Repro Kontor - Kalkulierbare Kreativität?

Eine Branchenlösung für Dienstleistungen in der Druckvorstufe

Tippe ich ein paar Worte ins Layout-Programm, dann ist das „Satz”. Schiebe ich diese Worte einige Male über die Seite, ist das bereits „Gestaltung“. Zugespitzt könnte man es so formulieren. Und beides wird natürlich völlig unterschiedlich kalkuliert. Für die unterschiedlichen Tätigkeiten im Bereich der Druckvorstufe eine solide Kalkulation aufzustellen, gehört dann auch für manch einen gestandenen Grafiker mit zu den schwierigeren Seiten des beruflichen Alltags.

Ein Grafiker-Kollege berechnet beispielsweise immer dann, wenn ein Kunde stolz mit einer von ihm selbst angelegten Skizze kommt, die „unbedingt auch genauso umgesetzt“ werden soll und nun wirklich gegen alle Ästethik rempelt, intern einen „Unlust-Zuschlag“. Das mag witzig klingen, dürfte aber von der Realität im Grafiker-Alltag nicht sonderlich weit entfernt liegen. Auf der anderen Seite gibt es besonders in der Anfangsphase der Berufsausübung immer wieder Aufträge, mit denen man sehr viel berufliche Erfahrung gewinnen kann und für die man dem Kunden eigentlich noch draufzahlen müßte. Gerade wenn man noch lernt, noch unsicher mit den Werkzeugen und seiner eigenen Kompetenz ist, müssen oft mehrere Wege ausprobiert werden, die dann eventuell zu einem befriedigenden Ergebnis führen.

Bild 1 und 2: Einige der Formulare, die ‚repro kontor‘ zur Auftragsverwaltung zur Verfügung stellt. Die gesamte Produktion im Bereich EBV kann über eine differenzierte Zeiterfassung abgerechnet werden. Die Zeitwerte wie auch einige Tabellenbeschriftungen können individuell festgelegt werden.

Hinterher weiß man es immer besser, aber dahin muß man erst durch viele Versuche kommen. Hier immer gleich den Standpunkt einzunehmen: ich habe 5 Stunden kalkuliert, also muß der Auftrag auch in 5 Stunden erledigt sein, damit ich auf meine Kosten komme, mag betriebswirtschaftlich gedacht korrekt und am beruflichen Alltag gemessen die Norm sein. In letzter Konsequenz bedeutet dieses jedoch besonders in der Anfangsphase auch ein Untergraben der eigenen Ressourcen, der Entwicklung von eigenem Know How. Manchmal kann da eine Arbeit ruhig etwas länger als kalkuliert dauern, wenn man Kenntnisse gewinnen und Erfahrungen machen kann, die schon bei den nächsten Aufträgen positiv zu Buche schlagen werden.

Wie aber soll man dann kreatives Arbeiten messen, denn irgendwie muß ich ja zu einer Preisgestaltung für meine Arbeiten kommen? All das, was sich in Zeit (für wiederholbare Tätigkeiten), Menge (z.B. pro Seite oder pro Scan) und Material fassen läßt, bereitet der Kalkulation keine Schwierigkeiten. Hat man für diese Tätigkeiten einmal feste Stunden oder Mengensätze gefunden, lassen sich die Kosten, gemessen z.B. auch an der regionalen Konkurrenz, leicht festlegen.

Die Probleme beginnen aber im allgemeinen dort, wo die Kreativität beginnt und noch keine oder nur wenig eigene Erfahrungen vorhanden sind. Wie erfasse ich da den Aufwand einer Arbeit für den Kostenvoranschlag, wenn ich diesen Aufwand erst nach Fertigstellung der Arbeit kenne, wie z.B. bei einer Logogestaltung? Dieses kann natürlich keine Software lösen. Wohl aber kann sie Hilfestellung leisten bei der Kalkulation einzelner Tätigkeiten im Bereich der Druckvorstufe.

Bild 3: Die Auftragsbeschreibung. Aus den hier gemachten Angaben kann ein Auftragsbogen mit Arbeitsanweisungen ausgedruckt werden, der den Auftrag während der gesamten Produktion begleitet.

Repro Kontor

Repro Kontor wendet sich in seiner Konzeption an den professionellen Dienstleister in der computergestützten Druckvorstufe, vorrangig an den traditionellen Lithografiebetrieb sowie an Belichtungsstudios mit mehr oder weniger großem lithografischen Produktionsanteil.

Repro Kontor verwaltet dabei den gesamten Arbeitsablauf von der Kalkulation über Produktion, Fakturierung, Mahnwesen bis hin zum Zahlungseingang. Die Software ist sehr praxisnah entwickelt worden. Das zeigt sich besonders in den detaillierten Kalkulationsmoglichkeiten für den gesamten lithografischen Bereich, der auch EBV-Arbeiten wie Scans, Retouche, Freisteller usw. weitestgehend erfaßt. Auch in den von der Software bereitgestellten Eingabeformularen, die neben den Standards zur Kunden- und Auftragsverwaltung branchenspezifische Eingaben für Scans, Kamera/Lichttisch, EBV/Belichtungen und Proofs beinhalten, wird Praxisnähe groß geschrieben. Sehr genau können hier die einzelnen Arbeitsschritte der Druckvorstufe erfaßt und ausgewertet werden. Für die Produktion kann bereits nach der Erfassung des Auftrags ein Arbeitsblatt mit den genauen Arbeitsanweisungen ausgegeben werden, und als ‚Laufzettel‘ den gesamten Ablauf begleiten.

Bild 4: Das Formular „Kamera/Lichttisch“ beinhaltet eine modifizierte Tabellenkalkulation für die traditionelle lithografische Produktionstechnik. Die Arbeits- und Materialbezeichnungen in der Tabelle können, wie auch der Menü-Eintrag selbst für den eigenen Bedarf frei belegt werden.

Die nur schwer bis gar nicht erfaßbaren Bereiche von eher kreativen oder vom persönlichen Geschick und Kenntnis abhängigen Arbeiten lassen sich differenzierter festlegen (z.B. in der EBV als frei zu definierende Schwierigkeitsgrade mit einer entsprechend unterschiedlichen Rabattstaffel). Hier hilft die Software sogar, einen Auftrag ausführlicher auch dort zu kalkulieren, wo die bisher vielleicht angewandte ‚Pi mal Daumen‘-Regel helfen mußte.

Nicht unbedingt ein Nachteil aber dennoch mit in den doch recht hohen Anschaffungspreis der Software einzukalkulieren ist die überdurchschnittlich hohe Einarbeitungszeit gerade für Berufseinsteiger und Computerneulinge. Hier hilft auch das Handbuch nicht viel weiter, da es ein gerütteltes Maß an Rechner-Know How bereits voraussetzt. Ist diese erste Hürde überwunden, verwaltet Repro Kontor aber den gesamten Bereich der Auftragsabwicklung transparent und flexibel.

dtp-kontor

Für den professionell arbeitenden DTP-Grafiker kann Repro Kontor deutlich zuviel, da es sehr spezialisiert auf den Litho- und Dienstleisterbereich ausgerichtet ist. Aus diesem Grund ist in die neue 3.0-Version die Aufnahme der Kostenstellen „Gestaltung und Satz“ hinzugenommen worden. Für das entsprechende Kalkulationsblatt können Einträge bequem aus einem Leistungskatalog ausgewählt werden. Die Gestaltungsstufen können über eine Klassifizierung des Auftraggebers sowie eine Nutzungsstufe genauer bestimmt werden. Diese Faktoren sind im grafischen Gewerbe üblich, da ein Entwurf für einen Konzern eben anders abgerechnet wird als für den Schuhladen um die Ecke. Über den Eintrag „Nutzungsstufen“ kann dann differenziert werden, ob das entwickelte Firmenlogo lediglich auf dem Lieferwagen des ortsansässigen Pizza-Express wirbt, oder aber weltweit von einem Frikadellen-Fastfoodkonzern für weitere Umsatzsteigerungen genutzt werden soll. Was hier zählt, ist eben nicht nur der Arbeitsaufwand des Grafikers, der in beiden Fällen durchaus der gleiche sein kann, sondern der wirtschaftliche Nutzen, den der Auftraggeber mit der geleisteten Arbeit erzielt.

Bild 5: In diesem Formular werden alle Kalkulationsschritte im Überblick dargestellt. Auch nachträglich können hier alle Positionen noch mit Aufschlägen oder Rabatten geändert werden.

Besonders für grafische Betriebe und DTP-Dienstleister bietet repro-kontor 3.0 die Möglichkeit, den gesamten spezifischen Kostenapparat der Druckvorstufe zu erfassen und bis ins Detail zu kontrollieren. Anhand der Preise des vom Grafiker bevorzugten Belichtungs- oder Scan-Service können Projekte dann schnell und sicher kalkuliert und zuverlässige Angebote erstellt werden.

Für kleinere DTP-Unternehmen ist eine Light-Version von repro-kontor unter der Bezeichnung „dtp-kontor“ zum Preis von DM 790.- erhältlich. Alle wesentlichen Funktionen der „großen“ Version sind in ihr enthalten, aber eben auf den kleineren Betrieb, mit weniger Umsatz und weniger Personal ausgelegt. So sind die monatlich zu verwaltenden Aufträge wie auch die Kundendatei auf 99 Einträge beschränkt. Auch die Mitarbeiterverwaltung läßt lediglich zwei Namen zu. Für den Kleinbetrieb oder den selbständigen DTP-Dienstleister bietet gerade die Light-Version „dtp-kontor“ eine spezialisierte Branchenlösung, die sich komfortabel für die Erfassung von Satzarbeiten, Gestaltungsaufträgen, Beschriftungen und EBV-Arbeiten einsetzen läßt. Belichtungsstudios und Lithobetriebe hingegen sollten sich Repro Kontor anschauen. Für diesen Bereich dürfte die Software auf dem ATARI-Markt konkurrenzlos sein. Demos beider Versionen sind direkt beim Entwickler erhältlich.

Softwareentwicklung Sabine und Helmut Zinter Wilhelm Wolters-Str. 85 28309 Bremen


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