Richtig getippt: Textverarbeitung für Einsteiger — Teil 2

Nun, haben Sie sich schon zurechtgefunden mit Ihrem neuen Schreibmaschinenersatz? Heute geht es an einige praktische Hilfen, die den Computer vor der Schreibmaschine auszeichnen.

Texte einfügen und überschreiben

Im zweiten Teil unserer Einführung in die Textverarbeitung beginnen wir mit einer wichtigen Eigenschaft aller Textprogramme, die das Überarbeiten von Texten ungemein erleichtert. Wer die Schreibmaschine verwendet, fügt nachträgliche Korrekturen am fertigen Text über oder neben den Zeilen ein. Mit einem Schreibprogramm ist das einfacher und im Ergebnis schöner. Geben Sie bitte den folgenden Absatz ein:

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Fahren Sie nun mit dem Cursor in die erste Zeile des Absatzes hinter das Wort »Cebit«. Schreiben Sie jetzt einfach »in Hannover« in den Text hinein und beobachten Sie, was dabei passiert. Richtig, die eingefügten Worte überschreiben den nachfolgenden Text nicht. Das Textprogramm schiebt stattdessen den Text rechts vom Cursor beiseite und schafft so den notwendigen Platz fürfehlendeZeichen. Wenn der bereits geschriebene Text durch Einfügungen automatisch nach rechts fließt, ist das Programm im »Einfügemodus«.

Zwischen dem Einfügemodus und dem Überschreibmodus schaltet meistens die Taste Insert (einfügen) auf dem Cursorblock um. Das Handbuch Ihrer Textverarbeitung enthält weitere Informationen zum Einfüge- und Überschreibmodus unter den Stichworten »Überschreiben«, »Einfügen« oder »Tastaturbelegung«. Die meisten Anwender arbeiten im Einfügemodus, um das versehentliche Überschreiben von Text zu vermeiden und leichter Korrekturen einzufügen.

Formatierung und Silbentrennung

Beim Einfügen von Worten in bereits bestehenden Text muß ein erneuter Zeilenumbruch stattfinden. Andernfalls ständen Teile des Textes im rechten Randbereich. In der Fachsprache spricht man davon, daß ein geänderter Absatz »neu formatiert« wird. Dafür gibt es zwei unterschiedliche Verfahren. Einige Textverarbeitungen schieben den eingefügten Text über den rechten Rand hinaus und überlassen es dem Anwender, die Neuformatierung mit einem Tastendruck einzuleiten. So verfährt zum Beispiel »1st Word Plus«. Andere Textprogramme warten zunächst ab, bis der Anwender seine Änderungen abschließt. Anschließend formatieren sie den Text automatisch um. Dies geschieht unter anderem bei »That's Write« und »WordPerfect«.

Beim Neuformatieren erfolgt nicht nur ein neuer Zeilenumbruch. Alle besseren Textprogramme verfügen über eine halbautomatische oder automatische Silbentrennung, die beim Umformatieren des Absatzes ebenfalls zum Einsatz kommt. Bei der halbautomatischen Silbentrennung schlägt das Programm bei jeder vorzunehmenden Trennung eine Trennstelle vor, die jedoch nicht nicht unbedingt korrekt sein muß (1 st Word Plus).

Der Anwender soll vielmehr den Trennstrich selbst richtig positionieren. Im Unterschied dazu verwendet die automatische Silbentrennung einen Algorithmus (Rechenverfahren) zur Bestimmung der passenden Trennstellen. Man braucht sich dann um die Silbentrennung nicht mehr zu kümmern (That's Write, WordPerfect). Solche Algorithmen arbeiten zuverlässig, wenn auch nicht absolut fehlerfrei.

Pull-Down-Menüs und Dialogboxen

Bisher beschäftigten wir uns mit den Grundprinzipien der Textverarbeitung auf dem Bildschirm. Textverarbeitung ist jedoch mehr als nur Text schreiben und Text verändern - ein gutes Textprogramm ist immer leistungsfähiger als eine Schreibmaschine. Jedes Textsystem verfügt über »Funktionen«, eingebaute Eigenschaften, welche die Schreibmaschine nicht bietet. Dazu gehören etwa: automatisches Einrücken eines Absatzes, automatische Seitennumerierung, Fußnotenverwaltung, Anfertigen von Inhaltsverzeichnissen, Einbindung von Grafiken in den Text und vieles mehr.

Wenn Ihr Textprogramm eine eingebaute Funktion für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung stellt, sollten SiedieseFunktionauch nutzen. Ein häufiger Anfängerfehler besteht in dem fruchtlosen Versuch, Probleme so zu lösen wie bei der Schreibmaschine. Es ist zum Beispiel ziemlich sinnlos, jede Seite am unteren Rand mit einer Seitennummer zu versehen, wenn das Textprogramm dies auf Knopfdruck erledigt. Man muß nicht unbedingt alle Funktionen der Textverarbeitung auswendig beherrschen, sollte aber doch wissen, welche Funktionen überhaupt vorhanden sind.

Zum Aufruf der Funktionen dienen die Pull-Down-Menüs am oberen Bildschirmrand. Sobald Sie mit dem Mauszeiger einen Eintrag der Menüleiste berühren, »fällt« das zu dem Eintrag gehörende Menü hinunter. Anschließend zeigen Sie mit der Maus auf den gewünschten Eintrag und betätigen kurz die linke Maustaste. Enthält der Menüeintrag an der rechten Seite zwei oder drei kleine Punkte, folgt meist ein Untermenü oder eine Dialogbox. Dialogboxen dienen dazu, bestimmte Einstellungen abzufragen (z. B. den Zeilenabstand). Sie enthalten einige der in Bild 1 aufgeführten standardisierten Bedienungselemente.

Einige ältere Programme (z.B. 1st Word Plus) verwenden für Umschalter eine Kästchenreihe mit innenliegenden Bezeichnungen. Die aktive Einstellung ist dann invers (weiße Buchstaben auf schwarzem Hintergrund) hervorgehoben.

Wenn Sie Ihre Textverarbeitung etwas besser beherrschen und schneller arbeiten wollen, empfiehlt sich die Tastatursteuerung. Fast alle Schreibprogramme gestatten den Aufruf von Funktionen und Menüs mit Tastaturkürzeln. Die Funktionstasten F1 bis F10 sowie die Tasten Control und Alternate finden vorrangig bei der Tastatursteuerung Verwendung. Viele Textprogramme zeigen schon im Pull-Down-Menü rechts neben dem Eintrag die Tastenkombination für den Aufruf der jeweiligen Funktion an. Steht dort etwa" S neben dem Eintrag »Speichern«, so drücken Sie gleichzeitig die Control-Taste und S um den aktuellen Text zu sichern (vgl. Bild 2). That's Write verfährt etwas anders: Das zweistellige Tastaturkürzel ergibt sich aus dem Namen des Pull-Down-Menüs und dem Namen der Funktion im Menü. Ctrl DD bewirkt bei That's Write zunächst den Aufruf des Menüs »Datei« und dann die Auswahl der Funktion »Drucken«.

Blockfunktionen

Eine wichtige Grundfunktion der Textverarbeitung ist das Kopieren und Verschieben von Textteilen. Die durch einen Anfang und ein Ende festgelegten Teile des Textes heißen in der Fachsprache »Block« oder »Textblock«. Das Festlegen des Blocks selbst bezeichnet man als »Block markieren«. Die Länge eines Blocks ist bei den meisten Textprogrammen unbegrenzt. Ein Block kann einen Buchstaben, ein Wort, einen Satz oder gar mehrere Seiten enthalten.

Das Markieren eines Blocks geschieht in der Regel durch folgende Prozedur: Mauszeiger auf den Anfang des Blocks richten, linke Maustaste festhalten und dann den Mauszeiger auf das Ende des Blocks fahren, anschließend linke Maustaste loslassen. Der markierte Block ist invers oder durch ein Muster hervorgehoben. Viele Textprogramme gestatten das Markieren von Blöcken auch mit Tastaturbefehlen oder mit Hilfe eines Eintrags im Pull-Down-Menü. Der erste Befehl setzt an der aktuellen Cursorposition eine Markierung für den Blockanfang und heißt dementsprechend »Blockanfang« oder »Start Block«. Vor dem Aufruf des zweiten Befehls setzen Sie den Cursor an das Ende des Blocks und rufen dann »Blockende« auf. Mit einem markierten Block führt man folgende Operationen aus:

Das Verschieben oder Kopieren von Textteilen ist eine der meistgenutzten Arbeiten bei der Textverarbeitung. Sie sollten zu diesem Thema die entsprechenden Handbuchabschnitte genau studieren. Mit Tastaturbefehlen spart man bei den Blockoperationen viel Zeit.

Bild 1. Eine Dialogbox mit zahlreichen Einstellmöglichkeiten
Bild 2. Ein Pull-Down-Menü mit Tastaturkürzeln

Speichern des Textes, Dateien auf Festplatte und im RAM

Am Bildschirm geschriebene Texte befinden sich zunächst im flüchtigen Arbeitsspeicher des Computers, im RAM (Random Access Memory). »Flüchtig« heißt der Rechnerspeicher, weil er sämtlichen Inhalt bei Stromausfall verliert. Schalten Sie einmal den Atari mit laufendem Textprogramm aus und nach einer kleinen Pause wieder ein. Wo ist denn mein Text, werden Sie dann fragen. Die Antwort lautet: nirgends, er ist schlichtweg verschwunden und es gibt noch nicht einmal irgendwelche Überreste, die man aus dem Papierkorb hervorholen könnte.

Sie müssen also Ihre Texte dauerhaft sichern, und zwar auf einem nicht-flüchtigen Medium. Dies sind Festplatte und Diskette. Beide speichern Informationen dauerhaft. Das Ablegen von Textdateien erledigt das Textprogramm mit den Befehlen »Speichern« oder »Sichern«. Textdateien bekommen einen maximal achtstelligen Namen und eine maximal dreistelligen »Extension« (Erweiterung), die durch einen Punkt abgetrennt ist. Viele Textprogramme verwenden die Extension »DOC« oder »TXT«, einige auch ein Kürzel für den Programmnamen (That's Write: »TW«). Mit einer einheitlichen Extension für alle Textdateien wissen Sie später sofort, daß es sich bei dieser Datei um eine Textdatei handelt. Vermeiden Sie die Extensionen »PRG«, »ACC« und »TTP«, die für Programme und Accessories reserviert sind.

Wer längere Zeit an einem Text arbeitet, sollte in regelmäßigen Abständen den Text Zwischenspeichern. Ansonsten ist bei einem Rechnerabsturz oder Stromausfall alle Arbeit verloren. Einige Programme erledigen dies automatisch. Die Funktion »Backup in Intervallen« speichert nach einer frei einstellbaren Zeit den gerade bearbeiteten Text auf der Festplatte.

Eine weitere Hilfe gegen Datenverlust sind die »BAK«-Dateien, die manche Textprogramme beim wiederholten Speichern identischer Texte an legen. Die Datei mit der Extension »*.BAK« ist stets die vorletzte Fassung Ihres Textes, die »DOC«- oder »TXT«-Datei hingegen die letzte. Achten Sie beim Laden eines Textes darauf, nicht die »BAK«-Datei anzuwählen.

Die Funktion »Speichern als« gestattet im Unterschied zum »normalen« Speichern eine Veränderung des Dateinamens oder des Suchpfads auf der Festplatte. Diese Funktion ist besonders hilfreich beim Erzeugen eines neuen Textes aus einem bereits bestehenden. Der Originaltext bleibt unverändert erhalten, die Kopie bekommt hingegen einen neuen Namen. Mit »Laden« holen Sie bereits gesicherte Texte in den Arbeitsspeicher. Außerdem ermöglicht diese Funktion das Hinzuladen weiterer Textdateien in die aktuelle Datei. Dies ist der einfachste Weg, einzelne Kapitel zu einem Buch zusammenzufügen. (wk)

Objektauswahlbox und Dateiverwaltung auf der Festplatte

Beim Laden und Speichern von Texten verwenden die meisten Textprogramme die sogenannte »Objektauswahlbox«, die Sie im Bild 3 sehen. Die Objektauswahlbox kommt nicht nur bei Textprogrammen, sondern bei fast allen Atari-Programmen zum Einsatz. Sie dient dazu, eine bestimmte Datei von der Festplatte oder Diskette für eine bestimmte Aufgabe (Laden, Speichern, Drucken) auszuwählen.

Die Festplatte enthält Dateien, also zum Beispiel Programme, Accessories, Texte, Rechenblätter etc. Die meisten Atari-Festplatten sind in verschiedene »Partitions« aufgeteilt. Jede Partition ist mit einem Kennbuchstaben versehen. Die erste Partition heißt »C«, die zweite »D« usw. In einer Partition befinden sich unter Umständen einige hundert Dateien. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, bietet das Atari-Betriebssystem die Einrichtung von Ordnern an. Ordner gleichen den Aktenordnern in einem Regal. Sie sind mit Namen versehen und verbergen ihren Inhalt, bis man sie aufklappt und nachschaut. Dateien befinden sich nun direkt auf der Festplatte (im »Wurzelverzeichnis«), in einem Ordner oder auch in einem Ordner in einem Ordner. Damit Sie die gewünschte Textdatei später wiederfinden, merken Sie sich, in welchem Ordner sie steht. Dabei hilft Ihnen die Objektauswahlbox weiter.

Die oberste Zeile der Objektauswahlbox (in unserem Beispiel: D:\SCRIPT\TEXTE W) besagt folgendes: Momentan zeigt die Auswahlbox den Inhalt des Ordners »TEXTE« an, der sich im Ordner »SCRIPT« befindet, der wiederum auf der Festplattenpartition D liegt. Um den Inhalt des Ordners »SCRIPT« anzuzeigen, klicken Sie auf die Schließbox rechts unter der Infozeile. Die Titelzeile gibt als neuen Verzeichnispfad »D: \SCRIPT *.*« an. Wollen Sie das Wurzelverzeichnis der Partition D sehen, klicken Sie ein weiteres Mal auf die Schließbox. Um in der Ordnerhierarchie hinabzusteigen, klicken Sie auf den gewünschten Ordnernamen im Auswahlfenster. Alle Ordner haben ein kleines Ordnersymbol an der linken Seite.

Zeigt das Fenster nicht alle Dateinamen an, bewegt man sich mit den Pfeilen am rechten Rand des Fensters vertikal innerhalb der Dateiliste. Zum Wechsel der Partition oder zum Umschalten auf das Diskettenlaufwerk A klicken Sie auf den gewünschten Kennbuchstaben am rechten Rand der Objektauswahlbox. Um nun eine Datei auszuwählen, klicken Sie auf den Dateinamen, der dann im Auswahlfeld erscheint. Ein weiterer Klick auf 0K bestätigt die Auswahl endgültig.

Bild 3. Die Objektauswahlbox zeigt den Weg zu den Daten

Kursübersicht

Teil 1: Zeilenschaltung und Return-Taste, wichtige Tasten □ Backspace und Delete □ Cursor im Text mit Tasten und Maus bewegen

Teil 2: Wortweise springen, springe an Anfang/Ende des Textes □ Einfügung und überschreiben □ Formatierung und Silbentrennung □ Pull-Down-Menüs und Dialogboxen □ Blockfunktionen □ Speichern des Textes und Objektauswahlbox

Teil 3: Suchen und Ersetzen □ Fett, unterstreichen und Textattribute allgemein □ Tabulatoren und Einrückungen □ Seitennumerierung □ Kopfzeilen, Bilder, Fuß- und Endnoten, Absatzformate und Seitenformate


Michael Spehr
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