Lange Texte leichtgemacht: Vom Umgang mit Textverarbeitungen

Damit die Erfahrungen, die ich wahrend des Schreibens meiner Diplomarbeit gemacht habe, nicht vergebens sind, hier ein paar Tips, die das Anfertigen längerer Texte, beispielsweise wissenschaftlicher Arbeiten, vor allem denjenigen erleichtern sollen, die sich bisher kaum mit Textverarbeitung beschäftigt haben.

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dennoch aber oft vernachlässigt: Fertigen Sie vor dem Schreiben des eigentlichen Textes eine Gliederung an. Dies erscheint vielleicht zunächst lästig, zahlt sich aber später aus. Eine Kommilitonin von mir schrieb den Text ihrer Seminararbeit einfach drauflos, um hinterher festzustellen, daß die einzelnen Textfetzen auf neu formulierte Gliederungspunkte zu verteilen waren - bei 40 Seiten Text kein einfaches Unterfangen. Selbst wenn Sie während des Schreibens die Gliederung verändern, besitzen Sie doch ein grobes Gedanken-Gerüst.

Sofern Ihre Textverarbeitung über eine Gliederungsfunktion verfügt, rate ich, diese auch zu verwenden. Das gleiche gilt, wenn vorhanden, für die automatische Kapitelnumerierung. Am komfortabelsten geschieht dies in Tempus Word, am flexibelsten in That's Write, wo Sie durch einfache Befehle in der integrierten Kommandosprache die Numerierung ganz individuell gestalten (vgl. TOS 4/92).

Beide Programme koppeln Numerierung und Gliederung an Absatzlayouts, die Sie Gliederungsebenen zuordnen. Jedesmal also, wenn Sie eine Überschrift der Gliederungsebene 5 eingeben, wählen Sie das Absatzlayout, das Sie für Überschriften der Gliederungsebene 5 vorbereitet und dem Sie die fünfte Gliederungsebene zugewiesen haben.

Damit sind wir bereits beim Thema Layouts bzw. Formate. Unterschätzen Sie nicht den praktischen Wert von Absatz- und Seitenlayouts. In diesen definieren Sie Seitengrößen und -abstände, Schrifttyp, Zeilenabstand, Textausrichtung und Tabulatoren. Binden Sie diese gleich zu Beginn Ihrer Arbeit in den Text ein. Definieren Sie die Layouts vor Beginn des Schreibens. Berücksichtigen Sie bei wissenschaftlichen Arbeiten bezüglich Zeilenabstand und Rändern die Vorschriften des Lehrstuhls, bei dem Sie Ihre Arbeit abgeben werden. Legen Sie für jede Gliederungsebene ein Überschriften-Absatzlayout fest. Dem Absatzlayout/ -format für den normalen Text ordnen Sie die Gliederungsebene Null zu. Bereiten Sie ein eigenes Absatzlayout für die Fußnoten vor, etwa mit einer anderen Schrifttype, passenden Tabulator- bzw. Einrückstellen und geringerem Zeilenabstand. Ganz bequem geht's, wenn Sie die Fußnotenverwaltung über ein Makro aufrufen, das gleichzeitig das entsprechende Fußnotenlayout aufruft (dies geschieht in Tempus Word sogar automatisch). Vermeiden Sie einzelne Zeilen am Ende einer Seite mit Hilfe des Absatzschutzes beispielsweise im Seitenlayoutdialog von That's Write oder im Gestaltungs-Dialog von Tempus Word.

Entwerfen Sie nun die Gliederung, wobei Sie jede Überschrift dem Layout mit der korrespondierenden Ebene unterwerfen. Geben Sie überhaupt jeglichen Text sofort in den Rechner ein, statt zunächst handschriftlich zu entwerfen und anschließend einzutippen. Schließlich ist gerade das bequeme Umstellen und Verändern ein Vorteil elektronischer Textverarbeitung. Entwickeln und verfeinern Sie Ihren Text bis zur endgültigen Form im Rechner.

Nach Fertigstellung der Gliederung fügen Sie den eigentlichen Text zwischen den Gliederungspunkten ein. Der Clou der automatischen Kapitelnumerierung: Sie erlaubt Ihnen, auch nachträglich Kapitel einzufügen, ohne anschließend umständlich manuell jede nachfolgende Kapitelnummer zu verändern. Das erledigt der Computer für Sie. Um den Überblick über Ihren Text zu behalten, blenden Sie untere Gliederungsebenen aus, so daß Ihr Textprogramm Ihnen lediglich die Überschriften bis zur angegebenen Gliederungsebene anzeigt. Nachträglich verändern Sie dann die Reihenfolge von kompletten Textabschnitten einschließlich zugehörigem Text durch Verschieben der korrespondierenden Überschrift.

Auch wenn Ihr Rechner über ausreichend Speicherplatz verfügt, um Ihren gesamten Text im Speicher zu halten, empfehle ich, Ihr Werk in mehreren Abschnitten zu verarbeiten und zu speichern, beispielsweise aufgeteilt nach Hauptkapiteln. Dies hat verschiedene Vorteile. Zum einen geschieht das Sichern eines kürzeren Textes schneller. Aktivieren Sie, sofern vorhanden, die zeitabhängige, automatische Sicherung. Sie erreichen größere Sicherheit, da bei Komplikationen, etwa Rechner- oder Stromausfall - treten nach Murphy's Law immer dann auf, wenn am unwahrscheinlichsten - höchstens der gerade bearbeitete Textteil verlorengeht, während die restlichen Teile unbeschadet bleiben. Texte mit einer Länge, die die Kapazität einer Diskette übersteigen, bleiben außerdem kaum portabel. Schließlich ist auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit bei sehr großen Texten in jeder Textverarbeitung etwas eingeschränkt. Im Zweifelsfall arbeiten Sie mit mehreren gleichzeitig geöffneten Dateien, zwischen denen Sie ja auch Textteile problemlos austauschen können.

Fertigen Sie regelmäßig Sicherheitskopien an und zwar mindestens einmal pro Tag. Verwenden Sie abwechselnd verschiedene Disketten, also Montag Diskette 1, Dienstag Diskette 2, Mittwoch wieder Diskette 1 usw. Sollte sich ein Fehler auf Diskette 2 geschlichen haben, so haben Sie immerhin noch Diskette 1 mit der Version von Montag. Für den Fall, daß Ihr Rechner komplett seinen Geist aushaucht -auch hiermit ist zu rechnen - fertigen Sie zusätzlich Textkopien im ASCIl-Format, also ohne Steuerzeichen, an. Der Weiterarbeit an einem DOS-Rechner, falls kein anderer ST verfügbar ist, steht so nichts im Wege, wenn auch unter Verlust aller Stilelemente und Information zu Formaten und Kapitelnumerierung.

Ab und zu sollten Sie auch einen Ausdruck anfertigen. Erweisen sich tatsächlich alle Sicherheitskopien als fehlerhaft (auch das ist schon vorgekommen), so ist es immer noch leichter und weniger zeitraubend, einen Text neu einzutippen (dies erledigen bei Zeitnot andere für Sie), als sich an den einmal verfaßten Text zu erinnern oder ihn gar neu zu entwerfen. Verfügen Sie über keinen Druckertreiber für schnellen Draft-Ausdruck, speichern Sie einfach den Text im ASCII-Format und drucken ihn vom Desktop aus, nachdem Sie manuell am Drucker die Draft-Schrift angewählt haben.

Ganz wichtig: Alle Mittel nutzen

Trotz Absatzschutz kommt es vor, daß der automatische Seitenumbruch Absätze durchtrennt und auf nachfolgende Seiten verteilt, die Sie auf derselben Seite abzubilden wünschen. Ziehen Sie in That's Write einfach mit der Maus auf dem linken, senkrechten Rand des Textfensters einen grauen Streifen entlang des zusammenzuhaltenden Textes. Paßt der so markierte Abschnitt nicht vollständig auf den Rest einer Seite, so druckt das Textprogramm ihn komplett auf der nächsten Seite aus. Der so markierte Abschnitt bleibt auch dann verbunden, wenn er sich durch späteres Einfügen von Text verschieben sollte. Natürlich denkt man bei der Texteingabe nicht immer daran, einen Absatz, wie beschrieben, vor dem automatischen Umbruch zu schützen. Betrachten Sie daher grundsätzlich vor dem Ausdruck, sofern vorhanden, über die Layoutkontrolle das Druckbild der auszudruckenden Seiten. Ungewollte Seitenumbrüche sind hier sofort erkennbar. Die Layoutkontrolle ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Sie Grafiken in den Text einbinden. Hierbei bleiben oft größere Flächen auf einer Seite frei. Die Layoutkontrolle erleichtert das Verschieben von Grafiken und Text, so daß unerwünscht große, freie Flächen nicht entstehen. In Einzelfällen ist das manuelle Einfügen eines festen Seitenumbruchs angebracht.

In Anbetracht der steigenden Ansprüche in punkto Qualität des Ausdrucks (einige Lehrstühle verlangen sogar bereits Laserdrucker-Qualität) genügt der einfache 9-Nadel-Drucker sicher nicht mehr. Sichern Sie den Text auf Diskette und drucken ihn entweder bei Bekannten oder bei einem der in Uni-Städten immer häufiger anzutreffenden Drucker-Dienstleistungsbetrieben aus. Hierzu ist es nicht, wie häufig fälschlicherweise angenommen, erforderlich, daß Ihr Textprogramm auf dem Rechner vorhanden zu sein hat, von dem aus Sie ausdrucken. Lenken Sie die Druckausgabe auf eine Disketten-Datei um (»Ausgabe auf Datei«), nachdem Sie den Druckertreiber für den später zu verwendenden Drucker installiert haben. Hierbei speichert Ihr Textprogramm alle Steuersequenzen für den installierten Drucker auf Diskette. Drucken Sie anschließend vom Desktop des anderen Rechners den Text aus. Es darf sich selbstverständlich auch um einen MS-DOS-Rechner handeln; hier erfolgt der Ausdruck über den Befehl »copy vollständiger Dateiname /B PRN«. Die Erweiterung »/B« bewirkt, daß der Rechner auch solche Zeichen, die nicht Buchstaben oder Ziffern sind, also z.B. Steuerzeichen, an den Drucker weiterleitet. (wk)