Allroundstar: Wordflair in der Praxis

Wer es satt hat, seine Daten zwischen verschiedenen Programmen hin und her zu schieben, greift zu Wordflair. Dieses Multitalent vereint Textverarbeitung, Datenbank und Tabellenkalkulation.

Was braucht der Mensch mehr: eine gute Textverarbeitung, eine schnelle Datenverwaltung und eine Tabellenkalkulation mit Grafikfunktionen. So ausgerüstet will man am Montagmorgen, bevor der Chef kommt, den monatlichen Umsatzbericht schreiben. Den Text hat die Sekretärin bereits mit dem Schreibprogramm erfaßt. Die Umsatzzahlen liegen als Arbeitsblatt der Tabellenkalkulation vor. Die Adressen der Vorstandsmitglieder sind in einer Datenbank gespeichert. Was sich so einfach anhört, nämlich Zahlen und Grafiken in den Text einzubauen und anschließend mit Hilfe der Datenbank aus dem fertigen Bericht einen optisch ansprechenden Serienbrief zu gestalten, ist oft schwieriger als man denkt.

Sicherlich, die Grafiken liest heute jedes bessere Textprogramm ohne Probleme. Nicht so einfach ist das seitliche Beschriften der aktuellen Umsatzcharts. Vollkommen undenkbar, ja, geradezu utopisch, wäre es jedoch, von seinem Textprogramm zu verlangen, ein säuberlich in Spalten und Reihen formatiertes Arbeitsblatt (womöglich in Proportionalschrift) zwischen zwei Absätzen unterzubringen. Daß beim Schreiben von Serienbriefen manches Mal die Kommunikation zwischen Textverarbeitung und Datenbank nicht klappt, sei nur am Rande erwähnt.

Wordflair erspart solche Probleme, denn es ist Textverarbeitung, Datenbank, Tabellenrechner und Grafikprogramm in einem. Daten zwischen diesen Teilprogrammen auszutauschen, ist damit ein Kinderspiel. Außerdem liefert Wordflair dank GDOS phantastisch gute Ausdrucke und erlaubt sogar die Verwendung verschiedener Zeichensätze in den Rechenkästchen sowie das Entwerfen von ansprechenden Präsentationsgrafiken aus dem nüchternen Zahlenmaterial. Wordflair arbeitet ähnlich einem DTP-Programm: Die Texteingabe erfolgt in Rahmen oder einfacher direkt auf die Arbeitsfläche, dem sogenannten Hintergrundbereich. Zur Textgestaltung liegen die GDOS-Zeichensätze »Dutch«, »Swiss« und »Typewriter« in Höhen von 10 bis 48 Punkten mit allen Attributen vor. Zahlen und Grafiken (im IMG- und GEM-Metafile-Format) erfassen Sie in beliebig großen und frei plazierbaren Rahmen, die der Text automatisch umschließt. Durch Zusammenfügen mehrerer Textrahmen entsteht eine einfache Dateiverwaltung, deren Kapazität nur durch den Computerspeicher begrenzt ist. Kernstück des Datenaustausches stellen die sogenannten »adaptiven Bereiche« dar, mit denen der Anwender eine bestimmte Rechenzelle (»Umsatz«) oder ein Datenbankfeld (»Nachname«) in den Text integriert.

Wie einfach und schnell mit Wordflair Text, Datei und Grafik unter ein Dach gelangen, zeigt die folgende Anwendung. Stellen Sie sich ein kleines Reiseunternehmen vor, das eigene Touren im Ausland veranstaltet. Das Unternehmen verwendet eine Datenbank für die Kundenanschriften und die Verwaltung der Reisetouren. Alle Kundenanschreiben erledigt die Textverarbeitung unter Übernahme der Adressen aus der Dateiverwaltung. Schließlich zeigt das Grafikmodul die aktuelle Umsatzentwicklung.

Das Einrichten der Kundendatei verläuft in folgenden Schritten: Zunächst erzeugen wir sechs Textrahmen für die Felder Name, Vorname, Straße, Postleitzahl, Ort und Tour. Hilfreich für gleichhohe Felder ist dabei das Hintergrundraster und die Option »Am Raster fixieren«. Für die seitliche Beschriftung der Felder sind Textrahmen nicht erforderlich, wir wählen dazu den Hintergrundbereich. Den sechs Textfeldern fügen wir zwei Formelrahmen hinzu. Der erste enthält die Bezeichnung »Gesamtkosten«, der zweite »Anzahlung«. Im nächsten Schritt benennen wir die Rahmen, damit sie sich später direkt über ein Namenskürzel ansprechen lassen. Damit ist die Datenbank schon fast fertig: Ein Klick auf »Neue Datei« faßt Text- und Formelrahmen zur Datenbankmaske zusammen.

Mit der fertigen Kundenverwaltung geht es nun an das Schreiben von Serienbriefen. Der Brieftext erfordert keinen eigenen Rahmen und steht also im Hintergrundbereich. Für die Gestaltung des Briefkopfes empfiehlt sich allerdings ein Textrahmen. Die Übernahme der Anschrift geschieht mit Hilfe der »adaptiven Bereiche« als Platzhalter. Vorname und Nachname in den kleinen Kästchen verweisen auf die Felder »Vorname« und »Nachname« der Dateiverwaltung. Zum Schreiben einer Rechnung greift man auf ein Formelfeld mit dem Eintrag »Gesamtkosten-Anzahlung« zurück. Wordflair nimmt jetzt aus jedem Datensatz die Gesamtkosten, zieht davon die jeweilige Anzahlung ab und gibt das Ergebnis im Serienbrief aus. Am Ende der Rechnung fügen wir zwei weitere Kalkulationsfelder für die Mehrwertsteuer und die Gesamtsumme ein.

Ein einfaches Rechnungsformular läßt sich mit Wordflair weiter verschönern. Der Einsatz vertikaler Grafiklinien zwischen den einzelnen Rechnungsposten verbessert die Lesbarkeit der Rechnungstabelle. Mit parallel angeordneten Textrahmen oder Spaltensatz erzielen Sie Effekte, die sonst nur ein DTP-Programm bietet. Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Abschließend ein Blick auf die aktuellen Geschäftsdaten, die am Ende des Monats an die Zentrale gehen. Unser Reisebüro hält die Buchführung in einer zweiten Datenbank. Jeder Monat wird zu diesem Zweck als ein Datensatz geführt, der unter anderem auch das Feld »Umsatz« enthält. Mit herkömmlichen Programmen erfordert jede Änderung der Umsatzzahlen eine aktualisierte Grafik. Anders bei Wordflair: Der monatliche Abschlußbericht enthält eine Präsentationsgrafik, die dynamisch mit den Rechenfeldern der Geschäftsdatenbank verknüpft ist. Ändern sich die aktuellen Umsatzzahlen, so wirkt sich dies sofort auf die abhängige Grafik aus.

Unser kleines Beispiel zeigt, daß Wordflair mit der Integration von Text, Dateiverwaltung, Grafik und Kalkulationsbefehlen einen Großteil aller Aufgaben erfüllt, die bei der Arbeit mit dem Computer anfallen. Der einfache Datenaustausch zwischen den Modulen ist der große Pluspunkt von Wordflair. Da Wordflair alle Datensätze der Dateiverwaltung im Speicher hält, sollte Ihr Atari ST über mindestens 2 MByte RAM verfügen. Die Ausdrucke unter GDOS sind schon auf 24-Nadel-Druckern hervorragend und halten dem Vergleich mit DTP-Ausdrucken stand. Für den NEC P6 und den Tintenstrahldrucker HP Deskjet liegen inzwischen empfehlenswerte GDOS-Treiber von Migraph mit voller 360 dpi-Auflösung vor. Die beste Ausgabequalität erzielt man mit einem Laserdrucker, vorzugsweise mit dem Atari-Laserdrucker. (uh)

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