Argus Professional - Fakturierung inklusive Electronic Banking

Wer heute die Schalterhalle einer Bank betritt, den Wirtschaftsteil einer Tageszeitung liest oder gar direkt in einem Unternehmen mit der Buchhaltung beauftragt ist, wird von so wohlklingenden Namen wie Electronic Banking, Electronic Cash, Point-of-Sales-System oder SB-Service erschlagen. Dabei stecken hinter diesen oft unbegreiflichen Bezeichnungen Dienstleistungsangebote der Kreditinstitute, die auch den sogenannten Otto Normalverbraucher immer stärker für elektronische Bankgeschäfte begeistern sollen.

Tatsache ist jedoch, daß im Tagesgeschäft der Banken mit Privatkunden oder kleinen Gewerbetreibenden im Gegensatz zu großen Unternehmen leider noch viel Zeit für die Abwicklung des beleghaften Zahlungsverkehrs verlorengeht. Aber nicht nur die Banken, sondern auch die Privatkunden könnten ihre Zeit sinnvoller nutzen, wenn ihr Heim-Computer verstärkt für Bankgeschäfte eingespannt würde.

Die Realität sieht aber leider so aus, daß beispielsweise die meisten heutigen Programme nicht für die Einbindung in Bankgeschäfte geeignet sind. Also muß man sich die passende Software direkt von seinem Bankberater besorgen und mühsam die Daten des einen Programmes in das andere übertragen. Was in dieser Form für den einfachen Privatkunden vielleicht noch machbar ist, wird für einen kleinen Gewerbetreibenden bei seiner Rechnungsstellung zur Tortur. Hier hilft nur ein Programm weiter, das sowohl die Fakturierung als auch das Electronic Banking beherrscht.

Installation

Ohne das Schlußwort vorwegzunehmen, erhält man mit ARGUS PROFESSIONAL ein leistungsfähiges und schnelles Fakturierungssystem, das unter anderem eine Auftrags- und Angebotsverwaltung, die Abwicklung von Daueraufträgen, eine Artikelverwaltung und ein optimiertes Electronic Banking bietet. ARGUS PROFESSIONAL wird auf Diskette mit einem ca. 50seitigen, gebundenen Handbuch ausgeliefert, das sämtliche Eingabemasken und Funktionen detailliert bespricht und im Praxisteil über simulierte Geschäftsvorfälle die Handhabung näherbringt. Voraussetzung für eine effiziente Nutzung von ARGUS ist ein Atari ST/STE/TT mit mindestens zwei MB freiem Hauptspeicher, einer Festplatte und einer eingebauten Uhr. Die Festplatte sollte auf einer Partition mindestens fünf MB freien Plattenspeicher zur Verfügung stellen, da ARGUS je nach Bedarf und Anforderungen die Datenbestände selbständig erweitert. Zur Installation kopiert man ARGUS von der Diskette auf die Festplatte und steckt den mitgelieferten Hardware-Schutz in den Joystickport, ohne den sich das Programm nicht starten läßt. Über Sinn oder Unsinn eines solchen Software-Schutzes läßt sich bekanntlich oft streiten. Fakt ist jedoch, daß ein mitgelieferter Stecker für den Joystickport, bei dem lediglich einige Kontakte zusammengelötet sind, auch keinen großen Schutz vor Raubkopien bietet und damit der Zweck einer solchen Übung eigentlich verfehlt wird. Nach erfolgter Installation kann ARGUS gestartet und die erste Datenbank angelegt werden, was je nach Computer und Festplatte zwischen 10 und 20 Sekunden dauert. Die Bedienungsoberfläche (Bild 1) ist voll GEM-konform und erlaubt damit auch den Anschluß eines Großbildschirmes sowie die Nutzung von Accessories.

Der Kunde

Die Kundenkartei ist nicht zuletzt einer der wichtigsten Bestandteile eines Unternehmens. In ARGUS besteht die Möglichkeit der direkten Eingabe von Kundendaten über das Öffnen des Eingabeformulars (Bild 2) oder über die Eingabe aus einem Lieferschein- oder Rechnungsformular heraus. Eine Kundennummer wird automatisch fortlaufend vorgegeben, kann aber auch individuell bestimmt werden. Nach der Erfassung von Namen und Adresse kann unter der Bezeichnung Z.Hd. ein Ansprechpartner eingegeben werden, der in Serienbriefen als entsprechende Variable eingefügt werden kann. Sollten für einen Kunden andere Zahlungsbedingungen gelten als in den Grundeinstellungen, kann dies entsprechend durch Änderung des Skontosatzes oder der Valuta, weil beispielsweise der Kunde im Ausland sitzt und der Zahlungsverkehr dadurch verlangsamt wird, geschehen. Damit Rechnungen von ARGUS automatisch eingezogen werden, muß der Bankeinzug explizit angewählt sein. Soll der Kunde vom Mahnverfahren ausgeschlossen werden, muß ein entsprechender Button angewählt werden. Ein interessantes Feature bietet der Menüpunkt ARBEIT. Hier läßt sich die Zahlungsmoral durch Anzeige der durchschnittlichen und längsten Zahlungszeit eines Kunden ermitteln. Ferner kann man sich alle Rechnungen eines selektierten Kunden anzeigen lassen.

Der Artikel

Genauso wichtig wie das Anlegen der Kundenkartei ist die Erstellung der Preislisten (Bild 3) für die angebotenen Waren oder Dienstleistungen. Aus jeder Rechnung (Lieferschein, Angebot) kann man auf diese Liste zurückgreifen und so schnelle und korrekte Eingaben machen. Die Artikelnummer ist fortlaufend bzw. individuell einstellbar. Neben der Artikelbezeichnung besteht die Möglichkeit, den Artikel einer Warengruppe zuzuordnen und damit intern zu strukturieren. So kann aus einer Rechnung alternativ zu allen Artikeln nur die Liste einer bestimmten Warengruppe aufgerufen werden. Zur näheren Bezeichnung eines Artikels besteht die Möglichkeit zur Eingabe eines 4zeiligen Zusatztextes. Ferner lassen sich unter Einheit Bezeichnungen wie ,Stück' ,kg‘ oder ,Paket' und unter Verkaufseinheit Stückzahlen, nach denen verkauft wird, wie ,100‘ erfassen. Darüber hinaus lassen sich bis zu drei Einkaufspreislisten für die verschiedenen Lieferanten erstellen.

Bild 2: Im Kunden-Eingabeformular werden die Stammdaten der Kunden erfaßt.

Bild 3: Im Artikel-Eingabeformular werden neben der Bezeichnung auch Warengruppe, Einheit und Verkaufseinheit eingegeben.

Bild 4: Das Eingabeformular für Angebot, Auftrag und Lieferschein ist identisch.

Der Geschäftsvorfall

Unter einem Geschäftsvorfall versteht ARGUS die drei Icons Angebot, Auftrag und Lieferschein, die sich inhaltlich nicht voneinander unterscheiden, aber jeweils die Stadien eines Geschäftsvorfalles repräsentieren. Der Geschäfts Vorfall beginnt mit einem Angebot (Bild 4), das auf Grund der Anfrage eines Kunden erstellt wird. Ist der Kunde einverstanden, wird das Angebot in einen Auftrag umgewandelt. Ist der Auftrag erfüllt, und der Kunde holt die Ware ab, wird daraus ein Lieferschein, der bald darauf zu einer Rechnung umgewandelt wird. Dieser Ablauf ist natürlich so nicht vorgegeben, alternativ kann der Geschäftsvorfall also auch mit einem Auftrag beginnen oder aus einem Angebot gleich eine Rechnung gemacht werden. Die Umwandlung von einem Stadium zum anderen geschieht entweder durch das Verschieben des jeweiligen Eintrags bei gedrückter Maustaste von einem Fenster zum anderen oder durch die Anwahl der Ziel-Icons und Fb (Übernahme). Dadurch verschwindet der Eintrag im Quell- und erscheint im Ziel-Fenster. Außer der Bezeichnung hat sich nichts geändert. Die Übernahme funktioniert allerdings nur in eine logische Richtung. So kann aus einem Lieferschein beispielsweise kein Angebot mehr gemacht werden, sondern nur noch eine Rechnung. Selbstverständlich können aber mehrere Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung zusammengefaßt werden.

Bild 5: Daueraufträge werden wie Rechnungen eingegeben.

Bild 6: Die Umsatzgrafik berechnet die Umsätze in einem Jahr.

Die Rechnungsverwaltung

ARGUS unterscheidet zwischen offenen, fälligen oder bezahlten Rechnungen. Für jeden Zustand gibt es ein Icon und eine Liste, die aufgerufen werden kann. Eine Rechnung, die geschrieben worden ist, wird unter den offenen Rechnungen verwaltet. Sind die Zahlungsfristen abgelaufen, wird die Rechnung in die Liste der fälligen Rechnungen aufgenommen. Sie existiert damit in beiden Listen. Erst wenn der Rechnungsbetrag beglichen wird, wird der Eintrag aus den offenen und fälligen Rechnungen herausgenommen. Wann eine Rechnung fällig ist, richtet sich nach den Grundeinstellungen bzw. den kundenspezifischen Eingaben. Im Rechnungsformular sind diese Daten mit den Skonto-Konditionen in einem entsprechenden Info-Fenster eingeblendet und lassen sich in diesem auch noch nachträglich verändern. Das Rechnungseingabeformular bietet darüber hinaus noch den Direkt-Bezahlt-Modus an. Damit kann das Programm direkt als Kasse eingesetzt werden. Wird eine offene Rechnung anders bezahlt, muß das dem Programm mitgeteilt werden. Dies geschieht analog wie beim Geschäftsvorfall durch Verschieben des entsprechenden Eintrags in den Rechnungslisten. Über ein dann erscheinendes Eingabeformular hat man die Wahl zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Betrag abzüglich Skonto, sofern noch Skonto-Abzugsberechtigung besteht. Zahlt ein Kunde irrtümlich zuviel, wird der übersteigende Betrag als Gutschrift wahlweise weitergeführt oder per Electronic Banking zurücküberwiesen. Selbstverständlich bietet ARGUS auch eine leistungsfähige, abgestufte Mahnungsverwaltung.

Der Dauerauftrag

Werden Rechnungen gleichen Inhaltes in periodischen Abständen verschickt oder beglichen, kann dafür ein Dauerauftrag (Bild 5) angelegt werden. Dazu wählt man das entsprechende Icon an und gibt über F1 eine Rechnung ein, in der die Dauerauftragsart erfaßt wird. Unter dem Zeitpunkt läßt sich der Buchungstag oder -monat vergeben. Bei einem wöchentlichen Dauerauftrag sollte man darauf achten, daß ARGUS auch in jeder Woche mindestens einmal gestartet wird, damit der jeweils nächste Auftrag installiert wird. Arbeitet man beispielsweise nur alle zwei Wochen mit ARGUS, wird nur der jeweils letzte Auftrag ausgeführt und der nächstmögliche installiert. Der Auftrag, der zwischen diese beiden Terminen gefallen wäre, wird ignoriert. Öffnet man die Dauerauftragsliste, werden in einem Fenster die verwalteten Daueraufträge und ihr jeweils nächster Termin aufgeführt. Die Ausführung erfolgt automatisch über Electronic Banking oder den Ausdruck einer Überweisung über den Drucker.

Electronic Banking

Wer das Modul Electronic Banking ersetzen und damit am datenträgergestützten Zahlungsverkehr teilnehmen möchte, sollte vorher mit seiner Hausbank die Modalitäten abklären. In der Regel beschränkt sich dies auf das Unterschreiben eines entsprechenden Vertrages und der Einreichung einer Probediskette. Näheres zu diesem Modul können Sie in unserem separaten Test in dieser Ausgabe lesen.

Sonstiges

Natürlich bietet ARGUS auch eine Verwaltung von Lieferanten, so daß sowohl Adressen als auch Bankverbindungen und Zahlungskonditionen festgehalten werden können. Auf diese Liste kann ähnlich wie auf die Kundenliste aus verschiedenen Eingabeformularen heraus zurückgegriffen werden. Besonders wichtig ist es, auf die korrekte Eingabe der Bankverbindung zu achten, da diese Daten für die Verarbeitung offener Verbindlichkeiten aus Electronic Banking aufgerufen werden. In ARGUS unterscheidet man zwischen offenen und bezahlten Verbindlichkeiten, für die je ein Icon existiert. Unter den offenen Verbindlichkeiten verwaltet ARGUS alle eingegangenen Rechnungen. Da bei der Eingabe einer Verbindlichkeit allerdings auch die Form und der Zeitpunkt der Zahlung eingegeben»werden muß, verwaltet das Programm unter den offenen Verbindlichkeiten eigentlich Zahlungsanweisungen der unterschiedlichsten Form (Scheck, Überweisungen, EB-Aufträge usw.). Sämtliche Ausdrucke von ARGUS basieren auf der Grundlage von Mischtexten. Das sind Standardformulare für die verschiedensten Zwecke, die mit den individuellen Variablen eines Geschäftsvorfalles gemischt und ausgedruckt werden. Ein Ordner mit Standarddokumenten liegt dem Programm bei. Die Funktionen Umsatz und Umsatzgrafik (Bild 6) berechnen auf der Grundlage bezahlter Rechnungen und Verbindlichkeiten die Umsätze der einzelnen Monate, Quartale oder Jahre. In den Grundeinstellungen werden verschiedene Werte eingegeben, die für die Rechnungserstellung und das Mahnwesen gültig sind. Unter Valuta stellt man die Toleranztage für das Mahnwesen ein, da durch den Banktransfer in der Regel einige Tage für eine Überweisung verfließen.

Fazit

Mit ARGUS PROFESSIONAL erwirbt der Anwender ein äußerst leistungsfähiges und modernes Fakturierungssystem, das angabegemäß unter ständigen Einfluß von Praktikern sowie den Rückmeldungen und Ideen der Benutzer der ARGUS-Basisversion steht. Durch den modularen Aufbau wird ARGUS den Ansprüchen von Wirtschaft und Handel voll gerecht und bietet genügend Raum für Erweiterungen. So soll demnächst ein Formulareditor verfügbar sein, mit dem der Benutzer seine eigenen Mischtexte auf grafische Weise anpassen kann. ARGLOS verhielt sich im Testbetrieb absolut stabil und ließ sich ohne größere Schwierigkeiten intuitiv bedienen. Grundsätzlich bietet der Vertreiber auch die Möglichkeit der Vorführung und Einweisung in das Programm. ARGUS PROFESSIONAL kostet in der derzeitigen Ausstattung DM 798,-. Das Programm wendet sich allerdings auch nicht an Privatanwender, sondern an kleinere Firmen und Gewerbetreibende. Unter diesem Gesichtspunkt ist das Programm voll gelungen und kann bedenkenlos empfohlen werden.

Bezugsquelle:
Ideart Löberstraße 8 W-6300 Gießen

Argus Professional

Positiv:

integriertes elect. Banking-Modul
intuitive Bedienbarkeit
sauberes GEM-Programm

Negativ:

relativ hoher Preis
unbequemer Kopierschutz
Rainer Wolff


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