Workshop Tempus Word: Mehr als Worte... (Folge 2)

Im zweiten Teil unseres Workshops zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Tempus Word schnell und einfach typographisch ansprechende wissenschaftliche Arbeiten verfassen können.

MAXIMILIAN ENDLER UND MICHAEL VONDUNG

Abb. 1: Layout-Einstellungen für die Haupttext-Spalte
Abb. 2: Mehr müssen es nicht sein: Zeichensätze

Ehe Sie mit der Texteingabe beginnen, sollten Sie sich Zeit dafür nehmen, alle erforderlichen Parameter und Formate in Tempus Word einzustellen. Oft sieht man einem Text leider an, daß er unter Zeitdruck formatiert wurde. Bedenken Sie, daß Sie Ihre Arbeit nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch verkaufen müssen — warum also ihren Wert durch schlampige Präsentation schmälern? Beschäftigen Sie sich darum insbesondere mit folgenden Punkten, bevor es »ernst« wird:

Die erste Einstellung betrifft das Seitenlayout für den Haupttext. Oft ist hier ein bestimmter Rand, der freibleiben muß, vorgeschrieben.

Durch Eingabe numerischer Werte im Layout-Dialog läßt sich der gewünschte Rand problemlos festlegen. Ist beispielsweise 1/3 einer DIN-A4-Seite (Breite 210 mm) als linker Korrekturrand freizuhalten, würde die Breite der Textspalte 140 mm, die Breite des linken Randes 70 mm betragen. Sie sollten ohnehin nicht zu weit an den rechten Rand heranschreiben, sondern hier der Textspalte ein wenig Luft lassen. Insgesamt empfiehlt sich, von deren Breite noch mindestens 15 mm abzuziehen. Geben Sie also unter »Breite« im »Spalte«-Feld des Layoutdialoges 125 mm ein. Für den oberen Abstand werden 4 cm, für den unteren ungefähr 3 cm empfohlen. Ihre Eingabe im »Höhe«-Feld sollte folglich 225 mm betragen. Die Eingaben in den Feldern werden jeweils mit der TAB- Taste abgeschlossen. Die so erzeugte Spalte verschieben Sie nun mit den Pfeiltasten nach rechts, bis unter »Spaltenränder links« ein Rand von 70 mm angezeigt wird.

Die Seitenzahlen werden zentriert und sollten wenigstens 15 mm unter dem oberen Blattrand stehen. Wenn Sie die automatische Numerierung verwenden, wird nur in der Spaltenmitte zentriert. Schalten Sie deshalb die automatische Numerierung aus und benutzen Sie stattdessen eine Kopfzeile mit der Druckvariablen '##. Erzeugen Sie eine solche Zeile im Layout-Dialog; sie kann eine Höhe von ca. 8 mm haben. Vergrößern Sie die Kopfzeile als nächstes unter »Spaltenränder links« und »rechts«, bis sie an die jeweiligen Seitengrenzen stößt. Nachdem Sie den oberen Spaltenrand der Kopfzeile angegeben haben (15 mm, s.o.), verlassen Sie den Layout-Dialog und erzeugen unter »Text/Kopf/Fußzeilen« einen Kopfbereich. Für die linken und für die rechten Seiten des Dokuments wird nun jeweils eine Zeile angezeigt. Zentrieren Sie die Absatzmarken und tragen Sie in beiden Zeilen '## ein. Jetzt sollten Ihre Seitennummern exakt in der Mitte der Seite stehen. Vergessen Sie nicht, das entworfene Layout für künftige Texte zu speichern.

Anzumerken ist, daß Sie mit allen erwähnten Maßangaben nur dann korrekte Ergebnisse erzielen, wenn die Seiten-Offsets korrekt eingestellt sind. Ermitteln Sie daher unbedingt die für Ihren Drucker geltenden Werte mit dem von CCD mitgelieferten OFFSET.TWD und tragen Sie sie unter »Datei-/Drucken/Offsets« ein.

Die verwendeten Schriften prägen das »Gesicht« Ihres Dokuments. Verwenden Sie nur so viele Schriftarten und -grade, wie unbedingt erforderlich ist. Gut lesbare, saubere Typen sind vor allem die Serifenschriften der Antiqua-Familie. Ein typischer Vertreter dieser Gattung ist die Times, die zum Lieferumfang gehört. Als »Werk-« oder »Brotschrift« (Grundschrift) empfiehlt sich eine Times in 10-Punkt-Größe. Die sog. Konsultationsschrift ist die Schrift, in der die Fußnoten gesetzt werden. Der Schriftgrad für sie sollte etwa ein bis zwei Punkt unter dem der Grundschrift liegen; wir empfehlen Ihnen die 8-Punkt-Times. Die 12-Punkt-Times sollte Überschriften Vorbehalten bleiben; für das Titelblatt kommt noch die 14-Punkt-Times hinzu.

Weitere Schriften benötigen Sie für Auszeichnungszwecke: Mit einer Kursivschrift können Autorennamen oder Fachbegriffe im Haupt- und Fußnotentext wirkungsvoll hervorgehoben werden, für Hauptüberschriften ist das Attribut »Fett« angebracht. Verzichten Sie aber darauf, eine Textstelle durch Unterstreichen hervorzuheben. Auch »invers«, »outlined« oder »schattiert« sind keine klassischen Schnitte; sie haben in einer wissenschaftlichen Arbeit unserer Meinung nach nichts verloren. Kursive Schrift sollten Sie im übrigen mit einem eigenen Schriftschnitt, und nicht durch Schrägstellung der Grundschrift erzeugen, da sie teilweise vollkommen anders gestaltet sind: vgl a, a und f /*. Times-Italic in 10-und in 8-Punkt runden die Palette der Zeichensätze ab.

Mit einem eigenen Dialog zur Bearbeitung von Absatzformaten bieten Tempus Word Student und Pro wesentlich mehr Möglichkeiten als die Junior-Version. Wo diese nur Informationen aus Formatzeile und Lineal in einem Absatzformat ablegt, lassen sich in Student und Pro noch weitere Einstellungen speichern. Als Beispiel für die einzelnen Möglichkeiten entwerfen wir ein Absatzformat für die Hauptüberschriften. Schreiben Sie im Textfenster einen beliebigen Überschriftentext (»1. Teil«) und legen Sie mit der Formatzeile ein neues Absatzformat an (üb_1). Für die Feinjustierungen dieses Formats rufen Sie nun den Absatzformate-Dialog unter »Text/Absatz-Format/bearbeiten« auf.

In der »Stil«-Gruppe werden Zeichensatz und Attribute des Absatzes bestimmt. Für üb_1 wählen wir TIMES 12.TWF als Zeichensatz, außerdem wird das Attribut »Fett« angekreuzt, da es sich um unsere Haupt-Überschrift handelt. In der »Status«-Funktionsgruppe legen Sie durch den »Überschrift«-Button fest, daß »üb_1« ein Überschriftenformat ist. Diese Einstellung ist wichtig, denn nur »echte« Überschriftenformate kann Tempus Word bei gliederungsspezifischen Aktionen berücksichtigen; etwa bei der Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses oder beim Arbeiten im Gliederungsmodus. Eine Worttrennung sieht bei Überschriften oft häßlich aus, weshalb Sie die automatische Trennhilfe ausschalten sollten. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Überschriften in einer Zeile zu halten; ist eine längere Überschrift unumgänglich, beginnen Sie an einer passenden Stelle eine neue Zeile.

Unter »Stufe« wird angegeben, ob es sich um eine Haupt- oder um eine Unterüberschrift handelt; »üb_1« erhält als erste Überschrift Stufe 0. Mit dem Feld »Numerierung« gelangen Sie in einen Dialog, mit dem Sie für jedes einzelne Überschriftenformat eine eigene Gliederungsnumerierung einstellen können. Diese Funktion ist hilfreich, wenn nachträglich neue Gliederungspunkte eingefügt oder vorhandene gelöscht werden, da Sie in diesem Fall nicht den kompletten Abschnitt von Hand neu numerieren müssen. »Art« bestimmt, ob und wie numeriert werden soll. Sofern für Ihre Arbeit keine besondere Numerierung vorgeschrieben ist, können Sie auf das bewährte dezimale System (»1 2 3«) zurückgreifen. Der »Stufentrenner« trennt die Hierarchiestufen voneinander, wobei mit »nach jeder Stufe« angegeben werden kann, ob das Trennzeichen auch erscheinen soll, wenn rechts neben der Überschrift nur Text steht. Mit dem »Texttrenner« legen Sie fest, wie der Überschriftstext von der zugehörigen Nummer abgesetzt werden soll. Nehmen Sie z. B. »Tab links« und definieren Sie gleichzeitig eine eigene Tabulatorzeile für Überschriften( unter »Text/Tabulatoren/erzeugen«), die mit dem Überschriftenformat zusammen aufgerufen wird. Geben Sie den Namen dieser Zeile (z. B. »Überschriften«) im »Tabzeile«-Pulldown-Menü der »Gestalt«-Gruppe an.

Ebenfalls in der »Gestalt-Gruppe sind Zeilen- und Absatzabstand für »üb_1« anzugeben. Der Absatzabstand unterhalb einer Überschrift sollte mindestens der doppelten Punktgröße ihres Schriftgrades entsprechen, ihr Zeilenabstand wenigstens ihrer 1 1/2-fachen Größe. Ist jedoch bei Ihrer Arbeit für den Haupttext ein Zeilenabstand von 1 1/2 Zeilen vorgeschrieben, sollten Sie auch hinsichtlich der Abstände für die Überschriften etwas großzügiger verfahren. Für »üb_1« empfehlen sich hier 20 Punkt als Zeilen- und 30 Punkt als Absatzabstand. Als Justierung sollte, wie für alle Überschriften, »links«, d. h. linksbündiger Flattersatz gewählt werden.

Beim Erscheinungsbild des Haupttextes kommt es wesentlich auf Zeilenabstand und Durchschuß an. Im Gegensatz zum Zeilenabstand (Abstand zwischen zwei Grundlinien) bezeichnet man als Durchschuß den Zwischenraum zwischen zwei Zeilen. Für den Durchschuß (und damit auch für den zu wählenden Zeilenabstand) ist vor allem die Schriftgröße entscheidend. Haben Sie einen bestimmten Zeilenabstand einzuhalten (z.B. 1 1/2zeilig, d. h. 18 Punkt), brauchen Sie in dieser Hinsicht natürlich keine Entscheidung zu treffen. Ansonsten sollten Sic darauf achten, daß der Durchschuß etwa 20 bis 30 Prozent oder 2 bis 4 Punkt der Schriftgröße beträgt. Längere Zeilen verlangen nach einem größeren Durchschuß, damit das Auge beim Wandern in die nächste Zeile den Zeilenanfang ohne Probleme findet. Ist TIMES 10 die Grundschrift und wird 1/3 der Seitenbreite als Rand freigelassen, ergibt ein Durchschuß von 4 Punkt ein optimales Schriftbild. Als Zeilenabstand für den Haupttext sollten Sie dann 14 Punkt angeben, als Satzausrichtung (Justierung) empfiehlt sich bei wissenschaftlichen Texten Blocksatz.

Der Abstand eines Textabsatzes zur nachfolgenden Überschrift eines neuen Teils kann ruhig großzügig bemessen sein. Die vierfache Schriftgröße ist hier ein guter Wert. Folgt eine Hauptüberschrift, kann der Abstand sogar noch größer ausfallen. Er muß jedoch deutlich über dem Abstand liegen, den die Überschrift zu »ihrem« Textabsatz hat, damit klar wird, zu welchem Absatz sie gehört.

Welche Länge ein Textabsatz haben sollte, läßt sich kaum schematisch festlegen. Die Aussage »nicht zu kurz und nicht zu lang« wird Ihnen nicht weiterhelfen. Halten Sie sich vor Augen, daß zu viele Absätze einen Text unruhig wirken lassen, während Mammutabsätze dem Leser viel Konzentration abverlangen und leicht den Eindruck hervorrrufen, der Verfasser wisse sich nicht kurz zu fassen. Bemühen Sie sich also um das berühmte »gesunde Mittelmaß«.

Abb. 3: Der Absatzformate-Dialog

Fuß- und Endnoten, Zusatzinformationen zum Text, enthalten Quellenbelege einer vom Verfasser gemachten Aussage oder zusätzliche Anmerkungen, die den Fluß des Haupttextes stören würden. Wenn wir nachfolgend von Fußnoten sprechen, gelten unsere Ausführungen im wesentlichen auch für Endnoten. Bei Fußnoten sind zwei Bestandteile zu unterscheiden: Die Fußnotenzeichen im Haupttext und die eigentlichen Fußnoten, die sich am unteren Seitenende befinden und gelegentlich durch einen Trennstrich vom Haupttext abgesetzt sind.

Auch für die Fußnoten ist ein eigenes Absatzformat möglich. Legen Sie zunächst unter »Text/Tabulatoren/erzeugen« eine neue, leere Tabulatorzeile mit dem Namen »Fußnoten« an und setzen Sie in dieser Zeile einen linksbündigen Tabulator bei 20 Punkt. Generieren Sie nun ein Absatzformat unter dem Namen »fnot« und rufen Sie den Absatzformate-Dialog auf. TIMES 8 soll unser fester Fußnoten-Zeichensatz sein. »Einrückung links« wird auf 20 Punkt gesetzt und Justierung auf »Blocksatz«. Die Fußnoten erhalten einen Zeilenabstand von 10 und einen Absatzabstand von 13 Punkt. Damit können wir den Dialog verlassen und unter »Text/Fußnoten« die Parameter anwählen.

Genau genommen sind Makros kleine Programme, die von Ihnen geschrieben werden, ohne daß Sie hierfür eine Programmiersprache beherrschen müssen. Sie müssen Tempus Word nur einmal die gewünschte Aktion »vormachen«. Das Programm »merkt« sich Maus- und Tastaturaktionen und kann sie in Zukunft wiederholen.

In Tempus Word werden zwei Arten von Makros unterschieden. Makros, die über den entsprechenden Dialog unter »Extra/Makros« aufgerufen werden, lassen sich mit einem Namen versehen und in einer Datei mit der Endung MAK ablegen, die sich bei Bedarf auch automatisch laden läßt. Die Aufnahme dieser Makros muß im Makro-Dialog gestartet werden; beendet wird sie mit Control-Alt-F10. Außerdem gibt es namenlose Makros, deren Aufnahme sofort mit Control-Alt-F10 gestartet und auch so beendet wird. Das Handbuch verrät nicht, wie namenlose Makros gespeichert werden können — wozu auch, gibt es dafür doch die benannten Makros? Die beiden Arten von Makros unterscheiden sich jedoch nicht durch die Möglichkeit der Benennung. Auch namenlose Makros lassen sich ablegen, wenn auch nicht in einer MAK-Datei, sondern mit Hilfe eines kleinen Tricks in TWTASTE.TAS, der Datei, die die Tastaturbefehle von Tempus Word enthält.

Für die Fußnoten gibt es eine eigene Tabulatorzeile, die einen linksbündigen Tabulator enthält. Wird nun mit Alternate-F-F eine Fußnote gesetzt, muß jedesmal zusätzlich die Tab-Taste gedrückt werden, um den Tabulator auch anzuspringen. Wir ersetzen daher die in der TWTASTE.TAS enthaltene Funktion zum Setzen von Fußnoten durch eine, die zusätzlich den Tabulator anspringt. Starten Sie die Aufnahme mit Control-Alt-F10. Klicken Sie nun mit der Maus (!) auf »Text/Fußnoten/setzen«, um anschließend die Tab-Taste zu drücken. Nun kann die Aufnahme mit Control-Alt-F10 beendet werden. Als Tastenkombination für den Aufruf des Makros wählen Sie Alternate-F-F.

Noch ein Makro: Es ist weitaus komplizierter als das vorige und soll dafür sorgen, daß die Fußnotenziffern im Haupttext in einem kleineren Zeichensatz erscheinen und hochgestellt werden. Wir gehen davon aus, daß der Fußnoten-Zeichensatz TIMES 8 auf Position 2 geladen wurde; ersetzen Sie das betreffende Kommando ggf. durch eine andere Zahl des Ziffernblocks. Setzen Sie zunächst eine Fußnote und geben Sie ein Wort als Fußnotentext ein (z. B. »Testfußnote«). Der Übersichtlichkeit halber führen wir die notwendigen Kommandos untereinander auf:

Abschließend müssen beide Makros gespeichert werden. Hier ist ein kleiner Trick notwendig: Rufen Sie unter »Zeige/Zeichensatz« die Übersicht der Tastaturbelegung auf. Klicken Sie auf »definieren«. Belegen Sie nun irgendeine Taste mit einem Zeichen, mit dem sie schon vorher belegt war (etwa das »m« mit dem »m«). Sie ändern also de facto an der Tastaturbelegung nichts. Beenden Sie jetzt das Programm, fragt Tempus Word nach, ob die geänderte TWTASTE.TAS gesichert werden soll. Antworten Sie mit »Ja«, sichern Sie zwar keine geänderte Belegung der Tastatur, dafür aber die beiden Makros, die nun in die TWTASTE.TAS geschrieben werden und dann auch künftig zur Verfügung stehen.

Grafiken wirken belebend auf Ihre Arbeit. Z. B. lassen sich wissenschaftliche Aussagen oft mit einer gelungenen Grafik besser untermauern. Leider erlaubt Tempus Word in der derzeitigen Version noch nicht, eine Grafik automatisch von Text umfließen zu lassen. Durch ein bißchen mogeln kommen Sie auch hier über passende Absatzformate dennoch zum Ziel. Da Sie durch die zwei Folgen unseres Workshops ein echter Absatzformate-Profi geworden sind, haben Sie damit sicher keine Schwierigkeiten. Zwei Hinweise zum Thema Grafiken: Beachten Sie zum einen, daß sich unter »Extra/SYS-Parameter/Systemdateien« jeder beliebige Grafikeditor zum Editieren angeben läßt. Haben Sie eine Grafik geladen, können Sie bei gedrückter Shift-Taste einen rechten Mausklick ausführen, damit sofort der »Grafik-Dialog geöffnet wird. Wählen Sie dann »edieren«, wird der Grafikeditor Ihrer Wahl gestartet und die Grafik wird in den Editor geladen. Nehmen Sie dort die gewünschten Veränderungen vor. Beenden Sie das Grafikprogramm, befinden Sie sich wieder in Tempus Word und sehen vor sich die eben geänderte Grafik.

Inhaltsverzeichnis und Index sollten Sie erst erzeugen, wenn die übrige Arbeit »steht«, da sonst die angegebenen Seitenzahlen bei nachträglichen Veränderungen nicht mehr richtig sind.

Der unter »Text/Inhalt« aufzurufende Dialog für das Inhaltsverzeichnis ist einfach strukturiert. Auch das Benutzen der Inhaltsverzeichnis-Funktion setzt voraus, daß Sie Überschriftenformate verwendet haben. Der Bereich für das Verzeichnis umfaßt im Regelfall natürlich den gesamten Text. Das Inhaltsverzeichnis sollte sich unbedingt am Anfang der Arbeit befinden. Lassen Sie mindestens drei Vorlaufzeilen frei, in die Sie später »Inhaltsverzeichnis« schreiben. Verwenden Sie auch für das Inhaltsverzeichnis eine eigene Tabulatorzeile, die lediglich einen (rechtsbündigen) Tabulator enthält. Dieser trennt den jeweiligen Eintrag von der Seitenzahl; dementsprechend müssen Sie »Tab re« anklicken. Da wissenschaftliche Dokumente in der Regel einseitig beschrieben werden, muß das Verhältnis der Seiten nicht beachtet werden.

Der Index muß sich hingegen in jedem Fall am Schluß der Arbeit befinden. Der Verweis erfolgt immer auf die Seite; ein »Kürzel« brauchen Sie nicht anzugeben, die Seitenzahl allein reicht aus. Ein rechter Tabulator trennt auch hier Stichwort und Seitenzahlen. Die Seitenzahlen selbst werden nur durch ein Komma voneinander abgesetzt. Lassen Sie drei Vorlaufzeilen und zwei Zwischenzeilen bei Initialwechsel frei.

Bevor ein Index erstellt werden kann, müssen die gewünschten Wörter natürlich zuerst markiert werden. Versuchen Sie als kleine »Hausaufgabe« ein Makro zu generieren, das Ihnen diese Arbeit abnimmt. Unseren Lösungsvorschlag verraten wir dann in der nächsten Folge.

Fragen, Kritik und Anregungen zum Workshop können Sie uns auch dieses Mal wieder per EMail schicken (Maximilian Endler, Michael Vondung, Maus LU). (thl)

Kursfahrplan

Folge 1: Tempus Word Junior. Grundlagen der Bedienung. Absatzformate und Layouts. Tips zur Benutzung auf 1-MB-Rechnern.

Folge 2: Tempus Word an der Uni. Abfassung und Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten. Fuß- und Endnotenverwaltung. Indexerstellung. Makroprogrammierung. Grafikeinbindung.

Folge 3: Tempus Word im Büro. Textbausteinverwaltung. Serienbriefe. Tabellen. Rechenfunktionen. Datenbankanwendungen. Datenaustausch. Faxbetrieb.


Aus: ST-Magazin 04 / 1993, Seite 48
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