Faktura K-Fakt: Durchblick in der Warenrechnung

Die Warenrechnung ist neben der Finanzbuchhaltung die wichtigste Software im mittelständischen Betrieb. Mit einer ordentlichen Faktura sparen Sie viel Zeit bei der Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Artikeln sowie dem Schreiben von Rechnungen.

Das ist der Alltag im mittelständischen Betrieb: Morgens, nach der ersten Durchsicht der Tagespost, gilt es Bestellungen abzuarbeiten, Rechnungen und Lieferscheine zu schreiben, Angebote zu kalkulieren und die Lagerbestände zu prüfen. Der Kunde äst schließlich König und ruft nach schneller und zuverlässiger Auftragsbearbeitung. Später am Abend, wenn das Tagesgeschäft erledigt ist, die Angestellten schon längst ihren Feierabend genießen und man mit einem müden Lächeln die Forderung eines Gewerkschaftsfunktionärs nach weiterer Arbeitszeitverkürzung den Nachrichten entnimmt, will man handfeste Umsatzzahlen ermitteln und wissen, welche Artikel besonders gut gelaufen sind. Das, was der selbständige Unternehmer macht, heißt Fakturierung und ist neben der Finanzbuchhaltung ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Wirtschaftens.

Eine Fakturierung besteht aus mehreren Programmodulen: der Kunden- oder Adreßverwaltung, der Artikel- oder Lagerdatei und der eigentlichen Fakturierung zum Schreiben von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Beim Fakturieren fließen, bildlich gesprochen, Datensätze aus Artikeldatei und Kundendatei ineinander. Nehmen wir das Beispiel einer Rechnung: Die Rechnungsanschrift stammt aus der Kundendatei, die einzelnen Rechnungsposten aus der Artikelliste. Ist die Rechnung komplett, aktualisiert die Faktura die Artikeldatei, indem sie den Bestand um die einzelnen Posten verringert, die Umsatzzahl pro Artikel erhöht und gegebenenfalls eine Warnmeldung »Sollbestand unterschritten« ausgibt. Gleichermaßen vermerkt sie auf dör »Karteikarte« des jeweiligen Kunden die Bestellung beziehungsweise den Umsatz und speichert den gesamten Vorgang bis zum Zahlungseingang als »Offenen Posten«, als unbezahlte Rechnung. Eine Faktura stellt also eine ziemlich aufwendige Verknüpfung verschiedener Datenbanken untereinander dar.

Die Adreßverwaltung erfaßt alle Kundendaten in einer übersichtlichen Maske

Steuerung und Leistungsumfang

Wir haben für Sie die Faktura K-Fakt aus dem Hause TK Computer-Technik unter die Lupe genommen. Das Programm ist auf den Bedarf kleiner und mittlerer Unternehmungen in Deutschland und der Schweiz zugeschnitten. Es verarbeitet bis zu fünf verschiedene Mehrwertsteuersätze, beinhaltet neben der obligaten Adreß- und Artikelverwaltungauch eine Stücklistenverwaltung und kommt sogar mit Rabattsätzen und Staffelpreisen klar. Außerdem lassen sich für den Handwerksbetrieb Aufmaßberechnungen durchführen und einzelnen Artikeln Langtexte als ausführliche Erklärung zuordnen. Weitere Pluspunkte sind das automatische Mahnwesen, das Schreiben von Sammelrechnungen sowie ein dreistufiger Passwort-Schutz. K-Fakt ist nicht kopiergeschützt, sehr einfach auf der Festplatte zu installieren und läuft sogar mit nur 1 MByte Speicher ausreichend schnell.

Die Faktura aus Hessen ist in GEM eingebunden, weist aber hinsichtlich der Dialogboxen einige ungewöhnliche Besonderheiten auf: Für alle Knöpfe und Schalter - auch in den Alertboxen - existieren Tastaturkürzel, die den Griff zur Maus ersparen. Im Dauereinsatz, wenn man ohne Blick auf den Bildschirm zügig fakturieren will, wirkt die Tastenbelegung allerdings verwirrend: manchmal heißt die Funktionstaste F1 »Bestätigung«, »Ja«, »Weiter«, dann wieder »Abbruch« oder »Nein«, eine halbwegs logische Tastenzuordnung fehlt also. Ferner soll man den schwarz umrandeten Return-Button mit Shift-Return auslösen, Return allein führt lediglich in das nächste Eingabefeld. Diese Konfusion hätte der Programmautor durch die Verwendung von Julian Reschkes bewährten und standardisierten Dialogboxen vermeiden können.

Die Artikelverwaltung berücksichtigt auch den Ist- und Sollbestand, Rabattsätze und Lieferantenangabe

Adreßverwaltung

Unser Testkandidat speichert so viele Adressen und Artikel, wie auf den verwendeten Massenspeicher passen. Die Kundenverwaltung erfolgt in einem übersichtlichen Fenster, das neben der Kundenanschrift auch ein dreizeiliges Informationsfeld, Angaben über die Bankverbindung des Kunden sowie eine bis zu 12stellige Adreßnummer enthält. Letztere nimmt ein eindeutiges Schlüsselfeld auf, das die Nummer bei Bedarf automatisch vergibt und zum Einrichten von Kundengruppen sogar Buchstaben-Zahlen-Kombinationen zuläßt. Jedoch ist die Automatikvorgabe der Kundennummer gewöhnungsbedürftig: Erst beim Speichern, und nicht etwa schon beim Anlegen einer neuen Karteikarte, setzt K-Fakt die Nummer in das Feld ein.

Besonders pfiffig ist hingegen die Einstellung von bis zu sechs Anredeformen, maximal fünf Adressatenkategorien (z.B. Interessent, Kunde, Händler) und jeweils fünf Zahlungs- und Verkaufspreisoptionen gelöst: ein Mausklick bringt ein Pop-Up-Menü hervor, das alle frei wählbaren Auswahlmöglichkeiten als Button enthält. Das sorgt für einheitliches Erfassen der Kundendaten von Anfang an und erspart manche nachträgliche Reorganisation der Datenbank.

Mancher Anwender mag bei der Kundenverwaltung ein Übersichtliches GEM-Fenster vermissen, das es gestatten würde, durch den gesamten Adressen bestand zu »scrollen« und den gesuchten Kunden per Mausklick auszuwählen. K-Fakt entschädigt stattdessen mit ausgereiften Suchfunktionen, die auch den Einsatz von »Wildcards« und »Jokern« vorsehen: Die Suche nach »m??er« findet alle »Meyer«, »Meier« und »Maier«, die nach »me*« alle mit »Me« beginnenden Kundennamen.

Jeder Fakturierungsvorgang führt zur Aktualisierungder Umsatzstatistik für den betreffenden Kunden. Ein Klick auf den Umsatzbutton zeigt eine Umsatzstatistik quartalsweise, monatsweise und total. Eine weitergehende Auswertung, etwa nach dem Muster »Welche Kunden haben seit 12 Monaten nichts bestellt?«, ist derzeit noch nicht realisiert.

Lagerverwaltung

Die Verwaltung der einzelnen Verkaufsgüter gleicht nahezu exakt der Kundenverwaltung. In einem Fenster geben Sie neben Artikelnummer und -namen alle weiteren Artikeldaten ein. Hier besticht K-Fakt durch eine komplette Liste aller erforderlichen Angaben, darunter auch Felder für den Lieferanten, die Lagernummer, Einkaufs- und Verkaufspreis, Staffel preise, Ist- und Sollbestand, Verpackungszuschlag etc. Für die Verpackungseinheit (sechs verschiedene Voreinstellungen) und den Mehrwertsteuersatz kommen wiederum praktische Pop-Up-Menüs zum Einsatz. Jede Fakturierung führt zur Aktualisierung der Umsatzstatistik pro Artikel. Die konkreten Umsatzzahlen für das Quartal, den Monat oder das Jahr rufen Sie auf Tastendruck ab. Die Suchfunktion macht das Auffinden und Ändern einzelner Artikeldaten einfach, ein GEM-Fenster mit übersichtlicher Darstellung aller Artikel fehlt allerdings. Gleichermaßen vermißten wir eine erweiterte statistische Auswertung, die Aufschluß darüber gibt, welche Artikel oder Artikelgruppen überdurchschnittlich gut oder schlecht laufen.

Fakturierung

Die Fakturierung selbst läuft in mehreren übersichtlichen Fenstern ab. Per Funktionstaste oder Pull-Down-Menü wählen Sie zunächst zwischen Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Rücknahme, Gutschrift, Mahnung, Anfrage, Bestellung und Wareneingang. Für all diese Vorgänge ist die Bedienung weitgehend einheitlich, wir beschreiben hier beispielhaft die Rechnungsschreibung.

In der ersten Fakturierungsmaske stellen Sie zunächst im unteren linken Fenster die Adreßnummer des Kunden ein. Mit dem Button »Einstellen« gelangen Sie dazu in die Adreßverwaltung und suchen dort den Kunden heraus.

Die erste Fakturierungsmaske zeigt Buchungsvorgänge, dazugehörende Dokumente und die ausgewählte Kundenanschrift
Das zweite Fakturierungsfenster: oben links das Verzeichnis der Artikel, unten die aktuellen Rechnungsposten

Zurück in der Fakturierung, bringt Sie ein Klick auf »Neuer Vorgang« in ein zweites Fakturierungsfenster, das der Auswahl der bestellten Artikel dient. Diese sind in einem weiteren GEM-Fenster untergebracht. Ein Klick auf den Artikel und die Eingabe der Stückzahl reichen aus. Die ausgewählten Posten erscheinen nun untereinander in kleiner Schrift in einem Subfenster. Nach dem Zusammenstellen der Artikel legen Sie Zahlungsbedingung, Druckermaske sowie eventuelle Rabattsätze fest und schicken die fertige Rechnung an den Drucker. K-Fakt speichert die Rechnung und aktualisiert die Umsatzzahlen pro Artikel und Kunde. Nachträgliche Änderungen sind durch Neufakturierung und Korrektur einzelner Posten möglich. Im ersten Fakturierungsfenster taucht nun der letzte Vorgang mit Bearbeitungsnummer und Empfängername in einem kleinen Subfenster auf. Alte Vorgänge lassen sich per Mausklick weiterverarbeiten. So ist es ein leichtes, aus einem Angebot eine Rechnung zu machen. K-Fakt gestattet außerdem die halbautomatische Zusammenstellung von Sammelrechnungen, die sich aus allen Lieferscheinen eines bestimmten Zeitraums ergeben. Insgesamt gesehen ist die Benutzerführung im Fakturierungsmodul vorbildlich.

Mahnwesen

Auf Knopfdruck zeigt K-Fakt eine Liste aller unbezahlten Rechnungen (»offene Posten«) und berechnet die Gesamtsumme der noch ausstehenden Beträge. Im zugehörigen Fenster verbuchen Sie ferner die Zahlungseingänge. Hat ein Kunde das Zahlungsziel überschritten, geht der Vorgang in das automatische Mahnwesen. Nach erstmaliger Festlegung der Mahnfristen und -gebühren verwaltet K-Fakt bis zu fünf Mahnungen automatisch. Liegt mindestens ein noch nicht bearbeiteter Mahnvorgang vor, blinkt auf dem Programm-Desktop ein kleines »Mahnen«-Icon. So weiß man schon nach dem Programmaufruf, daß ein Erinnerungsschreiben fällig ist.

Ausgaben und Auswertungen

Für alle Ausgaben und Ausdrucke greift K-Fakt auf anwenderdefinierte Ausgabemasken zurück, die man laut Handbuch mit 1st Word Plus anfertigen sollte. Das funktioniert ähnlich dem Serienbriefprinzip: Der Anwender gestaltet sein eigenes Formular und fügt anstelle der Anschrift, einzelner Rechnungsposten oder der Zahlungsbedingungen fest definierte Platzhalter in die Maske ein. Das fertige Formular lädt K-Fakt in den Arbeitsspeicher, ersetzt Platzhalter durch Daten und druckt schließlich das individuelle Dokument. Für alle wichtigen Vorgänge liegen dem Programm Standardmasken bei. Durch die große Zahl einsetzbarer Platzhalter - allein 22 nur für die Adressenausgabe - realisieren Sie jedes nur denkbare Ausgabeformat.

Insgesamt gesehen nimmt K-Fakt unter den Fakturierungen bis 1000 Mark einen der vorderen Plätze ein. Der niedrige Preis von 400 Mark mag ungläubiges Staunen hervorrufen, besagt aber nichts über Leistungsfähigkeit und Funktionsumfang unseres Testkandidaten. Denn das Programm bietet fast alles, was der mittelständische Betrieb verlangt, läuft im Dauerbetrieb zuverlässig und ist somit eine Arbeitszeitverkürzung im besten Sinne. Eine erweiterte Version 2.0 mit verbesserter Auftragsbearbeitung sowie einem Import/Export-Modul ist zum Jahresende für 500 Mark angekündigt. Falls Sie mit PAMs NET im Netzwerk arbeiten, steht Ihnen schon jetzt eine netzwerkfähige Version von K-Fakt für 1300 Mark zur Verfügung. (uh)

TK Computer-Technik, Bischofsheimer Straße 17, 6097 Trebur-Astheim

WERTUNG

Name: K-Fakt
Preis: 400 Mark
Hersteller: TK Computer-Technik

Stärken: überdurchschnittlicher Leistungsumfang □ hohe Geschwindigkeit □ einfache Bedienung □ Flexible Ausgabe durch Platzhalter □ vorbildliches Fakturierungsfenster

Schwächen: keine GEM-Fenster für Adreß- und Artikelliste □ Tastaturbelegung gewöhnungsbedürftig

Fazit: ausgereifte Fakturierung in der Leistungsklasse bis 1000 Mark mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis.


Michael Spehr
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