Gekonnt serviert: Tips zur Gestaltung von Präsentationsgrafiken

Viele Berufstätige müssen ihre Arbeitsergebnisse einer Gruppe von Kollegen vorstellen. Dazu bietet es sich an, die Aussagekraft der Präsentation durch Grafiken zu Steigern.

Bild 1. Ein typischer Fall von optischer Täuschung: Die Sammlung von sieben Punkten wirkt wie ein Würfelgerüst, weil unser Auge Verbindungslinien zwischen den Einzelteilen herstellt. Eine bekannte Form wie der Würfel ist für das Gehirn leichter zu erfassen als ein unregelmäßiger Haufen von Punkten.

Nachdem in der letzten Ausgabe mit dem Präsentationsprogramm »Scigraph« ein hervorragendes Mittel zur Anfertigung dieser Grafiken vorgestellt wurde, folgen nun einige Hinweise für die Gestaltung. Eine Präsentationsgrafik muß Zusammenhänge verdeutlichen und Überblick verschaffen. Dabei darf sie nicht zuviel zeigen, um das Publikum nicht vom Wesentlichen abzulenken. Die Grafik muß optisch ansprechend gestaltet sein und den Vortrag bildhaft unterstützen. Der Vortrag sollte in engem Zusammenhang mit dem Gezeigten stehen. Doch um allzu üppiger Rede Einhalt zu gebieten, denken Sie an das Voltaire-Zitat: »Alles sagen zu wollen, ist das Geheimnis zu langweilen«.

Der Mensch versucht, allen optischen Eindrücken eine Symmetrie zu geben. Beispielsweise erkennt man die in Bild 1 gezeigten sieben Punkte nicht einfach als verteilte Punkte, sondern im Zusammenhang als Würfel. Auch die Umgebung ist sehr wichtig. So beeinflussen in den Bildern 2 und 3 die äußeren Kugeln die mittlere jeweils derart, daß sie scheinbar in der Größe unterschiedlich sind. Wenn Sie nachmessen, stellen Sie fest, daß die mittlere Kugel immer den gleichen Durchmesser hat. Mit kleineren Kugeln in der Umgebung erscheint die innere Kugel also größer, im umgekehrten Fall dagegen kleiner. Durch das Einrahmen einer Grafik oder Teilen davon vermitteln Sie die Zusammengehörigkeit. Bei entsprechender Umsetzung z.B. Aufbereitung statistischer Daten bekommt man so schnell einen Überblick über Zusammenhänge. Durch die beschriebenen kleinen grafischen Tricks fallen dem Betrachter entsprechend wichtige Dinge sofort auf. Für genaue Informationen ist allerdings eine Tabelle besser geeignet.

Als Grundlage für eine Besprechung sollten Sie am besten beide Formen verwenden, da jeder diese Unterlagen mitnehmen und dann die genauen Zahlenwerte studieren kann. Beachten Sie, daß Abbildungen im Text zum Lesen reizen. Die Präsentation für ein Publikum erfolgt meist mit Hilfe von Dias oder einer Overheadfolie. Solche Vorlagen dürfen nicht überladen wirken. Eine Grafik soll Größenordnungen und Zusammenhänge darlegen. Daher genügt ein Thema pro Folie.

Je weniger Text notwendig ist, desto besser ist die Grafik

Eine große Grafik ist besser als drei kleine, und ein Rahmen vermittelt den Zusammenhang. Bei mehreren Grafiken darf keine Langeweile aufkommen, daher sollten sich die Gestaltungsmerkmale nicht zu oft wiederholen. Drei optische Effekte pro Seite stumpfen ab. Der Einsatz einer Farbe in einem sonst schwarzweiß gehaltenen Bild ist oft wirkungsvoller als die Kombination mehrerer Farben. Nur das Wichtigste sollte farbig markiert sein. Dunkle Farben scheinen dabei die Entfernung zum Publikum zu verkürzen, während helle Farben diese vergrößern. Bei einer Zeichnung muß das Wesentliche deutlich zu erkennen und hervorgehoben sein und darf nicht mit Einzelheiten überladen werden. Eine Liniengrafik immer auf gleicher Höhe hat also wenig Aussagekraft. Für diesen Fall ist dann ein Ausschnitt aus dem Diagramm gefragt.

Je weniger Text Sie benötigen, desto besser ist Ihre Grafik. Das Publikum muß auf den ersten Blick erkennen, worum es sich handelt. Falls doch Text notwendig ist, so sollte dieser das Bild ergänzen und nicht neue Kriterien einbringen. Der entsprechende Vortrag muß immer mehr Information enthalten als der Text in der Grafik, da die Zuhörer sonst zu Lesern werden. Längere Textabschnitte lassen sich einfacher lesen, wenn sie in mindestens zwei Spalten unterteilt sind und zudem Zwischenüberschriften den Text gliedern. Zwischen den Textzeilen sollte mindestens eine Leerzeile stehen. Verwenden Sie nicht mehr als zwei unterschiedliche Schriftarten. Günstig ist eine Schriftfamilie mit zwei Varianten. Informationen sind auf maximal sieben Textzeilen zu begrenzen. Als Anhaltspunkt für die Schriftgröße dividieren Sie den Abstand zwischen der Projektorwand und dem entferntesten Zuhörer durch den Abstand von Projektorwand zu Projektor und erhalten so die minimale Größe der Buchstaben in Millimetern.

Bild 2 und 3. Hier ist ein weiteres optisches Phänomen zu sehen: Die beiden Kugeln in der Mitte sind genau gleich groß, obwohl es nicht so aussieht. Je größer ein Teilbild im Verhältnis zum Umfeld ist, desto wichtiger erscheint es im Gesamtzusammenhang. In diesem Fall vermitteln unterschiedlich große Kugeln im äußeren Ring den Eindruck, als ob die Kugel in der Mitte einmal größer und einmal kleiner ausfällt.

Die unterschiedlichen Grafiken erzeugen verschiedene Grundwirkungen. Entsprechend den vermittelten Informationen müssen Sie die passende grafische Form finden. Die Grafiktypen zur Darstellung von Zahlenwerten lassen sich nach bestimmten Bereichen klassifizieren. Ein Kurvendiagramm dient meist zur Darstellung kontinuierlicher Vorgänge, wie z.B. Kosten, Umsatz etc. Dagegen verdeutlicht ein Flächendiagramm Größenverhältnisse. Kreisdiagramme veranschaulichen Verhältnisse beziehungsweise Anteile. Beachten Sie dabei, daß einzelne Sektoren nicht zu klein werden und immer gut voneinander zu unterscheiden sind. Wenn Sie einmal Kreisdiagramme in unterschiedlichen Orientierungen ausprobieren, stellen Sie fest, daß für die optische Wirkung sowohl die Ausrichtung als auch die Farbgebung von Bedeutung ist. Eine Säulengrafik sollte im Regelfall Säulen gleicher Breite enthalten, die eindeutig voneinander zu unterscheiden sind. Die Ordinate und die Abszisse müssen immer eindeutig benannt sein. Eine Tabelle soll exakte Daten enthalten und so vollständig sein, daß sie Zusammenhänge eindeutig darlegt. Mit einer genauen Überschrift grenzen Sie das Themengebiet zudem sachlich ein. Es wirkt allgemein übersichtlicher, wenn die Beschriftung immer waagerecht angebracht ist. Alle Zeilen sollen auf gleicher Höhe stehen. Zusätzliche Unterscheidungen sind durch farbliche Gestaltung oder durch unterschiedliche Strichstärken vorzunehmen.

In diesem Zusammenhang ein paar Tips zu der Gestaltung eines Vortrags: Versuchen Sie, frei zu sprechen. Sie können sich selbst dazu zwingen, wenn Sie nicht das ausgearbeitete Skript vor sich haben, sondern nur die wichtigsten Stichpunkte auf kleinen Karten vermerken. Wer gut reden will, muß erst gut nachdenken. Je kürzer Ihr Vortrag ist, um so besser muß die Vorbereitung sein. Geben Sie als Einleitung immer eine Inhaltsangabe und wecken Sie dadurch die Neugierde der Zuhörer. Im Vortrag lüften Sie dann Punkt für Punkt das Geheimnis. Blicken Sie während des Vortrags weder zur Decke noch auf den Boden. Ihre Zuhörer sitzen vor Ihnen.

Für Präsentationsgrafiken genügt ein einfaches Zeichenprogramm

Beim Zeichnen von Präsentationsgrafiken sind Sie nicht auf spezielle Programme für diesen Bereich angewiesen. Ein einfaches Zeichenprogramm genügt dafür im Prinzip genauso. Doch dann müssen Sie beispielsweise die Verhältnisse in einer Balkengrafik anhand Ihres Zahlenmaterials selbst genau vorherberechnen. Diese Aufgaben übernimmt die spezielle Software zur Präsentationsgrafik normalerweise automatisch. Grundsätzlich gelten die genannten Tips jedoch für alle Formen von Grafiken und Prinzipbildern, die in einem Vortrag oder einer Ausarbeitung zum Einsatz kommen. (wk)

Literatur: Reynolds, L. and Simmonds, D.. Presentation of Data in Science, Martin Nijhoff Publishers, The Haguke, Boston, Lancaster 1983

M. Rüdenauer, Psychologie und Technik der Präsentation, Verlag Moderne Industrie 1981


Dietmar Lorenz
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