Richtig getippt: Textverarbeitung für Einsteiger — Teil 3

Im dritten und letzten Teil unserer Einführung in die Textverarbeitung beschäftigen wir uns überwiegend mit der optischen Gestaltung von Texten und einigen noch nicht erwähnten Grundfunktionen.

Nahezu jedes Textprogramm ist mit einer Funktion »Suchen und Ersetzen« ausgestattet. Diese erlaubt den automatischen Austausch von Textteilen. Wer etwa in einer längeren Abhandlung durchgängig einen Eigennamen oder ein Fremdwort falsch geschrieben hat, berichtigt den Fehler am schnellsten mit »Suchen und Ersetzen«.

In der entsprechenden Dialogbox geben Sie als Suchbegriff das falsche Wort und als Austausch begriff das richtige ein. Wenn Sie mit dieser Funktion das erste Mal experimentieren, sind drei wichtige Punkte zu beachten:

a) Das Schreibprogramm sucht meistens von der Cursorposition abwärts. Achten Sie also darauf, daß der Cursor beim Funktionsaufruf am Textanfang steht.

b) Viele Textsysteme gestatten die Verwendung von Quantoren, also Platzhaltern, im Suchbegriff. Die Suche nach »Me?er« findet dann beispielsweise die Namen »Meyer« und »Meier«.

c) Geben Sie für den Austausch ganzer Worte vor und nach dem Suchbegriff jeweils ein Leerzeichen ein. Ansonsten wandelt das Textprogramm auch dort um, wo der Suchbegriff innerhalb eines Wortes steht. Beim Austausch von »TOS« gegen »TOS-Magazin« würde dann aus den »Fotos« ein »FoTOS-Magazin«.

Textattribute

Mit der Schreibmaschine lassen sich wichtige Textteile entweder fett oder unterstrichen hervorheben. Ihr Textprogramm verfügt dazu noch über zusätzliche Textauszeichnungen, hauptsächlich die kursive sowie die hoch- und tiefgestellte Schrift. Es gibt zwei verschiedene Verfahren zum Aufruf eines Textattributs. Zum einen schaltet man vor der hervorzuhebenden Textstelle das Attribut ein und später wieder aus. Zum anderen hebt man eine wichtige Textstelle nachträglich durch das Markieren als Block und Aktivieren des gewünschten Attributs hervor.

Mit dem gleichen Verfahren schalten Sie bei Textprogrammen mit unterschiedlichen Druckerschriften (zum Beispiel bei: »Script«) temporär auf einen anderen Zeichensatz um.

Zum Löschen eines Textattributs gibt es kein einheitliches Verfahren. Die meisten Textprogramme erlauben jedoch folgenden Weg: Eine Textpassage als Block markieren und das Attribut »normal« aktivieren oder das dann im Pull-Down-Menü angekreuzte Attribut durch erneute Anwahl ausschalten.

Auch wenn einige Textprogramme sehr viele Attribute oder Zeichensätze enthalten, sollte man mit Textauszeichnungen und Schriftwahl stets sparsam umgehen. In normalen Fließtexten reicht die Kursivschrift für Hervorhebungen vollkommen aus. Für Telefaxe empfiehlt sich angesichts der häufig schlechten Übertragungsqualität auch die Unterstreichung. Die Fettschrift kommt bei Überschriften zum Einsatz. Verschiedene Zeichensätze in einem fortlaufenden Text machen leicht einen unseriösen Eindruck.

Tabulatoren und Einrückungen

Auf der Schreibmaschine rücken Sie einzelne Textpassagen mit Hilfe der Tabulator-Taste ein, und zwar am Anfang jeder neuen Zeile. Bei fast allen Textprogrammen hat die Tab-Taste jedoch eine andere Bedeutung. Der Tabulator dient zum Ausrichten einer Zeile am nächsten Tab-Stop. Das Einrücken mehrzeiliger Textabschnitte erfolgt stets mit einer eigenen Einrück-Funktion. Bei »WordPerfect« betätigen SieF4 vor einem einzurückenden Absatz. Das Programm rückt den nachfolgenden Text bis zum nächsten Return automatisch ein. Bei »1st Word Plus« übernimmt die Taste F9 die gleiche Aufgabe. Die Tabulatortaste sollten Sie wirklich nur für die erste Zeile eines Absatzes verwenden.

Wie weit Ihr Textprogramm nach rechts einrückt, definiert das aktuelle Zeilenlineal, das häufig am oberen Fensterrand zu sehen ist. Hier zeigen Ihnen kleine Symbole die Position der Tabulatoren.

Mit einem Mausklick setzen, löschen oder verschieben Sie die Tabulatorsymbole.

Im Zeilenlineal befinden sich unter Umständen auch Dezimaltabulatoren. Sie dienen dazu, Zahlenreihen untereinander am Komma auszurichten. Fahren Sie mit der Tab-Taste zum Dezimaltabulator und geben dann einen Betrag (beispielsweise 345,34 Mark) ein. In der nächsten Zeile wiederholen Sie den Vorgang mit vier Vorkommastellen (beispielsweise 3450,45 Mark). Der Dezimaltabulator richtet die beiden Werte exakt unter dem Komma aus und ist damit besonders beim Schreiben von Rechnungen eine große Hilfe.

Seitennumerierung, Kopf- und Fußzeilen

Die fortlaufende Seitennumerierung Ihrer Texte erledigt jedes bessere Textprogramm automatisch. Meistens verbirgt sich die dazu benötigte Funktion unter dem Menü »Kopf- und Fußzeilen«. Das sind ein- oder mehrzeilige Bereiche, die einen festen Text für den oberen beziehungsweise unteren Blattrand aufnehmen. Eine typische Fußzeile für einen Geschäftsbericht lautet zum Beispiel »Monatsabschluß der Filiale Potsdam - Seite X«. Das »X« steht für die jeweilige Seitenzahl. Um eine solche Fußzeile zu erzeugen, geben Sie den konstanten Text im Fußzeilenmenü ein. Welcher Tastaturbefehl die Variable für die Seitenzahl erzeugt, ist dem Textverarbeitungshandbuch zu entnehmen. Einige Profi-Programme gestatten auch die Verwendung wechselnder Kopf- und Fußtexte für gerade und ungerade Seiten. Haben Sie längere Dokumente in kleine Dateien aufgeteilt, dann müssen Sie spätestens beim Ausdruck des zweiten Kapitels die Seitenzahl erhöhen. Die entsprechende Funktion heißt häufig »Seitenzahl-Offset« und findet sich bei vielen Programmen unsinnigerweise im Druckmenü.

Fuß- und Endnoten

Fußnoten finden hauptsächlich in wissenschaftlichen Texten Verwendung. Die Fußnote enthält Zitat-und Literaturnachweise sowie weniger wichtige Anmerkungen zum Haupttext. In der Computersprache unterscheidet man zwischen Fuß- und Endnoten. Erstere stehen am Ende der Seite, letztere am Ende des Textes. Ein Schreibprogramm mit Fußnotenverwaltung muß nicht unbedingt die weniger häufig benötigten Endnoten verwalten. Fast alle Textprogramme bauen zur Aufnahme von Fuß- und Endnotentext ein eigenes Fenster auf. Die Numerierung der Anmerkungen erfolgt automatisch, auch beim nachträglichen Einfügen oder Löschen einer Fuß- oder Endnote. Die Eingabe des Fußnotentextes beendet man meistens durch einen Klick auf die Closebox des Fußnotenfensters. Fußnoten sollten Sie in einer etwas kleineren Schrift drucken. Achten Sie aber bei »Signum«, »Script« oder »Cypress« darauf, die gleiche Schriftart zu verwenden, beispielsweise für den Haupttext Times 12 und für die Fußnoten Times 10. Eine Mischung aus Times und Helvetica auf einer Seite sieht häufig unschön aus.

Nur wenige Programme verwalten bisher sowohl Fuß- als auch Endnoten oder beherrschen gar das Umwandeln von einem Anmerkungstyp in den anderen. Wenn Sie lange Fußnoten schreiben wollen, muß Ihr Textprogramm nötigenfalls den Fußnotentext auf die nächste Seite umbrechen. Auch hier gibt es häufig Probleme mit weitverbreiteten Standardprogrammen.

Absatz- und Seitenformate

Für viele Aufgaben benötigt man standardisierte Textformatierungen.

In wissenschaftlichen Arbeiten druckt man zum Beispiel längere Zitate häufig in einer kleineren Schrift oder mit geringerem Zeilenabstand. Um eine einheitliche Formatierung aller Zitate zu erreichen, greifen Sie bei den Profi-Textprogrammen zu »Absatzlayouts«, »Absatzformatierungen« oder »Styles«. Zunächst definieren Sie ein neues Absatzlayout durch Festlegen des linken und rechten Rands, der Schrift oder des Zeilenabstands. Anschließend bestimmen Sie, für welche Absätze das Layout gilt. Das Textprogramm formatiert diese Absätze gemäß der Layoutdefinition. Ändern Sie die Definition, so paßt das Textprogramm die betreffenden Absätze automatisch an. Manche Programme gestatten sogar das Zusammenstellen von »Layout-Bibliotheken«. Eine durchdachte Absatzformatierung erspart Ihnen die Eingabe von vielen einzelnen Formatierungsbefehlen. Sie ist außerdem hilfreich bei nachträglichen Veränderungen an der Textoptik. Seitenformate legen Sie in ähnlicher Weise fest. Der häufigste Einsatzbereich ist das Umstellen vom einzelnen DIN-A4-Papier zum etwas längeren Endlospapier und umgekehrt. Einige Textprogramme enthalten im Menü Seitenformat auch die Einstellung für die schon oben erwähnten Kopf- und Fußzeilen oder das Aktivieren des Spaltensatzes.

Am Ende unseres Kurses angekommen, empfehle ich Ihnen, in einer stillen Stunde bei abgeschaltetem Rechner das Handbuch zu Ihrer Textverarbeitung zu lesen. Empirische Untersuchungen zeigen immer wieder, daß die meisten Anwender einen Großteil aller Funktionen überhaupt nicht kennen oder nutzen. Vor allem Vielschreiber sollten zumindest wissen, welche lästigen Routineaufgaben das Textprogramm auf Knopfdruck automatisch erledigt. (wk)

Kursübersicht

Teil 1: Zeilenschaltung und Return-Taste, wichtige Tasten □ Backspace und Delete □ Cursor im Text mit Tasten und Maus bewegen

Teil 2: Wortweise springen, springe an Anfang/Ende des Textes □ Einfügung und Überschreiben □ Formatierung und Silbentrennung □ Pull-Down-Menüs und Dialogboxen □ Blockfunktionen □ Speichern des Textes und Objektauswahlbox

Teil 3: Suchen und Ersetzen □ Fett, unterstreichen und Textattribute allgemein □ Tabulatoren und Einrückungen □ Seitennumerierung □ Kopfzeilen, Bilder, Fuß- und Endnoten, Absatzformate und Seitenformate

Bild 1. Suchen und Ersetzen dient zum Austausch von Textteilen
Bild 2. Das Zeilenlineal am oberen Fensterrand zeigt die Position der Tabulatoren und legt fest, wie weit eine Einrückung geht
Bild 3. Fußnoten nimmt das Fußnotenfenster auf. Die Numerierung erfolgt automatisch.

Michael Spehr
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