Adressprogramme im Vergleich

Adress Access II - Adrex ST - Adress Perfekt

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Wer die ewige Sucherei in Karteikisten satt hat, verspürt sicherlich den Wunsch, diese Arbeit dem Computer zu überlassen. Dieser sortiert, sucht und druckt sogar fertige Adressaufkleber oder Rundschreiben mit den entsprechenden Daten.

Doch da tritt das Problem auf: welches Programm verwendet man? Das Angebot ist recht groß, bei vielen Softwarehäusern befindet sich auch ein Adressverwaltungsprogramm im Repertoire. Doch was leisten sie, sind sie tauglich zur Serienbrieferstellung? Sind die Masken veränderbar? Wie können Daten selektiert werden (Suchen)? Besteht die Möglichkeit Drucker anzupassen, das Druckformat zu variieren? Anhand dieser und anderer Punkte werden die genannten Programme untersucht.

Bedienungsfreundlichkeit

Alle drei Programme laufen unter GEM, sind menügesteuert und daher allgemein leicht zu bedienen. Kleine Unterschiede in der Bedienerfreundlichkeit zeigen sich dennoch - schon beim ersten Probelauf. So ist bei gleich zwei Programmen (Adress Access und Adress perfekt) die Return-Taste nicht zum Sprung in das nächste Eingabefeld zu benutzen. Dies geschieht mit einer Cursortaste - unpraktisch, aber dennoch akzeptabel. Eine praktische Eigenschaft ist auch die automatische Eingabe der Extension bei Floppyzugriff (z. B.: DAT für Datei; FTM für Format; TXT für Text oder PAR für Parameter). So werden beim Laden einer Datei nur die Dateifiles angezeigt - eine nützliche Eigenschaft, um ein Programm übersichtlicher zu machen (realisiert bei ADRESS ACCESS und ADREX ST).

Bildschirmaufbau

Die Gestaltung der Karteikarten können Sie am besten den Ausdrucken entnehmen. Die Länge der einzelnen Datenfelder ist generell festgelegt, dazu sei aber angemerkt, daß ADREX ST es als einziges Programm erlaubt, die Namen der Felder zu ändern. So ist das Adressprogramm schnell als Video- oder Plattendatei umzufunktionieren.

Selektieren

Will man aus den vorhandenen Adressen eine bestimmte Menge aus ählen, so ist eine Suchfunktion unumgänglich. Mit ihr kann man beispielsweise alle Kunden im Berliner Raum auswählen und ihnen ein Rundschreiben schicken. Doch hier zeigen sich die Stärken und Schwächen der drei Programme. Adress perfekt verfügt über 8 verschiedene Verknüpfungsarten (gleich, ungleich, enthält, enthält nicht, <, >, > =, < =), jedoch nur für ein beliebiges Feld. Mit ADRESS ACCESS (gleiche Verknüpfungsarten) kann gleichzeitig in mehreren Feldern selektiert werden. Das Programm wählt dann beispielsweise alle Kunden mit den Namen 'A-G' im Raum Hannover aus.

Mit einem auf ein Feld beschränktes Programm ist dies nicht machbar. ADREX ST hingegen bietet nur die Möglichkeit des Vergleiches, wodurch beispielsweise die Auswahl einer be- stimmten Namensgruppe (z. B. R..Z) entfällt. Keines der drei Programme kann in einem Feld mehrere Verknüpfungen ausfahren, beispielsweise alle Kundennamen von 'F bis L' auswählen. Dazu wären die Verknüpfungen: , > = F und < = L' nötig, eine im professionellen Bereich häufig anzutreffende Anwendung.

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Druckformat

Die so ausgewählten Adressen müssen in geeigneter Form ausgedruckt werden. Dazu sind bestimmte Druckmasken erforderlich, die festlegen welche Datenfelder ausgedruckt werden und in welcher Anordnung. Alle drei Programme sind hierzu gut geeignet. Die Masken werden mit einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm oder einfachem Editor erstellt, wodurch die Kombination mit normalem Text ermöglicht wird, bis hin zu Serienbriefen. ADRESS ACCESS arbeitet unabhängig von einem Textsystem. Dies ist zwar einerseits ein Vorteil, hauptsächlich bei reiner Adressverwaltung, andererseits besteht hier nicht die Möglichkeit zurlautomatischen Serienbrieferstellung.

Serienbrieferstellung

Wie schon erwähnt, beherrschen Adress perfekt und ADREX ST die Serienbrieferstellung. Hierbei schreibt man mit einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. 1st Word) ein Rundschreiben, in dem man die Stellen5 in die später die Adressen oder sonstige Daten eingesetzt werden, markiert.

Druckeranpassung

Was nutzt das schönste Adressverwaltungsprogramm, wenn der Drucker sich weigert die Daten korrekt auszudrucken. Glücklicherweise traten mit gängigen Druckern keine Probleme auf. Bei anderen Typen können, zumindest bei den Sonderzeichen und bei Verwendung von Adress perfekt, Schwierigkeiten auftreten, da dieses Programm keine Anpassung hierfür enthält. Adress Access hingegen erlaubt die Definition der deutschen Sonderzeichen sowie 14 Steuercodes, mit dessen Hilfe beispielsweise die Druckerschriftarten oder der Zeilenabstand beim Ausdruck bestimmt werden. Ähnlich bei ADREX ST; hier können alle Schriftarten, die übrigens aus dem Desktop aufrufbar sind, und der gesamte Zeichensatz angepaßt werden. Hierzu sei bemerkt, daß die Startdartdruckereinstellungen bei allen Programmen schon enthalten sind, die Umdefinition ist nur bei bestimmten Druckern oder bei Sonderwünschen erforderlich, dafür ist sie aber unumgänglich und sollte unbedingt zum Repertoir eines Adressprogrammes gehören.

Datensicherheit

Das einzige Programm, das einen Schutz der Daten mit einem Passwort vorsieht, ist Adress Perfect. Jeder Datensatz kann mit einem veränderbaren Schutzwort gegen unbefugten Gebrauch geschätzt werden. Nun gut, denkt der etwas gewitzte Unbefugte, schau ich mir die Daten eben direkt auf Diskette an. Aber siehe da - die Daten erscheinen beim Listen in nicht lesbarer Form, das 'Schutzwort' erfüllt seinen Zweck. Die abgespeicherten Daten werden, je nach Schutzwort, verschlüsselt auf Diskette abgelegt. Ein wichtiger Pluspunkt für dieses Programm. Die Daten aller anderen Programme sind ungeschützt und durch bloßes Anklicken lesbar.

Gesamtwertung

Ein Urteil fällt schwer, da jedes Programm seine Vor- und Nachteile hat. Die Entscheidung zwischen diesen oder sonstigen Adressverwaltungssystemen sollte jeder selbst treffen, da die Leistungsfähigkeit sehr stark vom Anwendungsgebiet abhängig ist. Kein Programm bietet optimale Fähigkeiten, jedes Programm hat negative Eigenschaften, die es eben für bestimmte Anwendungen uninteressant machen. Dies betrifft beispielsweise Druckeranpassung, Datenschutz oder Serlenbrieferstellung.

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Resümee

Adressverwaltungsprogramme sind eine durchaus nützliche Hilfe, vor allem für den reinen Anwender, der Software erhält, mit der er sofort arbeiten kann. Man sollte aber, zumindest bei professioneller Anwendung, den Arbeitsaufwand, der mit einem reinen Datenbanksystem verbunden ist, nicht scheuen. Mit Hilfe eines solchen Systems (z. B. dbase II) kann neben unzähligen anderen Anwendungen natürlich auch eine Adressdatei kreiert werden, die weitaus mehr Möglichkeiten bietet als ein gebrauchsfertiges Programm.

(HS)

Adress Access II
+ Vielfältige Suchmöglichkeit
+ eigener Formulareditor (bis ca. 600 Zeichen).
+ freie Definition des Ausdruckformates
+ Druckeranpassung
+ Adressenübersicht auf Bildschirm
+ Funktionstasten belegt
- keine langen Serienbriefe
- kein Datenschutz

ADREX ST
+ ändern der Feldnamen
+ unterscheidet Daten, Zahlenfelder
+ Mailmerge (Serienbriefe) möglich
+ frei definierbares Ausdruckformat (mit Textprogramm oder Editor)
+ komfortables Tastaturanpassungsprogramm wird mitgeliefert (Umbelegung)
+ bedienungsfreundlich
- kein Colorbetrieb möglich
- begrenzte Suchfunktion
- ein Datenschutz

Adress perfekt
+ geschätzte Daten
+ Mailmerge (Serienbriefe) möglich
+ frei definierbares Ausdruckformat (mit Textprogramm oder Editor)
+ - viele Suchkriterien; leider nur jeweils in einem beliebigen Feld
- keine Druckeranpassung
- Bedienungsfreundlichkeit könnte besser sein

Adress perfekt 148,-
RDS
Jakobstr. 8a
6096 Raunheim

Adress Accesss II 99,-
Günther Software
Binterimstr. 41
4000 Düsseldorf

ADREX ST 149,-
(incl. Tastaturkit)
ATC
Kalvarlenbergstr. 34
5540 Prüm/Eifel


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