Müllers Büro - Adimens-Praxis: Auftragsverwaltung für Privatleute und kleine Betriebe

In den TOS-Ausgaben 3/91 bis 5/91 haben wir die logische Planung einer Datenbank kennengelernt. Heute vertiefen wir dieses Wissen mit einer nützlichen Datenbank-Appiikation für Adimens ST.

Für Dienstleister, Freiberufler oder Gewerbetreibende ohne eigenes Lager lohnt es sich nicht, die Büroarbeiten mit einer Auftragsverwaltung zu rationalisieren. Dieser Personen kreis will seine Adressen, die zugehörigen Partner, Angebote, Rechnungen, offene Forderungsposten und Mahnungen mit dem Computer verwalten. Eine Übernahme der Verbindlichkeiten, also der Eingangsrechnungen und deren Ausgleich, ist meist nicht erforderlich. Sie halten sich in überschaubarem Umfang. Die Anschaffung eines speziellen Auftragsverwaltungsprogramms lohnt sich deshalb in der Regel nicht. Eine Datenbank ist zwar erwünscht, allerdings soll sie weitgehend auf die speziellen Bedürfnisse des Anwenders ausgerichtet oder doch zumindest an diese anpaßbar sein. Als Ausweg bieten sich ein Standard-Datenbankprogramm und eine dafür geschriebene Applikation an. Diese muß bei Bedarf leicht abzuändern sein. Unsere Datenbank »BÜRO-DAT« für Adimens ST erfüllt diese Bedürfnisse.

Aufbau der Datenbank

BÜRODAT enthält folgende Basisdateien (Karteien):

Die Anbindung der Basisdateien untereinander und an die Verbünde ist aus dem Strukturplan der Datenbank BÜRODAT ersichtlich.

In der Datei ADR ist anstelle der Kunden-Nummer eine Adreßkennung »A_Kn« vorgesehen, die aus einem Teil des Namens und der Postleitzahl mittels eines Rechenprogramms automatisch vergeben wird und nur einmal Vorkommen darf. Sie dient gleichzeitig als Verbindungsschlüssel zu den Dateien PART und AUF. Daneben ist das Feld »Firma« als Schlüssel definiert. Die Datei PART ist mit dem Schlüsselfeld »Partner« an die Datei TRM und der Adreßkennung »A_Kn« an die Datei ADR angebunden. Mit einer Kennziffer »Anr« steuert ein Rechenprogramm die Adreß- beziehungsweise Briefanrede. Die Kennziffern sind als Kommentar erläutert.

Zum Aufbau der Dateien TRM, AUF, OP und HILFE brauchen wir an dieser Stelle nichts weiteres erläutern. Die Verknüpfungen und Schlüsselfelder können Sie sich gegebenenfalls mit INIT.PRG selbst ansehen.

Im Verbund WER dürfen wir alle Daten der Datei PART eingeben, ändern und löschen. Aus der Datei ADR sind nur die Angaben zur Straße änderbar, Eingaben oder Löschungen von ADR-Daten sind aus dem Verbund WER nicht möglich. Nach Anlage dieses Verbunds ziehen wir zunächst das Datei-Icon ADR auf WER. Da im Verbund alle ADR-Felder Vorkommen, können wir sie mit der Info-Box per Anklicken des Feldes »Alle« übernehmen. Anschließend müssen wir den Verbund per Doppelklick öffnen und die Verwendungsbox in der Kopfleiste auf ADR einstellen. Da die Straße aus WER änderbar sein soll, klicken wir das »Ändern«-Kästchen schwarz. Danach schieben Sie die Felder in die gewünschte Ordnung. Außerdem müssen Sie zum Feld »Straße« die Info-Box per Doppelklick öffnen und dort ebenfalls das Ändern-Kästchen schwarz klicken. Adimens schließt darauf den Verbund, und wir ziehen das Datei-Icon PART darauf.

In der Info-Box klicken Sie auf den Knopf »Fertig«. Zum Übertragen der gewünschten Felder öffnen Sie WER und PART. Im Verbund ist zunächst wieder die Verwendungsbox mit Doppelklick auf »PART« in der Kopfleiste zu öffnen. Alle Daten aus PART sollen einzugeben, zu ändern oder löschbar sein. Also klicken wir die entsprechenden Kästchen schwarz. Danach ziehen wir die Felder »Partner«, »Telefon«, »Anr«, »A_Anr« und »B_Anr« aus der Datei PART in den Verbund WER, öffnen sie per Doppelklick und klicken das »Ändern«-Kästchen schwarz. Zum Schluß fügen Sie noch die Kommentarzeilen »1 = Herr« bis »4 = Allgemein« aus PART in WER ein.

Im Verbund WANN dürfen wir alle Daten der Datei TRM eingeben, ändern und löschen. Aus der Datei PART soll nur die Telefon-Nummer, aus der Datei ADR nur die Angaben zur Straße änderbar sein. Eingaben oder Löschvorgänge in die Dateien ADR und/oder PART sind aus dem Verbund WANN unzulässig. Wir legen also den Verbund WANN an und ziehen zunächst das Datei-Icon PART auf ihn. Zu übernehmen sind alle Felder außer den Kommentarzeilen »1 = Herr« bis »4 - Allgemein«. Deshalb dürfen Sie für alle Feldnamen und »Insert« auf OK klicken., bei den nicht zu übernehmenden Kommentarzeilen auf den Knopf »Weiter«. Da aus PART nur die Telefon-Nummer im Verbund zu ändern sein soll, klicken wir das Feld PART doppelt an und schwärzen ausschließlich das Kästchen »Ändern«.

Anschließend öffnen wir das Telefon-Feld mit einem Doppelklick und schwärzen wiederum das Ändern-Kästchen. Danach wird der Verbund geschlossen und das Datei-Icon TRM auf ihn gezogen. In der Info-Box gehen wir wieder auf »Fertig«. Aus TRM dürfen wir alle Daten eingeben, ändern und löschen. Also öffnen Sie WANN und stellen für TRM Eingeben, Ändern und Löschen ein. Nach Öffnen von TRM können Sie die Felder »Datum«, »Telefon« und »Bemerkung« in den Verbund übertragen. Wir öffnen diese Felder per Doppelklick und schwärzen das »Ändern«-Kästchen. Jetzt wird der Verbund geschlossen und das Datei-Icon ADR auf ihn gezogen. Klicken Sie auf »Fertig« und öffnen Sie WANN. Da man später aus ADR nur die Straße ändern darf, öffnen wir den Verbund, klicken auf ADR und schwärzen wieder nur das »Ändern«-Kästchen.

Nach dem Öffnen von ADR ziehen Sie die gewünschten Felder herüber, öffnen »Straße« per Doppelklick und klicken das »Ändern«-Kästchen schwarz. Damit ist auch dieser Verbund abgeschlossen.

Im Verbund FORDERG sind alle Daten der Dateien AUF und OP ander- und löschbar. Aus der Datei ADR sind nur die Straßenangaben änderbar. Eingaben und Löschvorgänge in der Datei ADR sind aus dem Verbund FORDERG nicht möglich. Wir legen also zunächst wieder den Verbund an, ziehen dann das Datei-Icon AUF auf ihn und übernehmen mit einem Klick auf »Alle« alle Felder. Dieser Verbund hat zwei Seiten. Auf der ersten stehen allgemeine Angaben, auf der zweiten die Auftragszusammensetzung. Wir öffnen also den Verbund und stellen für AUF Eingeben, Ändern und Löschen ein. Dann kommen die Felder »Pos« bis »Netto« auf Seite zwei und die Felder »Betr_1« sowie »Betr_2« in die Mitte der Seite eins.

Anschließend öffnen wir alle Felder per Doppelklick, schwärzen den »Ändern«-Button und schließen den Verbund wieder. Als nächstes ziehen wir das Datei-Icon OP auf FORDERG und bestätigen mit »Fertig«.

Die Struktur der Datenbank »BUERODAT«

Auch aus OP sollen alle Daten einzugeben, zu ändern und zu löschen sein. Also Verbund öffnen, Doppelklick auf OP und die Kästchen Eingeben, Ändern sowie Löschen schwarz klicken. Nun müssen wir die Datei OP öffnen und die entsprechenden Felder in den Verbund übertragen. Wir ordnen sie unter Betr_2 an, öffnen sie mit einem Doppelklick und schwärzen den »Ändern«-Knopf. Jetzt ziehen wir das Datei-Icon ADR auf FORDERG, klicken auf »Fertig« und Öffnen den Verbund wieder.

In ADR darf man aus dem Verbund nur die Straße ändern. Wir öffnen also ADR und klicken nur das »Ändern«-Kästchen schwarz. Sodann übertragen wir alle Felder in FORDERG und positionieren sie nach Belieben. Nach dem Öffnen des Feldes »Straße« klicken wir »Ändern« schwarz und schließen den Verbund wieder. Zum Schluß müssen wir noch die gewünschte Datensatzanzahl mit dem Speicherplatzrechner einstellen und die Datenbank generieren. Auch für den Verbund FORDERG ist ein Rechenprogramm vorgesehen, das die Positionsnummern, den Positions- und Nettowert sowie die Umsatzsteuer, den Bruttowert und die Fälligkeit errechnet. Haben Sie keinen Umsatzsteuersatz vergeben, nimmt Adimens automatisch 14 Prozent. Enthält der Betreff »Angebot«, unterbleibt die Errechnung von Umsatzsteuer und Fälligkeit. Wenn Sie später »Angebot« in »Rechnung« ändern, ermittelt das Rechenprogramm die Umsatzsteuer, den Bruttowert und die Fälligkeit und übernimmt gleichzeitig die neuen Daten als Änderung in die Dateien »AUF« und »OP«. Bei einem Fälligkeitsdatum in »Zahlung« führt das Rechenprogramm eine Rest-Berechnung durch. Auch hier übernimmt es diese Daten als Änderung in die Datei OP.

Arbeiten mit BÜRODAT

Das Eingeben, Ändern oder Löschen von Adressen erfolgt mit der Datei ADR, wobei vor jeder Speicherung die Taste Insert zu drücken ist. Beim Löschen ist zu beachten, daß die Dateien PART und AUF sowie die Verbünde WER, WANN und FORDERG Adreßdaten enthalten, die nach einem solchen Löschen verschwunden sind oder sogar den Aufruf eines noch vorhandenen Datensatzes verhindern.

Für die Verwaltung von Partnern benutzt das Programm den Verbund WER. Auch hier beachten Sie beim Löschen, daß danach gegebenenfalls noch vorhandene Termine nicht mehr anzusprechen sind, es sei denn über die Datei TRM.

Termine geben Sie mittels des Verbundes WANN ein. Löschoperationen sind hier problemlos, da Daten verbundener Dateien nicht beeinträchtigt sind. Zum Schreiben von Angeboten und Rechnungen dient der Verbund FORDERG. Auch hier müssen Sie Eingaben oder Änderungen mit der Taste Insert abschließen. Aus einem Angebot stellen Sie eine Rechnung durch Änderung des Betr_1 aus »Angebot« in »Rechnung«, dem Einträgen der Rechnungs-Nummer und der Taste Insert zusammen.

Über FORDERG geben Sie auch Zahlungen ein und schließen sie mit Insert ab. Dabei ermittelt das Programm einen eventuell vorhandenen Restbetrag und übernimmt ihn in die Datei OP. Aus diesem Verbund lassen sich auch - mit entsprechender Wahl-Definition - OP- oder Rest-Listen abrufen und Mahnungen drucken.

Natürlich lassen sich auch Serienbriefe, Etiketten, Listen für Partner oder Termine drucken. Das Zusammenstellen und Drucken von Listen oder Schreiben erfolgt über die Funktion »Mischen«.

Sie finden die komplette Datenbank BUERODAT auf der TOS-Diskette zu dieser Ausgabe. (tb)


Hans Körner
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