Bilanzen mausgeklickt: Professionelle Finanzbuchhaltung mit fibuMAN

Gute Buchführungsprogramme für den Atari ST sind nach wie vor selten. Viele Softwarehäuser glauben zu Unrecht, nur der sogenannte »Industriestandard« sei dafür geeignet. Dieses Vorurteil wird nun durch eine Programmserie entkräftet, die nicht nur auf den professionellen Einsatz zugeschnitten ist, sondern auch ein deutliches Plus gegenüber Systemen aus der MS-DOS-Welt bietet.

Ein Freiberufler oder Kaufmann möchte die lästige Buchführung mit dem Computer erledigen. Schnell, einfach, zuverlässig und nach den Regeln des Finanzamts soll das Ganze vonstatten gehen. Ohne Fachchinesisch und ohne endlose Befehlskolonnen. Die grafische Benutzeroberfläche des Atari ST ist dafür wie geschaffen. Pull-Down-Menüs und Mausbedienung erleichtern dem Anfänger den Start. Komplizierte Programmtechnik versperrt nicht den Blick auf die eigentliche Buchhaltung. Diese Grundsätze treffen auf die fibu-Reihe von Prodata voll und ganz zu.

Es geht um eine Programmserie, die auf unterschiedliche Anwenderkreise zielt. fibuMAN wird in drei verschiedenen Versionen geliefert, die sich durch ihren Leistungsumfang unterscheiden. Das kleinste Paket (fibuMAN e) bietet eine Einnahme-Überschuß-Rechnung für Freiberufler oder Einzelkaufleute mit weniger als 500000 Mark Umsatz pro Jahr. Die nächste Stufe trägt den Kennbuchstaben »f«. Sie ist für kleine Kapitalgesellschaften gedacht, die nach dem Bilanzrichtliniengesetz arbeiten und die eine Gewinn- und Verlustrechnung benötigen, wie AG und GmbH. Schließlich folgt als Spitzenprodukt fibuMAN m, die mandantenfähige Finanzbuchhaltung, die sowohl Einnahme-Überschuß-Rechnung als auch Bilanzierung beherrscht. Dieses Paket haben wir für Sie unter die Lupe genommen.

Bild 1. Dieser übersichtliche Arbeitsbildschirm erscheint nach dem Start von fibuMAN

Zunächst einige Daten und Fakten, die den Einsatzrahmen von fibuMAN abstecken. Das Programm arbeitet mit Kontenrahmen nach dem Abschlußgliederungsprinzip (DATEV SKR 03) und erlaubt Gemeinschaftskontenrahmen mit 60000 Debitoren- und 30000 Kreditorenkonten. Die Zahl der monatlichen Buchungen begrenzt allein die Kapazität des Massenspeichers. Theoretisch sind bis zu 1 Milliarde Buchungen pro Monat denkbar. Einzelne Buchungen dürfen den Betrag von 999000 Mark nicht übersteigen, bei 100 Millionen Mark liegt die Grenze für die monatlichen Journalsummen. Die jährliche Bilanzsumme muß in jedem Fall unter 10 Milliarden Mark liegen. Insgesamt gesehen sind dies Größenordnungen, die auch ein Yuppie nicht so schnell erreicht.

Sinnvoll zum Nachschlagen

Zum Programm selbst. Es wird mit einem 160seitigen Handbuch geliefert. Dieses enthält unter anderem eine Kurzeinweisung, genügend Information, wie man mit unterschiedlichen Hardware-Konfigurationen arbeitet, ein Stichwortverzeichnis und eine Liste der Fehlermeldungen mit Vorschlägen zur Abhilfe. Den Hauptteil des Buches bildet jedoch eine Art Referenzkartei, die zu jedem Menüpunkt Funktion und Bedienung angibt: zum Nachschlagen recht sinnvoll, zum Lernen sehr mühsam. In Zweifels fällen hilft dem eingetragenen Benutzer eine Hotline weiter. Dort sitzt jeden Tag von 10 bis 23 Uhr ein netter Mensch am Telefon und wartet auf Ihren Anruf.

Die Startprozedur verläuft bei fibuMAN ohne großen Aufwand. Man legt einfach die Startdiskette in Laufwerk A, schaltet den Computer ein und wartet eine Weile. Währenddessen wird das Hauptprogramm mit einigen Zusatzdateien in eine RAM-Disk kopiert. Nach etwa zwei Minuten erscheint das bekannte Desktop und fibuMAN läßt sich mit einem Doppelklick direkt aus der virtuellen Diskettenstation hochfahren. Warum dieser Umweg? Nun, fibuMAN ist — der Name deutet es schon an — kein vollkommen eigenständiges Programm, sondern eine Applikation des Datenbank-Klassikers dBMAN von Verasoft. Und da es noch keinen dBMAN-Compiler gibt, muß zunächst das Run-Time-Modul und dann erst das Anwendungsprogramm geladen werden. Dieser kleine Trick bewirkt die etwas längere Ladezeit.

Bild 2. In diesem Formular werden die Stammdaten einer Firma erfaßt und einige Voreinstellungen wie verschiedene Umsatzsteuersätze oder ein Passwort vorgenommen

Anschließend wird dem Anwender ein ordentlicher Arbeitsbildschirm mit sieben Pull-Down-Menüs präsentiert (Bild 1). Links oben sehen Sie den Namen des aktuellen Mandanten. Daneben, in der Mitte unter »Arbeitsbereich« steht, in welchem Untermenü Sie sich gerade befinden. Die Zahl der Buchungen und der Buchungsmonat schließen die oberste Zeile ab. Die große mittlere Eingabemaske dient dem eigentlichen Buchungsvorgang und ist vertikal in zwei Hälften unterteilt. In der oberen sehen Sie die »Soll/Ein-nahmen«- und in der unteren die »Haben/Ausgaben«-Formulare. Die Dialogbox im unteren Bildschirmdrittel zeigt Sicherheitsabfragen, Fehlermeldungen und Hilfestellungen. Den gerade verwendeten Diskettenpfad, Systemdatum und -uhrzeit und das aktuelle Ausgabemedium finden Sie schließlich links im unteren Infofenster.

Vor dem Buchen verlangt das Programm die Firmenstammdaten. Ein Klick im Pull-Down-Menü und schon erscheint das Installationsfenster (Bild 2). Fi-buMAN möchte neben Adresse und Steuernummer den aktuellen Buchungsmonat, eventuell ein Paßwort und das zuständige Finanzamt wissen. Außerdem trägt man ein, ob die Journale mit Buchungsnummer gedruckt werden sollen, wie man es mit der Umsatzsteuervoranmeldung handhabt (monatlich, quartalsweise, jährlich) und wie hoch die (maximal drei) Steuersätze gerade sind. Schließlich folgt die Entscheidung zwischen Bilanz oder Einnahme-Überschuß-Rechnung. Sehr wichtig sind zwei weitere Funktionen: regelmäßige Datensicherung nach 1 bis 999 Minuten und automatische Datumskontrolle anhand der letzten Buchungen.

Im zweiten Installationsschritt werden einige Konten angelegt. Auch hier reicht es aus, ein Untermenü anzuwählen. Wenn Sie eine fünfstellige Kontonummer angegeben haben, erscheint ein Vorschlag für den Namen des Kontos, der sich nach DATEV SKR 03 richtet. Diesen Vorschlag können Sie annehmen oder überschreiben, um einen Namen kommen Sie allerdings in keinem Fall herum. Nicht alle Buchführungsprogramme bieten den Luxus von zwei weiteren Features: Im Feld »Autotext« kann man wahlweise den Buchungstext eintragen, der automatisch bei Buchungen mit diesem Konto erscheint. Die Box »Auto.Ust« wird mit einem Defaultwert für die überwiegend zu buchende Umsatzsteuerhöhe versehen, und dieser Wert erscheint automatisch im späteren Buchungsvorgang.

Großen Wert hat der Programmautor auf Transparenz gelegt. Wir stellen anhand des Menüpunktes »Kontenplan listen« beispielhaft die Übersichtsdarstellungen vor, die immer wieder nach dem gleichen Prinzip ablaufen. Die Listenausgabe erfolgt ohne komplizierte Tastenkommandos durch einen einfachen Mausklick. Anschließend erscheint eine leere Bildschirmseite, auf der der Ausdruck stattfindet (Bild 3). Mit Hilfe der Cursortasten blättern Sie innerhalb der Liste vor und zurück. Ein frei verschiebbares GEM-Fenster wäre sicherlich die bessere Lösung gewesen, — aber das ist mit dBMAN nicht zu machen.

Ein richtiges Datenbankgefühl vermitteln die Suchmöglichkeiten, etwa bei »Auszüge suchen«. Nach dem Klick auf das Untermenü erscheint in der Dialogbox eine Auswahl mehrerer Such- und Darstellungsmodi, die mit dem Anfangsbuchstaben angewählt werden (Bild 4). Innerhalb der Auszüge blättern Sie anschließend vorwärts und rückwärts, springen zum Anfang oder Ende der Datei oder aber Sie geben direkt Buchungsnummer beziehungsweise den Buchungsbetrag ein: In kürzester Zeit haben Sie den gewünschten Auszug gefunden. Wie gesagt: Listenausgabe und Suchoperationen wurden für das gesamte Programm standardisiert. Wer einmal das Prinzip verstanden hat, kommt auch mit noch unbekannten Menüs schnell zurecht. Und zum Nachbearbeiten lassen sich alle Programmausgaben auch an Drucker oder Diskettenstation umleiten.

Bild 3. So erscheint die Listenausgabe auf dem leeren Bildschirm. Mit den Cursor-Tasten blättert man.

Doch nun genug der langen Vorreden! Kommen wir endlich zum eigentlichen Buchungsvorgang. Im Pull-Down-Menü »Journal« finden Sie den Unterpunkt »Buchen« und schon geht’s los. Der Cursor blinkt nun auf der Eingabemaske im Datumsfeld (Bild 5). Wenn das Datum nicht korrekt ist, können Sie es mit der UNDO-Taste ganz löschen oder den vorgegebenen Wert (er stammt aus der vorherigen Sitzung) überschreiben. Anschließend springt der Cursor zur Kontonummer der »Soll/Einnahmen«-Abteilung. Sie geben diese ein und drücken < Return >. Angezeigt wird die Bezeichnung des Kontos und der dazugehörige Saldo. Der Cursor steht dann in der »Haben/Aus-gaben«-Box und wartet auf die Nummer des Gegenkontos. Von dort aus kommen Sie in die Felder »Beleg« und »Text«. Beim Ausfüllen beider Angaben hilft fibuMAN kräftig mit. Denn bei »Beleg« sehen Sie die zuletzt eingegebene Nummer und bei »Text« entweder den bei der Kontenanlage vorgegebenen Automatiktext oder den letzten Buchungstext. Ja richtig, da hat jemand mitgedacht! Wenn Sie zum Schluß den Buchungsbetrag und die Höhe der Umsatzsteuer eingegeben haben, ist Ihre Buchung fertig.

Selbstverständlich ist es ein leichtes, noch vor dem Buchen Korrekturen durchzuführen. Man springt zu diesem Zweck von Feld zu Feld. Weniger selbstverständlich sind einige Features, die fibuMAN zur »mitdenkenden« Finanzbuchhaltung machen. Was ist etwa, wenn man die gewünschte Kontonummer vergessen hat? Man gibt ein Minuszeichen und die Kontenklasse im Nummernfeld ein, und schon erscheint eine Liste zum Nachschauen. Oder das Neuanlegen von Konten während des Buchens? Kein Problem. Sie wählen eine neue Nummer und fibuMAN fragt, ob dieses Konto angelegt werden soll. Was ist bei unsinnigen Buchungen? Auch hier erkennt fibuMAN einige Fehler und vertauscht zum Beispiel auf Knopfdruck Geld- und Gegenkonto. Sie suchen eine bestimmte Belegnummer? Ohne Aufwand können Sie alle bisherigen Buchungen während des Buchungsvorgangs anschauen. Nachdem Sie gebucht haben, berechnet das Programm übrigens automatisch Netto- und Bruttobetrag, die anfallende Umsatzsteuer und den Stand von Konto und Gegenkonto. Nicht jede Finanzbuchhaltung bietet die hier aufgeführten Funktionen. FibuMAN setzt ohne Zweifel neue Maßstäbe.

Viel Arbeit ersparen die »Autobuchungen« einmal pro Monat. Eingabe, Änderung und Listendarstellung verliefen in der Testphase völlig problemlos. Die standardisierte Bedienungsweise trug dazu ihren Teil bei. Eingängig und korrekt funktionierte die Stornierung: Es wird nämlich automatisch eine Stornobuchung angefügt, mit selbsttätigem Vertauschen von Konto und Gegenkonto und entsprechender Mehrwertsteuer- oder Vorsteuer-Berechnung.

Bild 4. Echtes Datenbankgefühl kommt bei der Funktion »Suchen« auf. In der Dialogbox sehen Sie die unterschiedlichen Modi, die über die Tastatur angewählt werden.

fibuMAN verwaltet auch Abschreibegüter. In einem gesonderten Menü gibt man das Anlagegut, die Kontonummer, auf das es gebucht wurde, den Prozentsatz, mit dem abgeschrieben werden soll, und lineare oder degressive Abschreibung an. Sobald Sie zum Schluß die Höhe der angefallenen Umsatzsteuer eingegeben haben, berechnet fibuMAN den Preis ohne Umsatzsteuer und die Buchwerte des Anlageguts. Bei der Auswertung werden die jährlich zu buchenden Abschreibungsbeträge und die aktuellen Buchwerte der Anlageobjekte sichtbar. Am Periodenende erfolgt zudem eine automatische Neuberechnung.

Wenn Sie gebucht und abgeschrieben haben, präsentiert Ihnen fibuMAN ein Auswertungsmodul, das es in sich hat. Die entsprechenden Punkte sind unter dem Menü »Auswertung« zusammengefaßt (Bild 6). Zunächst gibt es eine Saldenliste, die die Salden aller unausgeglichen Konten darstellt. Die Bank-und Postschecklisten enthalten die im aktuellen Monat gebuchten Bewegungen mit chronologischer Saldierung jeder Buchung und mit Monatssummen. Das gleiche gilt für die Kassenkonten im Untermenü »Kassenbuch«. Einen Journalauszug der Bewegungen in Kontenklasse 3 und 8 erhält der Benutzer durch das Anwählen von »Wareneingang« und »Erlöse«.

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann auf einen frei wählbaren Buchungsmonat oder das ganze Jahr bezogen werden. Die Aufstellung der Rechnung erfolgt jeweils im Gesamtkosten-verfahren in Staffelform: Betriebsergebnis, Finanzergebnis und außerordentliches Ergebnis sind säuberlich hintereinander aufgeführt. Die auf dem Drucker erzeugte Tabelle ist durchaus vorzeigbar: fibuMAN verwendet Kapitälchen für Oberpunkte, Einrückungen für Unterpunkte und schreibt alle Zahlenwerte formatgerecht.

Dies gilt auch für die Umsatzsteuervoranmeldung. Sie können wahlweise die Ausgabe direkt auf das Formular des Finanzamtes oder Normalpapier geben. FibuMAN bezieht die Voranmeldung auf die gewählte Abrechnungsperiode (monatlich, quartalsweise, jährlich) und weist sogar auf eine bis zum Monats- oder Jahresabschluß noch nicht gedruckte Umsatzsteuervoranmeldung hin!

Mit der Finanzbuchhaltung kann man natürlich jederzeit bilanzieren. Aktiva und Passiva gegenübergestellt, zeigen schnell, wie es um die Firma steht. Die Bilanz gilt für Personen- und Kapitalgesellschaften und entspricht dem Bilanzrichtliniengesetz. Auch hier bescheinigen wir einen mustergültigen Ausdruck. In der Version »e« und »m« können Sie auch Einnahme-Überschuß-Rechnung anfertigen. Einnahmen und Ausgaben werden für einen beliebigen Monat oder das gesamte Jahr mit allen relevanten Stammdaten gegenübergestellt.

Bild 5. In dieser Bildschirmmaske wird gebucht Beachten Sie die Zweiteilung des Buchungsformulars.

Ein Leckerbissen verbirgt sich im Menüpunkt »BWA«. Gemeint ist die »Betriebswirtschaftliche Auswertung«. Nach kurzer Zeit hat fibuMAN folgende Angaben berechnet:

Wer weitere Auskünfte über die Finanzlage seiner Firma wünscht, greift auf das Statistikpaket »fibuSTAT« zurück.

Hilfstexte und einige andere Schmankerl bietet das Menü »Hilfe«. Möchten Sie Ihre Buchung kurzfristig unterbrechen und ein anderes Programm starten? Mit fibuMAN kein Problem. Nach Beendigung des zweiten Programms befinden Sie sich automatisch wieder in der Finanzbuchhaltung. Sie können auch noch während der Arbeit mit fibuMAN Ordner an-legen oder Dateien löschen. Ein kleiner Schönheitsfehler steckt im Untermenü »neuer Bildschirm«. Nach dem Aufruf eines Accessories bleibt nämlich das bekannte »graue Loch« auf dem Arbeitsschirm bestehen. Mit der neuen Version von dBMAN passiert das nicht mehr.

Im harten Testbetrieb stürzte fibuMAN auch bei provokativen Fehleingaben nicht ab. Dem Programm bestätigen wir mit gutem Gewissen, daß es absolut fehlerfrei läuft. Wir haben bei mittelständischen Unternehmen, die mit fibuMAN tagtäglich arbeiten, nachgehakt, ob es nicht doch den einen oder anderen Fehler gibt. Ohne Ausnahme wurde unsere Frage verneint. Neben der kostenlosen Hotline bietet die Firma Prodata eine kostenpflichtige individuelle Einarbeitung und die Anpassung an besondere Firmenspezifika. In Vorbereitung befinden sich zwei weitere Module, die auf fibuMAN abgestimmt sind. FaktuMAN wird eine Faktura mit Mahnwesen, Mindestbestandsmeldung, Artikel-, Kunden- und Lieferantenverwaltung sein. Außerdem ist eine Lohnbuchhaltung geplant. Angesichts des überaus positiven Gesamteindrucks von fibuMAN sind wir auf diese Pakete gespannt. Wir bleiben am Ball.

(Michael Spehr/Ulrich Hofner)

Bild 6. Viel Auswahl bei der Auswertung. Sie sehen einen Ausschnitt der »Betriebswirtschaftlichen Auswertung« (BWA), bei der die wichtigen Daten ermittelt werden.

Steckbrief

Produktname: fibuMAN

Preis: je nach Version 398 bis 968 Mark

Stärken:
überaus reichhaltiger Funktionsumfang ■ auch für große Firmen geeignet ■ standardisierte und einfache Bedienung ■ vielfältige Auswertungsmöglichkeiten

Schwächen:
»graues Loch« nach dem Aufruf von Accessories ■ dürftige Druckeranpassung

Vertrieb: Prodata, Broicherstr. 39, 5060 Bergisch Gladbach



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