BAAS, Business-Auftrags-Abwicklungs-System - A New Kid In Town
Ist Ihnen nicht auch etwas aufgefallen? Richtig, seit ungefähr drei Monaten wirbt eine Firma aus dem südwestlichen Teil des „Ländles“ mit einer Fakturierung der neuen Art. Falls Informationsmangel bestehe, solle man rufen, faxen oder sogar trommeln. Nun, wir haben natürlich sofort unsere Buschtrommel aus dem Keller geholt und einen Reiterboten losgeschickt, um eines der heißbegehrten Testexemplare zu ergattern, das wir für Sie einem intensiven Test unterzogen.
BAAS bedeutet Business-Auftrags-Abwicklungs-System und ist ohne Zweifel eine Fakturierung aus der oberen Leistungsklasse für den ATARI STE/TT/Falcon030. BAAS basiert auf der Datenbankstruktur Phoenix-Base. Dieser schnelle und sichere Datenbankkern soll BAAS eine solide Grundlage verleihen, die bis zu Multiuser-Betrieb und Netzwerkfähigkeit reicht. Ohne das Schlußwort vorwegzunehmen, kann ich mit gutem Gewissen bestätigen, daß BAAS mit großem Komfort in Bedienung und Anwendung ausgestattet ist. So enthält es Möglichkeiten, die ich in dieser Kombination bisher bei anderen Programmen vermißt habe. Zudem ist BAAS auch auf die EG-Richtlinien und die aktuelle Rechtslage abgestimmt.
Installation
BAAS wird in gepackter Form auf Diskette mit einem Handbuch in einem Ringbuchhefter aus Recycling-Karton ausgeliefert. Das gepackte Programm befindet sich als TOS-Programm auf der Diskette und muß zwecks Installation auf die Festplatte kopiert und und per Doppelklick gestartet werden. BAAS entpackt sich nun selbst und legt eigenständig die entsprechenden Ordner an. Hierfür sollte mindestens 1,5 MByte freier Speicherplatz auf der Festplatte vorhanden sein. Grundsätzlich sucht BAAS bei Programmstart immer im eigenen Systemordner nach der Datenbank BAAS_DB .DAT. Es erscheint eine Installationsbox, in der die Seriennummer sowie Name und Firma eingegeben werden. Damit ist BAAS funktionsfähig. BAAS arbeitet grundsätzlich auf allen AT ARI-Computern mit mindestens einem MByte Arbeitsspeicher und einer Festplatte. Zwar ist es auch möglich, BAAS mit einem Diskettenlaufwerk zu betreiben, aber aufgrund der niedrigen Geschwindigkeit ist dies für den geschäftlichen Einsatz nicht zu empfehlen. Eine Erweiterung des RAM-Speichers auf zwei MByte erlaubt eine Vergrößerung des Datenbank-Caches und somit erhöhte Geschwindigkeit. Selbstverständlich arbeitet BAAS auch mit Großbildschirmen zusammen und unterstützt prinzipiell alle Netze, die den ATARI-Spezifikationen entsprechen. Für das tägliche Arbeiten mit BAAS sind stellvertretend nachstehende Systemkombinationen sehr gut geeignet:
Als Single-System: - Mega STE -2 MByte RAM - 48 MByte Festplatte -Monitor SM 146
Als Netzsystem: - TT 4/200 - Monitor 19" -2 STE 2/0 - 2 Monitore SM 146 -PAM’s-NET-3-Stationen oder BIONET
Das JUMP-Konzept
Eine der besonderen Stärken von BAAS ist das JUMP-Konzept. Das in dieser Form bisher selten verwirklichte Konzept stellt in Verbindung mit der GEM-Benutzeroberfläche ein effektives Werkzeug dar, mit dem komfortabel und schnell das Leistungsspektrum von BAAS ausgeschöpft werden kann. Das Jump-Konzept besteht im Prinzip aus der Funktion, von einer Maske in eine andere zu springen (jumpen). So ist es zum Beispiel möglich, bei einer Angebotserstellung aus der Vorgangsmaske in die Kundendatei zu springen, um Änderungen beispielsweise der Telefonnummer vorzunehmen. Außerdem kann hier weiter verzweigt werden, zum Beispiel für Änderungen der Zahlungsbedingungen. Beim Verlassen dieser Masken kehrt man in die jeweils vorhergehende zurück. Ebenso kann in die Artikeldatei verzweigt werden, sei es, um einen Preis zu aktualisieren oder um einen Artikel NEU anzulegen. Denn bei diesem praktizierten JUMP-Konzept sind nicht nur Änderungen möglich, sondern auch die Neuerfassung eines Datensatzes aus einer Maske heraus ist erlaubt. Im Extremfall braucht die Vorgangsmaske für die Auftragserfassung und -bearbeitung nicht mal mehr verlassen zu werden, da von hier aus ein neuer Kunde erfaßt, ein Vorgang erstellt und sogar die Bestellung generiert werden kann. Selbst der noch nicht erfaßte Lieferant des gerade neu eingegebenen Artikels kann neu in die Lieferantendatei eingefügt werden. Das JUMPEN funktioniert auch über mehrere Verzweigungen.
Das erspart viel Zeit bei der Stammdatenpflege und macht BAAS außerordentlich schnell und komfortabel. Aber auch eine andere Stärke möchte ich nicht verschweigen. Da BAAS auch für MultiTOS ausgelegt ist, werden die Dialogboxen weitestgehend in GEM-Fenstern angezeigt. Nur beim Neuanlegen oder Ändern eines Datensatzes wird die bekannte Dialogbox als solche dargestellt. Das hat natürlich im Multitasking-Betrieb eine Unterbrechung des Tasks zufolge. Dennoch halte ich persönlich dieses Vorgehen durchaus für sinnvoll, da ja im Netzbetrieb nur jeweils ein Nutzer schreibend auf einen Datensatz zugreifen sollte. Eine geöffnete Dialogbox sollte den Benutzer also folgerichtig zu zügigem Arbeiten animieren, damit der entsprechende Datensatz wieder freigegeben wird.
Die Kundendatei
Jede noch so kleine Firma lebt bekanntermaßen von ihren Kunden; manche von einigen wenigen, andere dafür von sehr vielen Kunden. So ist die Kundendatei (Bild 3) eine der wichtigsten Teilbereiche einer Fakturierung. BAAS geht bei der Verwaltung der Kundendaten aber weit über eine einfache Stammdatenpflege hinaus, weil aus der Kundenmaske heraus zu allen Dialogen verzweigt werden kann, die mit Kunden zu tun haben, so etwa zu Bankverbindung, Aquise-Modul, Kundenfilialen oder Vorgängen. Bei den Vorgängen lassen sich dann beispielsweise sofort die Angebote, Bestellungen oder noch offenen Rechnungen ausgeben. BAAS erlaubt innerhalb eines Kunden die Erfassung verschiedener Ansprechpartner. Ist der entsprechende Button mit einem schwarzen Schatten unterlegt, sind bereits Daten eingetragen. So erhält man eine Liste aller Ansprechpartner für den gewählten Kunden mit Namen, Funktion und Telefonnummer. Unter dem Button AQUISE lassen sich verkaufsfördernde Informationen und Aktionen eintragen. So sieht man hier die Termine, wann das letzte Anschreiben und die letzte Rückmeldung stattfand. Darüber hinaus kann man einen Termin wählen, zu dem BAAS diesen Kunden automatisch über die Dialogbox „wiedervorlegen“ soll. Aus einer änderbaren Liste lassen sich sowohl der Aquise-Typ als auch der Status festlegen. Zusätzlich können Sie über INFO einen Dialog für weitere Informationen zu einem Kunden aufrufen. Baas ermöglicht die Verwaltung nahezu beliebig vieler Kundenfilialen und die sinnvolle Verwendung in anderen Programmteilen. So wird etwa bei der Rechnungsschreibung für eine bestimmte Filiale des Kunden deren Nummer oder Kurzname eingegeben, um die kompletten Adreßdaten zu übernehmen. Auch kann jederzeit die Telefon- oder FAXnummer abgerufen werden. Eine Umsatzsteuer-Identitätsnummer (UST.-ID-Nr. nach neuestem EG-Recht) dient der FIBU-Anbindung. Aus einer Liste heraus können verschiedene Branchen gewählt oder eigene definiert werden. Einige Beispiele hierfür sind Handel, Großhandel, Wiederverkäufer oder Forschung. Das dient der sinnvollen Untergliederung der Kunden und der schnelleren und gezielteren Selektion. Ein ebenfalls interessantes Feature ist die Auswahl von Werbetexten. Der frei definierbare Werbetext wird für den angegebenen Kundentyp oder für die entsprechende Branche auf Formularen ausgedruckt. Weiterhin ist festlegbar, in welchem Zeitraum der Text gedruckt wird.
Notizen
Mit der Funktionstaste F7 können Sie schnell und problemlos Telefonnotizen (Bild 4) eingeben. Der Empfänger der Notiz kann aus der gesamten Mitarbeiterkartei ausgewählt werden. Die Notiz selbst kann natürlich sowohl von einem Kunden als auch von einem Lieferanten kommen. Durch Anwahl des entsprechenden Buttons und Klick auf VON wird der entsprechende Kunden- oder Lieferantenstamm aufgelistet. Bei mehr als 100 Einträgen wird optional ein Filter aufgesetzt. Die anderen Felder dienen lediglich der Information. Grundsätzlich können Notizen von jedem Mitarbeiter eingesehen werden. Darüber hinaus erscheint beim Einloggen eines Mitarbeiters, für den eine Notiz bestimmt ist, automatisch die Meldung NOTIZ VORHANDEN. Der Button NEU kennzeichnet eine Notiz als noch nicht gelesen. Durch Klick auf NEU läßt sich der Status ändern (gelesen, erinnern, erledigt). Eine automatische Meldung über eine Notiz erscheint auch, wenn ERINNERN als Status gewählt wurde. Selbstverständlich können erledigte Notizen auch wieder aus dem Datenbestand gelöscht werden. Ich bitte um Verständnis, daß ich diese kleine Funktion so ausführlich bespreche, doch ich halte sie deshalb für gelungen, weil meiner Ansicht nach nur auf diese Weise wirkungsvoll der Zettelwirtschaft auf manchen Schreibtischen Einhalt geboten werden kann.
Die Mitarbeiter
In BAAS ist eine einfache Paßwortabfrage implementiert, die aber weniger einen nennenswerten Schutz gegenüber Datenklauern bieten soll, sondern die Zugriffsrechte der Mitarbeiter regelt. Darüber hinaus wird die jeweilige Nummer des eingeloggten Mitarbeiters bei jeder Datenerfassung automatisch in den Datensatz eingesetzt, so daß immer nachvollzogen werden kann, wer diesen Datensatz bearbeitet hat. BAAS bietet allerdings noch mehr: Umfangreiche Informationen wie beispielsweise Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Urlaubszeiten, Gehalt und Arbeitszeiten können einfach und effizient verwaltet werden. Besonders gelungen finde ich die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung (Bild 5). Sobald sich ein Mitarbeiter einloggt, wird der Beginn der Arbeitszeit festgehalten. Beendet der Mitarbeiter die Arbeit mit BAAS, trägt das System das Ende der Arbeitszeit ein.
Die Artikel
Auch die Artikeldatei (Bild 6) weist einige ungewöhnliche Funktionen auf. So besteht die Möglichkeit, jedem Artikel ein Bild im IMG-Format zuzuordnen. Damit wird BAAS im Prinzip auch im Verkauf tätig, da sich der Kunde sofort eine Vorstellung von dem Produkt machen kann. Eine weitere wichtige Funktion sind die Jumbos, die die Zusammenfassung einer bestimmten Anzahl von Artikeln erlauben, die dann mit einem Schlag in die Auftragsmaske übernommen werden können. Dies ist bei der Auftragsbearbeitung von unschätzbarem Vorteil, da zumindest alle Standardangebote nur einmal definiert werden müssen. Vor dem Einfügen kann ein Jumbo noch bearbeitet werden, d.h. man kann entscheiden, ob der komplette Jumbo oder nur einige seiner Artikel in der Vorgangsmaske eingesetzt werden sollen. Der eingefügte Jumbo entspricht dann einem ganz normalen Vorgang, genau so, als ob die Artikel einzeln eingesetzt worden wären. Der Vorgang kann also wie sonst auch weiter bearbeitet, Artikel können hinzugefügt, gelöscht oder mit einem Zusatztext versehen werden. Über die Artikel-Select-Box kann bei der Zusammenstellung eines Jumbos ein nicht vorhandener Artikel mitsamt den nötigen Zusatzinformationen ebenfalls neu erfaßt werden, ohne die in Arbeit befindliche Funktion beenden zu müssen.
Der Vorgang
Am Beispiel eines alltäglichen Falles möchte ich kurz die Bedeutung eines Vorgangs (Bild 7) als zentrale Stelle in BAAS erläutern. Nehmen wir einmal an, wir schreiben eine Rechnung für einen neuen Kunden. Über die Wahl von VORGANG/ NEU erscheint der Dialog VORGANG KOPFDATEN. Hier kann man sofort die eigene Firmenfiliale und den Kunden für die Rechnungsschreibung anlegen, ohne in die Stammdatenverwaltung gehen zu müssen. Nachdem Filiale und Kunde eingetragen sind, füllt man noch die übrigen Felder aus. Gibt man in den meisten Feldern eine „ 1“ ein, erscheint ein vorbelegter Text. KUNDENRABATT und PROVISION können mit dem Buttons Links- und Rechtspfeil eingestellt werden. TEXT ist eine beliebige Textzeile, die auf dem ausgedruckten Formular erscheint. ZAHLUNG und VERSAND kann man anklicken und aus einer Liste auswählen oder zum Beispiel gleich DPD (Dt. Paketdienst) eingeben. Zur Rechnungserstellung klickt man anschließend auf OK und gelangt in den VORGANGSDIALOG. Hier kann man nun jeglichen Firmenvorgang (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw.) steuern. Mehrere Artikel können zu einem Paket verbunden, knappe Artikel gleich bestellt, Daten aus bestehenden Vorgängen kopiert und sogar Gewinn/Verlust-Rechnungen für einen Artikel oder den ganzen Vorgang berechnet werden. Erst durch Speichern wird natürlich die Rechnung übernommen. Unterschreitet dabei ein Artikel den Mindestbestand, wird zugleich mit der Rechnungserfassung eine Bestellung ausgegeben.
In verschiedenen Dialogen findet sich eine Auswahlbox DRUCKER, in der man zwischen Drucker 1-3, RS232, Datei und Klemmbrett wählen kann. Die drei Positionen für Drucker können in einem separaten Dialog geändert werden, indem man einen anderen Druckertreiber nachlädt und die Einstellung abspeichert. RS232 sendet die Daten an die serielle Schnittstelle, also z.B. an einen anderen Computer. DATEI speichert sie in der Datei BAASFILE.TXT im Programmordner von BAAS und KLEMMBRETT in der Datei C:/CLPBRD/BAASSCRP.TXT. Letztgenannter Ordner findet auch in vielen anderen Programmen zum Datenaustausch Verwendung. Der eigentliche Ausdruck auf dem Drucker aus BAAS heraus ist vielseitig aufgebaut und flexibel. Für jeden Vorgang im Einkauf und Verkauf gibt es je sechs Formulare mit den Endungen .LD1 bis LD6, also RECHNUNG.LD 1, RECHNUNG.LD2 usw. Nicht alle Formulare finden sich im Lieferumfang von BAAS. Vorgefertigte Formulare können aber abgewandelt und neu compiliert werden. Die Formulargestaltung ist relativ einfach, wenn man das Prinzip einmal verstanden hat. Formulare selber können mit einem einfachen Editor erstellt werden. Anschließend müssen sie mit dem LISTCOMPILER. PRG in ein B AAS-Formular generiert werden.
Programmversionen
BAAS gibt es in drei Versionen und mit verschiedenen Zusatzmodulen. Da immer mehr Verbraucher auf LIGHT-Versionen schwören (z.B. Cola-Light, Käse-Light), gibt es natürlich auch eine LIGHT-Version von BAAS. Diese enthält alle grundlegenden Funktionen, so daß ein uneingeschränkter Einsatz möglich ist. Für Aufsteiger bietet sich die Version REGULAR an, die auch mir zum Test vorlag. Hier kommen Netzwerkfähigkeit, Statistikmodule, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Vertreter und Paßwortschutz hinzu, um nur einige der vielen Erweiterungen zu nennen. Nonplusultra ist jedoch die Version EXTENDED, die unter anderem eine Währungsumrechnung und erweiterte Netzwerkfähigkeit bietet. Für individuelle Erweiterungen lassen sich verschiedene BAAS-Zusatzmodule einbinden, die allerdings nur mit der EXTENDED-Version lauffähig sind: Barcode, Electronic-Banking, Datev-Schnittstelle, Kassenmodul, Kassenschublade u.v.m.
Fazit
BAAS gehört meiner Meinung nach zu den besten und umfangreichsten Fakturierungen, die zur Zeit für den ATARI erhältlich sind, da es Funktionen bietet, die über eine reine Fakturierung weit hinausgehen. Ich denke da nur an die intelligent eingebundene Notizverwaltungsfunktion, an der sich manch anderes Programm ein Beispiel nehmen kann. Natürlich kann ich in diesem Test nur beschränkt auf alle Möglichkeiten eingehen, so daß der interessierte Leser gewiß einige Informationen vermissen wird. Zum Trost sei gesagt, daß für DM 20,- eine Demoversion erhältlich ist. Während meines Tests wirkte BAAS absolut betriebs- und absturzsicher. Trotzdem sind mir noch einige kleine Kinderkrankheiten (z.B. beim Redraw, in den SELECTBOXEN usw.) aufgefallen, die jedoch dem guten Gesamteindruck keinen Abbruch tun. Zum Handbuch gibt es noch wenig zu sagen, da zum Zeitpunkt des Tests lediglich eine Vorabversion erhältlich war. Zum Schluß noch ein Wort zu den Preisen: BAAS Light wird 348,- DM, BAAS Regular 748,- DM und BAAS Extended 998,- DM kosten. Auch wenn die Preise relativ hoch erscheinen, denke ich, daß der Käufer ein hervorragend durchdachtes Programm erhält, das auch ständig weiterentwickelt wird. Unter diesem Gesichtspunkt kann man BAAS nur weiterempfehlen.
KW
Bezugsquelle:
COMTEX Computersysteme Gitteweg 3 W-7801 Bollschweil
Baas
Positiv:
- umfangreiche Fakturierung mit vielen integrierten Funktionen
- hervorragende Einbindung ins GEM
- JUMP-Konzept überzeugend verwirklicht
Negativ:
- einige kleine Kinderkrankheiten noch nicht beseitigt
- (Handbuch zum Testzeitpunkt noch nicht fertiggestellt)