Atari hilft bei der Firmengründung

Die Zahl der Firmengründungen war in der Bundesrepublik noch nie so hoch wie momentan. Dabei meine ich natürlich, wenn ich im folgenden von „Firmengründung“ spreche, nicht nur die Gründung einer Firma im wortüblichen Sinn, also eines Ladens, einer Fabrikation oder z. B. eines Handwerksbetriebes, sondern jede Form des „Selbständigmachens“. Ursache für diesen Boom sind dabei nicht nur das Streben nach Selbständigkeit, auch arbeitsmarkt- und konjunkturpolitische Gründe spielen dabei eine nicht zu unterschätzende Rolle.

Die wirtschaftliche und arbeitsmarktpolitische Bedeutung dieser Neugründungen ist enorm, wenn man bedenkt, daß eine neue Firma z. B. im Jahr der Gründung im Durchschnitt schon 3,3 im zweiten Jahr sogar schon 5 Arbeitnehmer beschäftigt.

Der Staat ist sich dieser Bedeutung sehr wohl bewußt und fördert deshalb Gründungen mit einer Reihe von Hilfen. Dieses können z. B. bezuschußte oder kostenlose Beratungen, Zinszuschüsse, Bürgschaften oder verbilligte Kredite sein.

Trotz all dieser Hilfen bleibt es dem Gründungswilligen jedoch nicht erspart, sich durch einen Wust von zusätzlich auf ihn zukommenden Aufgaben hindurchzuarbeiten.

Hier kann ihm der PC eine echte Hilfe bieten. Hinzu kommt, daß der Gründer, sofern er sich von Anfang an eines PC’s bedient, im allgemeinen auch seinen späteren Konkurrenten voraus sein dürfte. Erstaunlicherweise nutzen von den insgesamt ca. 2,1 Mio Firmen in der Bundesrepublik nur ca. 6 %, also rund 126000 einen PC.

In diesem Zusammenhang wäre interessant, zu erfahren, wie denn diese PC’s genutzt werden: An erster Stelle steht mit Abstand die Textverarbeitung. Ca. 50 % der Anwender nutzen den PC für diesen Zweck. Es folgen, jeweils mit wenigen Prozent Unterschied, Kundenverwaltung, Kostenrechnung, Fakturierung, Finanzbuchhaltung und am Schluß die Angebotserstellung.

In wieweit die oben angeführten Gebiete für den Gründer in Frage kommen, ist natürlich sehr stark abhängig von dem angestrebten Bereich. So sind z. B. bei der Neugründung eines Friseursalons Programme zur Kostenrechnung und Fakturierung nicht so wichtig wie bei der Gründung eines Handelsgeschäftes oder einer Fabrikation. Wichtig ist in jedem Fall jedoch ein gutes Textverarbeitungsprogramm.

Ein mit Tippfehlern übersäter Brief ist eine schlechte Visitenkarte für eine Firma. Ein gutes Textverarbeitungsprogramm ermöglicht es, Briefe elektronisch zu speichern, sie immer wieder zu korrigieren und sie eventuell zu Werbezwecken, so oft man es will, auszudrucken. In Verbindung mit einer Kundenkartei und mit einem serienbrieffähigen Textprogramm können Sie so z. B. alle Ihre Kunden persönlich anschreiben, haben jedoch den eigentlichen Brief nur ein einziges Mal geschrieben. Ebenso ist es auch möglich, Daten aus anderen Programmen zu übernehmen. Sie haben z. B. einem Kunden ein Angebot gemacht. Der Kunde hat es angenommen. Sie übernehmen nun die Daten des Angebotes und schreiben damit die Rechnung.

Dies sind nur einige Beispiele, wie Ihnen ein solches Programm Arbeit und Zeit ersparen kann. Zeit, die Sie für andere Aufgaben besser nutzen können.

Zu den anderen oben angeführten Einsatzgebieten ist weiter nicht viel zu sagen. Sie sind zu sehr branchenabhängig und jeder muß hier selbst wissen, was er für seinen speziellen Fall braucht. Die hierzu benötigten Programme werden schon in ausreichender Zahl angeboten. Es empfiehlt sich jedoch, bevor man ein teures Programm kauft, Tests in Fachzeitschriften zu lesen, evtl, sogar die Handbücher zu besorgen und daran zu prüfen, ob man das Programm überhaupt in dieser Form benötigt. Für die meisten großen Standardprogramme, wie z. B. Multiplan, Lotus 12 3 (VIP), Wordstar, D-Base II und III gibt es im Fachhandel Handbücher zu kaufen. Diese sind oft sogar besser als das eigentliche Handbuch. Aus der obigen Prioritätenliste läßt sich noch eine Tatsache sehr deutlich ersehen: die Hilfe des PC’s bei der Überwachung der Firmendaten, welche dem Inhaber mit geringem Aufwand eine sehr effektive Kontrolle der Leistungsfähigkeit seiner Firma ermöglichen, wird nur von einem sehr kleinen Teil der Anwender genutzt.

Diese sogenannten „Kennzahlen“ sagen z. B. aus: Mein eigener Umsatz pro Quadratmeter beträgt 470,- DM/Mo-nat. Laut (kostenloser) Auskunft der Industrie- und Handelskammer betragen die Vergleichszahlen meiner Branche 490,- DM/Monat. Oder: Mein Umsatz pro Mann Personal ist zwar höher als im Durchschnitt der Branche, dafür ist jedoch mein Wareneinsatz um 5 % zu hoch (Schwund, Diebstdahl, unrationelle Fertigung). Sind solche Mängel erst einmal bekannt, ist es leichter, sie abzustellen. Um zu erfahren, welche Kennzahlen es gibt und wie sie für die eigene Branche aussehen, wendet man sich am besten an die örtliche Industrie-und Handelskammer. Selbst wenn dieser die Zahlen nicht vorliegen, kann sie sie besorgen oder einen an die richtige Stelle verweisen. Gerade in der Gründungsphase, in der man ja oft noch am „Schwimmen“ ist, ist ein Vergleich mit der Konkurrenz sehr wichtig, und dieser Vergleich ist am günstigsten mit Hilfe der Kennzahlen durchzuführen. Die Kennzahlen des eigenen Betriebes kann man relativ leicht mit Hilfe eines Kalkulationsprogrammes wie z. B. VIP errechnen.

Es folgen nun einige Beispiele, wie der PC schon in der Phase der Gründungsplanung eingesetzt werden kann:

Schon lange vor der Gründung sollte, nachdem das Firmenziel festgesetzt und definiert wurde, eine genaue Finanzbedarfsanalyse durchgeführt werden.

So sind, z. B. bei der Gründung einer Firma, normalerweise folgende Ausgaben zu erwarten:

Es folgen die Ausgaben für das UMLAUFVERMÖGEN. Das Umlaufvermögen ist die Sammelbezeichnung für alle Vermögenswerte, welche dem Betrieb nur kurze Zeit angehören und zum Umsatz bestimmt sind. Es sind dieses im Einzelnen:

Es folgen die Gründungsspezifischen Ausgaben:

Da der Gründer normalerweise ab einem bestimmten Zeitpunkt über kein weiteres Einkommen Inehr verfügt, muß er ebenfalls die Kosten seines Lebensunterhaltes einplanen:

Privatentnahmen
Ebenso sollten Anlaufverluste einkalkuliert werden:

Anlaufverluste
Eine Liquiditätsreserve für unvorhergesehene Ausgaben ist dringend notwendig:

Liquiditätsreserve
Was liegt näher, als die Auswertung der oben erstellten Tabelle mit Hilfe eines Kalkulationsprogrammes vorzunehmen. Eine solche, auf dem ATARI mit VIP erstellte, Tabelle bietet sogar noch die Möglichkeit der graphischen Auswertung. Da Sie diese Tabelle ja bei der Besprechung mit möglichen Geldgebern benötigen, eine Möglichkeit, mit guter Vorbereitung Pluspunkte zu sammeln.

Worauf ist noch zu achten:

Die Ausgaben fallen ja nicht regelmäßig an, sondern zu verschiedenen Zeitpunkten. Mit VIP kein Problem. Die fertige Tabelle kann z. B. folgendes Aussehen haben:

Unter der Überschrift „INVESTITIONEN“ folgen nach unten alle Punkte der obigen Strichaufzählung. Nach rechts bilden wir entweder zwölf Monatsfelder oder 4 Quartalsfelder. Im Anschluß daran ein Feld für die Gesamtausgaben des Jahres. Unter die gesamte Tabelle schreiben wir in die linke Spalte „Gesamt-Finanzbedarf“ und lassen die folgenden Felder mit dem „sum“-Befehl [ sum(B4..B15)] jeweils aufaddieren. Wir erhalten so Felder mit den Ausgaben der ersten Gründungsmonate und am Ende ein Feld mit den Gesamtausgaben des Gründungsjahres.

Setzen wir nun die geplanten Werte in die Tabelle ein, zeigen sich die Vorteile des elektronischen Datenblattes gegenüber der normalen Tabelle. Jede Änderung eines Feldes zeigt sofort ihren Einfluß auf die restliche Planung. Die berühmten, „was ist, wenn“-Plan-spiele können durchgeführt werden.

Abb. 1 zeigt Ausschnitte einer solchen Tabelle. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde hier nicht monatlich sondern quartalsweise geplant.

Nachdem wir nun einen Finanzbedarfsplan erstellt haben, können wir an die Erstellung des Finanzierungsplanes gehen. Dieser ist ebenfalls in Tabellenform aufgebaut und enthält folgende Felder:

EIGENKAPITEL:

FREMDKAPITEL (langfristig):

FREMDKAPITEL (kurzfristig):

Neben den einzelnen Posten stehen die Summen der einzelnen Beträge und nochmals rechts daneben der Zeitpunkt der Bereitstellung. Dieser ist sehr wichtig, da die Summen zu jeweils einem bestimmten Zeitpunkt auch mit den benötigten Summen auf dem Finanzbedarfsplan übereinstimmen müssen. Es ist deshalb zweckmäßig, beide Tabellen innerhalb des selben VIP-Arbeitsblattes unterzubringen. So ist es z. B. möglich, ein Feld anzulegen, welches mit beiden Tabellen in Verbindung steht und z. B. bei feststehendem Finanzierungsspielraum beim Planen mit der Finanzbedarfstabelle den noch jeweils möglichen Spielraum anzeigt. Mittels der Fenstertechnik (/ „worksheet“, „window“, „horizontal“) kann dieses Feld in jeden gewünschten Teil des Datenblattes gelegt werden. Ebenso können z. B. die Überschriften der Spalten mit dem Befehl „/“, „worksheet“, „titles“ ständig auf dem Monitor gehalten werden, was allerdings dann ungünstig ist, wenn man beide Tabellen in dem gleichen Arbeitsblatt hat. Diese beiden o. a. Tabellen können dem Gründungswilligen helfen, seine finanzielle Situation und die Erfolgsaussichten vor der Gründung zu prüfen.

Die nun folgende Tabelle dient dazu, anhand von geschätzten Daten den Geschäftserfolg des ersten Jahres zu ermitteln. Die Tabelle hat folgende Inhalte:

Variable Kosten

Fixe Kosten 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal Jahr

Erfolgsrechnung Umsätze

LIQUIDITÄTSRECHNUNG

Finanzmittel (aus Tabelle 2)

Sofern man alle drei Tabellen in dasselbe Arbeitsblatt setzt und die miteinander korrespondierenden Zeilen verknüpft, kann man im Rahmen eines Planspieles alle Möglichkeiten durchspielen.


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