere interessante Funktion bietet die Kalkulation der betriebsspezifischen Lohnkosten. Dazu trägt man zunächst den Stundenlohn ein, der berechnet und den Angestellten vergütet wird. Zu diesem Stundenlohn werden alle Kosten, die durch die Betriebsführung entstehen, hinzuaddiert. Falls der Gemeinkostenzuschlag nicht bekannt ist, kann man sich auch an die örtliche Handwerkskammer wenden, die Auskunft über die branchenüblichen Sätze erteilt. Zusätzlich zu den Gemeinkosten wird noch ein Wagnis- und Gewinnaufschlag von üblicherweise 10% auf die errechneten Kosten addiert, was dann zum tatsächlichen Lohnpreis pro Stunde und Minute führt. Auch eine weiter Funktion von HAROFAKT sollte nicht unerwähnt bleiben: Es druckt Arbeitslisten aus, die einen Überblick über die errechneten Arbeitszeiten und Verbrauchszahlen verschaffen. Abschließend betrachtet, ist HAROFAKT ein intelligent konzipiertes Software-Produkt für kleine und mittlere Handwerksbetriebe, das eine einfache und logische Menüstruktur aufweist und dadurch leicht zu bedienen ist.

Highlight: Empfehlenswert für kleine und mittlere Handwerksbetriebe

K-FAKT ST - Fakturierung für Einsteiger

Die Zeitspanne zwischen meinem Testbericht in der letzten Mai-Ausgabe [8] und der heutigen Marktübersicht hat der Entwickler von K-FAKT ST gut genutzt und die Version 3.00 herausgebracht. Sichtbarwerden die Änderungen insbesondere an der neuen Benutzeroberfläche: Das Desktop liegt nun in einem Fenster, und die Dialogboxen haben das obligatorische Eselsohr (FlyDials) erhalten. Die Kompatibilität mit den verschiedenen ST-Modellen ist damit gestiegen und bewirkt jetzt ebenfalls ein auflösungsunabhängiges Arbeiten. Auch an die Freunde von Parallelverarbeitung wurde gedacht: Bis auf einige Feinheiten läuft K-FAKT ST problemlos und einwandfrei unter MultiTOS.

Doch auch die reinen Programmfunktionen wurden verbessert. Die Umsatztabelle kann nun auf Wunsch durch Auswertung der gespeicherten Rechnungen erneuert werden. Bei einer Änderung der Mehrwertsteuer können alle Preise so angepaßt werden, daß trotz des neuen MWST-Satzes der Bruttopreis gleich bleibt. Inventuren werden jetzt vereinfacht, da hierfür ein neuer Programmteil integriert wurde. Auch das Bestellwesen geht einfacher vonstatten: Bestellungen werden nun auf Wunsch vom Programm halbautomatisch generiert. Aber auch die Ausgabefunktionen wurden erweitert: Adresse, Artikel und Stücklisten enthalten ein Clipboard zum erweiterten Selektieren, Rechnungslisten können sortiert nach MWST-Sätzen erstellt werden, das „Land“ kann zur besseren Adreßselektion ab sofort als Indexfeld gewählt und Artikellisten können nach unterschrittenem Mindestbestand selektiert werden. Ferner wurden die Artikelstammdaten um ein Feld für das Gewicht des Artikels erweitert. Das Gewicht wird infolgedessen in jedem Fakturposten zur Berechnung des Gesamtgewichts einer Lieferung mitgeführt. K-FAKT ST wird nicht kopiergeschützt mit einem fast 160 Seiten umfassenden Handbuch in einem Ringbuchordner ausgeliefert. Das Handbuch ist vorbildlich gestaltet und beschreibt chronologisch und detailliert die einzelnen Menüpunkte. Im Anhang findet der geneigte Leser auch ein ausführliches Stichwortregister. Das mir vorliegende Exemplar schweigt sich allerdings über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung COMPTABLE ST PLUS aus.

Das ist sehr bedauerlich, da eines der wichtigsten Kaufargumente für K-FAKT ST die Übergabe der Buchungsdaten über ein Schnittstellenmodul an die Finanzbuchhaltung ist und so ein wichtiges Cross-Salling-Signal fehlt. Der Fairnis halber sei aber erwähnt, daß das Schnittstellenmodul mit Anleitung zum Preis von DM 99,- separat bezogen werden kann. Beim Kauf beider Programme entfällt der Aufpreis.

COMPTABLE ST PLUS wurde ebenfalls in der Mai-Ausgabe [10] getestet, und man kann uneingeschränkt sagen, daß beide Programme ein fast unschlagbares Doppel im kaufmännischen Bereich bilden. Glanzstück von K-FAKT ST ist die eigentliche Fakturierung. In der Auftragsmaske wählt man zuerst das Dokument aus, das weiterverarbeitet oder erstellt werden soll. Ferner lassen sich hier die Rechnungs- und Lieferanschrift sowie die Versandart bestimmen. Anschließend gelangt man in die Fakturierungsmaske. In dieser Dialogbox wählt man Artikel aus, vergibt Rabatte, legt Stückzahlen fest, ändert bereits fakturierte Posten ab, legt Zahlungsbedingungen fest und bestimmt die zu benutzende Druckermaske für das Dokument. Zu diesem Zweck ist die Fakturierungsmaske analog der Auftragsmaske in verschiedene Arbeitsbereiche unterteilt. Im Fenster LAGER/ARTIKEL findet man alle in der Artikeldatei erfaßten Artikel. Angezeigt wird im Fenster jeweils das gewählte Indexfeld. Im Fenster DOKUMENT-INFO findet man stets Informationen über das gerade bearbeitete Dokument. Das sind Datum, Bearbeitungsnummer, Dokumentenart, Dokumentennummer, Kundenname, Wohnort, Zahlungsbedingung und die Gesamtsumme aller fakturierten Posten inklusive Zusatzposten. Zusatzposten können zusätzliche Preisposten für Versandarten oder spezielle Rabatte sein. Im Fenster FAKTUR-POSTEN sind alle fakturierten Posten aufgelistet. Zu entnehmen sind aus der Liste die Artikelnummer, die Bezeichnung, Modus, Anzahl, Einzelpreis, Mehrwertsteuer, Rabatt und Gesamtpreis für jeden einzelnen Posten.

Mit der Wahl der Dokumentenmaske stehen drei verschiedene mit 1ST_W0RD_PLUS erstellte Druckermasken zur Verfügung. Sollte keine der vorgegebenen Maske zutreffen, kann man durch Anklicken von „E“ über die Fileselectorbox eine beliebige Maske bestimmen. Offene und nicht bezahlte Rechnungen sind für beide Parteien immer ein unangenehmes Thema. Regelmäßig hat aber der Gläubiger die meiste Arbeit, da er den offenen Betrag anmahnen muß. Um hier die Übersicht zu bewahren, hält K-FAKT ST eine Liste aller offenen Posten bereit und bietet darüber hinaus bis zu fünf Mahnstufen an, die ein weitgehend automatisiertes Bearbeiten der Mahnungen erlauben. Außerdem kann man bei jeder Mahnstufe Gebühren festlegen, die auf den offenen Betrag aufgeschlagen werden sollen. Ferner werden die Namen der zur Ausgabe der entsprechenden Mahnstufe zu verwendenden Platzhaltermaske angegeben. Kleine bis mittelständische Betriebe können mit K-FAKT ST und der eventuell dazu anzuschaffenden Finanzbuchhaltung COMPTABLE ST PLUS ihre gesamte kaufmännische Auftragsbearbeitung erledigen. K-FAKT ST läßt sich leicht und einfach bedienen und ist somit gerade für die in diesen Bereichen weniger geschulten Mitarbeiter eine sinnvolle Anschaffung.

Highlight: Empfehlenswert als Einsteigerfakturierung für kleine und mittelständische Betriebe

REPROK PRO - Oldies but Goldies

Bereits auf der ATARI-Messe 1989 in Düsseldorf wurde REPROK einem breiten Publikum vorgestellt. In einem damaligen Werbeprospekt steht geschrieben, daß es außerordentlichen Bedienungsluxus, flexible Einsatzmöglichkeiten und Preisattraktivität in einem Programm vereint. Heute gibt es REPROK bereits in der Version 3.1, die zahlreiche Verbesserungen vorweisen kann. Zum Test lag mir REPROK PRO vor, das ich auf zwei Disketten ohne Handbuch erhalten habe. Zur Installation ruft man das Installationsprogramm auf, welches verschiedene Parameter abfragt und die entsprechenden Ordner und Dateien auf der Festplatte anlegt. REPROK ist in sechs übergeordnete Funktionsblöcke unterteilt: Verwaltung, Vorgang, Analyse, Ausgabe, Installation und Hilfe. In den Funktionsblöcken Verwaltung und Vorgang können neue Interessenten, Kunden und Lieferanten sowie Artikel und Preise archiviert werden. Ferner können Angebote berechnet und erstellt sowie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen getippt und die entsprechenden Geldbewegungen in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Der Funktionsblock Analyse liefert Umsatzlisten, Mahnwesen, Adressen für Rundschreiben, Notizen im Memofeld der Adresse und Verkaufszahlen. Der Funktionsblock Ausgabe sendet Daten in Listenform wahlweise an den Drucker, auf den Bildschirm oder in frei definierbare Dateien. Der Funktionsblock Installation erlaubt Ihnen, REPROK auf Ihre individuellen Bedürfnisse einzurichten. Hier bestimmen Sie z.B. das Erscheinungsbild Ihrer Formulare.

Lassen Sie mich im folgenden ein paar markante Kennzeichen von REPROK schildern. Jede Adresse besitzt ein eindeutiges Kennzeichen. Dies kann z.B. die Kundennummer sein. Da REPROK für die eindeutige Zuordnung eines Datensatzes die Eingabe alphanumerischer Zeichen erlaubt, nennt sich das eindeutige Kennzeichen einer Adresse Kennung. Diese Form der eindeutigen Kennzeichnung gilt ebenso für Produkte oder andersartige Datensätze. Zusammenhänge zwischen verschiedenen Adressen können völlig frei mit flexiblen Kürzeln hergestellt werden (z.B. könnten 10 verschiedene Filialadressen verwaltet werden, die alle zu einer Geschäftskette gehören; dann gibt man jeder der 10 Adressen das gleiche Kürzel und könnte dadurch später über das Kürzel die 10 Adressen sekundenschnell aus dem gesamten Datenbestand herausfiltern). Ferner merkt sich REPROK, in welcher Währung ein Kunde seine Rechnung erbittet und wieviele Zusatzkopien für Rechnungen und Lieferscheine gedruckt werden sollen. Der Begriff Produkt ist in REPROK recht weit gefaßt: Beliebige Artikel und Waren, Service- und Dienstleistungen, Arbeitsstunden, Gutachten, Honorarleistungen, Telefonzeiten usw. werden als Produkte verwaltet. Damit Artikel und Serviceleistungen in einer Rechnung separat behandelt werden, können Sie beim Anlegen eines Produktes in der Produktverwaltung entscheiden, ob später beim Druck der Rechnung die Positionsnummer, die Menge und/oder die Kennung unterdrückt werden sollen. Ebenfalls in der Produktverwaltung werden die Versandkosten (z.B. Porto, Fracht, Versandpauschale usw.) verwaltet, die im Rechnungsfuß hinter der Netto- oder Bruttosumme ausgewiesen werden. Für die notwendige Unterscheidung wird einfach ein Merkmal umgestellt.

REPROK speichert für die Abwicklung der Auslandsgeschäfte länderspezifische Daten: Währungskursbezeichnungen, Wechselkurse und Einfuhrzölle bzw. Einfuhrsteuern. Mit Hilfe dieser Daten können die Auslandspreise berechnet werden. Die Brutto Verkaufspreise können unter Berücksichtigung der Einfuhrzölle bzw. Einfuhrsteuern umgerechnet werden, so daß die ausländischen Geschäftspartner tatsächlich zu den berechneten Verkaufspreisen anbieten können. Auf diese Weise erspart REPROK eine Menge an sonst manuell zu leistender Rechenarbeit. REPROK ist uneingeschränkt für den internationalen Einsatz geeignet. Im Zusammenhang mit dem Formulargenerator können z.B. Rechnungen in unterschiedlichen Sprachen verarbeitet werden. Die Zusatztextverwaltung erlaubt Ihnen, häufig benutzte Textblöcke, z.B. Liefer- und Zahlungsbedingungen, in Ihre Vorgänge einzubauen. Die Anzahl der verwendeten Zusatztexte unterliegt dabei keiner Beschränkung.

Die PRO-Version stellt die umfangreichste Ausbaustufe von REPROK dar. REPROK PRO verwaltet sämtliche Komponenten, aus denen Ihre Verkaufsprodukte zusammengesetzt werden. Selbst die komplexesten Stücklisten beliebiger Fertigungstiefe werden von REPROK schnell und sicher verwaltet. Dazu weist REPROK PRO in der Produktverwaltung einen zusätzlich aktivierbaren Button auf, über den die gesamte Komponentenverwaltung gesteuert wird. Dieser Button öffnet einen Dialog, in dem für jedes Produkt eine beliebig große Komponentenliste angelegt werden kann. Jede dieser Komponenten ist als normales Produkt definiert, das in der Produktverwaltung in gewohnter Weise angelegt wird. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, daß eine Komponente selbst wiederum eine eigene Komponentenliste enthält. Auf diese Weise können mehrstufige Komponentenlisten mit beliebiger Verschachtelungstiefe realisiert werden. Das Herz der Komponentenverwaltung liegt jedoch in der Vorgangsverarbeitung.

Für die Buchung der Bestandsbewegungen sorgt die variable Chargenbuchungsautomatik. Dabei werden zwei Buchungswege unterstützt. Bei der Direktbuchung der Komponenten sollen die Bestandsbuchungen direkt aus den Komponenten heraus erfolgen. In diesem Fall werden für das Ursprungsprodukt keine eigenen Bestände verwaltet. REPROK bucht gemäß der Komponentenliste alle Komponenten der zu liefernden Produkte durch sämtliche Ebenen in ihrer anteiligen Menge direkt von den Beständen ab, wenn das Fertigprodukt nicht mit eigenen Bestanddaten belegt wurde. Bei der zweiten Buchungsvariante sollen die Bestände des Fertigproduktes solange reduziert werden, bis sie aufgebraucht sind. Erst dann bucht REPROK aus den definierten Beständen der Stückliste. In diesem Fall wird für das Fertigprodukt, das eine eigene Komponentenliste verwaltet, zusätzlich ein eigener Bestand verwaltet. Für jede Komponente, die eigene Bestände verwaltet, kann die Strategie für die Bestandsbuchungen getrennt bestimmt werden, wenn die Bestände über Chargen organisiert werden. Diese Möglichkeit erlaubt auch die Verarbeitung hochkomplizierter Komponentenlisten ohne manuellen Eingriff. REPROK wurde erfreulicherweise äußerst zuverlässig ins GEM eingebunden und läuft auch unter MultiTOS zufriedenstellend. Die Dialogboxen wurden in gewisser Weise unmodular programmiert, so daß weitere Vorgänge zwischenzeitlich bearbeitet werden können. Mein Fazit zum Schluß: REPROK durchaus in die nähere Wahl einbeziehen.

Highlight: Wendet sich an international tätige kleine und mittlere Firmen

ST-FAKT - Im Kombipack wird aufgetrumpft

Weniger der Preis als vielmehr die mögliche Kombination aus Finanzbuchhaltung und Fakturierung machen ST-FAKT zu einer interessanten Alternative zu anderen Produkten. Dabei ist ST-FAKT sowohl zusammen mit der Fibu ST-FIBU als auch separat erhältlich. Beide Programme werden von dem kleinen Software-Haus GMA-SOFT aus Offenbach vertrieben, das sich auf Büro-Software spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde 1986 von dem Betriebswirt Gerd Matthäus als Buchhaltungsbüro gegründet. In Ermangelung geeigneter Bürosoftware für den ATARI ST entschloß man sich zur Entwicklung eigener Produkte. Auch heute wird in dem kleinen Unternehmen noch die Buchhaltung für 20 Firmen erledigt. Das hat den unschätzbaren Vorteil, daß die eigenentwickelten Programme im täglichen Einsatz sind und ständig weiterentwickelt werden. Durch engen Kontakt zu mehreren Steuerberatern werden die Programme auch unter steuerlichen Gesichtspunkten immer auf dem laufenden gehalten.

Dabei ist ST-FAKT ein Fakturierungsprogramm, das speziell für den kleinen und mittleren Betrieb ausgelegt ist. Durch die dialogorientierte Programmierung mit umfangreichen Dialogboxen, die sowohl über die Maus als auch über die Tastatur bedient werden können, ist eine leichte und schnelle Einarbeitung gewährleistet. Doch trotz der einfachen Handhabung wurde ST-FAKT an den GEM-Richtlinien konsequent vorbeiprogrammiert. Somit läuft das Programm nicht unter MultiTOS, und auch die Accessories sind nur indirekt zugänglich. Folgerichtig ist damit ST-FAKT der einzige Ausreißer in Sachen GEM-Oberfläche in unserem Testfeld, was sehr bedauerlich ist. Hier sollte der Programmierer also noch etwas Entwicklungsarbeit leisten. Zum Test lag mir ST-FAKT in der mandantenfähigen Version 3.27m mit zusätzlicher Kassen- und Lagerfunktion vor. Ausgeliefert wird das Programm auf einer nicht kopiergeschützten Diskette mit einem ca. 90 Seiten umfassenden Handbuch. Das Handbuch beschreibt zwar die einzelnen Funktionen ausreichend, trotzdem macht es an einigen Stellen einen etwas konfusen und verwirrenden Eindruck. Doch sollte man dies nicht zu eng sehen, da bei Kauf ein Gutschein für eine einstündige Einweisung beiliegt. Auf der Diskette befindet sich ein Installationsprogramm, das alle Programme und Dateien auf die Festplatte kopiert, das ausgelieferte Originalprogramm in eine lauffähige Version verwandelt und das Nutzungsrecht durch Eingabe der Firmendaten und Seriennummer einträgt.

Üblicherweise startet man ST-FAKT über ein sogenanntes Managerprogramm, das gewisse Steuerungsaufgaben übernimmt. Von hier lassen sich einige Dateioperationen ausführen und auch die einzelnen Programme wie ST-FAKT, ST-FIBU oder ST-MAHN starten. Beim erstmaligen Start von ST-FAKT sollte man die verschiedenen Stammdaten eingeben. Bei der normalen Version sind diese Eintragungen bereits bei der Installation vorgenommen worden. Die mandantenfähige Version erlaubt dafür die Eingabe mehrerer Mandanten, also verschiedener Firmen. Danach sollte man die diversen Einstellungen für die Programmsteuerung vornehmen. Unter anderem entscheidet man sich hier dafür, ob beispielsweise bei Nachnahme auch Zahlkarten gedruckt, ob bei jeder Rechnungsposition Rabatt eingegeben werden soll oder ob die ST-FIBU-Adressen benutzt werden sollen. Die Artikelmaske ist zwar recht schlicht gehalten, doch stellt sie eigentlich alle benötigten Funktionen zur Verfügung. Es lassen sich bis zu 6 verschiedene Verkaufspreise eingeben, zusätzlich muß ein Steuerschlüssel und ein Erlöskonto angegeben werden. In der Lagerversion ist noch die Eingabe eines Alarmbestandes und die damit verbundene Bestellmenge erwünscht.

Adressen werden in ST-FAKT normalerweise beim Erstellen der Rechnung erfaßt, optional können sie auch unter dem Desk-Menü eingegeben werden. Die Erfassungsmaske ist auch für Lieferanten vorgesehen. Demzufolge sollte man sich bei der Nummernvergabe an den Vorgaben der ST-FIBU orientieren. Wahlweise kann zu jeder Rechnungszeile ein Rabatt und/oder ein Zuschlag eingegeben werden. Es ist auch möglich, Rabatt in einem Betrag von der Rechnungssumme errechnen und abziehen zu lassen. ST-FAKT erstellt Rechnungen, Angebote, Bestätigungen, Gutschriften und Lieferscheine. Auch Versandpapiere wie Paketaufkleber, Paketkarten, Nachnahmezahlscheine oder Überweisungen werden auf Wunsch gedruckt. Eine erstellte Rechnung kann gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt, gedruckt oder z.B.ein Angebot in eine Rechnung umgewandelt werden. Angebote werden automatisch gespeichert und in eine Liste eingetragen. Nach dem Ausdruck der Rechnung oder Gutschrift werden automatisch die Buchungen für die ST-FIBU erstellt.

Durch die verschiedenen Erlöskonten kann man sich leicht einen Überblick über die einzelnen Umsatzsparten verschaffen. Rechnungen können mit frei definierbaren Kopf- und Fußzeilen sowie mit frei definierbaren Zahlungskonditionen versehen werden. In der Version ST-FAKT-LAGER wird beim Erfassen einer Rechnung eine Warnung ausgegeben, wenn der Mindestbestand unterschritten wird. Auf Wunsch wird auch eine Bestellung gedruckt. Zusätzlich erstellt die Lagerverwaltung Inventurlisten und nimmt die Inventurbewertung anhand des Einkaufs- oder des Verkaufspreises vor. Lagerzu- und Lagerabgänge lassen sich als Protokoll in Listenform ausdrucken. Die Lagerbestände kann man sich in einer Artikelübersicht anzeigen lassen.

Die Version ST-FAKT-KASSE ist eine Bildschirmkasse mit Bondruck für den täglichen Einsatz im Einzelhandel sowie im Dienstleistungsbereich mit automatischer Erstellung der notwendigen Buchungen für ST-FIBU. Es können 10 Zahlungsarten mit eigenem FIBU-Konto bestimmt werden. Bei Zahlungen wird der Restbetrag oder das Rückgeld errechnet und angezeigt. Bis zu 20 Kassierer mit Codewort für den Zugang zur Kasse sind möglich. Für jeden Kassierer wird der Tages-, Monats- und Jahresumsatz registriert. Rechnungen können direkt in einem von 98 Registern abgelegt, ergänzt und später beim Bezahlen gedruckt werden. Während des Testbetriebes kam es des öfteren zu einigen Programmstörungen, die einen Absturz des Systems zur Folge hatten. Trotzdem ist ST-FAKT in Verbindung mit ST-FIBU durchaus empfehlenswert.

Highlight: Geeignet für kleine Betriebe, die ihre Fakturierung mit der prüfungssicheren Finanzbuchhaltung ST-FIBU kombinieren wollen.

Literatur:

[1] Der Schlüssel zur ComputerPraxis - Rowohlt Verlag

[2] Büro organisieren mit ReProk - ST-Computer 10/89, S.29 ff.

[3] BS-Handel/3 - Kaufmann inklusive - ST-Computer 7/8.90, S.25 ff.

[4] MegaFakt, Version 4.20 - bringt frischen Wind in Ihr Büro - ST-Computer 7/8.92, S.28 ff.

[5] Argus Professional - Fakturierung inklusive Electronic Banking - ST-Computer 12/92, S.32 ff.

[6] First_Million medium - Ein neuer Bär auf dem Parkett - ST-Computer 1/93, S.48 ff.

[7] BAAS - A new kid in town - ST-Computer 3/93, S. 128 ff.

[8] K-FAKT ST - Fakturierung für wenig Geld - ST-Computer 5/93, S.50 ff.

[9] Harofakt - Handwerker auf gepaßt - ST-Computer 6/93, S.92 ff.

[10] COMPTABLE - Buchhaltung leicht gemacht - ST-Computer 5/93, S.54 ff.

Programm Argus Professional Auftrag-Pro BAAS BSS-Plus First_Million magnum Gewinn Harofakt K-Fakt ST ReProk Pro ST-Fakt
Kundenverwaltung
beliebig viele Ansprechpartner nur einer nein ja ja nein nein nur einer nur einer nein nein
beliebig viele Filialen nein nein ja nein nein nein nein nein nein nein
frei gestaltbare Werbetexte nein nein ja nein über Zusatztexte nein nein nein nein nein
Aquise mit automatischer Wiedervorlage nein nein ja ja ja nein nein nein nein nein
Postleitzahlen-/ Orte-Datei nein nein ja nein nein ja eingeschränkt nein nein nein
Kommunikationsdaten Tel/Fax ausreichend ausreichend Tel/Telex Tel/Fax ausreichend Tel/Fax Tel/Fax ausreichend Tel/Fax/Telex
Anredeverwaltung eingeschränkt ja ja ja ja ja eingeschränkt eingeschränkt ja nein
Umsatzstatistiken Brutto-Umsatz ja ja ja Brutto-Umsatz Brutto-Umsatz nein ja ja ja
Artikelverwaltung
Bildeinbindung nein nein ja nein nein nein nein nein nein nein
Mengenstaffel/ Rabatte ja ja ja ja ja ja nein ja ja ja
Stücklisten nein ja ja ja ü. Warengruppen nein nein ja ja nein
Bestandskontrolle ja ja ja ja ja ja nein ja ja ja
Fakturierung
Stapeldruck ja ja ja ja nein auf Fax nein nein nein nein
Ausgabe auf Fax nein ja ja nein ja ja nein nein ja nein
Mahnwesen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Dauerauftrag ja nein nein nein in Buchhaltung nein nein nein nein nein
Sammelrechnung ja ja ja nein nein nein nein ja nein ja
Kopf-/Fuß-/Zusatztexte nur Zusatztext ja ja nur Zusatztext nur Zusatztext nur Zusatztext nur Betrefftext nein ja ja
Versandkostenberechn. nein ja ja ja eingeschränkt nein nein ja ja eingeschränkt
Sonstiges
Statistikmodule ja ja ja ja ja nein ja ja ja nein
Länder/Mehrwertsteuer nein nein ja ja nein nein nein nein ja nein
Währungsumrechnung nein nein nein nein nein nein nein nein ja nein
Filialen nein nein ja nein nein ja, Lagerorte nein nein nein nein
Mitarbeiter nein nein ja nein eingeschränkt nein eingeschränkt nein nein nein
Urlaubsplanung nein nein ja nein nein ja nein nein nein nein
Zeiterfassu/ig nein nein ja nein nein nein ja nein nein nein
Vertreter nein nein ja ja nein ja nein nein nein ja
Telefon-Notizen nein ja ja ja ja nein nein nein nein nein
Paßwortschutz ja ja ja ja ja ja ja ja nein ja
Accessories direkt zugänglich ja ja ja ja ja ja ja ja ja nein
Parallelverarbeitung unter MultiTos ja ja ja nein ja nein nein ja ja nein
GEM-Clipboard lesen/schreiben nein ja ja nein nein nein nein ja nein nein
Aufruf einer Textverarbeitung eingeschränkt ja ja ja nein ja nein ja nein nur ST-Text/ GMA
Handbuch und andere Helfer
Installationsprogramm nein ja nein nein nein ja nein nein ja ja
Handbuch ja ja ja lag nicht vor ja ja ja ja auf Diskette ja
Stichwortverzeichnis nein ja nein nein ja ja nein ja nein ja
Online-Hilfe im Programm nein nein ja ja nein nein ja nein ja nein
Formular-Editor nein nein ja ja ja nein ia nein ja nein
Schnittstellen und Module
Finanzbuchhaltung FibuMan nein nein nein nein nein nein nein nein ja nein
Finanzbuchhaltung T.i.M nein nein nein nein nein nein nein nein ja nein
sonstige Finanzbuchhaltung nein ja nein BSS-Fibu integrierte EÜ-Rechnung integrierte EÜ-Rechnung ST-Fibu GMA Comptable ST Plus nein ST-Fibu GMA
Export/Import-Modul nur Import ja ja ja nur Import nur Export ja ja nein ja
Electronic Banking ja nein nein nein nein nein nein nein nein ST-Giro
DATEV-Schnittstelle nein nein nein nein nein nein nein nein nein nein
Barcode nein ja nein optional nein nein nein nein nein nein
Kassenmodul/ Kassenschublade nein Bildschirmkasse nein Bildschirmkasse nein nein nein nein nein Bildschirmkasse
FAX-Modul nein optional nein optional optional optional nein nein optional nein
Netzwerkfähigkeit nein ja ja ja nein nein nein nein ja nein
Preis in DM 798- 498,— 748,— Kompl. ausbau ca. 4000,— 499,— 298,— 598;— 498,— 2380- ab 258,— je nach Version

Bezugsquellen

Argus Professional
IdeArt
Löberstraße 8
35390 Gießen

BAAS Computersysteme
Comtex
Gitteweg 3
79283 Bollschweil

First-Million magnum
Softbär GbR
Richardstraße 60
12055 Berlin

Harofakt
Harosoft
Harald Rothermel
Tomerdingerstraße 23

ReProk Pro
Stage Microsystems
Lohmühler Berg 30
42553 Velbert

Auftrag-Pro
AS-Datentechnik
Andreas Spitzbarth
Mainzer Straße 69
65479 Raunheim

BSS-Plus
Jobis
Unternehmenssupport
J.R.Plaschka
Samerhof
83224 Grassau

Gewinn
Pergamon Software
M. Herzog & Ch. Lehmann
Wegscheidestraße 29
60435 Frankfurt/Main

ST-Fakt
GMA-Soft
Gerd Matthäus
Bergstraße 18
63073 Offenbach

K-Fakt ST
TK Computer-Technik
Thomas Kaschadt
Bischofsheimer Straße 17
65468 Trebur-Astheim



Links

Copyright-Bestimmungen: siehe Über diese Seite