Im Datendschungel: Datenerfassung und Verarbeitung mit Superbase2

Neben den Aufgaben als Rechenmaschinen, z.B. in der Forschung, wird der Computer seit jeher in der Daten-be- und Verarbeitung eingesetzt. Riesige Maschinen verwalteten in großen Firmen tausende Angestellte und berechneten deren Lohn, wodurch erheblich Zeit und Geld gespart werden konnte und immer noch kann. Nur werden die Maschinen immer kleiner und leistungsfähiger, so daß sich selbst die elektronische Bearbeitung der anfallenden Daten in einem privaten Haushalt lohnen kann.

Voraussetzung ist nur die ständige Aktualisierung der Datenbestände und eine vernünftige Anzahl von Daten. Es hat wohl wenig Sinn seinen Rechner mit Telefonnummern und Adressen zu füttern, die auch auf eine DINA4 Seite passen würden. Möglich ist es zwar, doch wird niemand seinen Rechner an werfen und ein Programm mit Daten laden, wenn die Suche in einen Adreßbüchchen erheblich schneller vonstatten geht. Sollten Sie dennoch glauben unbedingt ein Datenbanksystem zu benötigen, sollten Sie auch den folgenden Bericht über das Update zu Superbase. Superbase2, lesen. Es soll ein Einblick in Arbeitsweisen relationaler Systeme, um ein solches handelt es sich bei Superbase, und in die Stärken und Schwächen von diesem Programm gegeben werden.

Bild 2: Die verwalteten Bilddateien können auch angezeigt werden.

Relational

Relational heißt in diesem Zusammenhang, daß es möglich ist, mehrere Dateien, die mindestens ein Feld mit gleichem Inhalt haben, als Einheit zu behandeln. Es können dabei theoretisch beliebig viele Dateien miteinander verknüpft werden, bei Superbase ist die Grenze ein 255 Zeichen langer Verknüpfungsstring. Der Vorteil dieser Methode ist die einfache Änderung und Ergänzung bereits vorhandener Datenbestände. Angenommen, Sie haben eine Plattensammlung, die katalogisiert werden soll, und die Kartei soll ebenfalls Auskunft über den Verbleib einzelner Platten geben. Wären relationale Verknüpfungen nicht möglich, müßte die schon bestehende Adreßdatei noch einmal eingegeben werden. Wird eine Platte ausgeliehen, müßte in die Datei der Name der Person geschrieben werden, werden mehrere Platten an die gleiche Person gegeben, müssen die Personendaten natürlich auch in jeden Datensatz der Plattendatei aufgenommen werden. Bei Rückgabe fällt die gleiche Arbeit beim Löschen des Eintrags noch einmal an. Wird hingegen eine Verbindung der Datensätze, die z.B. aus der fortlaufenden Nummer der Adreßdatei besteht, eingerichtet, braucht jeweils nur dieses Datenfeld geändert zu werden. Der zweite positive Effekt: Bei Änderung einer Anschrift in der Adressendatei ist die gültige Adresse sofort in jedem Datensatz der Plattendatei verfügbar, ohne weitere Arbeit. Natürlich können die Adressen gleichzeitig auch von der Videodatei benutzt werden, oder von beliebigen anderen.

Die Frage ist nur, ob in einem privaten Haushalt überhaupt genügend Daten anfallen, um den Einsatz eines solchen Systems zu rechtfertigen. Für den gewerblichen Einsatz erscheint mir die Superbase2-Version zu mager, für diese Zielgruppe wird allerdings die Profiversion angeboten, die einige Erweiterungen beinhaltet, welche allerdings auch in der Billigversion nicht geschadet hätten.

Damit bin ich schon bei dem gravierenden Manko von Superbase2. Verknüpfe ich meine Dateien, möchte ich auch sehen, welche Datensätze zusammengehören. Es ist aber nicht möglich, ein Formular zu erstellen, in dem Datenfelder aus mehreren Dateien angezeigt werden, obwohl dies in der Einleitung erklärt wird. Das kommt von der künstlichen Abspeckung der Programme, um ein billiges Produkt auf den Markt werfen zu können und dabei zu beiden, der Profi- und der abgespeckten Version, in großen Teilen identische Handbücher auszuliefern. Hinweise auf die AMIGA-Version von Superbase möchte ich eigentlich auch in keinem ST-Handbuch lesen. Mich hat es einige Zeit gekostet, bis ich die Unfähigkeit dem Programm und nicht mehr mir zuweisen konnte. Bei der Eingabe neuer Daten hat es sich als sehr hinderlich erwiesen, daß auch immer nur ein Datensatz auf dem Bildschirm darstellbar ist. Werden Daten aus einer anderen Datei benötigt, muß diese erst geöffnet werden, wodurch die gerade edierte vom Bildschirm verschwindet. Da auch ein Clipboard fehlt, müssen die Daten auf Datei, Papier (mittels Drucker oder Bleistift) oder einfach ins Gedächtnis ausgelagert werden, danach muß wieder die ursprüngliche Datei geöffnet und die externen Daten in die Felder eingetragen werden. Viel Spaß beim Erfassen umfangreicher Daten!

Diesen Mängeln müssen natürlich die vielfältigen Möglichkeiten der Weiterverarbeitung entgegengestellt werden. Dabei sind Suchfunktionen in einer selbständigen Datei, die sich fast genauso in verknüpften verwenden lassen, und Reportfunktionen zu erwähnen. Die Verwaltung von externen ASCII-Files bzw. Bilddateien sind Optionen, die man auch nicht in jeder Datenbank findet, genauso wenig wie den einfachen, integrierte Editor, mit dem ACSII-Texte erstellt werden können, die sofort als Serienbrief mit den Adressen aller gespeicherten Personen mit persönlicher Anrede gedruckt werden. Oder ist Ihnen das Bedrucken von Etiketten lieber? Auch dies ist mit allen nur erdenklichen Einstellungen möglich.

Bild 1: Ein mit der Reportfunktion erzeugter Ausdruck.

Suchet und...

Die Suchfunktion, die über eine "Taste" in der Benutzeroberfläche zu aktivieren ist, bezieht sich nur auf die momentan aktuelle Datei. Der "Filter" kann alle Datenfelder (auch gleichzeitig) berücksichtigen, egal ob es Index-, Datum-, Zeit- oder sonstige Felder sind. Als Verknüpfungen stehen die üblichen Funktionen wie z.B. =, >, AND, OR, wildchars* und ? und die vier Grundrechenarten zur Verfügung- Beim Durchschauen der einzelnen Datensätze- daß geht auch über Tasten am unteren Bildschirmrand, die vergleichbar mit denen eines Recorders sind werden nach Einrichtung eines solchen Fillers nur die Datensätze angezeigt, die die Bedingungen erfüllen. Wird ein bestimmter Datensatz gesucht, kann zusätzlich zum Filter auch über den aktuellen Index gesucht werden. Index bedeutet dabei, daß in einer extra Datei die alphabetische oder numerische Ordnung des Indexfelds gespeichert ist. wodurch die Suche erheblich beschleunigt wird. Pro Datei können maximal 999 Indexfelder definiert werden. Diese Filter sind bei allen Ausgabefunktionen einsetzbar. egal, ob das Zielmedium der Drucker, ein externes File oder eine neue Datenbankdatei ist. Zum selektiven Löschen taugt er natürlich auch.

Um Verknüpfungen von mehreren Datei en bei der Ausgabe zu erreichen, ist eine Abfragebox aufzurufen. In dieser Box sind drei Befehlszeilen, ein Filter und eine Kopfzeile zu erreichen. Der Filter funktioniert hier genau wie oben beschrieben, nur daß Felder mehrerer Dateien berücksichtigt werden können, die Kopfzeile schreibt den eingegeben Text in den Kopf jeder ausgegebenen Seite, eventuell mit dem Systemdatum und der Seitenzahl.

Zur Ausgabe der interessanten Felder dient die Zeile Felder. Es werden dazu die Feldnamen und eventuell die gewünschte Spaltenposition angegeben. Des weiteren stehen diverse Einstellungen zur Verfügung. So kann z.B. Fettdruck für eine Spalte gewählt werden, was vor allem bei längeren Ausgaben zu gut lesbaren Listen führt.

Die Reportbefehlszeile bietet recht komplexe Möglichkeiten. Dort können Felder zu Gruppen zusammengefaßt werden. z.B. können alle Datensätze die sich, um am Plattenbeispiel festzuhalten, auf Pink Floyd beziehen, zusammengefaßt werden. Diese Gruppen können wiederum in Untergruppen zerlegt werden usw. Außerdem ist die Ermittlung von Durchschnitt bzw. Summe der numerischen Felder möglich, und optional kann die Anzahl der Ausgaben der verschiedenen Ebenen ausgegeben werden. Diese Funktionen sind im Handbuch allerdings recht dürftig erklärt, und nur durch fleißiges Üben voll zu verstehen.

Die letzte Befehlszeile, die mit Reihe bezeichnet wird, ermöglicht in jeder Ebene eine aufsteigende bzw. abfallende Ordnung nach einem beliebigen Feld. Es spielt dabei keine Rolle, ob nach Zahlen, Datum. Zeit oder Text sortiert werden soll. Es wird so sortiert, wie man erwarten kann. Diese Funktionen im Ganzen ermöglichen kleine Statistiken und einen schnellen Überblick über die gespeicherten Daten.

Um auf die Plattensammlung zurückzukommen: Wäre es nicht nett, einen Aus druck in Händen zu halten, der die Namen Ihrer besten Freunde zeigt, daneben die Titel der entliehenen Platten, und dahinter lassen Sie berechnen, wieviele Tage, Stunden oder vielleicht sogar Millisekunden Ihr Freund schon im Besitz Ihrer Lieblingsplatte ist.

Bild 3: Das Datensatzformat kann jederzeit geändert werden.

Vorarbeiten und Definitionen

Soweit zur Ausgabe. Um Dateien benutzen zu können, muß zuerst eine Maske definiert werden. Dazu dient der Menüpunkt Neu in Projekt. Wird dieser Menüpunkt gewählt, kann nach Eingabe des Dateinamens ein Paßwort vergeben werden um die Daten gegen unberechtigtes Einsehen oder Manipulation zu schützen. Ist die Datei dem System soweit bekannt, geht es an das Vergeben von Feldnamen, Datentyp und einigen Optionen. Zu diesem Zweck öffnet sich eine Dialogbox, die leider keine GEM-Dialogbox ist. Leider deshalb, weil man gewohnt ist, eine Dialogbox zu bedienen und nicht für jedes Programm neu lernen möchte. Da Superbase aber vom AMIGA kommt, haben die Entwickler wohl dessen Dialogboxen übernommen. Neben der schlechten inversen Darstellung (schwarze Dialogboxen) und den zierlich kleinen, runden Anwählbuttons ist die Texteingabe völlig anders gelöst. Wenn die Boxen wenigstens besser zu bedienen wären, hätte ich vielleicht nichts gegen die Abweichung vom Standard, so kann ich mich nur aufregen. Soweit so schlecht.

Als Datentypen stehen Text, Zahlen und Datum bzw. Zeit zur Verfügung. Datum-und Zeit-Daten werden intern so abgelegt, daß die Einbeziehung in Rechnungen möglich ist. Die Subtraktion. Datum2-Datum1, liefert die Anzahl der dazwischenliegenden Tage. So kann in einer Abfrage schnell ermittelt werden, wer welche Platten wieviele Tage über den ausgemachten Rückgabetermin hinaus behalten hat. Eine Abfrage in einem der Filter könnte dann folgendermaßen aussehen. "TODAY - RÜCKGABETAG > 10". TODAY ist eine Systemvariable die das Rechnerdatum ausgibt. Ein so angelegter Filter zeigt nur Datensätze an. bei denen das vereinbarte Rückgabedatum um zehn Tage überschritten ist.

Numerische Felder lassen sich fast beliebig in Gestalt und Bereichsumfang verändern. Auch kann aus zahlreichen Währungssymbolen eines ausgewählt werden. Neben einfachen Berechnungs- und Überprüfungsformeln kann Feldern in Abhängigkeit von anderem ein Wert zugewiesen werden. Diese Formeln können sogar Bedingungen enthalten, deren Syntax an die Syntax von C-Compilern bei Benutzung von Define angelehnt ist. Zur Verdeutlichung ein Beispiel aus dem Handbuch:

(NOTE>75) ? 'BESTANDEN'
'NICHT BESTANDEN'

NOTE ist ein Feldname, der vorher definiert sein muß. Falls die Zahl im Notenfeld größer 75, wird ins Ergebnisfeld, welches wir gerade definieren, der Text Bestanden eingetragen, sonst eben Nichtbestanden. Bei entsprechenden Daten und Formeln sind also auch Zinsberechnungen oder ähnliches zu verwirklichen. Texte können natürlich auch behandelt werden, wobei die Befehle fast genau wie in Basic zu verwenden sind (z.B. MID$(TITEL,2,2). Da sich diese Berechnungen nicht auf eine Datei beschränken, ist es mit ihnen doch noch möglich, Felder aus anderen Dateien in der aktuellen Datei anzuzeigen. Allerdings ist der Arbeitsaufwand größeres wünschenswert ist.

Um wieder auf unsere Plattensammlung zurückzukommen: Wollen Sie auch die Musiktitel und Namen der Musiker speichern, dabei aber keine feste Struktur im Datensatz festlegen, können Sie in Super base ein Feld als Zeiger auf eine externe Textdatei einrichten. Diese kann mit dem integrierten oder einem anderen Editor erstellt und nach Belieben gestaltet werden. Dabei sollte aber der erhöhte Speicherbedarf berücksichtigt werden. Ein File belegt auf einer ST-Diskette mindestens 1 KByte, auch werden Suchzeiten in externen Dateien beachtlich erhöht. Sie müssen ja ständig nachgeladen und Zeile für Zeile nach der angegebenen Zeichenkette durchsucht werden. Aber immerhin kann gesucht werden. Oder wollen Sie das Cover der Platte digitalisieren und abspeichern? Kein Problem, auch können Sie Text, Covervorder- und rückseite zusammen speichern, also beliebig viele externe Dateien in einem Datensatz verwalten. Sollten Sie aber wirklich ans Digitalisieren denken, würde ich Ihnen raten, gleich mit Superbase eine 120 MByte-Festplatte zu kaufen. Die externen Dateien, ob Text oder Bild, können bei Bedarf in einem separaten Fenster dargestellt werden, allerdings nur eine Datei auf einmal.

Bild 4: Übersichtliche Info der gerade aktuellen Dateien.

Ausgabe der Daten

Um die nächste erwähnenswerte Funktion anzusprechen, möchte ich auf die Liste, die die überfälligen Plattenausleiher ausgegeben hat, zurückkommen. Es ist zwar ein dummes Beispiel, denn Sie würden Ihre Bekannten wahrscheinlich anrufen, aber es ist auch möglich, einen persönlichen Serienbrief schreiben zu lassen. Dazu wird am besten mit dem integrierten Editor ein Text eingegeben, der in jedem Brief gleich ist, zusammen mit den in &-Zeichen eingeschlossenen Feldnamen, deren Daten aus der Datei übernommen werden sollen. Der Filter ist im übrigen der gleiche wie oben. Wer auf besondere Schriftattribute wie z.B. Fett- oder Kursivschrift nicht verzichten möchte, wird nicht vom Editor enttäuscht. Man sollte aber trotzdem nicht zuviel von ihm erwarten, so komfortabel wie 1st_Word ist er natürlich lange nicht.

Da Sie jetzt die beschriebenen Briefbögen in Händen halten, aber keine Briefumschläge mit Sichtfenster erreichbar sind, werden wohl Ihre letzten Etiketten dran glauben müssen. Es stellt für Superbase auch keine besondere Schwierigkeit dar, die richtige Einstellung (mit Ihrer Hilfe) zu finden. Da bis zu vier Etiketten pro Reihe unterstützt werden, wird es nur einige Testausdrucke brauchen, bis alle Daten am vorgesehenen Platz stehen, danach kann die allseits geliebte Post wieder eine Mark verdienen, und Ihre Plattensammlung ist hoffentlich auch bald wieder komplett.

WS

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