GD-FIBU - Finanzbuchhaltung leicht gemacht?

Nach dem §238 des HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Dabei muß die Buchhaltung so beschaffen sein, daß sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Als Freiberufler, Klein- und Kleinstunternehmer muß man sich zumeist selber um die Buchhaltung und die Abrechnung gegenüber dem Finanzamt kümmern. Sicherlich kommt man um einen Steuerberater in der Regel nicht herum, aber mit ein paar Grundkenntnissen und dem richtigen Programm kann man sich schnell einen Überblick über die eigene wirtschaftliche Lage verschaffen. Besonders für diese Zielgruppe - kleine und mittlere Unternehmen -ist die Finanzbuchhaltung von gdat gedacht. Wird sie ihrem Anspruch auf leichte Bedien- und Erlernbarkeit gerecht, oder kommen auf den Anwender nur noch mehr durchwachte Nächte zwischen Hoffen und Bangen zu?

Die GD-FIBU ist bereits seit längerer Zeit im Einsatz. Die neue Version - die auf der ATARI-Messe vorgestellt wurde - ist völlig überarbeitet worden. Am Grundkonzept - möglichst viel Information übersichtlich am Bildschirm darzustellen hat sich nichts geändert (Bild 1). Neu ist jetzt, daß man sich eine individuelle Finanzbuchhaltung aus mehreren Modulen zusammenstellen kann. Die Grundversion beginnt mit der einfachen Einnahme-Überschußrechnung. Mit den Modulen

Viele der neuen Features erkennt man gar nicht auf den ersten Blick, sie sind beim ATARI-ST einfach noch kein Standard. So zum Beispiel die Dateiauswahl mit assoziativer Namenssuche. Aber von diesen kleinen Details später mehr.

Was braucht man an Harter Ware?

Ein ATARI ST mit einem Megabyte Hauptspeicher reicht für den Anfang aus. Da die Daten von einem Abrechnungszeitraum alle im Speicher stehen, muß auch das TOS im ROM untergebracht sein. Als Massenspeicher genügt ein doppelseitiges Diskettenlaufwerk. Wie jede professionelle Software, so verwendet auch die GD-Fibu einen Monochrommonitor. Auf einem Großbildschirm läuft die Finanzbuchhaltung zwar, aber die volle Auflösung wird noch nicht unterstützt. Gdat arbeitet daran, daß durch ein Mehr an darstellbarer Information nicht die Übersichtlichkeit leidet. Ein Blitter wird empfohlen, aber es geht auch ohne so flott, daß man auf ihn verzichten könnte.

Dies ist wohl als Minimalkonfiguration zu verstehen. Für mich besteht eine komfortable Arbeitsumgebung aus einem MEGA-ST 2 oder MEGA-ST 4 und einer Festplatte, deren Größe sich nach dem Umfang der Buchhaltung und den sonstigen Anwendungen richtet. Auf eine doppelseitige Diskette passen ungefähr 10.000 Buchungen. Das ist bereits mehr, als viele Kleinuntemehmen im ganzen Geschäftsjahr buchen. Sollte das nicht reichen, dann ist die GD-FIBU in der Lage, eine bis zu 12 MByte große Datei auf mehrere Disketten zu verteilen. Erst wenn die Datei noch umfangreicher wird, ist eine Festplatte nötig. Allein für die Finanzbuchhaltung und eventuell eine Textverarbeitung reicht deshalb eine kleine 20-30 MByte-Festplatte in den meisten Fällen aus.

Pro freiem MByte Hauptspeicher kann man 12.000 Buchungen in jedem Abrechnungszeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich oder wie Sie wollen) eingeben. Bei 4 MByte RAM sind das über 40.000 pro Monat. Ich kenne keinen selbständigen Unternehmer, der mehr brauchte.

Bild 1: Viel Information übersichtlich dargestellt bei der GD-FIBU

Bild 2: In GD-SYS wählen wir die Finanzbuchhaltung aus

Bild 3: Neue Datei einrichten

Leider akzeptiert das Finanzamt noch keine Disketten mit der Abrechnung, und so ist auch ein Drucker nötig. Hier kann der Anwender aus einer breiten Palette wählen - zur Zeit stehen wohl an die 60 Druckertreiber zur Verfügung. Wer noch etwas mehr Geld los werden möchte, der besorgt sich extra Kontopapier, um dem Finanzamt eine Freude zu bereiten. Blanko tut’s natürlich auch, es wird dann einfach das Formular mitgedruckt, was dann aber natürlich etwas länger dauert.

Starten und Installieren

Zum Starten der Finanzbuchhaltung wird ein ROM-Modul benötigt, welches man bei ausgeschaltetem Rechner einsteckt. In diesem ROM-Modul sind die Grundroutinen, auf die alle Programme von gdat zugreifen. Zum Beispiel die Fileselectorbox, die kleine Analoguhr in der rechten oberen Ecke oder der kaufmännische Taschenrechner. Das ROM-Modul muß extra gekauft werden. Auf der einen Seite wird dadurch der Einstieg etwas teurer, aber auf der anderen Seite hat der Anwender den großen Vorteil, daß ihm die Grundfunktionen aller gdat-Programme vertraut sind und die Bedienung neuer Programme erleichtert wird.

Das Programm hat natürlich keinen Kopierschutz und kann ohne Problem auf der Festplatte installiert werden. Die einzelnen Pfadnamen und Einstellungen (Scroll-Geschwindigkeit, Dunkelschaltung,...) werden natürlich -auf Wunsch - dauerhaft übernommen.

GD-SYS - so heißt dieses ROM-Modul - ist unter anderem auch für die Abfrage des Paßwortes zuständig. Als erste Aktion muß dieses vom Benutzer eingegeben werden. Danach kann die Anwendung gestartet werden. Hier ist auch ein erster Ansatzpunkt für Verbesserungen. Es kann nur ein Paßwort vergeben werden, danach ist der Zugang zu allen Anwenderprogrammen frei. Sinnvoll wäre es, wenn man erstens für jedes Anwenderprogramm ein eigenes Paßwort definieren könnte, und zweitens, wenn es in der Anwendung selber mehrere abgegrenzte Bereiche gäbe. Dies ist zweckmäßig, wenn mehrere Personen mit dem Rechner arbeiten, aber nicht alle in der Bilanz der Firma stöbern sollen.

In GD-SYS wählen wir also als Anwenderprogramm die Finanzbuchhaltung (Bild 2) und nach einem mehr oder weniger langen Ladevorgang - abhängig davon, ob Sie mit einer Floppy oder einer Festplatte arbeiten - erscheint die Fileselectorbox, in der Sie Ihre gewünschte Datei anwählen können.

Ist noch keine eigene Datei vorhanden, gibt man einfach einen beliebigen Namen ein, das Programm erkennt das und fragt nach, ob es eine solche Datei einrichten soll. In einer weiteren Auswahlbox (Bild 3) wird der Beginn des Geschäftsjahres festgelegt, der Kontenrahmen (SKR 03, SKR04 oder ein Spezial-Kontenplan), ob man Soll- oder Ist-Versteuerung haben möchte und ob mit Fremdwährungen gearbeitet werden soll.

Die Datei ist nun eingerichtet, und die Bedienoberfläche der Finanzbuchhaltung erscheint wie in Bild 1, wobei natürlich noch keine Buchungen zu sehen sind. Als nächsten Schritt wird man nun die Firmendaten, den individuellen Kontenplan und die Steuerschlüssel einrichten. Bei Bedarf können auch Kostenstellen eingegeben werden. Alle diese Einstellungen finden sich unter dem Menüpunkt PROGRAMM und können der Reihe nach aufgerufen werden. Wird die aktuelle Datei zu einem späteren Zeitpunkt gesichert, werden diese Einstellungen selbstverständlich mit übernommen. Deshalb ist ‚Mandantenfähigkeit’ für die GD-FIBU kein Problem, jeder Mandant hat eine eigene Datei, in der alle Einstellungen gespeichert sind.

Die Firmendaten werden in einer Dialogbox - ähnlich wie beim Datei-einrichten in Bild 3 - eingegeben. Raffinierter ist da schon die Eingabe des Kontenplans. Nach dem Anwählen des entsprechenden Menüs erscheinen eine Dialogbox und ein Fenster, welches in beide Richtungen gescrollt werden kann (Bild 4). Man gibt nun einfach unter ‚Nummer’ die gewünschte Kontonummer ein und drückt < Return >. Sofort erscheint die Standardbezeichnung des gewählten Kontenrahmens (SKR 03 oder SKR 04) als Vorgabe, die man aber auch überschreiben kann. Bei ‚St-Schl’ hat man die Möglichkeit - sofern es für das gewählte Konto zulässig ist - einen der 98 möglichen Steuerschlüssel zu wählen. Dabei müssen die Steuerschlüssel nicht unbedingt vorher unter dem Menüpunkt ‚Steuerschlüssel’ eingegeben worden sein. Man kann einen solchen auch beim Einrichten des Kontos definieren, wodurch lästiges Hin- und Herklicken eingespart wird.

Hat man das eine oder andere Konto vergessen und merkt dies erst später beim Buchen, ist das nicht weiter schlimm. Man gibt dann einfach die gewünschte, noch nicht existierende Kontonummer ein, und die GD-F1BU fragt nach, ob ein solches Konto eingerichtet werden soll. Solange ein Konto noch nicht bebucht worden ist, kann es auch wieder gelöscht werden.

Autobuchungen und eine Verwaltung der Abschreibungsgüter gibt es in der derzeitigen Version noch nicht. Ersteres wird es mit Sicherheit in der nächsten Version geben, erleichtert es doch das Buchen immer wiederkehrender Vorgänge (Miete, Bankgebühren,...). Bei der automatischen Verwaltung von Abschreibungsgütern dagegen ist man sich bei gdat noch nicht ganz einig. Vom Programmtechnischen gesehen gäbe es keine Schwierigkeiten, wurde mir versichert.

Der eigentliche Grund für das Fehlen liegt darin, daß bei kleinen Unternehmen - die Zielgruppe der GD-FIBU - das Jonglieren mit den Abschreibungen durch den Steuerberater ein mächtiges Werkzeug ist. um die Steuerlast zu mindern. Mit einer Automatik bestünde dann die Gefahr, daß man sich zuwenig Gedanken macht, in dem trügerischen Glauben, daß es die Finanzbuchhaltung schon richten wird. Dabei kann die Automatik nur nach einem Schema Vorgehen und auf geänderte Rahmenbedingungen nicht reagieren. Es bleibt also abzuwarten, was sich gdat zu diesem Punkt einfallen läßt.

Buchen

Nach dieser Vorarbeit - die im übrigen leichter getan als beschrieben ist - kann man nun mit dem Buchen beginnen. Hier hat man drei Möglichkeiten, die sich jeweils durch die angezeigte Information unterscheiden.

Zunächst muß unter dem Menüpunkt Programm’ das Erfassungsprogramm ’Buchungen’ geladen werden. Sofort baut sich die Buchungsmaske auf, und das Programm befindet sich in der Option ‚Buchen ohne Anzeige*.

An dieser Stelle ein kleiner Einschub: Der Programmspeicher wird vollkommen dynamisch verwaltet, das heißt, es wird nur soviel belegt, wie gebraucht wird. Die einzelnen Programmteile im Menü ‚Programm’ werden also solange wie möglich im Speicher gehalten und müssen nicht jedesmal neu nachgeladen werden - allerdings erst bei 2 MByte Hauptspeicher. Bei einer Festplatte fallen die Ladezeiten sowieso nicht groß ins Gewicht.

Bei ‚Buchen ohne Anzeige’ erscheinen die letzten 14 erfaßten Buchungen im Anzeigefeld, sofern überhaupt welche vorhanden sind. Diese Option ist vor allem dazu gedacht, die Buchungen schnell zu erfassen. In diesem Modus wird, anstelle des jeweiligen Saldos, das bebuchte Konto in der rechten Spalte des Rollfeldes angezeigt, um bereits abgelegte Buchungssätze auf ihre Richtigkeit hin überprüfen zu können. Um den aktuellen Saldo zu kontrollieren, wechselt man in das ‚Anzeige’-Menü und läßt sich das Konto ausgeben.

Möchte man während des Buchens die volle Kontrolle über das bebuchte Konto, wählt man ‚Buchen mit Kontoanzeige’. Hier wird nach jeder Buchung das bebuchte Konto, einschließlich der neuen Buchung, angezeigt (Bild 1). Diesmal erscheint in der rechten Spalte des Rollfeldes der aktuelle Saldo nach jeder Buchung.

Buchen mit Offener-Posten-Anzeige’ verwendet man, wenn man den sofortigen Überblick über Personenkonten benötigt. Es wird hier nicht der Mehrwertsteuerschlüssel angezeigt, sondern die offenen Posten. Ist der Saldo ausgeglichen, erscheint eine Fragebox, ob die entsprechenden Posten erledigt sind.

Der Buchungsvorgang

Die Art des Buchens ist gewählt, nun sollen die Daten folgen. Zunächst muß das Konto eingegeben werden. Das geschieht links unten, unter dem Feld für das Dalum. Hier wartet der Cursor, als kleines Rechteck, auf die Eingabe (Bild 1). Jetzt hat man man mehrere Möglichkeiten:

  1. Man gibt die gewünschte Kontonummer ein. Ist diese Nummer Bestandteil des eigenen Kontenplans, erscheint die dazugehörige Kontoanzeige rechts daneben. Ist das Konto jedoch nicht vorhanden, hat man die Möglichkeit, es einzurichten.
  2. Man gibt einen Text ein. Wenn dieser Text Bestandteil einer Kontobezeichnung ist, erscheint wieder rechts daneben die gesamte Kontobezeichnung und im linken Feld die dazugehörige Kontonummer. Kommt der Text im Kontenplan mehrmals vor, wird der erste passende angezeigt. Mit den Cursor-Tasten ‚aufwärts’ und ‚abwärts’ kann man dann alle in Frage kommenden Konten anschauen. Sehr nützlich ist das bei den Kunden- und Lieferantenkonten, da man den Namen durch die Rechnung kennt, aber die Kontonummer meist nicht auswendig im Kopf hat.
  3. Wenn einem gar keine Idee kommt, dann hilft vielleicht das ‚?’ weiter. Nach der Eingabe erscheinen alle Sachkonten des eigenen Kontenplans. Das gewünschte Konto übernimmt man dann einfach mit Mausklick.
    Bei ‚?K’ werden alle Kundenkonten und bei ‚?L’ alle Lieferantenkonten angezeigt. Die Auswahl erfolgt wieder mit der Maus.
  4. Bei installierten offenen Posten kann man auch einen ‚*’ und eine Belegnummer oder einen Belegtext eingeben. Jetzt durchsucht das Programm alle nicht komprimierten Buchungen. Ist die Suche erfolgreich, erscheint das Kunden- oder Lieferantenkonto im Kontofeld. Bei einer Zahlung muß man also nur die Rechnungsnummer wissen, das Konto wird vom Programm gesucht.

Bild 4: Der Kontenplan wird erstellt

Als nächste Eingabe ist das Datum fällig. Es ist fast unnötig, darauf hinzuweisen, daß mehrere Schreibweisen als Eingabe zugelassen sind und die Eingabe auf Plausibilität hin geprüft wird.

Die Eingabe des Betrages erfolgt im Feld ‚Soll Haben’. Ohne Vorzeichen wird der Buchungsbetrag im Soll (+) gebucht, mit einem Minuszeichen im Haben (-). Dieses Minuszeichen kann man auch durch zweimaliges Drücken der Return-Taste erzeugen. Bei installierten Fremdwährungen ist es möglich, hinter dem Betrag noch ein Kürzel für eine Fremdwährung anzugeben. Ist das eingegebene Kürzel noch nicht vorhanden, wird nachgefragt, ob eine neue Währung eingerichtet werden soll. Es erscheint eine Box, in der man den aktuellen Tageskurs dieser Währung eingeben kann. Zu einem Datum können verschiedene Kurse angegeben werden, etwa bei einem An- und Verkauf von Fremdwährungen an einem Tag. Nach der Eingabe des Kurses erscheint der umgerechnete DM-Betrag. Die Buchungen werden - je nach ausgewählter Option - in DM oder der Fremdwährung angezeigt. Dies ist besonders hilfreich, um zu erkennen, ob ein Konto mit Fremdwährungen ausgeglichen ist. Ohne diese Möglichkeit ist das nämlich gar nicht so einfach, da man Kursgewinne und Kursverluste berücksichtigen muß.

Im nächsten Eingabefeld muß das Gegenkonto eingegeben werden. Hier hat man dieselben Möglichkeiten wie bei der Eingabe des Kontos:

Mit der Auswahl von Konto und Gegenkonto ist bereits entschieden, ob Mehrwert- oder Vorsteuer zu buchen ist. Dementsprechend wird das nächste Feld angezeigt oder aber automatisch übersprungen. Ist die Eingabe eines Steuerschlüssels zulässig, bestehen wieder mehrere Möglichkeiten:

  1. Automatische Errechnung der Mehrwertsteuer

Wie schon erwähnt, kann im Kontenplan-Editor einem Konto ein Steuerschlüssel zugewiesen werden. In diesem Fall wird das Feld übersprungen und die errechnete Steuer angezeigt. Mit den Cursortasten kommt man allerdings in das Feld zurück, um eventuell den vorgegebenen Steuerschlüssel zu ändern.

  1. Buchung ohne Mehrwertsteuer

Ist keine Mehrwertsteuer zu buchen, gibt man einfach Return oder eine ‚0’ ein, und der Cursor springt ins nächste Feld.

  1. Buchen mit Steuerschlüssel

Eine Zahl zwischen 1 und 98 wird als Mehrwertsteuerschlüssel verstanden. Return beendet wieder die Eingabe, der errechnete Betrag steht neben der Kontonummer, und der Cursor springt in das nächste Feld.

Bei der Eingabe des Steuerschlüssels hat man noch ein paar weitere Möglichkeiten. die ich aber nicht alle aufzählen möchte. So signalisiert zum Beispiel ein ‚i‘ inklusiv, der Buchungsbetrag wird nun als Bruttobetrag gewertet.

Im nächsten Eingabefeld kann eine Belegnummer oder eine Kombi nation aus Text und Zahlen eingegeben werden. Ist das Modul ‚Offene Posten’ installiert, hat man die zusätzliche Möglichkeit. die Buchhaltung nach allen zu dieser Nummer erfaßten Buchungen suchen zu lassen. Der ausstehende Betrag wird errechnet und angezeigt.

Im folgenden Textfeld kann man mit bis zu 20 Zeichen die Buchung kommentieren.

Bei installierten offenen Posten kann unter bestimmten Voraussetzungen automatisch ein Skonto gebucht werden. Den vom Programm gemachten Vorschlag kann man - wie immer - übernehmen oder verwerfen.

Buchungskomfort

Unter diesem Menüpunkt findet man zahlreiche Funktionen, die das schnelle Erfassen der Buchungen erleichtern (Bild 5). Da wären zum einen die Wiederholfunktionen. Ist das entsprechende Feld angeklickt (Konto, Datum. Betrag....), braucht man bei der Eingabe einfach nur Return zu drücken, und es wird der Text der vorherigen Buchung übernommen. Im Falle der Belegnummer wird diese sogar um 1 hochgezählt, was besonders praktisch ist.

Unter der Rubrik ‚Anzeige’ wählt man aus. welche Informationen beim Buchen überhaupt zu sehen sind.

Korrekturen

Wie schon beschrieben, hat man bei der Eingabe der Buchung jederzeit die Möglichkeit, mit dem Cursor in das vorherige Feld zu gelangen, um etwas zu ändern. Was aber tun, wenn bereits gebucht ist, und es sich im Nachhinein herausstellt, daß korrigiert werden muß? Befindet man sich im Modus Kontoanzeige, Buchen mit Kontoanzeige oder Buchen mit OP-Anzeige. kann man ganz einfach mit Mausklick korrigieren. Der angeklickte Buchungssatz wird in die jeweiligen Eingabefelder übernommen und kann beliebig ediert werden. Mit dem letzten Retum wird er wieder übernommen. Aber Achtung: Es wird automatisch eine Stornobuchung angelegt, um den gesetzlichen Richtlinien Genüge zu tun, wonach eine Aufzeichnung nicht dermaßen verändert werden darf, daß man den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellen kann (HGB §239/3).

Allerdings sind korrigierte oder stornierte Buchungssätze nur in der Prima-Nota sichtbar. Auf den Kontoblättern. dem Journal, den Summen- und Saldenlisten sowie der betriebswirtschaftlichen Auswertung sind Stornobuchungen nicht zu sehen. Hier erscheinen die bereinigten Buchungen und Zahlenwerte, um deren Lesbarkeit zu erhöhen.

Bild 5: Einstellbarer Buchungskomfort

Keine Regel ohne Ausnahme: Wird eine Buchung am Tag ihrer Erfassung wieder korrigiert bzw. storniert, wird dieser Vorgang nicht in der Prima-Nota erfaßt. In diesem Fall kann man - wohl zu Recht - davon ausgehen, daß es sich um einen Tip- oder Flüchtigkeitsfehler handelt, der nicht zu einer schlechteren Lesbarkeit des Zahlenmaterials führen sollte.

Diese Vorgehensweise hat ihren Ursprung natürlich in der Praxis und ist durch die Steuerberater von gdat abgesegnet.

Sicherheit...

... hat bei der Buchhaltung einen sehr hohen Stellenwert. Die Aufbewahrungsfristen liegen zwischen 6 und 10 Jahren (HGB §257(4)). Nach §261 des HGB müssen in diesem Zeitraum Unterlagen, die auf Bild- oder Datenträgern vorliegen, auf eigene Kosten lesbar gemacht werden. Für den Anwender bedeutet dies die sorgfältige Auswahl der Datenträger, regelmäßige Sicherheitskopien und zum Schluß deren sorgfältige Aufbewahrung.

Bild 6: Aussagekräftige Fehlermeldung

Vom Programm sollte man erwarten können, daß es einem bei dieser Aufgabe unterstützt. Die GD-FIBU läßt einen bei diesem wichtigen Punkt selbstverständlich nicht im Stich. Zu jedem Zeitpunkt hat man die Möglichkeit, eine Sicherungskopie anzulegen. Dabei ist man nicht auf die Kapazität einer Diskette beschränkt, sondern eine Datei kann bis zu einer maximalen Größe von 12 MByte auf mehrere Disketten verteilt werden. Sollte der Umfang im Einzelfall tatsächlich größer sein, empfiehlt sich sowieso ein leistungsfähigeres Backup-Medium wie Streamer oder Wechselplatte. Die eingegebenen Daten sind in dem Moment gesichert, wo mit ‚Datei ablegen’ der komplette Datensatz auf Massenspeicher geschrieben wird.

Sollte während des Abspeicherns ein Fehler auftreten, bleibt einem immer noch eine ‚BAK’-Datei, und nur die frisch eingegebenen Daten sind verloren. Darüber hinaus kann man eine ‚Datensicherungs-Automatik’ aktivieren. Jetzt wird nach einer einstellbaren Anzahl von Buchungen automatisch die Datei gesichert. Diese Methode ist meiner Meinung nach besser als die Vorgabe eines Zeitintervalls, wenn der Rechner den ganzen Tag eingeschaltet bleibt. Entweder ist die Zeitspanne sehr lang, und im Falle eines Ausfalls die verlorenen Daten dementsprechend umfangreich. Oder aber das Intervall ist sehr kurz, und der Rechner ist ständig am Abspeichern.

Aber nicht nur im Umgang mit Dateien bietet die Finanzbuchhaltung von gdat wertvolle Hilfestellung. Viele Macken des Betriebssystems werden abgefangen: Ein eigener Critical-Error-Handler (also die Routine, die für das Abfangen von Bedienfehlern zuständig ist) sorgt dafür, daß in optisch ansprechender Weise (Bild 6) der Benutzer eine klare Aussage bekommt.

Bild 7: Alle wichtigen Daten im Zugriff

Bild 8: Mit Kontopapier ist es noch schöner.

Auswertung

Unter dieser Rubrik möchte ich sowohl die Ausdrucke für das Finanzamt als auch die Ausdrucke für den eigenen Bedarf zusammenfassen. Bild 7 zeigt die Druckauswahl, aus der man beliebig auswählen kann. Den Zeitraum, der ausgegeben werden soll, legt man einfach per Mausklick fest, desgleichen alle anderen einstellbaren Parameter. Möchte man Papier sparen, kann die Ausgabe auch auf den Bildschirm umgelenkt werden. Natürlich erscheinen die Daten dort genauso wie auf dem Drucker und können auf Wunsch auch noch seitenweise gedruckt werden. Extra aufgeführt unter ‚Programm’ sind die ‚Abrechnung’, die ‚Einnahme-Überschuß-Rechnung und die ‚Bilanz’. Abrechnen bedeutet, daß die Prima-Nota, das Journal, die Saldenliste, die betriebswirtschaftliche Auswertung, alle Konten und die Werte für die Umsatzsteuervoranmeldung ausgedruckt werden. Wichtig dabei ist, daß abgerechnete Buchungen nicht mehr korrigiert werden können und die neuen Daten anstelle der alten abgelegt werden. ‚Bilanz’ macht das, was man erwartet, die Gliederung hält sich an die gesetzlichen Richtlinien des HGB. Gleiches gilt für die EÜ-Rechnung.

Die Druckqualität hängt natürlich in erster Linie vom eingesetzten Drucker ab. Für alle Ausdrucke kann Blanko-Papier verwendet werden, die entsprechenden Linien zur Unterteilung erzeugt das Programm. Für den Druck der einzelnen Konten kann man auf spezielles Kontopapier zurückgreifen. Das ist zwar teurer als einfaches weißes Papier, aber neben dem schöneren Aussehen (Bild 8) beschleunigt es auch den Ausdruck, da weniger Zeichen gedruckt werden müssen.

An dieser Stelle kann man die Druckausgabe noch perfektionieren. Von Haus aus bietet die GD-FIBU an die 60 verschiedene Druckertreiber, die man wahlweise auf die parallele Centronic und die serielle RS-232C- Schnittstelle loslassen kann. Allerdings ist nur ein Druckertreiber für eine der beiden Schnittstellen wählbar. Sehr angenehm wäre es, für beide Schnittstellen gleichzeitig je einen - auch unterschiedlichen - Treiber installieren zu können: den einen für die speziellen Kontoblätter (Matrixdrucker), den anderen für die ‚schönen* Ausdrucke (Laserdrucker). Aber für die nächste Version der GD-FIBU muß ja auch noch etwas übrigbleiben. Man kann ja jetzt schon immerhin zwei Drucker anschließen und den jeweiligen Druckertreiber dann nachladen. Übrigens funktioniert der ATARI Laserdrucker momentan mit der Epson-FX80-Emulation. Ein eigener Treiber ist aber bereits in Arbeit.

Mit den oben angeführten Auswertungsmöglichkeiten ist man in der Lage, jederzeit einen kompletten Überblick über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit seines Betriebes zu erhalten. Dabei ist man sehr flexibel und stößt auf keine Grenzen, die durch das Programm bedingt sind. Allenfalls durch den äußeren, gesetzlichen Rahmen ist nicht alles erlaubt, was programmtechnisch möglich wäre.

Service...

... wird bei gdat großgeschrieben. Man erhält alles, was im Zusammenhang mit der Buchhaltung nötig ist, angefangen bei den Kontoblättern von Bild 8 über die diversen Carbon-Farbbänder bis hin zur kompletten, quasi schlüsselfertigen Rechneranlage.

An Dienstleistungen hat gdat eine vierstündige Einführung, eine Einsatzberatung (1.5 Stunden) und eine monatliche Software-Pflege im Programm. Die Einführung wird von Steuer- und Wirtschaftsberatern durchgeführt, die mit gdat Zusammenarbeiten. Damit ist eine kompetente Beratung sichergestellt. Die Einsatzberatung Findet in Bielefeld oder telefonisch ebenfalls durch Steuerberater statt.

Bliebe noch die Software-Pflege. Darunter ist zu verstehen, daß gdat für einen gewissen, monatlichen Betrag eine ständige Pflege der Software übernimmt. Hierunter fällt die telefonische Beratung von gdat beim Programmeinsatz, der schnelle Ersatz von beschädigten ROM Modulen oder Disketten und. daß die Software automatisch immer auf dem neuesten Stand gehalten wird. Ausdrücklich betonen möchte ich, daß hierunter nicht der normale Update-Service und die akute Fehlerbeseitigung fallen. Bei neuen Programmversionen werden alle Anwender automatisch benachrichtigt, bei Fehlern erhalten ebenfalls alle eine korrigierte Version. Bei speziellen Kundenwünschen kann gdat auch eine individuelle Anpassung vornehmen. Aus einer solchen Anpassung ist zum Beispiel ein Programm entstanden, das es ermöglicht, Kostenstellen von verschiedenen Rechnern zu bebuchen. In der Hauptbuchhaltung wird dann alles zusammengefaßt. Nützlich ist das für räumlich getrennte Institutionen wie Vereine oder Behörden.

Die gdat-Bubbles

Hier wollte ich eigentlich die vielen Kleinigkeiten darstellen, die zeigen, mit wieviel Liebe zum Detail die GD-FIBU programmiert worden ist. Dazu gehört der kaufmännische Taschenrechner, den man jederzeit aufrufen kann, und der die errechneten Werte per Mausklick in das aktuelle Eingabefeld übernimmt. Auch der Kalender, die automatische Dunkelschaltung und die kleine Analoguhr im rechten oberen Eck gehören dazu. Stellvertretend für all diese gdat-Goodies möchte ich nur auf die Dateiauswahlbox eingehen (Bild 9).

Die Verschachtelungstiefe der Ordner wird grafisch übersichtlich angezeigt, die unter schiedlichen Dateien haben jeweils ein eigenes, grafisches Symbol (programmabhängig). Dank einer assoziativen Namenssuche werden auch fast nur richtig geschriebene Dateien gefunden. Vom Anwenderprogramm, welches die File-Selector-Box aufruft, kann auch die File-Kennung vorgegeben werden, also zum Beispiel *.BAK oder *.PRG. Andere File-Typen können dann gar nicht mehr geladen werden. Dadurch profitiert natürlich die GD-FIBU, die so gegen Fehlbedienungen gesichert ist.

Ausblicke?

Die GD-FIBU wird nicht alleine bleiben, eine Fakturierung ist bereits bei ausgewählten Firmen im Testeinsatz, eine Lohnbuchhaltung ist in der Entstehungsphase. Die einzelnen Programme werden natürlich die Daten soweit wie möglich austauschen können. An einer Netzwerklösung für die Finanzbuchhaltung wird ebenfalls gearbeitet. Eine DATEV-kompatible Abspeicherung der Daten ist programmtechnisch bereits realisiert und muß nur noch integriert werden. Gdat hat den Ehrgeiz, eine komplette Verwaltungs-Software auf die Beine zu stellen.

Und nun?

Die GD-FIBU besticht durch ihre Leistungsfähigkeit und die Benutzerfreundlichkeit. Die Einarbeitungszeit ist überaus kurz, alles ist gegen Fehlbedienung abgesichert. Die Handbücher kommen in einem stabilen Schuber daher, sind ordentlich aufgebaut und übersichtlich gegliedert. Hervorzuheben ist der Komplett-Service von gdat, der auch den Computer-Neuling nicht alleine läßt. Eine runde Sache also.

C.D. Ziegler

Bild 9: Die komfortabelste Dateiauswahl, die ich kenne.

Preise
GD-SYS. Basissystem 328.-
GD-FIBU 398.-

Module:
Bilanz 298.-
Abschlußformatierung 148.-
Fremdwährung 398.-
Offene Posten 148.-
Kostenstellen 198.-
Kontenplanvensaltung 148.-
Demoversion 89.-
Diskette mit allen Unterlagen wird beim nachfolgenden Kauf voll angerechnet
Demodiskette 15.-


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