Kurs: Buchführung für den Privatgebrauch (Teil 2)
Gut gebucht ist schon gespart
Im 2. Teil unseres Kurses geht es um den Aufbau eines Kontenrahmens, in dem Sie alle Ein- und Ausgaben verbuchen, die später für die Steuererklärung nötig sind. Mit dem Musterkontenrahmen von der Diskette und der »fibuMAN«-Version von der letzten Ausgabe der TOS schaffen Sie den nächsten Lohnsteuer-Jahresausgleich im Handumdrehen.
Haben Sie sich der Aufgabe vom letzten Kursteil gestellt und den ganzen Monat Ihre Ein- und Ausgaben verbucht? Tatsächlich, und was war mit dem Kinobesuch letzte Woche? Der ist auch schon »drin«, na prima. Vielleicht haben Sie manchmal gedacht, das ist doch ganz schön mühsam, immer alles einzugeben. Aber ich bin davon überzeugt, Sie waren noch nie vorher in der Lage, so genau zu sagen, wo schon wieder das ganze Haushaltsgeld geblieben ist.
Doch Spaß beiseite, jetzt fängt der Ernst der Buchhaltung wieder an. Bisher dienten die Buchungen hauptsächlich dazu, Sie ein wenig mit der ganzen Materie im allgemeinen und mit dem Programm im speziellen vertraut zu machen. Jetzt geht es um eine sehr konkrete und nützliche Aufgabe.
Auf der Diskette zu dieser Ausgabe finden sie einen fertigen Kontenrahmen zu »fibuMAN«, mit dem Sie alle Ein- und Ausgaben so verbuchen und zusammenfassen können, daß am Ende eines Jahres genau die passenden Zahlen für Ihren Lohnsteuer-Jahresausgleich herauskommen. Sie füllen dann nur noch die entsprechenden Felder im Antrag mit den Ergebnissen aus Ihrer Fibu, legen die numerierten Quittungen und Belege dazu, und fertig ist die Steuererklärung. Zumindest bei den meisten Angestellten dürfte der Weg genau so aussehen. Selbständige und Kleinunternehmer müssen sich noch bis zum nächsten Monat gedulden, dann kommen eine Reihe von Tips auch für diesen Bereich an die Reihe.
Damit die Fibu dieser Anforderung gerecht wird, muß der Kontenrahmen, also die gesamte Einteilung aller Konten in Gruppen, so aufgebaut sein, daß er weitgehend mit den Einteilungen auf dem Steuerformular übereinstimmt. Dabei sollten Sie versuchen, sich möglichst dicht an die in der Buchführung allgemein übliche Einteilung anzulehnen. Das hat den Vorteil, daß man bei Bedarf leicht Änderungen, Anpassungen und Erweiterungen vornehmen kann.
Jedes Konto ist mit einer vier- oder fünfstelligen Nummer versehen, das kennen Sie schon aus dem letzten Kursteil. Anhand der Nummern lassen sich leicht Gruppen von zusammengehörigen Konten bilden. Die erste Ziffer gibt die allgemeine Art der Kontengruppe an.
0 = Anlagekonten
1 = Finanzkonten
2 = Konten für außerordentliche Belastungen
3 = Warenkonten
4 = Kostenkonten
5 = frei
6 = frei
7 = frei
8 = frei
9 = Verrechnungskonten
Entsprechend diesen Gruppen und dem Aufbau der Steuerformulare bildet man weitere Untergruppen zum Beispiel für die Gruppe 1 (Finanzkonten):
1000 = Kasse (für den Bargeldbestand)
1200 = Bank (für das Girokonto)
1400 = Bank2 (für das Sparbuch)
1600 = LBS (für die vermögenswirksamen Leistungen)
Den genauen Aufbau unseres Kontenrahmens sehen Sie in der Tabelle. Die Abkürzung »EÜR« steht übrigens für »Einnahme-Überschuß-Rechnung«, die einfachste Form der Buchführung, und nichts anderes ist die Steuererklärung. Nehmen Sie jetzt die Formulare für Ihre Steuererklärung zur Hand und machen zunächst eine Aufstellung aller für Sie relevanten Konten. Die Formulare gibt es jederzeit beim Finanzamt. Ordnen Sie, am besten auf einem großen Blatt, die verschiedenen Konten den Kontenbereichen zu.
Nehmen wir als Beispiel die Anlage N, Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Der Kontenbereich 4500-4699 umfaßt alle Konten für Werbungskosten, die zu dieser Anlage gehören. Richten Sie hier beispielsweise ein Konto »4510 öffentl. Verkehr« ein (Aufwendungen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Feld 43 in der Steuererklärung). Weiter geht's mit »4520 Berufsverband« (Feld 45), »4530 Arbeitsmittel« (Feld 46) etc. Die Felder 47 und 48 (weitere Werbungskosten) füllen Sie doch meistens mit einer Anlage, auf der alle weiteren Dinge eingetragen sind. Hier überlegen Sie sich, welche Konten Sie benötigen und tragen diese entsprechend in den Kontenrahmen ein. Bis zur Nummer 4699 ist viel Platz, und wenn die Einteilung in Zehnerschritten zu eng wird, numerieren Sie einfach direkt fortlaufend. Noch ein Tip: Achten Sie bei der Numerierung der Konten darauf, auch kleinere Untergruppen logisch zu bilden, soweit eine Unterteilung sinnvoll erscheint. So läßt sich das Konto »4530 Arbeitsmittel« durchaus in Telefon-, Porto- und Schreibzeugkosten untergliedern.
In der gleichen Form bilden Sie für alle Bereiche der Steuererklärung und alle Anlagen die jeweils nötigen Konten und ordnen Sie den Gruppen in unserem Kontenrahmen zu. In der Fibu legen Sie dann die Konten an und können direkt mit dem Buchen beginnen. Wer sich immer mal wieder zwischendurch hinsetzt und seine Belege verbucht, der sitzt nicht am Anfang des nächsten Jahres und opfert ein bis zwei Wochenenden, um seine Quittungsberge zu sortieren. Vergessen Sie aber nicht, die zu jeder Buchung gehörende Quittung entsprechend der Angabe in der Buchungsmaske zu numerieren.
Bei der Anlage der Konten ist es wichtig, in Einnahmen und Ausgaben zu unterscheiden. Als Angestellter bekommen Sie normalerweise ein Gehalt und verschiedene Sonderzahlungen, buchungstechnisch gesehen sind dies alles Einnahmen. Und damit sind wir bei zwei entscheidenden Problemen. Erstens müssen Sie für die korrekten Angaben in der Steuererklärung zum Beispiel auch die Lohnsteuer etc. angeben, die zu Ihrem Einkommen zählt, obwohl Sie die ja gar nicht ausgezahlt bekommen. Zweitens müssen Sie überhaupt Ihre Einkünfte irgendwie verbuchen.
Zu einer ordnungsgemäßen Buchung gehören immer ein Konto und ein Gegenkonto (vergleiche Kursteil 1) und es muß immer ein Ausgleich der übertragenen Summen vorhanden sein. In unserem Fall kommt aber ständig, nämlich jeden Monat, Geld von außen in dieses Buchungssystem. Lösen wir zunächst das zweite vor dem ersten Problem. Das ist im wahrsten Sinne des Wortes von existentieller Bedeutung, denn ohne Geld lohnt sich auch keine Buchführung. Im Kontenrahmen finden Sieden Bereich »8500-8549 Einkünfte laut Anlage N«. Hier richten Sie einzelne Konten für jede Form von Einnahmen ein, die Sie auf Ihrer Lohnsteuerkarte oder sonstwo finden und normalerweise in den Feldern 2 bis 36 der Anlage N eintragen würden. Beispiele: »8500 Bruttolohn«, »8510 Lohnsteuer«, »8520 Kirchensteuer«, »8530 VWL« gemäß Ihrem Zulagensatz. Benennen Sie die Konten entsprechend den Feldern in der Anlage N und buchen Sie die Angaben jeden Monat mieden Werten von Ihrer Gehaltsabrechnung.
Richten Sie unter der Nummer 9500 ein Verrechnungskonto ein, auf dem Sie alle Einkünfte verbuchen. Damit bekommen Sie auf den Konten wie »Bruttolohn, VWL, Sparzulage, Sonderzahlungen etc.« einen negativen Kontostand angezeigt. Dieses »Minus« können Sie jedoch getrost sofort wieder vergessen, denn das sind ja Ihre tatsächlichen Einkünfte, die positiv dem Verrechnungskonto zugeschrieben sind. Von diesem Verrechnungskonto aus wickeln Sie jetzt alle tatsächlichen Buchungen ab.
Mit so einem Verrechnungskonto ist auch unser erstes Problem gelöst, nämlich die ordnungsgemäße Buchung von Teilen des Lohns, die Sie gar nicht bekommen. Die bleiben einfach in der Kontengruppe zur Anlage N und haben für Sie nur den Wert, daß Ihre Abzüge ebenfalls korrekt verbucht sind. Dazu gehören die Konten für Lohnsteuer, Kirchensteuer, VWL vom Arbeitgeber und dergleichen.
Tabelle. Der vollständige Kontenrahmen zur Vorbereitung der Steuererklärung: Die verschiedenen Bereiche wie Einkünfte, Ausgaben und Finanzen sind den jeweiligen Kontenklassen zugeordnet. Dieser Kontenrahmen, passend zu »FibuMAN«, befindet sich auch auf der aktuellen TOS-Disk.
Dieses Verrechnungskonto 9500 ist gewissermaßen das Eingangstor zu Ihrer Buchhaltung. Sie buchen jetzt zum Beispiel den Nettolohn auf das Konto »1200 Bank«, so wie Ihr Nettoeinkommen auf das Girokonto bei Ihrer Bank tatsächlich kommt. Buchen Sie dann den Lohnsteueranteil auf ein Konto »8510 Lohnsteuer«, die vermögenswirksamen Leistungen auf das Konto »8530 VWL« und so weiter, bis der Stand von Konto 9500 auf Null ist. Mehr können Sie nicht verbuchen, denn mehr haben Sie nicht eingenommen. Weniger können sie auch nicht verbuchen, dann haben Sie bei einigen Einkünften vergessen, sie beispielsweise einem Bankkonto gutzuschreiben.
Auch das Geld, das Sie im Portemonnaie haben, müssen Sie verbuchen.
Dazu dient normalerweise das Konto »1000 Kasse«. Dieser Ablauf ist zunächst nicht ganz einfach zu verstehen, aber wenn man das Ganze erst einige Male gemacht hat, gibt es keine Schwierigkeiten mehr. In der Buchführung sagt man, ein Konto wird »an« ein Gegenkonto gebucht. Zur Übung das Ganze also noch einmal in Kurzform, Sie buchen:
- 9500 Verrechnungskonto an 8200 Bruttogehalt
- 1200 Bank an 9500 Verrechnungskonto
- 8510 Lohnsteuer an 9500 Verrechnungskonto
Das Bild zeigt in schematischer Darstellung, wie die Zusammenhänge zwischen den Konten und Kontengruppen aussehen und welchen Verlauf eine Buchung nehmen kann. Sie haben die Einkünfte laut Anlage N auf einer Seite. Von dort geht das Geld auf das Verrechnungskonto 9500. Hier teilen sich die echten Einkünfte, also das was Sie direkt bekommen und die Abzüge für die Steuer. Ihr echtes Einkommen landet auf den Finanzkonten wie Bank, Sparbuch, Kasse etc., die Steueranteile kommen auf die entsprechenden Konten laut Anlage N. Von Ihren Finanzkonten können Sie Ihr Geld auf Ihre Kostenkonten verteilen.
Das sind sicher alle nötigen Konten für die Steuererklärung - aber auch einige Konten, deren Ausgaben nicht für die Steuer bestimmt sind wie Lebensmittel, Auto und dergleichen. Hier geht die Fibu über die Aufgabe, Vorbereitung der Steuererklärung, hinaus und wird zusätzlich zu einer Art Haushaltsbuch. Wie weit Sie das durchführen und differenzieren, bleibt Ihnen überlassen. Es hat jedoch den Vorteil, daß man genau darüber Bescheid weiß, was mit dem eigenen Geld wirklich passiert und warum am Ende des Geldes noch soviel Monat übrig ist.
So, das war's für heute, viel Spaß beim Anlegen der Konten und vielleicht versuchen Sie direkt, Ihre aktuelle Steuererklärung mit der Fibu zu erledigen. Sie können alle Buchungen auch rückwirkend für das vergangene Jahr eingeben. Beim nächsten Mal geht es um einen weiter differenzierten Kontenrahmen und die Buchführung für einen selbständigen Kleinbetrieb.
Wolfgang Klemme