Aus der Trickkiste: Gesammelte Tips and Tricks zu »K-Spread 4«

Nach dem Erscheinen von K-Spread 4 und den ersten Verkaufserfolgen, wollen wir uns in loser Reihenfolge diesem Programm widmen und einige seiner faszinierendsten Fähigkeiten an praktischen Beispielen vorstellen.

Bild 1. Das Adressenarbeitsblatt zur Datensuche
Bild 2. Aus den Daten des Ausgabebereiches entsteht diese Briefkopfform

Die ersten Verkaufszahlen von K_Spread 4 lassen vermuten, daß sich das Programm einen festen Platz in der Hitliste der ST-Programme sichert und im Bereich der Tabellenkalkulationsprogramme einen festen Platz neben LDW einnimmt.

Zunächst jedoch scheint noch einige Kritik an der endgültigen deutschen Version angebracht. So war es doch enttäuschend festzustellen, daß die Übertragung ins Deutsche vor den Funktionsnamen und Makrobefehlen stehenblieb. Die Zahldarstellung mit Dezimalpunkt statt Dezimalkomma kann nicht gefallen. Die Rekalkulation bedarf immer noch einer Überarbeitung. Außerdem berechnet das Programm die gesamte Tabelle bei der Eingabe neu. Die beiden verschiedenen Cursor tragen auch nicht unbedingt zur Steigerung der Übersichtlichkeit bei, zumal der unbedeutende zweite Cursor deutlicher hervorgehoben ist als der erste. Dies wirkt sich auch auf den »ZEIGE«-Modus bei der Formeleingabe aus, hier ist die Bedienung mit der CONTROL-Taste doch etwas gewöhnungsbedürftig. Weiter ist es sehr lästig, daß man nach einer Eingabe in einen schon formatierten Bereich nochmals formatieren muß. Dies passiert beispielsweise bei der Eingabe einer Formel in einen formatierten Bereich. Doch damit genug der Kritik an dem sonst hervorragendem Programm.

Bild 3. Zwei kleine Fenster genügen, um die richtige Adresse herauszusuchen

In unserem heutigen Beispiel wollen wir das »Daten«-Menü von K-Spread 4 näher betrachten und mit den gebotenen Funktionen aus einer Adressendatei die Kundenadressen für eine Rechnung heraussuchen. Haben Sie die Rechnung mit K-Spread 4 geschrieben, läßt sich die Adresse gleich einfügen und die Rechnung drucken (vgl. Bild 1).

In Bild 1 erkennen Sie die Adressendatei. Ab A8 bis E17 stehen die Daten. Wegen der geringen Größe müßte es möglich sein, dieses Arbeitsblatt in die Demo-Version von K-Spread 4 einzuladen. Mit den Befehlen »Datenbereich« im Menü »Datenbank« markieren Sie den Bereich, in dem die Daten stehen. Vergessen Sie nicht, bei K_Spread auch die oberste Zeile im Datenbereich mit zu markieren, die oberste Zeile entspricht dem Feldnamen in einer Datenbank. Der Bereich, in dem die Daten ausgegeben werden sollen, wird als »Ausgabebereich« bezeichnet und ist hier der Bereich A3 bis E6 – übrigens etwas größer als eine Zeile, schließlich könnte es ja mal sein, daß Sie mehrere Kunden mit dem Namen »Müller« beliefern. In dem obersten Bereich in Bild 1 erkennen Sie den »Kriterienbereich«. Unter dem Feldnamen »Name« wird der Datensatz »Mustermann« gesucht. Das Ergebnis der erfolgreichen Suche erscheint dann im Ausgabebereich. Doch diese Darstellung ist nicht unbedingt für eine Rechnung oder gar einem Briefkopf geeignet. Deshalb haben wir in einem Bereich neben der Datenbank durch geeignete Formeln die Form eines Briefkopfes erzeugt (vgl. Bild 2).

Um diese Form zu erreichen, muß man vorher allerdings die Postleitzahlen in Text umformen, sonst wird der Aufwand etwas größer. Durch die K-Spread 4 Funktion des Rahmenziehens läßt sich dieser Bereich optisch etwas hervorheben. Sollten Sie mit diesem Arbeitsblatt eigene Versuche durchführen, vergessen Sie nicht, die Neuberechnung mit der Taste F10 auszulösen, sonst wird nicht der aktuelle Datenwert in das Feld übertragen. Um das Adressenarbeitsblatt nicht zu groß zu machen, beschränken Sie als nächstes das Erscheinungsbild dieser Tabelle auf zwei kleine Fenster mit den wesentlichen Funktionen, einmal zur Eingabe des Suchnamens und in ein weiteres Fenster zum Kopieren der Adressen in das Rechnungsarbeitsblatt (vgl. Bild 3).

Bild 4. Mit diesem Arbeitsblatt schreiben Sie einfach Rechnungen

Mehrere Rechenblätter gleichzeitig

Laden Sie nun das Rechnungsarbeitsblatt. Wie Sie ebenfalls im Bild 4 erkennen, läßt sich mit diesem Arbeitsblatt sehr komfortabel umgehen. Sie geben lediglich die Artikelnummer und die Anzahl ein, den Rest erledigen die Formeln im Arbeitsblatt allein. Eine Formel zeigt das aktuelle Datum an, andere Formeln suchen mit dem »Vlookup«-Befehl die zugehörige Artikelbezeichnung nebst Einzelpreis aus einem Datenbereich im Arbeitsblatt heraus. Dieses Arbeitsblatt wurde wegen des Datenbereichs größer als 20 Zeilen, deshalb läßt es sich nicht in die K-Spread—Demoversion einladen. Sollten Sie selbst ein derartiges Rechnungsblatt entwerfen, vergessen Sie nicht, die Nullunterdrückung im Menü »Fenster - Null nicht anzeigen« zu aktivieren, sonst ist Ihr Arbeitsblatt eventuell von Nullen überschwemmt (vgl. Bild 4).

Im Datenbereich erkennen Sie in der Spalte »Beschreibung« eine weitere schöne Eigenschaft von K-Spread 4. Das Programm geht erstaunlich flexibel mit Texteintragungen um. So läßt sich selbst ein längerer Text mit den Wortumbruchfunktionen in einer Zelle elegant gestalten. Überall dort, wo man Texte spaltenorientiert handhaben muß und alle ST-Textprogramme verzweifelt aufgeben, wenn Sie eine Spalte einfügen oder löschen wollen, da kommt jetzt K-Spread 4 zum Einsatz. Verschiedene Fonts leisten ein übriges. Projektplanungen, Stoffpläne, Buchprojekte, Teamarbeitsplanungen lassen sich nun mit der Tabellenkalkulation in den Griff bekommen.

Doch zurück zu unserem aktuellen Beispiel. Haben Sie die Rechnung geschrieben, dann fügen Sie vor dem Ausdruck noch die Kundenanschrift ein. In dem Adressarbeitsblatt läßt Sie sich nun der gewünschte Kunde herausfiltern. Hat K-Spread den Kunden gefunden, kopieren Sie die Daten zunächst einmal innerhalb des Arbeitsblattes (vgl. Bild 6), denn K-Spread macht es sich schwer, aus Formelbereichen Texte in ein anderes Arbeitsblatt direkt zu kopieren. Danach kopieren Sie den Bereich in Ihr vorbereitetes Rechnungsblatt und drucken eine perfekte Rechnung. Sollten Sie sich dennoch Gedanken über das Aussehen Ihres Ausdrucks machen, dann geben Sie doch Ihre Rechnung über »Datei - Druckausgabe in Datei« zunächst in ASCII-Form in eine Datei aus und bearbeiten Sie in einer Textverarbeitung. (wk)

Bild 5. Der Datenbereich enthält wichtige Artikelinformationen
Bild 6. Jetzt kopieren Sie die Adresse in die Rechnung
Bild 7. Die ASCII-Ausgabe erlaubt ein Weiterbearbeiten im Texteditor

Christian Opel
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