CIS - Lohn & Gehalt - Es lohnt sich

Die Frau des Dachdeckermeisters Cornelius weiß ein Lied zu singen. Über die Arbeit, die sie neben dem Haushalt noch erledigen muß. Herr Cornelius war so clever, die Ehefrau als 490-Mark-Angestellte zu beschäftigen und das Finanzamt bei diesem Coup (legal) zu beteiligen. Frau Cornelius ist nicht sonderlich glücklich darüber.

Ist doch klar, in der Sommerzeit ist die Hölle los. Herr Cornelius geht morgens gegen 5 Uhr aus dem Haus und kommt oft erst gegen 20 Uhr zurück. Die Helligkeit muß ausgenutzt werden, rauf aufs Dach. Und was ist mit dem Schreibkram? JA! Den muß Frau Cornelius erledigen.

Warum ich Ihnen das erzähle? Also: Rechnungen schreibt Frau Cornelius sowieso jedesmal selbst, und die Bücher führt sie, und dann kommen noch Mahnungen und Bestellungen und...

Dann ist das Ehepaar Cornelius an einem verkaufsoffenen Samstag an einem Computergeschäft vorbeigekommen (war ja sowieso schlechtes Wetter) und hat sich Geräte, Prospekte und Verkäuferworte zu Gemüte geführt. Das Ehepaar bzw. die Firma Cornelius war ideal eingestimmt, den Kauf einer EDV in Erwägung zu ziehen. Und so kam. was ja kommen mußte: Ab sofort laufen Briefe und Rechnungen der Firma Cornelius aus einem 24-Nadeldrucker. Der nützliche Nebeneffekt, daß man fortan gleichlautende Briefe nicht jedesmal neu eintippen muß, dürfte schon landläufig bekannt sein. (Übrigens: Herrn Cornelius gibt es wirklich, wenn auch mit einem anderen Beruf.)

Irgendwann einmal hat die Firma Cornelius eine magische Schallmauer durchbrochen: Mit einem Gesellen und zwei Lehrbuben kommt Meister Cornelius einfach nicht mehr rum, es muß mehr Personal herbei. Man kann es sich unschwer ausmalen, wie das weiterläuft: Noch ein Geselle, noch zwei Lehrbuben, ein/zwei Hilfskräfte usw. Dann kommt ziemlich bald der Gedanke auf, den ganzen Papierkram, den das Mehr an Personal so zwangsläufig mit sich bringt, vielleicht auch mit dem Firmencomputer zu erledigen - wofür hat man das gute Stück denn sonst angeschafft? (Womit wir nun endlich beim Thema wären.)

Lohnabrechnungen und das ganze administrative Beiwerk waren schon immer die Domäne der Steuerberater (und artverwandter Berufe). Logisch, daß der sich längst einer EDV-Anlage bedient (bzw. er läßt bedienen). Warum nur scheuen sich so viele Klein- und Mittelbetriebe, die Lohnabwicklung selbst zu erledigen? Der Riesenaufwand an vorgefaßten Formularen für alle möglichen Behörden mag wahrscheinlich verschrecken. Aber ist denn eine Lohnabrechnung wirklich so kompliziert?

An den Programmen kann es eigentlich nicht liegen. Für MS-DOS gibt es schon eine Unmenge, und so allmählich scheint unser liebgewonnener ST-Computer auch diese Büroarbeit übernehmen zu wollen. Einen Vorreiter in diese Richtung möchten wir Ihnen heute vorstellen:

CIS - Lohn & Gehalt

Zunächst sollte man wissen, welche Funktionen in Zukunft benötigt werden. Weil nicht jeder Betrieb die gleichen Anwendungen braucht, ist “CIS - Lohn & Gehalt” nach dem Baukastenprinzip aufgebaut. So können neben dem Basisprogramm gleich oder später folgende Zusatzmodule eingebracht werden:

Die Pull-Downs mit reichlich viel Menü

Eine Maske der Stammdatenerfassung. Hier werden die persönlichen Daten eines jeden Arbeitnehmers festgehalten.

Los geht’s

Um es gleich vorwegzunehmen: Wenn Sie keine Festplatte haben, müßte spätestens jetzt eine herbei, denn ständig mit Disketten zu arbeiten, ist bei Programmen dieser Größenordnung völlig indiskutabel und auch gar nicht geplant.

Zur Installation wird ein kleines Hilfsprogramm gerufen, das nach Namen, Anschrift und einigen Systembedingungen fragt. Dann werden alle Dateien entsprechend eingerichtet. Es dauert eine gewisse Weile, bis diese Prozedur zu Ende kommt.

Dann der lang ersehnte Doppelklick auf „CIS-L&G.PRG” - Ja, was ist das denn? Ich denk’, ich bin im Kino. Da rollt ein Bild von unten nach oben über den Schirm, das links einen Opa zeigt mit Federhalter, Petroleumlampe und Abakus Rechner, und rechts lächelt derselbe Opa einen Computer an. Also, wir sind doch nicht in einem Grafikanimationsprogramm - oder etwa doch?

Nach meinem persönlichen Geschmack hätte man auf diese Eingangsspielerei durchaus verzichten können und den Programmieraufwand in andere Bahnen lenken sollen. Mit irgendeiner Taste kann man den “Film“ dann abschalten.

Jetzt folgt die Abfrage für ein Paßwort. Bei der Erstinstallation wird entschieden, ob ein Paßwort vergeben werden soll. Dies ist eine sehr wichtige und nützliche Funktion, um den Datenbereich vor dem unberechtigten Zugriff Unbefugter zu schützen.

Nun erscheint die Programmoberfläche als eigenes Desktop. Es ist unschwer zu erkennen, daß dies nicht das System-Desktop ist: andere Bezeichnungen in der Kopfmenüleiste, andere Symbole, ein Schriftzug “Version II“ in der Bildmitte.

1. Schritt: Personal-Stammdaten

Wie heißt es doch so in etwa: “Vor den Lohn haben die Götter den Schweiß gesetzt.” Will heißen: Zuallererst müssen die Daten der Arbeitnehmer erfaßt werden. Dort gehören nicht nur die persönlichen Angaben hin, sondern auch Hinweise auf

Sollte bis dahin eine Krankenkasse auftauchen. die noch nicht gespeichert wurde, folgt selbständig eine Eingabemaske für die Werte zur neuen Krankenkasse. Es ist eine Heidenarbeit, bis alle Feinheiten zu jeder Person gespeichert sind. Aber trösten Sie sich mit dem Gedanken, daß ja nur einmal, und zwar ganz zu Anfang, solch ein Aufwand nötig ist.

2. Schritt: Lohnwerte

Neben den persönlichen (manche sprechen auch von “personenbezogenen“) Angaben brauchen wir noch die sachlichen (oder “leistungsbezogenen“) Parameter. Das sind Werte für

Sehr effektiv: Zu den verschiedensten Personaldaten ist ein schneller Zugriff (hier in Listenform) möglich.

um nur einige zu nennen.

Das Zusatzmodul Baulohn stellt hier noch zusätzliche Faktoren für Winterbauförderung oder Schlechtwettergeld sowie Zusatzversorgungskasse zur Wahl.

3. Schritt: Rechnen und Auswerten

In diesem Punkt zeigt CIS - Lohn & Gehalt erst richtig, was es kann. Entweder für nur einen Arbeitnehmer alleine oder den gesamten Personal stamm kann der Rechnungsgang gestartet werden:

Der Abrechnungszeitraum wird festgelegt (üblicherweise ein Monat). Dann werden für jeden einzelnen Arbeitnehmer die Angaben zu seiner persönlichen Arbeitszeit (Leistungsvorgaben) gemacht. Daraus errechnen sich die Bezüge, diese vermindern sich um die Abzüge und ergeben die Erstattung.

4. Schritt: Ausdruck und Abschluß

Mit dem integrierten Druckprogramm erfolgt der Ausdruck von Überweisung, Lohnkontrollzettel und Auszahlungsquittung.

Ein Journal stellt eine komplettierte Liste aller gleichwertigen Vorgänge in einer Periode dar und steht im unmittelbaren Zusammenhang mit einem anderen Be-rechnungs- bzw. Druckvorgang, wie Lohnzettel, Beitragsnachweise, Steueranmeldungen usw.

Die Jahresabrechnung ist der absolute Schlußstrich unter das vergangene Jahr. Dort werden auch alle Jahresmeldungen, wie z.B. Lohnsteuerkartenaufdruck ausgelöst.

Formularanpassung durch Makros

Ein herausragendes Element von “CIS - Lohn & Gehalt’* ist eine allgemein gültige Makrosprache zur individuellen Gestaltung des Ausdrucks auf vorgegebene Formulare.

Es werden Befehlsfolgen mit einer herkömmlichen Textverarbeitung geschrieben und für “CIS-L&G” zugänglich abgespeichert, das aus der Information den Formulareindruck zusammenbaut. So ist es ein Leichtes, durch Umändern bestimmter Befehle die Ausdruckgestaltung auf andere Formulare anzupassen.

Schlußgedanken

“CIS - Lohn&Gehalt“ ist ein ernstzunehmendes, professionelles Lohnabrechnungsprogramm. Es gibt kaum einen Punkt, der zu bemängeln wäre, außer:

  1. Der Kinofilm am Anfang müßte wirklich nicht sein.
  2. Die Abfolge von Menüs ist so gestaltet, daß gleiche Bedienelemente (z.B. der Pfeil zum Zurückblättern oder der Knopf für “weiter”) nicht immer an gleicher Position stehen und ein unnötiges Mausbewegen nötig wird, um diese zu erreichen.
  3. Viele Auswahlknöpfe bzw. -leisten sind so winzig, daß man sie kaum lesen kann und mit dem Mauspfeil fast nicht erreicht.
  4. Die Pull-Down-Menüs sind mit viel Text überladen. Dies machte es sogar notwendig, unter dem Kopfeintrag “Einstellungen” gleich zwei Menüs wechselweise heruntenrollen zu lassen.
  5. Das programmeigene Desktop bzw. die 7 Icons sind eine interessante und ausgefallene Idee, man hätte evtl, noch mehr häufig benutzte Funktionen dort unterbringen können (und die Pull-Downs dadurch entlastet).

Als lobenswert muß unbedingt erwähnt werden:

  1. das vorbildliche, ausführliche Handbuch. Auf mehr als 80 Seiten (DIN-A4) wird das Programm erschöpfend erklärt.
  2. die Modulbauweise. Das Programm ist nicht mit (für den einzelnen Anwender) uninteressanten Funktionen vollgestopft. Man kann sich sein spezielles Lohn&Gehalt-Programm selbst zusammen(be)stellen.
  3. Die Makros.

Alles in allem ist es ein angenehmes Arbeiten mit “CIS - Lohn & Gehalt”, und spätestens dann wird man als Benutzer einsehen, daß Lohnabrechnung doch nicht so kompliziert sein muß.

DK

Bezugsadresse
Ciechowski Computer Innovations Ober-Saulheimtr Str. 18 6501 Wörrstadt

Eine Auswahl, welche Arbeiten beim Periodenschluß gewünscht werden.


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